安榮革

[摘 要]辦公自動化系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的中文全稱，在當(dāng)前社會辦公應(yīng)用中是一套使用頻率非常高的應(yīng)用系統(tǒng)，廣泛的被管理者與員工應(yīng)用在日常的工作管理中。OA系統(tǒng)自興起，就備受人們的關(guān)注，且隨著科技的不斷進步，OA系統(tǒng)在辦公應(yīng)用中的深度與廣度也在不斷增加，并成為了無紙化辦公模式的一種核心應(yīng)用系統(tǒng)。本文闡述了OA系統(tǒng)的含義，探索了OA系統(tǒng)在高校管理中的主要功能與使用優(yōu)勢，分析了OA系統(tǒng)在高校管理中的注意事項，以充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的優(yōu)勢，保障高校的有效運作，提高高校管理質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化系統(tǒng)；高校管理；應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.160

[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-01

1 OA系統(tǒng)的含義

辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，OA）是主要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種資源實現(xiàn)共享，從而達到全方位、快捷、迅速的信息交流與信息處理的一種以工作流為核心的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2 OA系統(tǒng)在高校管理中的主要功能與使用優(yōu)勢

2.1 OA系統(tǒng)在高校管理中的主要功能

OA系統(tǒng)在高校管理中的應(yīng)用，能夠充分展現(xiàn)自身的先進功能，并充分將各種信息資源加以利用，保證工作效率的提升。OA系統(tǒng)在高校管理中主要分為交流園地、檔案管理、培訓(xùn)管理、人力資源、知識管理、行政辦公、工作流以及個人事務(wù)等幾大模塊，主要表現(xiàn)出信息傳遞、管理、辦公用品的申請、會議室、個人文件柜、通訊錄、工作日志、日程安排、考勤、網(wǎng)絡(luò)傳真以及投票等功能，這些輔助功能，極大程度上提高了高校各部門的管理效率與管理質(zhì)量，保證了高校管理工作的良好運作。

2.2 OA系統(tǒng)在高校管理中的主要使用優(yōu)勢

2.2.1 能夠通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大大提升高校管理工作的效率

OA系統(tǒng)的傳輸途徑主要是依靠計算機網(wǎng)絡(luò)，因此，用戶在電腦前只需點擊鼠標(biāo)便能將文件進行傳輸或是完成其他工作步驟，極大程度上節(jié)省了各個部門的文件傳輸時間，促進了工作效率的提升。此外，OA系統(tǒng)還能連接掃描儀、打印機等常用辦公設(shè)備，并結(jié)合計算機進行使用，因此，高校能夠在這些設(shè)備的輔助下，挖掘出OA系統(tǒng)以及這些設(shè)備的潛在強大應(yīng)用功能，促進工作效率的最大化。

2.2.2 能夠?qū)⑥k事流程透明化，避免推卸責(zé)任的情況發(fā)生

OA系統(tǒng)的應(yīng)用，取代了傳統(tǒng)辦公形式的審閱批示、傳閱會簽以及文件流轉(zhuǎn)等功能，在實際的管理工作應(yīng)用流程中，OA系統(tǒng)明確了各個工作人員的責(zé)任，具有特定權(quán)限的系統(tǒng)用戶能夠?qū)ぷ髁餍畔⑦M行查閱，其包括處理意見、處理時間、完成進度等信息。因此，OA系統(tǒng)的應(yīng)用使辦事流程變得透明化、公開化，對每一步驟的操作或處理也都進行了量化分析，可以及時找出“癥結(jié)”所在，明確責(zé)任，最大限度避免推卸責(zé)任的情況發(fā)生，提高了辦事效率與進度。

2.2.3 能夠?qū)崿F(xiàn)遠程辦公，方便使用者進行查詢等工作

OA系統(tǒng)主要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)，因此凡是有計算機網(wǎng)絡(luò)的地方，都可以做到隨時隨地登錄OA系統(tǒng)，做到辦公事務(wù)、資料查詢等操作的隨時處理，避免了辦公地點、紙張資料等條件的限制，促進了辦公靈活性的提升，實現(xiàn)了遠程辦公以及移動辦公。

2.2.4 無紙化的辦公模式，能夠有效降低辦公成本

傳統(tǒng)辦公模式主要依靠紙張完成工作流程，而OA系統(tǒng)的出現(xiàn)，實現(xiàn)了無紙化的辦公模式，減少了管理工作對紙張等辦公用品的購買，在很大程度上有效的降低了辦公成本。

3 OA系統(tǒng)在高校管理中的注意事項

3.1 關(guān)注數(shù)據(jù)的安全性

OA系統(tǒng)在高校管理中的應(yīng)用，可以將公文與信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸并進行處理與流轉(zhuǎn)等操作，這種網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳輸，需要極高的安全性保駕護航，因此，必須關(guān)注數(shù)據(jù)的安全性。首先，高校對OA系統(tǒng)廠商要進行慎重選擇；其次，注意保存資料，切記不要只依靠單一服務(wù)器的存儲功能，需要將比較重要的文件保存或備份到多個服務(wù)器中，實現(xiàn)交叉存放。

3.2 保證用戶賬戶使用的安全性

由于網(wǎng)絡(luò)不法分子猖獗，極易將用戶賬戶進行非法盜用，這種不良現(xiàn)象對OA系統(tǒng)的安全性將產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。因此，在進行關(guān)鍵操作或登錄操作時，可以選擇多種方式，如借助驗證碼、Ukey、錯誤密碼超次數(shù)鎖定、安全控件等方式，保證用戶賬戶使用的安全性。

3.3 對使用者加強培訓(xùn)，保證OA系統(tǒng)的各項功能都被充分利用

OA系統(tǒng)的功能種類非常多，覆蓋了高校的各個院系，用戶數(shù)量也比較龐大，因此，要充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的全部優(yōu)勢與價值，必須對OA系統(tǒng)進行高效使用，其使用的關(guān)鍵核心在于加強培訓(xùn)，尤其是要各個部門員工與管理者進行培訓(xùn)，從而確保OA系統(tǒng)的各項功能被充分利用，做到各項管理流程暢通無阻。

4 結(jié) 語

OA系統(tǒng)在高校管理中的應(yīng)用具有極大的價值，其所具有的優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)高校管理工作效率的最大化，保證高校管理工作的有效運行，推動高校管理的良好發(fā)展。

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