曾波

摘 要：本文針對提高檔案管理科學(xué)化對策論題，分析了檔案管理工作現(xiàn)狀；闡明了檔案管理科學(xué)化的意義；論述了提高檔案管理科學(xué)化對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；科學(xué)化；意義；對策

檔案管理是一門不斷發(fā)展的系統(tǒng)管理工程，如果檔案管理不能跟隨科技的發(fā)展與社會進(jìn)步的步伐一同發(fā)展的話，就面臨對相關(guān)的工作造成障礙的后果?，F(xiàn)階段，我國正處于市場經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)全球化快速發(fā)展的時期。在這種新形勢下，需要對檔案管理工作進(jìn)行一定的改進(jìn)，具體體現(xiàn)在要根據(jù)全新的管理理念與科學(xué)的管理方法對檔案管理工作的整個工程進(jìn)行系統(tǒng)化地劃分，以保證檔案管理工作可以滿足形勢發(fā)展的需要。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

目前檔案管理工作中存在一些問題，這些問題主要集中在相關(guān)工作人員與領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作的重視程度不夠，相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)較低，部分單位檔案管理手段比較落后等這幾個方面。 由于相關(guān)人員的檔案管理意識的模糊，很多相關(guān)檔案資料上交的拖沓與不及時，從而造成單位新檔案管理內(nèi)容和管理方式。檔案文件材料未能及時清理歸檔，其中重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，根本沒把檔案工作放在與單位其他工作同等位置，視檔案管理這項工作可有可無。

二、檔案管理科學(xué)化的意義

檔案作為一種信息資源，是對單位發(fā)展、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級管理部門都應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。檔案作為一種信息資源，是對單位發(fā)展、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有非常重要作用。

（一）提高檔案管理科學(xué)化水平有利于進(jìn)一步完善、剖析單位歷史原貌與發(fā)展進(jìn)程，是實現(xiàn)上述目標(biāo)的有效途徑。同時，檔案管理在建設(shè)和發(fā)展經(jīng)濟(jì)、意識形態(tài)層面也有著不可替代的巨大作用。

（二）順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢。在信息化時代的背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式工作強(qiáng)度大、工作繁瑣的缺點日益明顯，給查找檔案帶來一定的困難。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的環(huán)境下，將高新技術(shù)利用到檔案管理中來，并把這種新型檔案管理方法付諸實踐，能夠使檔案管理的科學(xué)化水平得以提升，并在實際工作中得到廣泛應(yīng)用。

（三）利于檔案管理人員素質(zhì)的提升。提高檔案管理科學(xué)化水平就意味著對管理人才的相關(guān)素質(zhì)加以培訓(xùn)與提升，也是促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的必要前提。

（四）加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理，維護(hù)檔案的完整與安全、方便利用，就必須加強(qiáng)管理意識，確立管理方向。如依據(jù)檔案法的相關(guān)規(guī)定，制定《檔案管理制度》和各項檔案管理細(xì)則，從入檔、歸檔、檔案管理、利用等各個方面嚴(yán)格落實管理責(zé)任，并培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，牢記檔案管理的重要性。根據(jù)檔案管理的性質(zhì)和要求，嚴(yán)格落實檔案保密規(guī)定，禁止私自外借，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。牢固樹立檔案管理服務(wù)于單位工作的意識，加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備投入，人員投入，為單位的其他人員充分利用檔案資料創(chuàng)造良好的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)環(huán)境。要求檔案管理人員充分利用檔案資料，發(fā)揮檔案資料的宣傳價值和信息價值。通過選編，統(tǒng)計數(shù)據(jù)檔案資料匯編等形式，發(fā)揮檔案本身的價值，從而把“死檔案”變成“活資料”。

三、提高檔案管理科學(xué)化對策

檔案管理科學(xué)化水平的提升，不僅可以有效增強(qiáng)檔案部門的實際工作效率，而且對于部門機(jī)構(gòu)的經(jīng)營管理水平提高有著積極的促進(jìn)作用。

（一）積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)。首先是檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各單位應(yīng)堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。其次是機(jī)關(guān)單位自身層面，要構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制。只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，要做到科學(xué)利用信息化手段。

（二）提高管理人員的素質(zhì)。從檔案管理的工作特點來看，其工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。因此，加快專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，也是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要方法之一。這就要求檔案工作人員除了在本單位檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，還應(yīng)著重做好相關(guān)單位檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的單位檢索工具，建立健全檢索體系等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足單位檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對單位檔案的保管工作，隨時準(zhǔn)備為利用者提供所急需的相關(guān)檔案。

（三）提高檔案的信息化，以待檔案管理的科學(xué)化。檔案管理的信息化可以使得檔案工作能夠更具科學(xué)化的主要手段，能夠更好將檔案事業(yè)具備科學(xué)現(xiàn)代化水平。檔案管理應(yīng)當(dāng)加大投入，將檔案管理的基本設(shè)施提升，使得檔案管理載體具有多樣化。合理的運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段完善電子檔案，健全完善電子檔案室。并且采用現(xiàn)代化的通訊手段將檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案管理更具備科學(xué)化水平。

提高檔案管理科學(xué)化是新時期檔案工作面臨的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，是順應(yīng)信息化迅速發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理朝規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展的重要途徑，更是推進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的有力保障。

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