高建萍

摘 要：為了保證檔案的完整和準確，也為了迎合社會信息化發(fā)展的趨勢，對婦幼保健院檔案進行信息化管理是很有必要的。本文首先說明了婦幼保健院檔案進行信息化管理的必要性，然后分析了當前婦幼保健院檔案信息化管理中存在的問題，最后詳細闡述了婦幼保健院檔案信息化及管理策略。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院；檔案；信息化；安全性；信息資源

1 婦幼保健院檔案進行信息化管理的必要性

在信息化的社會里，加強對婦幼保健院檔案的信息化管理是很有必要的。

首先對檔案進行信息化的管理可以促進婦幼保健院整體的信息化和規(guī)范化的管理，提高醫(yī)院信息化、規(guī)范化的水平。

其次，對檔案的信息化管理也是婦幼保健院工作的需要，婦幼保健院肩負著婦女和兒童健康的使命，對于婦女兒童的信息必須做到科學準確的保管。

再次，檔案的信息化管理可以提高婦幼保健院的工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅檔案歸檔比較麻煩，而且檔案歸檔之后對檔案的調(diào)取和使用程序也有很多，造成工作效率低下。對檔案進行信息化的管理，只需要一臺計算機就可以完成，并且歸檔之后，如果需要調(diào)動程序只需要打開電腦發(fā)出幾個指令即可，實現(xiàn)了對檔案的合理管理和科學配置，提高了工作的效率。

2 當前婦幼保健院檔案信息化管理中存在的問題

（一）婦幼保健院檔案管理信息化發(fā)展不平衡

對于我國經(jīng)濟發(fā)展比較發(fā)達的地區(qū)，婦幼保健院檔案信息化管理發(fā)展的比較成熟與完善，但是對于一些比較偏遠，經(jīng)濟發(fā)展水平過低的區(qū)域，檔案信息化管理才剛剛起步或者仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就導致不同區(qū)域下婦幼保健院檔案信息化管理呈現(xiàn)出不平衡的發(fā)展趨勢。

（二）部分婦幼保健院缺乏信息化協(xié)調(diào)部門

婦幼保健院如果將檔案信息化管理作為主要的檔案管理方式，那么則需要一個比較統(tǒng)一的信息協(xié)調(diào)部門。眾所周知，婦幼保健院檔案比較分散，并且無法實現(xiàn)資源共享，導致管理呈現(xiàn)出不統(tǒng)一的發(fā)展局面。此外，無論是功能還是數(shù)據(jù)的完整性都無法滿足其發(fā)展需求。

（三）檔案信息化管理存在安全問題

目前社會已邁入了信息化發(fā)展階段，在信息化發(fā)展的階段之中，檔案的安全性面臨著重大影響。一般而言，對檔案安全性有所影響的因素主要包括檔案人員缺乏責任意識，對于檔案資料沒有及時進行管理，檔案資料操作不規(guī)范等。

（四）檔案人員素質(zhì)有待進一步提高

檔案信息化管理對管理檔案的工作人員有更高的要求，不僅要求對傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)精通，且需要掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和自動化。由于現(xiàn)在的婦幼保健機構(gòu)檔案管理人員中整體素質(zhì)普遍較低，因而對于快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境不能適應(yīng)，對于既懂通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)又精通傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的人才嚴重缺乏，不能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和管理的需要，因此新方法、新技術(shù)很難在檔案信息化管理中應(yīng)用和推廣。

3 婦幼保健院檔案信息化及管理策略

（一）針對婦幼衛(wèi)生信息制定標準

現(xiàn)今婦幼保健中心已經(jīng)在多半婦幼保健機構(gòu)中實施《中國婦幼衛(wèi)生信息系統(tǒng)標準體系研究》的標準，為實現(xiàn)信息資源共享，以促進婦幼保健機構(gòu)信息化管理建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)不僅要求對工作有統(tǒng)籌規(guī)劃和標準規(guī)范，具體工作進行要求有重點、有步驟、有計劃地進行，對檔案信息化建設(shè)要有理性的思考，檔案信息資源是檔案信息化建設(shè)的核心，因此管理電子文件是檔案信息化建設(shè)的重點。與此同時，要對婦幼保薦機構(gòu)原本的檔案管理制度進行有益地、合理的補充和完善，進一步使檔案的管理工作科學化、效率化，進而提升檔案在婦幼保健機構(gòu)發(fā)展中的地位與作用。

（二）建立一個統(tǒng)一的檔案信息化管理部門

工作中除了有強大的實施力和完善設(shè)備之外，還需要一個有能力的組織部門。組織部門的指揮在工作的開展中起著重要的作用，對此政府可以組建一個專門的小組來負責婦幼保健院檔案的信息化管理工作，在檔案信息化管理的工作中，有問題可以直接向這個專門的小組進行反應(yīng)。

（三）解決檔案安全性和保密性問題

檔案管理部門要盡快地、更多地開發(fā)檔案信息資源共享，做好檔案管理的服務(wù)。安全和共享是難以協(xié)調(diào)的矛盾。因此各個婦幼保健機構(gòu)要結(jié)合本機構(gòu)的實際，制定適宜規(guī)章制度，保障網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全體系，確保制度、責任到位，檔案管理人員必須養(yǎng)成保密和安全意識，對檔案信息管理認真地做出鑒定，開放范圍、保密程度，嚴格管理和審查檔案。

（四）加強對檔案信息資源的建設(shè)

檔案信息化的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案的優(yōu)勢是信息，它的生命力是規(guī)模的信息。只有信息變成規(guī)模，才會有豐富的內(nèi)容以及有一個龐大的觀眾和設(shè)計滿足各種需求的服務(wù)。不然即使有一個好思路，新穎的創(chuàng)意，也不過是無本之木無源之水。所以，我們目前應(yīng)該把主要精力放在集中力量開發(fā)檔案信息資源上，盡快使檔案信息內(nèi)容形成規(guī)模。信息化建設(shè)必須以“資源的管理作為支撐”。所謂“信息資源管理的支持”，不過是只看重局部的應(yīng)用或與網(wǎng)絡(luò)為核心的理念，把到各部門信息資源在背景在進行統(tǒng)一管理。具體說來，應(yīng)該從以下幾個方面著手：

首先，全面構(gòu)建檔案目錄中心，將各婦幼保健院相對分散的信息集進行整合優(yōu)化。

其次，加速檔案信息資源數(shù)字化進程，通過新近發(fā)展起來的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與多媒體技術(shù)將檔案信息資源數(shù)字化，充分提高檔案信息管理的效率。

第三，構(gòu)建一個互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，婦幼保健院要加快構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要在檔案資源網(wǎng)的基礎(chǔ)上，加入國家檔案資源網(wǎng)建設(shè)，并與其他社會信息資源系統(tǒng)互聯(lián)互通，整合資源，合作共建，在因特網(wǎng)上為廣大的社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（五）加強對檔案管理人員培訓

檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性較強的工作，又是一項管理服務(wù)性的工作。這就要求檔案工作人員，既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的服務(wù)意識。檔案工作人員必須提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢下檔案工作發(fā)展的需要。

首先，要掌握檔案工作專業(yè)知識。檔案工作人員要加強對檔案專業(yè)主體知識的學習，不斷提高業(yè)務(wù)能力，才能保證工作質(zhì)量，提高工作能力，促進業(yè)務(wù)建設(shè)。二是掌握現(xiàn)代化管理知識。檔案信息化建設(shè)屬于自動化辦公，需要具備一定的自動化辦公水平和能力。 這就需要對檔案管理人員進行專門培訓，使其掌握利用電子計算機進行檔案管理活動的能力，進而保證檔案管理活動的順利開展，從而提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與效果。

三是掌握與檔案工作相關(guān)的知識。要努力鉆研有關(guān)業(yè)務(wù)及邊緣學科知識，熟練掌握醫(yī)院檔案工作業(yè)務(wù)，了解與婦幼保健工作相關(guān)的醫(yī)學知識，切實將所學的知識轉(zhuǎn)化為工作實踐能力，使自身綜合能力不斷提高，成為一專多能的檔案工作人才。同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，婦幼保健機構(gòu)檔案管理者、各單位工作人員都要轉(zhuǎn)變思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理和使用觀念，通過檔案工作實際提高電子信息檔案的利用率，進而使醫(yī)院適應(yīng)時代發(fā)展的要求。

4 結(jié)語

綜上，婦幼保健院檔案的信息化管理不僅符合了社會信息化的趨勢，還有利于婦幼保健院其他工作的開展，并且還能最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用。但是在實際開展中卻存在著很多問題，因此，需要我們對問題進行認真詳盡的總結(jié)分析并提出相應(yīng)的解決方案。

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