尚俊芳+董令

摘要：隨著對外貿(mào)易的發(fā)展，商務(wù)函電在國際貿(mào)易中已成為與國外客商交流的主要媒介，文章以禮貌性原則理論為基礎(chǔ)，系統(tǒng)闡述了禮貌本質(zhì)的定義和禮貌本質(zhì)的特點(diǎn)，分析介紹了在外貿(mào)函電中有效詞語、時(shí)態(tài)、句型的有效使用情況，很大程度上有助于促進(jìn)與客戶的有效交流，解決商務(wù)溝通過程中的各種實(shí)際問題。

關(guān)鍵詞：對外貿(mào)易 禮貌性原則 外貿(mào)函電

中圖分類號：C912.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2017）03-0032-02

一、禮貌原則的定義和特點(diǎn)

1.禮貌原則的定義

禮貌對人類來講是一種態(tài)度，在與別人交流中是不可忽視的重要組成部分。禮貌主體功能是選擇有禮貌的方式來勸說接受條件的人，這些條件通常不利于他們。如果人們直接表達(dá)自己的感受、意見或想法，那就讓人感到突兀，有可能導(dǎo)致合作失敗。為了促進(jìn)合作，國際商務(wù)人士要選擇間接或策略的方式來表達(dá)自己的想法和感受，讓對方能夠理解深刻的意義，這就是所謂的間接言語行為，它也被稱為禮貌原則。

2.禮貌原則的特點(diǎn)

一是特殊性。當(dāng)貿(mào)易人員與外國客戶溝通時(shí)，使用禮貌語式可以幫助雙方減緩生硬語氣，建設(shè)良好合作關(guān)系，在同等程度上有利于促進(jìn)雙方的有效溝通和長期合作。二是說服。禮貌不直接表達(dá)自己的觀點(diǎn)和思想，而是選擇更有禮貌或間接的方式來表達(dá)自己的想法和觀點(diǎn)，這將更容易說服外國客戶接受條件或要求。三是理解。在與外國客戶溝通中難免產(chǎn)生一些沖突，溝通時(shí)使用禮貌的原則有助于提高對雙方的理解。雖然有時(shí)交易失敗，雙方仍然建立良好的關(guān)系，為下次合作打好基礎(chǔ)。

二、禮貌原則的應(yīng)用

1.詞語的應(yīng)用

選擇積極中立用語可以使對方在與國外客戶溝通的過程中保持良好的心情。人們都喜歡贊美和贊賞，同時(shí)也希望自己的意見和思想得到肯定。所以我們最好用一些中立的作品和積極的話，同時(shí)拒絕在商務(wù)通信中使用一些負(fù)面的詞語，這樣可以使外國客戶更容易接受國際貿(mào)易業(yè)務(wù)的要求或條件。中性詞和積極的詞語包括希望、高興、欣賞、期待、滿足和模態(tài)動(dòng)詞。例如：A：我想要知道你的要求，所以我能給你詳細(xì)的價(jià)格表。B：我希望知道您的要求，所以我可以給您提供一個(gè)詳細(xì)的價(jià)格表。

這里，B比A更有禮貌。盡管A和B表達(dá)了希望了解買方要求的含義，B對買家態(tài)度好，讓買家樂意提供更多的采購信息。但是，A會(huì)給買方一種強(qiáng)勢態(tài)度，你不想收到他的消息，拒絕溝通，這將使客戶有壓迫感，最后，買家可能會(huì)放棄這種合作。所以在與外國客戶溝通的過程中，我們最好使用“希望”而不是使用“想要”，因?yàn)樵谶@種情況下，我們可以注意到，“希望”比“想要”更有禮貌。

2.使用模糊語言

模糊語言的功能在商務(wù)信函中不可忽視。使用模糊語言可以清楚地說明談話的深層意義，顯示出合作誠意，更容易相互配合。

例如：你的價(jià)格比我們高一點(diǎn)。

“高一點(diǎn)”是以相對禮貌方式指出價(jià)格更高。 選擇一些合適的模糊語，有助于更有禮貌地表達(dá)自己的要求，起到緩解沖突和提出建議的核心作用，促進(jìn)商務(wù)往來中的相互配合。

3.有效時(shí)態(tài)的應(yīng)用

一是現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)。商務(wù)信函中，呈現(xiàn)進(jìn)行時(shí)態(tài)對促進(jìn)有效溝通具有重要作用。它是表達(dá)自己的愿望、建議和希望的有效方式。

例如：A：我們想要你來支付運(yùn)費(fèi)。B：我們希望您可以為我們支付運(yùn)費(fèi)。

很明顯，B選擇一個(gè)更有禮貌的方式表達(dá)自己的愿望和要求?？梢钥闯?，現(xiàn)在的進(jìn)行時(shí)態(tài)可以用來表達(dá)貿(mào)易人員的意愿、建議或要求。某種程度上，有利于表現(xiàn)賣方良好態(tài)度，促進(jìn)國外客戶快速訂購。

二是現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)。除了促進(jìn)有效溝通外，提供完成時(shí)態(tài)也是服務(wù)重點(diǎn)業(yè)務(wù)往來功能的關(guān)鍵。當(dāng)出口商想通知進(jìn)口商的時(shí)間、地點(diǎn)或包裝、發(fā)票數(shù)量等時(shí)，作者通常采用現(xiàn)在的完成時(shí)態(tài)來強(qiáng)調(diào)核心信息。

例如：A：我們提供的價(jià)格已經(jīng)是相當(dāng)?shù)偷膬r(jià)格了。句中，我們知道賣家已經(jīng)通知買方，他們已經(jīng)提供了較低的價(jià)格。因此，現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)被用來強(qiáng)調(diào)較低的價(jià)格，這是一個(gè)有用的工具，顯示賣家的價(jià)格是底線，也顯示了賣家最好的合作誠意。

B：我們已經(jīng)在裝運(yùn)前一個(gè)接一個(gè)地檢查了所有貨物。出口商通報(bào)進(jìn)口貨物已經(jīng)檢查了所有貨物，強(qiáng)調(diào)貨物包裝非常完好無損。

以上兩例說明，在商務(wù)通信中使用現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)的最重要的功能通常是強(qiáng)調(diào)重要的信息，這將使得客戶清楚地知道主要內(nèi)容。因此，當(dāng)我們想為賣家提供一些核心信息時(shí)，我們可以嘗試在業(yè)務(wù)信件中使用現(xiàn)在完成時(shí)態(tài)。

此外，在商務(wù)通信中拒絕否定詞，避免使用如不滿意、需求、不能、必須、厭惡等不利于有效促進(jìn)彼此間溝通的負(fù)面話語。多使用一些中立和積極的話，表明希望與對方有機(jī)會(huì)繼續(xù)合作。

三、使用禮貌原則的效果

通過研究商務(wù)信函中有效詞語、時(shí)態(tài)和句型的用法，使用禮貌用語有兩個(gè)關(guān)鍵功能。

一是增加訂單率。通過學(xué)習(xí)有效的話語，對外國人與外國客戶溝通具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。 不同地方，對于不同人，可以選擇確切的詞語、時(shí)態(tài)和句型來與別人溝通，這是更好地表達(dá)想法的方式、思想和觀點(diǎn)，這將使對方更容易理解更深層的意思，最后有機(jī)會(huì)相互配合。因此，使用精確的詞語、時(shí)態(tài)和句型是寫出良好有效的商務(wù)信函的關(guān)鍵。此外，良好有效的商務(wù)信函也是合作的基礎(chǔ)，在商務(wù)通信中，通過使用有效的詞語、時(shí)態(tài)和句型來增加訂單率有效用的。

二是實(shí)現(xiàn)整合理論與實(shí)踐。多數(shù)情況下，許多學(xué)者更多地關(guān)注學(xué)習(xí)理論，而不是深入外貿(mào)實(shí)踐。同時(shí)，外貿(mào)人員更多關(guān)注貿(mào)易實(shí)踐，不重理論高度，導(dǎo)致理論與實(shí)踐分離。商務(wù)通信中有效詞語、時(shí)態(tài)和句型的用法，表現(xiàn)出賣家的良好態(tài)度和良好的公司形象，這是鞏固與老客戶關(guān)系，與新客戶建立新關(guān)系的有利途徑。對外貿(mào)人員來說，有利于整合理論與實(shí)踐，促進(jìn)與外國客戶的有效溝通。

四、結(jié)語

國際商務(wù)通信標(biāo)準(zhǔn)，包括清晰、簡明、考慮、具體、完整、合作、禮貌的原則。在此重點(diǎn)講述了禮貌原則在外貿(mào)函電間接言語中的使用效能。由于文化背景不同，國際商人在談判中經(jīng)常遇到一些困難，使用有效的話語、禮貌的主體下的時(shí)態(tài)和句型可以建立禮貌的談判方式，以解決問題為主，不傷害對方需求，勸說對方接受條件，并與同行建立長期的合作關(guān)系。同時(shí)通過將理論與實(shí)踐相結(jié)合，強(qiáng)化外語業(yè)務(wù)中有效詞語、時(shí)態(tài)和句型的使用方法，在一定程度上彌補(bǔ)了英語語言學(xué)理論與實(shí)踐不完全的缺陷。

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責(zé)任編輯：孫瑤