李靜

摘 要：本文總結(jié)了知識(shí)管理對(duì)于優(yōu)化企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)的作用。通過簡(jiǎn)述企業(yè)知識(shí)管理和檔案管理的區(qū)別，分析了知識(shí)管理對(duì)于企業(yè)文檔管理提升的意義，提出了從知識(shí)管理的視角構(gòu)建企業(yè)文檔管理模式的看法。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理；管理模式

一、前言

現(xiàn)如今，國(guó)家大力號(hào)召“大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新”，這給社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)健康發(fā)展指明了方向，也對(duì)企業(yè)各方面管理水平提出了更高的要求。在此大背景下，本文以企業(yè)知識(shí)管理為出發(fā)點(diǎn)，以企業(yè)文檔管理為落腳點(diǎn)，通過整理分析，從知識(shí)管理的視角提出構(gòu)建企業(yè)文檔管理模式的看法，希望能為企業(yè)文檔管理的后續(xù)深入研究提供參考意見。

二、知識(shí)管理與文檔管理的區(qū)別

關(guān)于知識(shí)管理的定義，目前國(guó)內(nèi)認(rèn)同度較高的是邱均平教授的狹義/廣義知識(shí)管理論，狹義知識(shí)管理主要圍繞知識(shí)產(chǎn)生、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)化、共享與應(yīng)用對(duì)知識(shí)本身進(jìn)行管理，廣義知識(shí)管理除對(duì)知識(shí)本身管理外，還對(duì)知識(shí)相關(guān)資源進(jìn)行管理。而文檔管理，通常指文件檔案，包括報(bào)表、賬單、圖片等各種信息載體和模式的歸檔管理工作，功能覆蓋內(nèi)容采集、加工、存儲(chǔ)、檢索和分析等。現(xiàn)就知識(shí)管理和文檔管理存在的區(qū)別分析如下。

（一）管理目的不同。企業(yè)對(duì)文檔進(jìn)行管理，主要目的在于完整、系統(tǒng)、安全地保留企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的一切有價(jià)值的信息，并分門別類的儲(chǔ)存，做到日后有據(jù)可查，有源可塑。而企業(yè)知識(shí)管理的主要目的是提煉、挖掘企業(yè)已知的顯性知識(shí)和未知的隱性知識(shí)，通過整合、分享、更新等方式，提升企業(yè)員工的創(chuàng)造力和企業(yè)的創(chuàng)新水平。

（二）管理內(nèi)容不同。文檔管理的內(nèi)容是文檔，確切地說是指有價(jià)值的記錄，這些記錄是真實(shí)發(fā)生、確定存在的；知識(shí)管理的內(nèi)容是知識(shí)，包括顯性的和隱性的，這些知識(shí)來源于企業(yè)的各個(gè)部門和各位員工，需要企業(yè)進(jìn)行收集、匯總、分析和運(yùn)用。

（三）管理方式不同。文檔管理的方式主要包括文檔規(guī)范組卷、文檔信息著錄、文檔實(shí)體排架與文檔的入庫(kù)與儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)從記錄到案卷的全周期管理；知識(shí)管理的方式主要是靠多種知識(shí)挖掘手段獲取現(xiàn)有的或潛在的知識(shí)、并通過知識(shí)匯編、編演等方式實(shí)現(xiàn)知識(shí)的轉(zhuǎn)化、應(yīng)用和保護(hù)，期間需要企業(yè)組織、企業(yè)績(jī)效以及信息系統(tǒng)等手段的支撐。

三、知識(shí)管理思路對(duì)于企業(yè)文檔管理的意義

（一）重新定義文檔管理的本質(zhì)。檔案的本質(zhì)屬性之一是內(nèi)容的原始性，當(dāng)前信息社會(huì)，人們對(duì)于檔案的需求不僅僅在于其本質(zhì)屬性的內(nèi)容原始性，更多的是對(duì)于利用檔案中所記載的信息內(nèi)容，和信息屬性要求逐漸提高。傳統(tǒng)的文檔管理的本質(zhì)是對(duì)文檔實(shí)體的全周期管理，引入知識(shí)管理的思路后，文檔管理的對(duì)象除了實(shí)體，更重要的是知識(shí)信息元，通過對(duì)信息元的挖掘、整合、加工和處理，建立知識(shí)共享平臺(tái)，使枯燥的文檔變成了生動(dòng)的知識(shí)，重新定義了企業(yè)的文檔管理工作，有利于企業(yè)轉(zhuǎn)變思路，緊跟潮流，存儲(chǔ)并創(chuàng)造更大的社會(huì)財(cái)富。

（二）拓展文檔管理的外延。隨著知識(shí)管理理論的逐步推廣，企業(yè)文檔的知識(shí)管理也逐漸成為文檔工作的新方向。企業(yè)文檔管理人員對(duì)知識(shí)管理認(rèn)識(shí)的越深刻，對(duì)知識(shí)的管理手段、挖掘技巧和共享方式掌握得越熟練，對(duì)文檔管理的范圍看得更透徹、更長(zhǎng)遠(yuǎn)，則文檔管理的水平會(huì)更加優(yōu)化。從知識(shí)管理的視角對(duì)企業(yè)文檔資源進(jìn)行有效整合，構(gòu)建科學(xué)的管理體系，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)文檔資源的價(jià)值最大化，拓展了文檔管理的外延，提升了企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

四、知識(shí)管理思路如何提升文檔管理業(yè)務(wù)

（一）建立系統(tǒng)的文檔管理制度。無以規(guī)矩不成方圓，科學(xué)的文檔管理體系有利于文檔工作的規(guī)范開展。因此，企業(yè)有必要在檔案法以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范指導(dǎo)下，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，建立一套完整、有效的管理制度。從政策法規(guī)、行業(yè)強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)管理制度、業(yè)務(wù)工作細(xì)則等不同層級(jí)出發(fā)，構(gòu)建自上而下、邏輯嚴(yán)密的管理制度，將企業(yè)日?；顒?dòng)零散的知識(shí)進(jìn)行匯總、整合，固化到企業(yè)工作流程中，有利于文檔管理水平的提升。

（二）構(gòu)建文檔數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，要對(duì)所有文檔紙質(zhì)資源進(jìn)行數(shù)字化，通過掃描及OCR識(shí)別技術(shù)把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源。其次，將數(shù)字資源按照一定的編碼規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化，并以用戶需求為導(dǎo)向，按照科學(xué)方式提取每份數(shù)字資源的關(guān)鍵信息，對(duì)文檔的知識(shí)信息和元數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，豐富著錄信息，提高查全率和查準(zhǔn)率。最后，按照文檔管理體系和技術(shù)要求，分析文檔信息系統(tǒng)需求和技術(shù)規(guī)范，開發(fā)維護(hù)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，供企業(yè)員工查詢利用。

（三）開發(fā)文檔知識(shí)利用分享平臺(tái)。除了數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，企業(yè)還應(yīng)該開發(fā)內(nèi)部的文檔知識(shí)利用分享平臺(tái)，讓所有員工有正式的渠道進(jìn)行文檔的利用，受理用戶的服務(wù)利用需求，根據(jù)用戶角色權(quán)限和利用文檔密級(jí)采用合適的申請(qǐng)與審批流程，滿足員工借閱文檔和了解知識(shí)信息的需求。另一方面，為員工分享各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域所產(chǎn)生的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供途徑，滿足經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)復(fù)用的目的。

五、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)文檔管理的發(fā)展階段經(jīng)歷了從實(shí)體管理、信息管理到知識(shí)管理，不同的發(fā)展階段有著不同的工作重點(diǎn)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，社會(huì)大背景正要求企業(yè)文檔管理工作的深化改革。因此，筆者分析了知識(shí)管理思路對(duì)企業(yè)文檔管理工作的意義和實(shí)施措施，提出了從知識(shí)管理視角構(gòu)建企業(yè)文檔管理模式，相信隨著企業(yè)知識(shí)管理意識(shí)的深入，企業(yè)的文檔管理工作也能逐步推進(jìn)，爭(zhēng)取早日構(gòu)建出一套完整、系統(tǒng)、科學(xué)地企業(yè)文檔管理模式。

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