林 潔 張 尉

[文章編號] 1672-8270(2017)05-0134-04 [中圖分類號] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A

基于RCA的醫(yī)院科研試劑供應(yīng)及其信息化管理分析與對策研究

林 潔①張 尉①

[文章編號] 1672-8270(2017)05-0134-04 [中圖分類號] R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A

目的：基于根本原因分析法(RCA)，利用魚骨圖從管理、物資、時間、財務(wù)和人員等要素中發(fā)掘存在問題并分析要因，提出有關(guān)信息化管理舉措，為建立完善的醫(yī)院科研試劑信息化管理系統(tǒng)提供科學(xué)依據(jù)。方法：收集福建省某三甲醫(yī)院2015年各科研組科研試劑消耗量，對其采購金額和占比進(jìn)行分析。運用RCA并繪制魚骨圖分析科研試劑供應(yīng)與信息化管理中存在的問題及原因，提出解決方案。結(jié)果：福建省某三甲醫(yī)院2015年科研試劑采購金額約為255萬余元，國家級臨床重點?？谱罡哒?3.32%，省級臨床重點?？谱罡哒?.85%，經(jīng)費支出金額大，且各申購科室根據(jù)自身學(xué)科發(fā)展情況，所購試劑及占比也不盡相同。RCA結(jié)果表明存在試劑供應(yīng)不及時和常現(xiàn)缺貨現(xiàn)象、物資管理平臺數(shù)據(jù)庫無法實時共享和更新、供需雙方信息不對稱、人為因素制約信息化管理進(jìn)程等問題。提出用戶為導(dǎo)向、加強科研試劑管理部門間協(xié)調(diào)、完善物資管理平臺功能、周期調(diào)價數(shù)據(jù)共享及科研試劑信息化質(zhì)量管理與控制5個方面改進(jìn)對策。結(jié)論：科研試劑信息化供應(yīng)管理與服務(wù)模式在醫(yī)院軟實力建設(shè)進(jìn)程中占有十分重要的地位。鑒于目前醫(yī)院臨床和科研部門眾多，科研試劑具有使用零散、專業(yè)跨度大并分散，難以形成準(zhǔn)確溯源、動態(tài)追蹤及靈活調(diào)配的機制，推進(jìn)綜合信息化管理有關(guān)資源，優(yōu)化結(jié)構(gòu)配置，控制成本，保障質(zhì)量成為科研試劑信息化管理的當(dāng)務(wù)之急。

醫(yī)院科研試劑；根本原因分析；信息化管理

①福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院設(shè)備處 福建 福州 350001

目前，醫(yī)院在承擔(dān)臨床診療和教學(xué)工作的基礎(chǔ)上需要開展各學(xué)科的研究活動，以期促進(jìn)專科發(fā)展，提升醫(yī)院綜合實力與競爭力。其中，科研試劑作為其基礎(chǔ)性必備資源，在科研工作中扮演著重要角色[1]。為保證醫(yī)院科研質(zhì)量有效管控，院內(nèi)采購資金有序流轉(zhuǎn)，試劑管理工作高效運行，醫(yī)院科研試劑物資管理平臺應(yīng)運而生，以便適應(yīng)專業(yè)性強、研究內(nèi)容復(fù)雜以及研究方法多樣性的科研工作，從而進(jìn)一步加強對試劑的科學(xué)管理，順應(yīng)科研發(fā)展趨勢，建立起強有力的后勤保障體系[2]。

1 醫(yī)院科研試劑消耗及管理現(xiàn)狀

福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院2015年醫(yī)院科研試劑采購金額約為255萬余元，經(jīng)費支出金額大，且各申購科室根據(jù)自身學(xué)科發(fā)展情況，所購試劑及占比也不盡相同。血液科、普外科等國家級臨床重點?？普急确謩e為23.32%和18.11%；中心實驗室、消化內(nèi)科等省級?？普急确謩e為6.85%和5.24%，其代表性突出，科研試劑消耗量居前(見表1)。

表1 2015年各科研組科研試劑消耗量與比例

由于醫(yī)院臨床和科研部門眾多，科研試劑具有使用零散、專業(yè)跨度大且分散等特點，難以達(dá)成準(zhǔn)確溯源、動態(tài)追蹤及靈活調(diào)配的機制，也存在著一定資源浪費的現(xiàn)象[3]。

目前，科研試劑管理工作依托物資管理平臺運營，在完善廠商、科研試劑數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，依權(quán)限系統(tǒng)分配科研組、科教處、設(shè)備處、廠商以及財務(wù)處等科研試劑管理利益相關(guān)者業(yè)務(wù)功能，即科研組通過系統(tǒng)提交采購申請并備注經(jīng)費開支賬號，科教處審核通過后，單據(jù)流轉(zhuǎn)至設(shè)備處審批和采購，采購員通過儲存介質(zhì)卡將訂單信息共享至廠商供貨子系統(tǒng)，廠商接單確認(rèn)，生成二維碼物資送貨單并進(jìn)行配送，倉管員掃碼入庫后由科研組領(lǐng)出并進(jìn)行賬務(wù)結(jié)算工作，實現(xiàn)無紙化流轉(zhuǎn)[4]。

2 信息化管理過程中存在的問題

(1)試劑供應(yīng)不及時和?，F(xiàn)缺貨現(xiàn)象。由于科研試劑的特殊性，其有效期短、價格昂貴，有特殊存放要求，較常出現(xiàn)試劑供應(yīng)不及時和缺貨現(xiàn)象的情況[5]。

(2)科研經(jīng)費流轉(zhuǎn)透明度不高，支出渠道不清晰。由于部分實驗所需的試劑唯一性強且替代品匱乏，物資管理平臺科研試劑數(shù)據(jù)庫更新不及時，科研組依照舊的紙質(zhì)申購流程進(jìn)行購置，或直接與廠商聯(lián)系配送后與醫(yī)院科研試劑管理部門補辦有關(guān)手續(xù)，以致造成部分科研試劑未經(jīng)比價，“壟斷價格虛高”、“一家獨大”，科研經(jīng)費流轉(zhuǎn)透明度不高，支出渠道不清晰，經(jīng)費使用不合理。

(3)物資管理平臺數(shù)據(jù)庫無法實時共享和更新。針對科研用戶工作開展的不同時期，廠商往往會對部分試劑進(jìn)行打折、降價，物資管理平臺數(shù)據(jù)庫無法實時共享和更新，在科研試劑信息化質(zhì)量管理與控制方面存在短板。

(4)物資管理平臺準(zhǔn)入、預(yù)警及跟蹤功能不健全。由于科研試劑相關(guān)法規(guī)與管理辦法正處于完善階段，科研試劑有關(guān)資質(zhì)主要經(jīng)由采購員進(jìn)行審核，物資管理平臺準(zhǔn)入、預(yù)警及跟蹤功能不健全，存在部分無合法完整的批準(zhǔn)證明文件試劑入院的風(fēng)險。試劑數(shù)據(jù)庫的及時更新和配送過程中的實時跟蹤、驗收環(huán)節(jié)的審核質(zhì)保、使用對象的持續(xù)反饋都有待信息化管理與升級[6-7]。

3 運用根本原因分析法定位分析問題原因

鑒于上述科研試劑信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，擬運用根本原因分析法(root cause analysis，RCA)定位、分析問題的根本原因，通過設(shè)計和實施解決方案加以修正與消除，控制追蹤。RCA是一個迭代的過程，從而實現(xiàn)科研試劑信息化管理的持續(xù)改進(jìn)。利用魚骨圖從管理、物資、時間、財務(wù)和人員等要素出發(fā)挖掘有關(guān)要因。

(1)權(quán)限配置人員對業(yè)務(wù)節(jié)點把關(guān)不足。在管理上雖有制度的約束，但仍存在推廣和共享不足，科研人員對于信息化管理流程知曉率低。權(quán)限配置人員對于業(yè)務(wù)節(jié)點把關(guān)不足，對于“逆流程”管理處置不當(dāng)。如某科研組急需某科研試劑且無替代品，其自行購置使用后再行完善先期審批環(huán)節(jié)以便經(jīng)費開支結(jié)算。欠缺對科研組權(quán)限配屬人這一信息鏈的末端環(huán)節(jié)用戶的隨訪和跟蹤，無法及時收集用戶情感體驗與完善意見，成為持續(xù)改進(jìn)的瓶頸之一[8]。

(2)廠商和科研試劑數(shù)據(jù)問題。在物資方面，廠商和科研試劑數(shù)據(jù)錯誤、重復(fù)導(dǎo)入以及更新不及時導(dǎo)致了從申購到使用整個供應(yīng)鏈的偏倚，致使科研工作大打折扣。同時，硬件支持力度不足，出現(xiàn)運行緩慢、無法提交和權(quán)限流轉(zhuǎn)錯誤等情況，以致科研人員主觀滿意度不高[9]。

(3)科研進(jìn)程滯后。就時間而言，大多數(shù)進(jìn)口科研試劑每年都會進(jìn)行一次或多次的價格調(diào)整，同一產(chǎn)品在同一年的價格也可能因為促銷出現(xiàn)較大的優(yōu)惠，也有可能因原材料、生產(chǎn)成本的變化而上調(diào)，呈現(xiàn)一定的周期性[10]。進(jìn)口科研試劑的取貨和配送周期均高于國產(chǎn)試劑，偶爾造成科研進(jìn)程滯后的情況。

(4)科研經(jīng)費支出滯后。從財務(wù)結(jié)算的角度來看，由于絕大部分科研試劑均使用財政性科研經(jīng)費購置，資金來源與開支渠道、使用期限與結(jié)題上繳的時限均存在不同，物資管理平臺暫無法“先急后緩”，實時、同步進(jìn)行財務(wù)處置，付款周期較長，常出現(xiàn)科研項目結(jié)題時“大批量”采購的現(xiàn)象，未能較好地安排宏觀經(jīng)費，造成支出延后的現(xiàn)象發(fā)生。

(5)各方人為因素制約信息化管理進(jìn)程。作為物資管理平臺的操作者和受益者，科研人員、采購員、倉管員和廠商等人為因素也制約著科研試劑信息化管理的進(jìn)程。供需雙方對于科研試劑信息的不對稱性弱化了科研試劑管理的即時性與精準(zhǔn)性，廠商通過學(xué)術(shù)會議、培訓(xùn)形成用戶產(chǎn)品依賴，科研試劑趨利性增高。對于同一品名試劑，科研人員在系統(tǒng)上的選定錯誤、采購員未能及時審批、共享訂單信息以及廠商對于試劑訂單的信息與二維碼的錯誤生成，倉管員實物驗收入庫的核對誤差等，加之部分用戶對于系統(tǒng)模塊功能的不了解，權(quán)限內(nèi)的不當(dāng)操作都將產(chǎn)生管理負(fù)強化。上級領(lǐng)導(dǎo)的審批和付款簽名等人工流程“待電子化”在某種程度上也對科研試劑高效、便捷的信息化管理起到影響(如圖1所示)[11]。

圖1 原因分析魚骨圖管理物資

4 設(shè)計實施修正科研試劑供應(yīng)舉措

針對RCA結(jié)果，擬設(shè)計和實施修正舉措，消除要因、持續(xù)改進(jìn)，力求降低醫(yī)院科研試劑信息化管理過程中問題復(fù)現(xiàn)的概率。

4.1 用戶為導(dǎo)向

通過座談會和日常走訪等形式反饋院內(nèi)科研人員對于信息化管理過程中的意見與建議。如物資管理平臺采購條目的檢索，模塊的設(shè)定，功能流轉(zhuǎn)，業(yè)務(wù)權(quán)限簡化等問題。各科研組在項目開始前擬定科研試劑運用計劃，由醫(yī)院科研試劑管理部門牽頭，通過與供貨廠商召開協(xié)調(diào)會的形式加以確定，“貨比三家、擇優(yōu)應(yīng)用”。設(shè)置日供貨廠商訂單反饋時間節(jié)點，采購員及時共享和接收，避免延遲配送[12]。同時，輔以即時的科研試劑采購需求定期收集，建立起較為全面的管理模式，并以屬性表的形式實時維護(hù)至基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，信息化下單、辦結(jié)。

4.2 科研試劑管理部門間協(xié)調(diào)

醫(yī)院內(nèi)部科研試劑管理部門涉及科教、設(shè)備和財務(wù)等部門，為提高科研試劑管理水平，行政職能科室間的溝通協(xié)調(diào)必不可少。各部門均配有信息化管理權(quán)限，科教處可每季度或半年與財務(wù)處核準(zhǔn)，并通過物資管理平臺發(fā)布科研試劑經(jīng)費支出與結(jié)余情況，以便各科研組統(tǒng)籌安排，將工作做到日常，避免在科研項目將要結(jié)題時出現(xiàn)大批量采購的現(xiàn)象，從而減輕管理部門業(yè)務(wù)量。同時，對于科研經(jīng)費急需上繳的科研組，科教和財務(wù)部門可酌情優(yōu)先處置。

4.3 完善物資管理平臺功能

針對科研試劑管理實際，改進(jìn)現(xiàn)有功能，新增有關(guān)模塊。在科研試劑財務(wù)處理階段還留存部分人工環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)較為冗長，因科研試劑付款時需打印紙質(zhì)付款申請單，經(jīng)由采購員、倉管員、會計員、設(shè)備與財務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及院領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，其耗時往往大于前序工作。上述流程實施電子化流轉(zhuǎn)、簽閱與辦結(jié)后，將使得整體管理效率提升。同時，在科研經(jīng)費溯源、支出統(tǒng)計上新增有關(guān)功能，各科研組可在權(quán)限范圍內(nèi)自助查詢。在廠商生產(chǎn)二維碼送貨單據(jù)時，配套有關(guān)發(fā)票、金額信息，采購員和倉管員在驗收、入庫時自動提取，可減少有關(guān)工作量。此外，在物資管理平臺上發(fā)布進(jìn)口試劑采購信息，進(jìn)行競爭性詢價與訂購，降低科研成本，提升科研成效。

4.4 周期調(diào)價數(shù)據(jù)共享

競爭性談判往往能與廠商爭取到較低的科研試劑采購價格，但在每年3月和9月醫(yī)學(xué)院校研究生開學(xué)之際，科研試劑的降價力度較大。為此，應(yīng)綜合同一試劑不同供貨商的報價情況確定最終定價，及時更新和覆蓋原有產(chǎn)品信息，防止錯誤訂購，規(guī)范科研試劑價格行為，確?？蒲薪?jīng)費合理使用具有意義[13]。

4.5 科研試劑信息化質(zhì)量管理與控制

從各流程節(jié)點操作人員權(quán)限出發(fā)，著手建立科研試劑信息化質(zhì)量管理與控制體系標(biāo)準(zhǔn)，并維護(hù)至現(xiàn)有物資管理平臺。根據(jù)國家食藥監(jiān)局有關(guān)法律法規(guī)，搭建“電子化門檻”，采購員在資質(zhì)審核時依條目上傳有關(guān)信息，嚴(yán)把準(zhǔn)入關(guān)口。在驗收環(huán)節(jié)，根據(jù)冷鏈溫控、物流時效等特點確定掃碼驗收項目。在科研試劑使用過程中，創(chuàng)建不良應(yīng)用上報窗口，為分析科研試劑質(zhì)量與二次采購提供依據(jù)[14]。

科研試劑不同于醫(yī)用耗材與普通檢驗試劑，其作為一種特殊的科研用品，信息化供應(yīng)管理與服務(wù)模式在醫(yī)院軟實力建設(shè)進(jìn)程中占有十分重要的地位，既要控制成本、保障質(zhì)量，又必須滿足臨床科研工作的需求。綜合信息化管理有關(guān)資源，優(yōu)化結(jié)構(gòu)配置，提升業(yè)務(wù)功能，不僅在科研試劑管理方面具有優(yōu)勢，對于醫(yī)療設(shè)備其他領(lǐng)域也具有一定的推廣和借鑒意義[15]。

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Objective:To provide scientific references for establishing a whole informatization management system of reagent used in science and research of hospital based on the root cause analysis (RCA). And to find existed problems and analyze main reasons from reagent management, material, time, financial, personnel and other factors through fishbone chart, and to provide relative management measurement of informatization.Methods:The reagent consumptions used in science and research of a tertiary referral center hospital in Fujian province in 2015 year were collected, and then the purchase amount and ratio of them were analyzed.Results:The purchase amount of reagent for science and research of this tertiary referral center hospital in Fujian province was more than 2.55 million RMB in 2015 year, and the ratio of national clinical key special projects was 23.32% and that of provincial clinical key special projects was 6.85%. The two items spent more purchase amount, and the type and ratio of reagent of various department was different depended on their own various developed situation. Conclusion: The informatization management and service mode of reagent used in science and research have very important role in the construction of soft power of hospital. In present, a series of disadvantages existed in various clinical and research department, for example, the use of reagents are scatter, involved professional span is larger and disperse, and accurate trace, dynamic tracking and flexible deploy machines are difficultly achieved. Therefore, how to promote comprehensive informatization management for relative resource, for optimizing structure configuration, for controlling cost and ensuring quality of reagent has became the most important task for informatization management of reagent used in science and research.

Science and research reagent of hospital; Root cause analysis; Informatization management

[First-author’s address]Department of Equipment, Fujian Medical University Union Hospital, Fuzhou 350001, China.

A discussion of informatization management of reagent used in science and research of hospital based on RCA/LIN Jie, ZHANG Wei//China Medical Equipment,2017,14(5):134-137.

林潔,男,(1991- ),本科學(xué)歷，研究實習(xí)員。福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院設(shè)備處，從事醫(yī)院設(shè)備管理工作。

2016-12-01

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.05.036