桑冬梅

摘 要：檔案作為一種信息資源，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。如何實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，作者指出了做好檔案管理工作的意義，分析了當(dāng)前檔案管理存在的不足，提出了從組織管理、完善設(shè)施、規(guī)范歸檔、開發(fā)利用四個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)和提高。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化管理；途徑對(duì)策

1 做好檔案管理工作的意義

檔案作為一種信息資源，是單位在履行職責(zé)的過程中開展的各項(xiàng)事務(wù)工作產(chǎn)生的真實(shí)、原始的記錄，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是每個(gè)單位必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，建立一套適應(yīng)本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)單位規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的作用。

2 當(dāng)前，檔案規(guī)范化管理過程中存在的不足

2.1 對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，重視程度不高

當(dāng)前，很多工作人員包括單位的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，只注重單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而忽略了檔案管理的重要性，僅僅停留在文件資料的收集歸檔、保證文件檔案不丟失、不泄密，能應(yīng)對(duì)外調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)查閱就行了，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和輕視的思想直接影響著檔案管理的規(guī)范化水平，阻礙著檔案作用的正常發(fā)揮。

2.2 檔案的保管保護(hù)設(shè)施不健全

部分單位注重將資金投入到能夠看得見的明顯成效的工作中，不愿投入足夠的經(jīng)費(fèi)配備檔案保護(hù)保管設(shè)施，使得很多檔案管理設(shè)備不全，無(wú)法滿足檔案存放與保護(hù)的需要。

2.3 資料整理歸檔不規(guī)范、不科學(xué)

雖然每個(gè)單位都規(guī)定了歸檔資料移交的時(shí)間，但是在實(shí)際工作執(zhí)行力的欠缺，或多或少存在一些資料的移交延遲，給檔案管理人員的集中歸檔帶來了一定的影響，特別是重要資料的延期，使得歸檔過程中存在斷節(jié)的現(xiàn)象。

2.4 檔案開發(fā)利用效率不高

當(dāng)前，很多單位的工作人員對(duì)于檔案的開發(fā)利用僅僅停留在日常文件資料的查閱，而缺乏對(duì)檔案的編研，特別是一些基層單位根本沒有編研的歷史，各項(xiàng)檔案均是單獨(dú)的分散的文件，使得檔案的利用效率不高。如，需要查閱某單位的組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)情況，只能從文書檔案中逐個(gè)查找歷年相關(guān)文件，大大延遲了利用效率。

3 實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的途徑對(duì)策

3.1 強(qiáng)化組織管理

3.1.1 完善管理體制

明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組；完善人員配備，在有確定的專職檔案管理員的基礎(chǔ)上，確定每個(gè)部門的兼職檔案人員，明確崗位職責(zé)和分工；要完善檔案管理體系，因地制宜，制訂并落實(shí)歸檔、保管、保密、利用、安全保衛(wèi)等一系列行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的作用，不斷提升檔案管理的能力。

3.1.2 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，制定檔案知識(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有步驟的開展以《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》等為主要內(nèi)容的檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員檔案管理、保護(hù)、保密等法律知識(shí)；重點(diǎn)抓好對(duì)專職兼職檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升檔案人員的專業(yè)技術(shù)能力和日常檔案管理能力。

3.1.3 注重職責(zé)履行

將檔案管理工作納入目標(biāo)責(zé)任考核之中，同步檢查，同步考核，明確檔案資料整理與收集等方面的考核內(nèi)容，并定期對(duì)重點(diǎn)存檔資料進(jìn)行指導(dǎo)管理和督導(dǎo)收集，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改和完善。

3.2 完善保管保護(hù)條件

檔案保管保護(hù)是檔案工作的一項(xiàng)重要工作，要將檔案用房嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定實(shí)行庫(kù)房、辦公室、閱覽室分開，并對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行封閉性處理；檔案庫(kù)房符合檔案保護(hù)要求，內(nèi)置符合規(guī)定要求的硬件設(shè)備；加強(qiáng)對(duì)相關(guān)設(shè)備的檢修、維護(hù)工作，消除事故隱患，保證各種設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.3 認(rèn)真開展資料歸檔

3.3.1 抓好歸檔工作

根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定文件材料歸檔制度，及時(shí)收集各種需要存檔的資料，確保應(yīng)歸檔的各種文件資料、案卷、實(shí)物不遺漏、不丟失。歸檔中，實(shí)行三級(jí)把關(guān)制，使歸檔資料格式、字跡等均符合檔案保管要求，從而確保歸檔文件基本完整、準(zhǔn)確。

3.3.2 規(guī)范整理與編目

制定檔案分類、檔號(hào)編制和實(shí)體排列辦法等規(guī)章制度，使檔案管理規(guī)范、完整，便于進(jìn)行整理、保管與信息資源綜合開發(fā)利用。根據(jù)單位業(yè)務(wù)情況，將檔案進(jìn)行分類，并按照特定的編碼進(jìn)行排列歸檔，確保歸檔資料科學(xué)分類、排列有序、編目編號(hào)系統(tǒng)規(guī)范。

3.3.3 強(qiáng)化保管與移交

堅(jiān)持歸檔資料集中統(tǒng)一管理，單位所有的紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、電子檔案一律由檔案部門保管，做到檔案存放整齊統(tǒng)一，符合規(guī)范，并制作檔案存放示意圖，使得管理和利用更有效、更方便。

3.3.4 推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

利用計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)字成像、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體、存儲(chǔ)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，將單位內(nèi)部的OA系統(tǒng)與檔案管理專業(yè)軟件鏈接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，并建立案卷和文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)處理，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.4 積極推進(jìn)開發(fā)利用

3.4.1 完善檔案編研

對(duì)每年的資料進(jìn)行編研，撰寫組織機(jī)構(gòu)沿革、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、大事記、領(lǐng)導(dǎo)班子名錄等，并裝訂成冊(cè)，便于查閱利用。完善榮譽(yù)室建設(shè)，將單位發(fā)展的歷史榮譽(yù)進(jìn)行統(tǒng)一展示和管理。

3.4.2 提高服務(wù)水平

檔案管理人員要有具備良好理論修養(yǎng)及純熟的專業(yè)能力，熟悉各門類的檔案管理及軟件操作，迅速、準(zhǔn)確的提供服務(wù)，以滿足單位各種需求。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化才能滿足單位的發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展需求，所以作為檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作，完善規(guī)章制度，完善基礎(chǔ)設(shè)施，按照相關(guān)規(guī)定認(rèn)真開展文件資料的歸檔，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo)，開拓檔案管理的新局面，以便更好的促進(jìn)單位持續(xù)健康發(fā)展。