胡冬梅

摘 要：人事檔案其實(shí)就是關(guān)于人才的各種信息統(tǒng)計(jì)，是社會(huì)不同用人單位需要掌握的信息，人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中具有舉足輕重的地位。在過去較長時(shí)期內(nèi)，我國人事檔案管理受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的制約，沒有實(shí)現(xiàn)正常發(fā)展。筆者首先分析了人事檔案的概念與性質(zhì)，指出了人事檔案管理中存在的各種問題，最后提出了人事檔案應(yīng)該如何管理，希望對(duì)企事業(yè)單位的人事管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理研究；發(fā)展方向

當(dāng)前，人事管理在人力資源管理中具有舉足輕重的地位，因此得到了很多人的關(guān)注與重視。做好人事檔案管理工作、認(rèn)真對(duì)待人事管理，才能與當(dāng)前快速發(fā)展的時(shí)代要求相適應(yīng)。我國人事檔案管理當(dāng)前存在的主要問題是管理方法較為落后，因此要求必須引起有關(guān)部門的重視，筆者從事人事檔案管理工作多年，主要自人事檔案的概念與性質(zhì)等方面論述了如何做好人事檔案管理工作。

1 人事檔案的基本概念與性質(zhì)

1.1 人事檔案的基本概念

人事檔案主要記錄在人事管理活動(dòng)中出現(xiàn)的、有關(guān)個(gè)人的、以及個(gè)人與社會(huì)不同方面出現(xiàn)的各種情況。我國當(dāng)前實(shí)行的人事管理制度當(dāng)中，人事檔案具有不可替代的地位，可以為聘用單位提供有價(jià)值的資料。在當(dāng)前不同單位的人事管理制度中，人事檔案記錄了每一個(gè)員工的身份情況、學(xué)歷情況、工資情況、工作經(jīng)歷等，同時(shí)當(dāng)中也包括每一位員工的職業(yè)道德、工作表現(xiàn)等，在職工的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、申報(bào)保險(xiǎn)中發(fā)揮著重要作用。

1.2 人事檔案的基本性質(zhì)

（1）必須做到真實(shí)可靠

對(duì)人事檔案的首要要求就是必須真實(shí)，在企事業(yè)單位當(dāng)中，只有具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理人員與工作人員才能使單位正常運(yùn)行。在不同單位當(dāng)中，要求人事檔案必須真實(shí)記錄每一位員工的實(shí)際情況，要做到真實(shí)可靠，不得弄虛作假，各個(gè)單位在招聘員工、提拔員工、職稱評(píng)定中可以依據(jù)人事檔案進(jìn)行。所以要求人事檔案必須做到與實(shí)際情況相一致[1]。

（2）要兼顧員工的各個(gè)方面

人事檔案還需記錄每一位員工的全面情況，要求其中不但真實(shí)記錄員工的個(gè)人情況、家庭情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、進(jìn)修情況等，而且還需記錄員工學(xué)習(xí)的學(xué)校、原來的工作單位、員工的能力、員工的道德、其他員工的評(píng)價(jià)等。要求人事檔案要記錄更為全面的員工情況，不但要記錄每一個(gè)員工的基本情況而且也要記錄員工在參與各種社會(huì)活動(dòng)時(shí)的表現(xiàn)等，只有保證記錄涉及員工生活生產(chǎn)的各個(gè)方面，才有利于用人單位自人事檔案中獲得有價(jià)值的信息，才能全面了解員工的實(shí)際情況，、才能保證員工進(jìn)入最為適合的工作崗位。所以要求人事檔案必須記錄員工的全面信息[2]。

（3）員工的信息不是一成不變的

隨著時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的變遷，人是生活在社會(huì)中的一分子，本身情況也會(huì)不斷發(fā)生變化。人事檔案應(yīng)該隨著員工發(fā)生的各種變化做好記錄工作，要及時(shí)更新人事檔案。因此人事檔案管理人員一定要隨著時(shí)代的發(fā)展及時(shí)搜集員工的最新信息，才能使人事檔案發(fā)揮最為積極的作用。所以人事檔案會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展不斷發(fā)生變化。

（4）不得隨意泄露員工信息

由于人事檔案真實(shí)記錄著員工的各種信息，同時(shí)也較為全面，所以對(duì)人事檔案也提出了保密的要求。在人事檔案當(dāng)中包含著每一個(gè)員工的各個(gè)信息以及參與各種社會(huì)活動(dòng)的情況、各個(gè)獎(jiǎng)懲情況等，員工要求不得隨意對(duì)外泄露自己的信息。通過查閱一個(gè)人的人事檔案可以全面掌握此人的詳細(xì)信息，因此人事檔案其實(shí)也是個(gè)人的秘密。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，要求檔案管理人員必須嚴(yán)守檔案機(jī)密，有關(guān)部門也對(duì)檔案管理人員開展了有關(guān)此方面的培訓(xùn)[3]。

2 人事檔案管理策略

進(jìn)入新的歷史時(shí)期以來，我國人事研究主要涉及以下四個(gè)方面的內(nèi)容。

（1）人事檔案管理存在哪些問題

當(dāng)前人事檔案管理過程中，是需要解決人事檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，同時(shí)創(chuàng)新人事檔案管理模式。主要問題集中在檔案的全面性、真實(shí)性、變化性等幾個(gè)方面。所以要想保證人事檔案的完整，就需做好上述幾個(gè)方面的工作，防止出現(xiàn)不符合實(shí)際情況的檔案。

（2）人事檔案管理必須借助信息化手段

最近幾年，我國科學(xué)技術(shù)得到了較快發(fā)展，人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化已成為時(shí)代發(fā)展的要求。要求有關(guān)部門一定要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性。但在開展信息化管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高，要利用各種措施提高管理人員的操作水平及信息錄入速度，保證實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化[4]。

（3）認(rèn)真對(duì)待高校人事檔案的管理工作

隨著我國教育改革的大力發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)九年義務(wù)教育的基礎(chǔ)上涌現(xiàn)了數(shù)不勝數(shù)的高等學(xué)校，所以要充分利用高校做好人事檔案管理工作，要求高等學(xué)校要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理安全的重要性，提高信息化錄入準(zhǔn)確性，大力培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理人才，才能促進(jìn)我國人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

（4）高度重視流動(dòng)人口的人事檔案管理

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，為了有效解決城市勞動(dòng)力不足的現(xiàn)狀，大量農(nóng)村人口進(jìn)入城市參加工作，但他們通常穩(wěn)定性較差，因此管理這部分人員的檔案存在較大困難。為了有效解決這一問題， 國家政府部門要建立專門性的農(nóng)民工人事檔案管理部門，爭取在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息化，及時(shí)將農(nóng)民工的各種信息傳遞到用人單位，同時(shí)有利于幫助農(nóng)民工就業(yè)，使其為城市建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量[5]。

3 結(jié)語

總之，人事檔案管理工作千頭萬緒，涉及企事業(yè)單位每一位員工的方方面面，其中記錄著每一位員工的真實(shí)全面的信息。要求人事檔案管理工作不能脫離員工的實(shí)際情況，可以借鑒以往工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)創(chuàng)新檔案管理模式，記錄最新的員工信息，才能不斷提高人事檔案管理水平，保證企事業(yè)單位的健康運(yùn)行，從而推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)的順利發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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