摘 要：檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中起著極其重要的作用，而大學(xué)生的檔案數(shù)量顯得尤其巨大但是質(zhì)量有待提高，大學(xué)生檔案管理是他們?cè)诖髮W(xué)期間學(xué)習(xí)、生活和各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是所有大學(xué)生畢業(yè)后參加工作的重要考量標(biāo)準(zhǔn)。本文主要對(duì)目前大學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題以及解決對(duì)策做了一個(gè)簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)生；檔案管理；對(duì)策

1 引言

高校管理要以人為本，不斷的改進(jìn)發(fā)展模式，做到科學(xué)化管理學(xué)生，而大學(xué)生檔案是個(gè)人信息的重要載體，記錄著每一位在校學(xué)生從入學(xué)后到畢業(yè)前的學(xué)習(xí)軌跡和在?；顒?dòng)軌跡，它上面顯示了每一位在校學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德、個(gè)性特點(diǎn)等信息，會(huì)反映出每一位大學(xué)生的綜合素質(zhì)的一個(gè)重要依據(jù)、會(huì)是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔的重要標(biāo)準(zhǔn)。管理好大學(xué)生檔案是高校管理的重要一環(huán)，這項(xiàng)工作做得效果會(huì)影響大學(xué)生的切身利益，影響大學(xué)生檔案功能的有效發(fā)揮。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的意義

2.1 利于大學(xué)生的教育管理

加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，為的是讓他們?cè)谄綍r(shí)的學(xué)習(xí)和生活中，依照標(biāo)準(zhǔn)檢查和矯正自己的問(wèn)題。而大學(xué)生檔案是學(xué)生在政治、學(xué)習(xí)、道德、日常生活中的詳細(xì)記錄，它對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)、工作有重要的影響。大學(xué)生都非常關(guān)注自己的檔案記錄，他們希望自己的檔案記錄都是對(duì)自己優(yōu)秀的評(píng)價(jià)。所以大部分的大學(xué)生都能夠以嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)要求自己讓自己的檔案添光增彩。

2.2 利于全面評(píng)價(jià)大學(xué)生的表現(xiàn)

每一位學(xué)生的檔案記錄都能反映出每個(gè)學(xué)生的綜合表現(xiàn)，具有客觀真實(shí)的特點(diǎn)，從個(gè)人檔案可以看出一個(gè)學(xué)生的綜合素質(zhì)和具體的表現(xiàn)，可以讓所有人通過(guò)檔案記錄對(duì)每位學(xué)生做出真實(shí)客觀的評(píng)價(jià)。

2.3 利于用人單位擇優(yōu)選聘人才

目前，招聘單位高校畢業(yè)生主要看學(xué)歷、個(gè)人簡(jiǎn)介、能力等方面，對(duì)畢業(yè)大學(xué)生的素質(zhì)要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。而學(xué)生檔案的各種材料可以作為基本要素為用人單位判斷畢業(yè)生是否是用人單位所需要的人才，規(guī)范的檔案會(huì)有可信度，并且還有利于用人單位選拔出優(yōu)質(zhì)人才。

3 目前大學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題

3.1 體制不完善，管理不規(guī)范

目前，大學(xué)生到學(xué)校后就會(huì)按要求吧自己的檔案都交到學(xué)校，隨后檔案就會(huì)被分散到各系保管，到了快畢業(yè)時(shí)，班主任或者相關(guān)人員就會(huì)把學(xué)生在校情況的檔案內(nèi)容收集起來(lái)然后歸檔，再由相關(guān)人員寄到用人單位或存放到人才市場(chǎng)?？墒菍W(xué)生這樣日常管理不規(guī)范的檔案很難真實(shí)反映出學(xué)生的真實(shí)情況，大部分都是很固定的評(píng)語(yǔ)，這樣就會(huì)降低學(xué)生在就業(yè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.2 內(nèi)容不全，不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平

每個(gè)大學(xué)生的檔案都應(yīng)該有學(xué)校對(duì)他們?cè)谛Ｆ陂g的所有材料，同時(shí)也包括了學(xué)生素質(zhì)的內(nèi)容，同時(shí)也要有當(dāng)代大學(xué)生的青春洋溢的風(fēng)貌。但是當(dāng)前的大學(xué)生檔案大部分都是傳統(tǒng)的老樣子。而需要反映出一個(gè)學(xué)生能力、水平、綜合素質(zhì)，能吸引用人單位的內(nèi)容卻未能進(jìn)入歸檔的范圍。如大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書(shū)，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等。

3.3 管理落后，缺乏現(xiàn)代化管理手段

大學(xué)生檔案大部分還是以紙質(zhì)檔案為主，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)還沒(méi)有得到推廣，管理手段很落后。比如內(nèi)容更新不及時(shí)等情況?，F(xiàn)在大學(xué)生的檔案數(shù)量越來(lái)越多、質(zhì)量要求越來(lái)越高等特點(diǎn)，原有的檔案建設(shè)與管理手段已經(jīng)越來(lái)越跟不上時(shí)代發(fā)展，所以要盡快推進(jìn)大學(xué)生檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)代化。

3.4 管理薄弱，管理人員的素質(zhì)不高

目前，大部分的高校都沒(méi)有配備專業(yè)的大學(xué)生檔案管理人員，大部分都為班主任等兼任。而他們對(duì)檔案管理的知識(shí)相對(duì)欠缺，又沒(méi)有時(shí)間和精力投身到檔案管理工作中，所以檔案管理中所出現(xiàn)的一些狀況，很大程度上與管理人員的總體素質(zhì)不高有關(guān)。

4 加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理對(duì)策

4.1 宣傳加大，共同提升師生意識(shí)

大學(xué)生的檔案是關(guān)乎他們一生的重要東西，所以學(xué)校作為檔案管理的負(fù)責(zé)人，需要通過(guò)媒介來(lái)宣傳它的重要性，比如每天定時(shí)的通過(guò)電臺(tái)廣播、學(xué)校的報(bào)紙、還有宣傳欄的公告都可以宣傳。平時(shí)校長(zhǎng)開(kāi)會(huì)的時(shí)候也應(yīng)向老師傳達(dá)這個(gè)事情的重要性，也可以通過(guò)演講比賽和舉辦各種競(jìng)猜類(lèi)活動(dòng)宣傳檔案管理，目標(biāo)就是讓大學(xué)的所有老師和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部充分意識(shí)到加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的重要性，是關(guān)系到學(xué)校向社會(huì)輸送人才的責(zé)任；充分認(rèn)識(shí)到自覺(jué)把檔案管理作為人才培養(yǎng)質(zhì)量的抓手，積極把學(xué)生的檔案作為教師的教學(xué)效果、同時(shí)也能看到學(xué)校教書(shū)育人業(yè)績(jī)的成果，也要認(rèn)真做好學(xué)生的檔案管理工作。還要針對(duì)性地向?qū)W校的廣大學(xué)生宣傳人事檔案的知識(shí)，讓每一位在校大學(xué)生在校期間都可以認(rèn)真的了解到檔案的有關(guān)知識(shí)，畢業(yè)后走向社會(huì)也不會(huì)吃虧，會(huì)為自己維權(quán)。

4.2 完善體制，規(guī)范檔案

高校要建立完善的學(xué)生檔案管理，要建立完善的規(guī)章制度。比如說(shuō)新學(xué)生入學(xué)后，管理人員要很認(rèn)真的登記整理其學(xué)生檔案，要仔細(xì)核查檔案是否有遺漏的材料。畢業(yè)后，每位學(xué)生的檔案將會(huì)放入他們所需要的人才市場(chǎng)或者單位，這時(shí)就應(yīng)建立嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做好記錄，以免丟失。學(xué)校的相關(guān)人員要制定學(xué)生的檔案管理制度，要有專人管理、分開(kāi)存放、便于查找或者補(bǔ)充。要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，防止假檔案出現(xiàn)。

4.3 擴(kuò)大收集范圍，增強(qiáng)檔案內(nèi)容

當(dāng)前，高校的大學(xué)生檔案管理內(nèi)容已經(jīng)不能完全的反映出現(xiàn)在的學(xué)生素質(zhì)了，已經(jīng)很難作為用人單位選人的標(biāo)準(zhǔn)了。所以，學(xué)校要對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，擴(kuò)大檔案材料的收集范圍。比如說(shuō)各種英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、會(huì)計(jì)、普通話的考級(jí)證書(shū)，參與社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等等。還要?jiǎng)?chuàng)建大學(xué)生誠(chéng)信檔案，對(duì)用人單位有很重要的意義。

4.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平

高校應(yīng)加強(qiáng)一批高水平的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，是提高檔案管理水平的重要條件。這些專門(mén)選出來(lái)的人員要符合熱愛(ài)檔案工作人來(lái)勝任。并且要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理專職人員專業(yè)培訓(xùn)，要不定期的組織他們學(xué)習(xí)，互相切磋，提高業(yè)務(wù)水平。

4.5 推進(jìn)現(xiàn)代化，提高利用率

現(xiàn)在，隨著大學(xué)生檔案數(shù)量的增多和互聯(lián)網(wǎng)上越來(lái)越多的招聘信息，已經(jīng)成為了學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的客觀要求。如果繼續(xù)用傳統(tǒng)的模式管理，不僅浪費(fèi)時(shí)間也浪費(fèi)人力，所以，我們必須發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)為核心的檔案管理建設(shè)，開(kāi)發(fā)出適合大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，以互聯(lián)網(wǎng)代替手工，可以讓檔案內(nèi)容及時(shí)得到使檔案內(nèi)容及時(shí)得到更新，并且方便查找。

5 總結(jié)

總之，加強(qiáng)大學(xué)生的管理是新時(shí)期一項(xiàng)重大任務(wù)，而加強(qiáng)大學(xué)生的檔案管理當(dāng)屬重中之重。要努力建成一個(gè)有系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，還要結(jié)合現(xiàn)代新技術(shù)媒體，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)，建成高校大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化模式。要找到技術(shù)型人才，開(kāi)發(fā)出適合每個(gè)高校自身特點(diǎn)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化軟件，建立出大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，真正把高校學(xué)生檔案從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理，使檔案內(nèi)容能及時(shí)更新，快速跟上時(shí)代步伐。

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作者簡(jiǎn)介

曾凡（1988-），男，湖南，湖南醫(yī)藥學(xué)院，研究方向：學(xué)生檔案。