吳紹云

摘 要：當(dāng)前，伴隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的全面發(fā)展，企事業(yè)單位也在進(jìn)行著機(jī)制改革，檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制也要根據(jù)時(shí)代發(fā)展進(jìn)行改革與創(chuàng)新。本文從檔案與檔案管理理論入手，找出檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制存在的問題，并就如何改革與創(chuàng)新提出目標(biāo)和方向以及具體對(duì)策，供業(yè)界參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作；管理體制；運(yùn)行機(jī)制；改革；創(chuàng)新

檔案工作是企事業(yè)單位工作中的一項(xiàng)重要工作，檔案管理工作能從側(cè)面反映出一個(gè)單位的管理水平和工作業(yè)績，特別是一些歷史悠久的單位，做好檔案管理工作不僅可以較好的保存歷史，更是對(duì)設(shè)計(jì)未來發(fā)展規(guī)劃時(shí)的一個(gè)重要參考。因此，越來越多的單位都認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要性。但是，在日常的檔案管理工作中，管理體制和運(yùn)行機(jī)制還是存在各種各樣的問題，從一定程度上制約了單位的發(fā)展。因此，對(duì)檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行改革和創(chuàng)新迫在眉睫。

1 檔案與檔案管理

“檔案”最早出現(xiàn)在明朝末年，是對(duì)歷史進(jìn)行記載并且保存起來的文件，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案也發(fā)展成包括聲音、圖像等多種形式的載體。其主要作用是為了作為對(duì)歷史的真實(shí)記載，以備后人查詢，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是可為單位提供查詢考究的憑證；二是可作為素材進(jìn)行宣傳、研究等；三是可通過對(duì)檔案的查詢?yōu)閱挝坏奈磥戆l(fā)展提供遵循。

根據(jù)國家有關(guān)部分的規(guī)定，檔案工作是由各地的檔案事業(yè)管理單位分層管理，各單位根據(jù)相關(guān)規(guī)定，制定本單位檔案管理辦法。檔案管理主要分為兩部分：一是由專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、保管、整理等工作；二是對(duì)檔案里信息進(jìn)行處置管理，主要工作是對(duì)信息進(jìn)行錄入、儲(chǔ)存、核對(duì)、歸檔和輸出等。做好檔案管理工作帶來的效益并不是立即顯現(xiàn)的，而是在通過不斷的積累后，發(fā)揮其歷史記錄功能，為將來查閱提供方便，其效益體現(xiàn)具有延時(shí)性。

檔案工作的管理體制與運(yùn)行機(jī)制是相互依靠、相輔相成的，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案的管理方面。管理人員要對(duì)全宗檔案進(jìn)行細(xì)分，根據(jù)檔案的來源、事件、內(nèi)容等進(jìn)行若干類別的區(qū)分，并進(jìn)行編錄整理；二是保管檔案方面。單位通常都設(shè)立了專用的檔案庫或檔案室進(jìn)行檔案的保存；三是檔案鑒定方面。通過檔案內(nèi)容和時(shí)間、名稱、價(jià)格等對(duì)各種檔案進(jìn)行保存年限的確定，再整理成冊(cè)進(jìn)行保存。

2 檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不深刻

當(dāng)前，很多單位的檔案管理人員對(duì)于做好檔案管理工作和如何運(yùn)行認(rèn)識(shí)不到位，只是單純的做好檔案的收集，不能將檔案管理工作與單位長遠(yuǎn)發(fā)展、健康發(fā)展緊密聯(lián)系，沒有認(rèn)清做好檔案工作的極端重要性，以至于檔案工作只是滿足于完成日常業(yè)務(wù)工作。還有的單位領(lǐng)導(dǎo)同樣存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，他們往往對(duì)人事或組織及財(cái)務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對(duì)于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒有意識(shí)到檔案的材料是一個(gè)單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就也就無法提升單位檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，失去了推動(dòng)單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)和長遠(yuǎn)發(fā)展的一個(gè)重要

法寶。

（二）檔案管理制度不健全不完善

結(jié)合國家檔案管理相關(guān)文件，各單位基本都制定了自己的檔案管理制度，但是還有很多單位存在制定不健全不完善的問題。有些單位檔案管理是分散式的，即科研的檔案歸科教管；人事檔案歸人事處管；業(yè)務(wù)檔案就由各業(yè)務(wù)科室自行管理，這就行成了一個(gè)單位多部門管理檔案的混亂格局。管理體制不健全，直接影響了檔案工作的運(yùn)行流程，落實(shí)也就無從談起，導(dǎo)致延誤了工作。盡管有些單位已經(jīng)意識(shí)到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（三）檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

從事檔案管理工作，首先就具有一定的政治素養(yǎng)和理論知識(shí)，了解和熟悉國家檔案管理的相關(guān)法規(guī)和政策，懂得如何進(jìn)行檔案管理。同時(shí)，隨著社會(huì)不斷發(fā)展，信息化、辦公自動(dòng)化進(jìn)程也在不斷加快，檔案的存在方式發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、編輯等特點(diǎn)使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求，對(duì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。然而，檔案管理工作者的整體素質(zhì)還有待提高，其真正專業(yè)人員偏少，從業(yè)人員受過系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)特別少，有些工作人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力較差，從事手動(dòng)檔案管理工作者較多，利用信息化手段進(jìn)行管理的人員較少。有些單位將單位的一些老同志、生病的同志安放在檔案管理問題，還有一些專業(yè)的檔案工作者并不愿意從事檔案的管理工作。

3 檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制改革的目標(biāo)與方向

當(dāng)前，我國檔案管理體制有力的推動(dòng)了檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，在日常管理、考評(píng)考核等方面發(fā)揮著重要的作用。但是，隨著國家“全面深化改革”號(hào)角的吹響，社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制和發(fā)展進(jìn)程都在加速推進(jìn)，以往檔案管理工作的“條塊分割”、“局館合一、政事合一”、私營企業(yè)及個(gè)人檔案管理等弊端逐漸顯現(xiàn)，成為了檔案管理體制的重要阻礙，急切需要進(jìn)行管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新。其目標(biāo)就是要建立一套科學(xué)完善的管理制度，使之更好的為社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制有服務(wù)，助推單位的全面發(fā)展。改革的方向應(yīng)瞄準(zhǔn)以下幾點(diǎn)：一是市場化。行政改革的主要方向就是市場化，必須探索出和市場經(jīng)濟(jì)體制相協(xié)調(diào)的檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制。二是法制化。黨的十八屆四中全會(huì)提出，全面依法治國，加快法制化進(jìn)程，檔案管理也應(yīng)遵循法制化方向，堅(jiān)決擯棄檔案管理工作中出現(xiàn)的有法不依，有規(guī)難落實(shí)的現(xiàn)象，強(qiáng)化管理監(jiān)督職能，強(qiáng)化檔案法制化思想認(rèn)識(shí)。三是信息化。辦公自動(dòng)化、信息化已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化，大數(shù)據(jù)被應(yīng)用到了社會(huì)發(fā)展的各行各業(yè)，檔案工作要豐富管理手段，就要瞄準(zhǔn)信息化進(jìn)行改革創(chuàng)新，大力推崇信息化建設(shè)，將檔案工作由自閉封閉型轉(zhuǎn)向全面開放型。

4 檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革創(chuàng)新措施

改革創(chuàng)新不是一句口號(hào)，需要檔案管理機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員齊心協(xié)力，拿出“大刀闊斧”的勇氣，敢于向習(xí)慣叫板、向傳統(tǒng)開刀，擯棄慣性思維，真正推動(dòng)檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革創(chuàng)新。

（一）轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，將改革與傳統(tǒng)良性結(jié)合

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計(jì)中把檔案管理工作提上議事日程，增強(qiáng)工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)檔案管理的開展，并擇機(jī)召開檔案管理形勢(shì)分析會(huì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，及時(shí)查找出問題隱患，改進(jìn)工作方法。可以在單位中挖掘宣傳檔案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以帶動(dòng)單位檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí)，樹立創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新與原有傳統(tǒng)良性結(jié)合。創(chuàng)新并不是盲從的，而是要立足于原來的基礎(chǔ)，總結(jié)檔案管理工作好的做法和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)此進(jìn)行深入的總結(jié)研究，找出工作中的瓶頸因素，繼而尋找改革和創(chuàng)新。

（二）完善檔案管理制度，實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新

隨著科技的發(fā)展，檔案管理方法也要隨之不斷提高，必須形成相對(duì)應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，建立起健全的檔案管理制度。比如建立檔案利用、歸檔和收集、保管等等，做好檔案資料的保管期限和歸檔等制度。單位可將這些制度納入崗位考核和日?？荚u(píng)中，做好隨機(jī)的考核和總結(jié)，真正把制度落到實(shí)處，推動(dòng)檔案管理工作的全面發(fā)展。同時(shí)，應(yīng)加大技術(shù)創(chuàng)新，推動(dòng)檔案工作信息化管理，把現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的保存、處置和管理中，提高工作效率。當(dāng)前，傳統(tǒng)手工操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理工作的要求，單位應(yīng)建立自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。可在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。也可開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)如查詢、搜索和評(píng)價(jià)等功能，打破單位內(nèi)部間界限，互通信息，從而達(dá)到資源最大限度地開發(fā)利用，并能為單位管理者提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息。

（三）創(chuàng)新檔案工作人員培訓(xùn)與管理

檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，要抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這是提高檔案工作者業(yè)務(wù)和政治素質(zhì)，完善優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)的迫切需要，也是培養(yǎng)檔案工作者對(duì)解決檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的新問題和新情況能力的需要。不僅要學(xué)會(huì)相關(guān)的管理知識(shí)，更重要的是要學(xué)習(xí)通過科學(xué)化、信息化手段來管理檔案方法。可通過舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件使用，并注重平時(shí)工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。還可采取“請(qǐng)進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進(jìn)單位掛鉤結(jié)對(duì)，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

其次，要建立健全的競爭機(jī)制做保障。要結(jié)合當(dāng)前人事管理改革，借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于檔案工作者要建立起相應(yīng)的競爭機(jī)制，可實(shí)行按崗定薪、定期綜合考評(píng)等手段促進(jìn)工作積極性，細(xì)化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，并將考評(píng)結(jié)果與職務(wù)聘任、加薪升遷等掛鉤，充分體現(xiàn)出人才競爭機(jī)制的作用，激勵(lì)檔案工作者積極主動(dòng)的提升自我修養(yǎng)和能力素質(zhì)，壓力轉(zhuǎn)化為動(dòng)力，主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步給檔案工作者帶來的新要求。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一個(gè)單位的重要?dú)v史財(cái)富和信息源泉，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項(xiàng)工作的重要性，大力加強(qiáng)檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進(jìn)單位管理的高效化。

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