潘 群，陳美宇，符芳芬，王秀玲

(海南廣播電視大學 1.組織人事處； 2.文法學院； 3.財經(jīng)學院， 海南 海口 570208)

開放教育學生檔案管理工作探析
——以海南廣播電視大學為例

潘 群1，陳美宇2，符芳芬3，王秀玲2

(海南廣播電視大學 1.組織人事處； 2.文法學院； 3.財經(jīng)學院， 海南 ?？?570208)

開放教育學生檔案與普通高校學生檔案相比，具有復雜性、延續(xù)性和不確定性等特點。本文通過對海南廣播電視大學開放教育學生檔案基本情況的調(diào)查和研究，分析了當前開放教育學生檔案管理存在的問題及原因，并提出了加強開放教育學生檔案管理工作的對策。

開放教育；檔案管理；廣播電視大學

自20世紀末以來，我國的開放教育從試點摸索逐漸走向成熟，其人才培養(yǎng)模式、教學模式、管理模式和運行機制不斷得到完善，成為國民教育序列中的重要組成部分。開放教育的學生檔案被納入到了高校學生檔案范疇，各級開放大學和廣播電視大學應(yīng)依據(jù)《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》(教育部第27號令，以下簡稱《辦法》)開展學生檔案管理工作。

一、開放教育學生檔案的內(nèi)容及特點

《辦法》第15條規(guī)定，學生檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等[1]。然而，開放教育與普通高等教育相比，其學生群體不同、教育手段不同、在教育領(lǐng)域發(fā)揮的作用不同，因此，筆者認為應(yīng)結(jié)合開放教育的實際情況確定其學生檔案的內(nèi)容。開放教育的學生檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：招生入學材料(報名登記表、畢業(yè)證復印件、身份證復印件、入學資格承諾書、學歷網(wǎng)查材料、學生報讀審批表、入學通知書)；學籍檔案(學生基本信息、學歷層次、文化程度、專業(yè)、學籍異動情況、學期注冊和課程注冊情況、學習過程中的獎勵與處分情況、考試及成績的記錄)[2]；畢業(yè)材料(畢業(yè)生成績單、畢業(yè)生登記表、開放教育本科學士學位申請表)；獎懲記錄；黨團組織檔案等。

開放教育學生檔案與普通高校學生檔案相比，具有復雜性、延續(xù)性和不確定性等特點。普通高校的學生一般來源于高中，高校錄取時檔案隨學生一起進入大學，學生經(jīng)過四或五年的全日制學習后，除個別特殊情況之外，絕大部分會在統(tǒng)一規(guī)定的年限內(nèi)完成學業(yè)，因而其檔案的收集保管能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一。開放教育實行免試入學的制度，面向所有社會公眾招生，學生身份較為復雜，其檔案管理具有如下特點：一般從學生填寫《報名登記表》時開始收集材料，其入學資格終審合格后正式建立學生檔案，材料收集工作從零開始，具有一定的復雜性；學籍有效期比普通高校長，同一級入學的學生往往畢業(yè)時間不同，學生休學現(xiàn)象較多，檔案保管持續(xù)時間較長；由于工學矛盾等原因，學生退學情況較多，每個學校已為其建檔的學生都有可能出現(xiàn)退學的情況，如果學生退學，原已收集建立的學生檔案則失去存在的意義，因此學生檔案收集和保管工作具有一定的不確定性。

二、海南廣播電視大學開放教育學生檔案概況

開放教育最短學習年限為兩年半，學籍自注冊入學起8年內(nèi)有效。開放教育新生通過海南廣播電視大學入學資格審核和入學水平測試，并經(jīng)國家開放大學入學資格終審合格后，可以取得國家開放大學相應(yīng)類別、層次和專業(yè)的學籍，正式建立學生檔案。建檔工作從收集《報名登記表》開始，隨后不斷補充學生在校期間產(chǎn)生的應(yīng)歸檔材料，直至該學生畢業(yè)。目前，海南廣播電視大學學生工作部門保管的開放教育學生檔案可以劃分為五大類：一是在校生(最短學習年限內(nèi)的學生)檔案，二是遺留生(未在最短學習年限內(nèi)畢業(yè)的在籍學生)檔案，三是已畢業(yè)未轉(zhuǎn)遞或領(lǐng)取的學生檔案，四是學生退學后遺留的檔案，五是超過學籍有效期的學生檔案。學生檔案中的紙質(zhì)歸檔材料主要是：報名登記表、畢業(yè)證復印件、身份證復印件、入學資格承諾書、學歷網(wǎng)查材料、學生報讀審批表、畢業(yè)生成績單和畢業(yè)生登記表等。

表1 海南廣播電視大學2008—2015年校部在籍學生統(tǒng)計表

上表中，海南廣播電視大學校部2008—2015年學籍在8年有效期內(nèi)的開放教育學生共有5 764人，其中2008—2012年均為遺留生人數(shù)，共有1 481人；2013年有在校生和遺留生共1 050人；2014、2015年均在校生人數(shù)，分別是903人和2 330人。僅2008—2012年校部遺留生就占在籍學生人數(shù)的25.69%。

統(tǒng)計顯示，海南廣播電視大學2008—2015年校部開放教育學生檔案共建檔9 550份，領(lǐng)取3 817份。其中2008—2012年建檔4 437份，僅領(lǐng)取2 402份，約占建檔數(shù)的54.14%；遺留2 035份，約占建檔數(shù)的45.86%。這說明，8年學籍有效期內(nèi)持續(xù)產(chǎn)生遺留檔案，且遺留比例較高。

三、開放教育學生檔案管理工作存在的問題及原因

1.學生檔案管理工作缺乏明確的規(guī)章制度和規(guī)范性要求

目前，開放教育缺乏學生檔案管理方面的規(guī)章制度。國家開放大學(原中央廣播電視大學)僅對學籍檔案、畢業(yè)生檔案做了一般性規(guī)定，省級電大則根據(jù)國家開放大學(原中央廣播電視大學)的規(guī)定制定學生檔案管理辦法。例如，海南廣播電視大學目前學生檔案管理方面的規(guī)章制度只有2005年制定的《學生檔案管理暫行辦法》。

海南廣播電視大學學生檔案的管理由學生工作部門負責，招生部門、教務(wù)部門、學院、分校(教學點)等與之配合，提供報名登記表、學籍檔案紙質(zhì)材料、畢業(yè)生登記表等材料給學生工作部門歸檔；學生的黨團組織檔案則分別由組織人事處和校團委管理；而學生休學、復學、退學等學籍異動情況(學生省際轉(zhuǎn)學除外)和學習過程中的獎勵與處分情況等只是形成學籍檔案電子材料，學生獲得獎學金和被評為優(yōu)秀畢業(yè)生的文件僅由學校綜合檔案室存檔，未被收集歸入學生檔案。同時，部分學生檔案歸檔材料存在文字材料填寫不規(guī)范、日期填寫不完整、個別信息不真實等問題。由于缺少學生檔案管理的程序規(guī)范和內(nèi)容規(guī)范，且收集過程涉及多個責任單位，所以學生在校期間的檔案資料管理比較分散，這在一定程度上影響了學生檔案的完整性、嚴肅性和實效性。

2.學生檔案遺留現(xiàn)象較為嚴重

經(jīng)調(diào)查，海南廣播電視大學遺留在校的學生檔案主要包括未在最短學習年限內(nèi)畢業(yè)的學生檔案、未轉(zhuǎn)遞或未領(lǐng)取的畢業(yè)生檔案和退學學生檔案。雖然海南廣播電視大學校園網(wǎng)學生工作處網(wǎng)頁設(shè)置了“檔案管理”專欄指導辦理畢業(yè)生檔案事宜，但是學生“棄檔”現(xiàn)象仍然存在。造成這種狀況的原因主要有以下幾個方面。一是開放教育學籍有效期為8年，學生只要在期間修滿規(guī)定的學分就可以畢業(yè)。由于工學矛盾等原因，有的學生不能在最短學習年限內(nèi)按時畢業(yè)。學生退學現(xiàn)象也較普通高校多。學生退學時往往沒有考慮到檔案問題，而學生檔案管理部門會認為該學生未能應(yīng)屆畢業(yè)，繼續(xù)保存其檔案。二是學生檔案意識薄弱，缺乏建檔意識，沒有認識到檔案的真正價值。例如，檔案管理人員平時整理、核實歸檔材料的時候，會對歸檔材料不齊全、不規(guī)范的材料進行匯總，及時通知學生補齊材料或重新填寫材料；為了能夠讓學生順利辦理離校手續(xù)，會要求畢業(yè)班學生提前到校填寫畢業(yè)生登記表，以便進行統(tǒng)一封檔，等等。但是，學生往往不能按時配合辦理，常拖延到確實需要檔案的時候，才匆忙回校辦理。三是學習支持服務(wù)工作有待提高。開放教育應(yīng)加強對學生的導學和助學，努力為學生提供多樣化、差異化、個性化的學習支持服務(wù)，助力學生按時畢業(yè)。只有如此，才能按時、順利發(fā)放學生檔案。

學生檔案遺留在校，往往導致學生在完成學業(yè)后，檔案不能及時完整送達其所在單位或移交至人事代理機構(gòu)。這不利于學生檔案的完整及時轉(zhuǎn)出，也不利于用人單位全面真實了解學生的綜合情況；另一方面，也增加了檔案管理的工作量和工作難度，造成管理工作的混亂和資源浪費。

3.管理人員檔案專業(yè)水平有待提升

目前，開放教育學生檔案管理主要是教育教學和學生管理的一項輔助工作，尚未被完全納入到學校檔案綜合管理中，管理人員平時開展學生檔案管理工作時，一般僅從教育教學和學生管理的角度出發(fā)考慮問題，很少從檔案管理的專業(yè)角度考慮問題。同時，開放教育學生檔案管理人員目前較少有機會接受檔案專業(yè)知識培訓，尤其是針對開放教育學生檔案管理方面的培訓，導致其缺乏檔案管理的專業(yè)知識。大多數(shù)人員主要憑經(jīng)驗從事日常的學生檔案管理工作。

4.學生檔案管理信息化程度較低

目前，部分廣播電視大學的檔案管理工作主要還是管理紙質(zhì)檔案，學生檔案管理的電子化和信息化程度還不高，技術(shù)手段和管理模式都有待提高。在目前的條件下，每個學生僅有一套紙質(zhì)檔案材料，在學生畢業(yè)后被轉(zhuǎn)遞或領(lǐng)取，之后學校關(guān)于該學生的信息僅有教務(wù)管理系統(tǒng)里的學籍檔案電子材料，即學生基本情況、課程注冊情況、考試成績、學籍異動情況等，而其他材料，如報讀審批表、畢業(yè)生登記表等將無法查詢。另外，隨著招生規(guī)模的擴大，學生檔案遺留在?，F(xiàn)象日漸增多。學生檔案的數(shù)量不斷增加，而檔案在校存放的時間又較長，如果只使用紙質(zhì)檔案，就不便于及時補充完善學生的檔案材料以及對其進行查詢利用，也不利于檔案的安全保管。

四、加強開放教育學生檔案管理工作的對策

1.加強建章立制和監(jiān)督指導，依法依規(guī)開展學生檔案工作

2008年頒布的《辦法》在文件材料歸檔范圍中增加了學生類檔案，這充分說明了學生檔案的重要性。開放教育工作者應(yīng)當強化檔案意識，依法依規(guī)開展學生檔案管理工作，自覺支持和做好學生檔案管理工作。雖然《辦法》規(guī)定了學生檔案的內(nèi)容，但是未能涵蓋開放教育學生檔案的各個方面，各級開放大學和廣播電視大學應(yīng)依據(jù)《辦法》的要求，結(jié)合開放教育學生檔案的形成特點，制定配套的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范開放教育學生檔案管理的內(nèi)容、方法和程序，切實做好學生檔案的收集、接收(即立卷、歸檔)、保管、轉(zhuǎn)遞階段的各項工作和遺留檔案的管理。具體包括以下幾個方面的工作：一是明確學生檔案主管部門、形成檔案材料的其他相關(guān)部門的職責范圍，做到分工明確，各盡其責。二是對各部門應(yīng)歸檔材料的內(nèi)容和歸檔時間作出明確規(guī)定，做到隨著檔案的形成及時歸檔，保持檔案材料的完整性和連續(xù)性。這既避免了集中突擊整理的大工作量，又能使檔案及時反映出學生發(fā)展的新情況，保證檔案信息的實效性。三是要形成統(tǒng)一的存檔標準，規(guī)范檔案的接收、保管、轉(zhuǎn)遞要求和程序，確保檔案材料的真實性和安全性[3]。四是規(guī)范遺留學生檔案的管理，以“以人為本”為出發(fā)點，既要考慮到學生的實際情況，又要考慮到學生檔案管理的人力和場地資源情況，定期進行分類清理。五是定期匯總統(tǒng)計學生檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、遺留等各類信息。

要依據(jù)法律法規(guī)和規(guī)章制度，開展監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導，促進規(guī)章制度的落實和執(zhí)行，做到依法依規(guī)開展學生檔案工作，實現(xiàn)檔案工作與開放教育共同進步、共同發(fā)展。例如，省級電大可以采取系統(tǒng)(廣播電視大學系統(tǒng))“條條管”和地方(例如海南省檔案學會高校檔案專業(yè)委員會)“塊塊抓”相結(jié)合的方式，開展業(yè)務(wù)檢查和指導，進行交流協(xié)作，逐步形成適合開放教育學生檔案管理的理論體系和管理模式。校內(nèi)可以成立學校檔案工作領(lǐng)導小組，對學生檔案管理工作進行定期的檢查，建立管理目標考評制度，定期進行目標考評。

2.加強管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高其科學管理檔案的能力

要提高檔案管理人員對學生檔案管理工作重要性的認識，強化其依法依規(guī)管理檔案的意識；要加強業(yè)務(wù)培訓，強化敬業(yè)精神，提高責任意識、服務(wù)意識和管理水平。要通過組織學習《檔案法》和《辦法》，使檔案管理人員了解到學生檔案管理工作不僅僅是教學或?qū)W生工作的一部分，也是檔案工作的組成部分。要鼓勵和組織檔案管理人員參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓和研討會，與同行進行交流協(xié)作，參觀考察其他高校特別是本科院校的檔案管理工作。要通過多種方式加強對檔案管理人員敬業(yè)精神的培養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)知識和技能，使他們把好檔案管理的“入口關(guān)”和“出口關(guān)”。在日常工作中，檔案管理人員要認真審核學生檔案各項材料是否齊全，內(nèi)容填寫是否規(guī)范、完整，對不合格的檔案，應(yīng)及時通知有關(guān)人員重新填寫，審核合格后方予以蓋章，確保檔案材料齊全，信息內(nèi)容真實。此外，檔案管理人員平時要多與形成檔案材料的相關(guān)部門聯(lián)系和溝通，營造良好的協(xié)作氛圍，保證檔案管理工作流程順暢。

3.加強檔案管理宣傳教育工作，提高學生檔案意識

要加強檔案管理工作的宣傳教育，積極宣傳檔案的價值和重要性。要做好學生的檔案意識教育工作，在新生入學教育和平時的政治思想教育工作中加強對學生檔案意識的培養(yǎng)，使之認識到檔案的依據(jù)性、憑據(jù)性、不可替代性等特點，以及對其個人未來工作、生活和學習具有的重要意義。要指導學生掌握其個人檔案的正確轉(zhuǎn)遞和管理的方式方法，督促其畢業(yè)時及時轉(zhuǎn)走個人檔案并妥善保管，以備將來考研、出國或晉升時需要。例如，可以考慮在新生入學后的第一課——《國家開放大學學習指南》的課程中增加有關(guān)檔案知識的內(nèi)容，增強學生的檔案意識，從而提高學生檔案的歸檔質(zhì)量，減少“棄檔”現(xiàn)象。

4.發(fā)揮開放教育系統(tǒng)優(yōu)勢，推進學生檔案信息化建設(shè)

目前，開放教育新生入學信息通過招生管理系統(tǒng)完成，畢業(yè)審核通過教務(wù)管理系統(tǒng)完成，學生檔案當中的學籍檔案已自然形成電子材料，這為學生檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員應(yīng)在遵循檔案工作客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，有計劃、有步驟地開展學生檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化工作，最終實現(xiàn)學生檔案的信息化管理[3]。學生檔案實現(xiàn)數(shù)字化和數(shù)據(jù)化后，可以讓檔案得以永久安全保存，為學生就業(yè)提供便利條件，為用人單位全面了解學生的綜合情況提供真實可靠、快捷方便的參考信息，做到科學治檔、高效服務(wù)。例如，可以通過開發(fā)學生檔案管理軟件，實現(xiàn)學生檔案內(nèi)容檢索的數(shù)字化；可以與教務(wù)系統(tǒng)學籍檔案數(shù)據(jù)化資源建設(shè)共建共享，建立具有開放教育特色的、完整規(guī)范的學生檔案數(shù)據(jù)庫，讓教師、學生、用人單位可以通過網(wǎng)絡(luò)進行查詢和利用，使檔案為學生畢業(yè)后的工作、生活發(fā)揮積極作用。

開放教育學生檔案的管理水平在一定程度上反映了開放教育的管理能力和水平，對于引導社會和用人單位了解開放教育具有重要的作用。因此，應(yīng)依法依規(guī)、科學高效地做好開放教育學生檔案管理工作，滿足社會、用人單位、學生等不同主體對學生檔案的個性化需求，切實做到檔案服務(wù)于學生、學校和社會，并以此促進開放大學自身建設(shè)，提高開放教育的綜合競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。

[1]高等學校檔案管理辦法(教育部第27號令)[Z].2008.

[2]王靜，等.學籍管理工作手冊[M].北京：中央廣播電視大學出版社，2009:3.

[3]王琴.對高校學生檔案管理工作的幾點認識[J].黑龍江檔案，2010(3)：29.

(責任編輯 安 然)

2016-12-21

2015年海南省遠程職業(yè)教育研究基地課題(校內(nèi))“開放教育學生檔案管理研究——以海南電大為例”(YZJY2015-2)成果之一。

潘群(1969—)，女，海南瓊海人，海南廣播電視大學組織人事處檔案館員，主要從事檔案管理學研究；陳美宇，海南廣播電視大學文法學院講師；符芳芬，海南廣播電視大學財經(jīng)學院講師；王秀玲，海南廣播電視大學文法學院副教授。

10.3969/j.issn.1008-6382.2017.01.005

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1008-6382(2017)01-0028-05