李紅

【摘 要】歸檔文件的收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，也是做好歸檔文件整理工作的重要基礎(chǔ)。沒(méi)有歸檔文件的收集工作，就談不上歸檔文件的整理、提供利用及開(kāi)發(fā)，就等于是“無(wú)米之炊”。而收集質(zhì)量的高低，直接影響其他環(huán)節(jié)，如果收集的文件殘缺不全，不符合質(zhì)量要求，就會(huì)給其他環(huán)節(jié)帶來(lái)影響，甚至造成返工和重復(fù)勞動(dòng)。即使將來(lái)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，電子文件的歸檔仍然是在現(xiàn)有紙質(zhì)材料收集的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。因此，文件材料的收集是做好歸檔文件整理工作的根本，是必須打好的基礎(chǔ)，而及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵，是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】歸檔；文件整理；實(shí)踐

【中圖分類(lèi)號(hào)】G272.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2017）04-0178-03

歸檔文件整理是檔案管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的活動(dòng)。歸檔文件整理是“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程”。2001年1月，國(guó)家檔案局發(fā)布和推行了《歸檔文件整理規(guī)則》（簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)則》），為新形勢(shì)下規(guī)范、高效地進(jìn)行歸檔文件整理工作提供了依據(jù)。在歸檔文件整理工作實(shí)踐中，如何準(zhǔn)確、高效地做好歸檔文件整理工作，是需要檔案工作者長(zhǎng)期思索與解決的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，只要從本單位的實(shí)際出發(fā)，及時(shí)收集歸檔文件，認(rèn)真把好鑒別的關(guān)口，優(yōu)化整理方法，簡(jiǎn)化整理程序，深化檢索，就能提高工作質(zhì)量和效率，與時(shí)俱進(jìn)，不斷開(kāi)創(chuàng)歸檔文件整理工作的新局面。以下是筆者對(duì)歸檔文件整理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)，與大家共享。

1 及時(shí)收集是做好歸檔文件整理工作的重要基礎(chǔ)

歸檔文件的收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，也是做好歸檔文件整理工作的重要基礎(chǔ)。沒(méi)有歸檔文件的收集工作，就談不上歸檔文件的整理、提供利用及開(kāi)發(fā)。而收集質(zhì)量的高低，直接影響其他環(huán)節(jié)，如果收集的文件殘缺不全，不符合質(zhì)量要求，就會(huì)給其他環(huán)節(jié)帶來(lái)影響，甚至造成返工和重復(fù)勞動(dòng)。即使將來(lái)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，電子文件的歸檔仍然是在現(xiàn)有紙質(zhì)材料收集的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。因此，文件材料的收集是做好歸檔文件整理工作的根本，是必須打好的基礎(chǔ)，而及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵，是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)。

及時(shí)做好歸檔文件的收集工作，需要檔案工作者更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任心，重視平時(shí)的收集積累。收集工作并非等到年底要整理了才進(jìn)行，而應(yīng)區(qū)分不同的情況，明確歸檔時(shí)限，做到隨辦隨歸、妥善管理。我們的做法如下：第一，認(rèn)真做好收發(fā)文件登記，通過(guò)登記，對(duì)來(lái)往行文、單位內(nèi)部文件、會(huì)議文件等逐件登記建賬，做到“家底清楚”，有據(jù)可查。第二，根據(jù)文件歸檔時(shí)限，對(duì)已到時(shí)限的文件進(jìn)行追蹤收集，以免文件散落到個(gè)人手里。對(duì)已登記的文件材料做到辦完一件收集一件。第三，對(duì)收集來(lái)的各種文件材料逐件進(jìn)行檢查，查看文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件，文件材料是否齊全完整，同一事由的文件是否收集在一起等。第四，按照整理工作的具體要求，根據(jù)本單位檔案部門(mén)制訂的分類(lèi)方案，準(zhǔn)備好不同的檔案盒，分別把同一類(lèi)別的文件裝入相應(yīng)的檔案盒保管。同時(shí)，做好收集文件的登記工作，使收集的文件分門(mén)別類(lèi)、有目可查、運(yùn)轉(zhuǎn)有序、保管安全。及時(shí)地收集，為歸檔文件的整理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 把好鑒別關(guān)是做好歸檔文件整理工作的前提

歸檔文件價(jià)值鑒定是一個(gè)對(duì)文件進(jìn)行分析的過(guò)程。在文件歸檔時(shí)，對(duì)文件能否轉(zhuǎn)換為檔案進(jìn)行資格審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，刪除沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料。文件的鑒別工作是歸檔文件整理的一道關(guān)口，認(rèn)真做好文件的鑒別，把好這道關(guān)口是做好歸檔文件整理工作的前提。只有正確地判定文件材料的價(jià)值，準(zhǔn)確地劃分保管期限，歸檔文件整理工作才能準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行，才能提高歸檔質(zhì)量。

把好歸檔文件的鑒別關(guān)，檔案人員一定要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，熟練掌握檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解被鑒定文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，用歷史的、發(fā)展的、全面的觀點(diǎn)來(lái)鑒別其價(jià)值，使其真正成為傳承文明、記錄歷史、服務(wù)社會(huì)、造福人類(lèi)的財(cái)富，同時(shí)又將無(wú)保存價(jià)值的文件從源頭上給予清除，使檔案優(yōu)化問(wèn)題解決于萌芽之中。

把好歸檔文件的鑒別關(guān)，應(yīng)把鑒定工作納入日常工作程序，建立由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員3級(jí)結(jié)合的鑒定小組，有組織、有計(jì)劃、有步驟地定期開(kāi)展檔案鑒定工作，制定切實(shí)可行的歸檔范圍及保管期限，對(duì)不同類(lèi)型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。比如，文書(shū)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作由檔案部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門(mén)責(zé)任人及兼職檔案人員共同參與，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件建立銷(xiāo)毀清單，經(jīng)鑒定無(wú)誤后，簽字確認(rèn)，按規(guī)定程序銷(xiāo)毀。如果在鑒定中對(duì)個(gè)別文件無(wú)法把握，則在檔案部門(mén)繼續(xù)保存，與下一批到期檔案一同鑒定。每年年初，檔案工作人員根據(jù)各種檔案的到期情況，逐卷、逐件進(jìn)行清點(diǎn)造冊(cè)，分批、分期進(jìn)行鑒定。對(duì)需要延長(zhǎng)保管期限的案卷，在有關(guān)目錄及案卷備考表中予以注明，繼續(xù)保存；對(duì)應(yīng)當(dāng)銷(xiāo)毀的文件，編制“銷(xiāo)毀清冊(cè)”一式兩份，按程序予以銷(xiāo)毀。文件的鑒定應(yīng)避免主觀性和隨意性，確保文件鑒定工作準(zhǔn)確、無(wú)誤。

3 完善整理方案是做好歸檔文件整理工作的有效途徑

歸檔文件整理方案就是在文件歸檔整理前，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，確定分類(lèi)方法和構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程，以便歸檔文件整理遵循一定的規(guī)律，保存文件之間的聯(lián)系。文件的形成不是任意的，而有著自身的規(guī)律和特點(diǎn)，這種規(guī)律也就是文件之間的有機(jī)聯(lián)系和具體表現(xiàn)。制訂合理的、適合本單位的歸檔文件整理方案，就好像修建了四通八達(dá)的道路，使歸檔文件整理工作有了通達(dá)目的的途徑。

歸檔文件整理方案不是一成不變的，隨著時(shí)代的變遷，機(jī)構(gòu)的改革等，歸檔文件整理方案也在保留原有的框架下有所變動(dòng)，需要不斷地完善。從本單位的實(shí)際出發(fā)，尋找、選擇最佳的方案，使之不斷地完善，是做好歸檔文件整理工作的有效途徑。

歸檔文件整理方案需要認(rèn)真地斟酌，仔細(xì)地推敲，不斷地完善，才能使其最終合乎于自身的需要。在歸檔文件的整理實(shí)踐中，我們根據(jù)本單位的實(shí)際情況，在分類(lèi)方法上運(yùn)用了職能簡(jiǎn)易分類(lèi)方法，就是綜合機(jī)構(gòu)、問(wèn)題和職能3種分類(lèi)方法，優(yōu)化組合，制訂出比較合理的整理方案，并根據(jù)實(shí)際情況不斷地完善，從而達(dá)到簡(jiǎn)便快捷、簡(jiǎn)單易行的效果。

4 改革整理的方法是做好歸檔文件整理工作的關(guān)鍵

《規(guī)則》對(duì)原有的歸檔文件整理方法進(jìn)行了改革，以“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”為宗旨，對(duì)原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進(jìn)行了改革，變立卷整理為以件為單位進(jìn)行整理，大幅度地簡(jiǎn)化了整理工作中的手工操作，把檔案工作人員從煩瑣、復(fù)雜的組卷中解放出來(lái)，為歸檔文件整理工作贏得了更多的時(shí)間。可以說(shuō)，改革歸檔文件整理的方法，對(duì)我們提高工作效率起到了關(guān)鍵的作用。

在歸檔文件整理工作實(shí)踐中，我們按照《規(guī)則》的要求，采用了簡(jiǎn)化之法，刪繁就簡(jiǎn)，推行文件級(jí)管理，文書(shū)檔案以“件”為單位進(jìn)行整理，免除了復(fù)雜、繁瑣的組卷過(guò)程。同時(shí)，取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄、無(wú)需編頁(yè)號(hào)，無(wú)需擬寫(xiě)案卷題名和封面，歸檔文件直接裝保管盒內(nèi)，不再線(xiàn)訂，只是加固，避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經(jīng)意間發(fā)生的文件合訂問(wèn)題。我們還采用文件張?zhí)栁矓?shù)相加和立厚卷等簡(jiǎn)潔明快的工作方法，使整理工作得到了極大的簡(jiǎn)化，大大地加快了歸檔文件整理，減輕了工作量，提高了工作效率。每年用于歸檔文件整理的時(shí)間，由過(guò)去的2～3個(gè)月縮短為3～4周。

5 深化檢索體系是歸檔文件整理工作有效服務(wù)社會(huì)的重要手段

信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用，給歸檔文件整理工作帶來(lái)了新的契機(jī)。利用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。深化檢索體系，就是在完成歸檔文件分類(lèi)、排列、編制件號(hào)后將歸檔文件數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，以方便使用者查閱的過(guò)程。使用計(jì)算機(jī)介入歸檔文件整理工作，不但提高了工作效率，更是歸檔文件整理工作有效服務(wù)社會(huì)的重要手段。在規(guī)模比較小的事業(yè)單位，由于條件的限制，檔案信息化建設(shè)難以深層次地進(jìn)行，但是我們可以在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目檢索方面有所作為。

雖然歸檔文件以件為單位進(jìn)行管理，但它強(qiáng)調(diào)同一事由的歸檔文件要排列在一起，為我們深化檢索體系提供了可能。在計(jì)算機(jī)錄入編目和檢索前，我們根據(jù)整理方案建立事由虛擬關(guān)聯(lián)，并利用這種關(guān)聯(lián)進(jìn)行編目、錄入，這樣大大方便了查閱和檢索，使用者可以通過(guò)計(jì)算機(jī)管理軟件很快地檢索到自己所需的任意一份文件檔案，便于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。

在深化計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的過(guò)程中，我們利用計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、提取、分析、加工，另行編制了《專(zhuān)題目錄》《重要文件目錄》《分類(lèi)目錄》等，同時(shí)既建立事由虛擬關(guān)聯(lián)，又建立其他虛擬關(guān)聯(lián)，比如年度虛擬關(guān)聯(lián)、組織機(jī)構(gòu)虛擬關(guān)聯(lián)等，深化和豐富了檢索體系，提高了歸檔文件整理工作效益，為歸檔文件整理工作有效服務(wù)社會(huì)奠定了基礎(chǔ)。

6 創(chuàng)新是歸檔文件整理工作不斷向前發(fā)展的動(dòng)力

創(chuàng)新歸檔文件整理，就是在《規(guī)則》的指導(dǎo)下，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)歸檔文件整理實(shí)踐進(jìn)行不斷完善的過(guò)程。通過(guò)持續(xù)創(chuàng)新，使得歸檔文件整理工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷向前發(fā)展?？梢哉f(shuō)，創(chuàng)新是歸檔文件整理實(shí)踐向前發(fā)展的動(dòng)力。

歸檔文件整理實(shí)踐的創(chuàng)新活動(dòng)，在于執(zhí)行《規(guī)則》不刻板、不教條，一切從實(shí)際出發(fā)，新舊方法兼容并蓄、優(yōu)化組合，促進(jìn)歸檔文件整理工作不斷完善。

在歸檔文件整理實(shí)踐中，在編寫(xiě)“歸檔文件目錄”及“文件大流水編號(hào)”時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)歸檔文件按份數(shù)一年采用一個(gè)連貫的大流水編號(hào)，數(shù)百份、上千份文件編號(hào)相互串聯(lián)在一起，除了文件編號(hào)時(shí)容易出現(xiàn)漏號(hào)或重號(hào)外，漏編的文件號(hào)或以后新補(bǔ)充的文件號(hào)只能在最后接續(xù)，而這些文件的保管要按類(lèi)別保管單位插進(jìn)其間，這時(shí)相關(guān)類(lèi)別、相關(guān)保管單位原有文件編號(hào)會(huì)被打亂，卷盒內(nèi)文件短缺不易被察覺(jué)。為了解決這些弊病，我們?cè)诰帉?xiě)“歸檔文件目錄”時(shí)，先按保管單位編獨(dú)立的文件流水號(hào)，恢復(fù)“卷內(nèi)文件目錄”；在收集完畢全年的歸檔文件后，再增加文件序號(hào)的編寫(xiě)，既方便檢索，卷盒內(nèi)文件短缺也容易被發(fā)現(xiàn)。

隨著改革開(kāi)放的不斷深入，帶動(dòng)了各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，也為歸檔文件整理工作帶來(lái)新問(wèn)題、新任務(wù)、新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)。但是不管時(shí)代如何變化，只要我們努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新本領(lǐng)，加強(qiáng)工作責(zé)任心，做到及時(shí)收集歸檔文件，認(rèn)真把好鑒別的關(guān)口，優(yōu)化歸檔文件整理方法，簡(jiǎn)化歸檔文件整理程序，歸檔文件整理工作就能立于不敗之地。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]劉立.檔案部門(mén)如何編制電子文件功能需求[J].中國(guó)檔案，2013（5）.

[2]陳曉暉，趙屹.我國(guó)電子文件管理亟待完善的措施[J].中國(guó)檔案，2013（1）.

[3]黎明.檔案鑒定理論在企業(yè)檔案工作中的運(yùn)用[J].中國(guó)檔案，2013（3）.