齊宏佳

【摘要】隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)融入到人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯姆椒矫婷妫瑱n案管理工作也不例外。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，相關(guān)人員需要不斷探索提高檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施和方法，提高檔案管理工作的水平，為我國現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè)；檔案管理；措施

作為現(xiàn)代檔案管理的主要方式，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國未來檔案管理工作不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展方向。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展與深化，其在我國檔案管理工作中的有效應(yīng)用，也推動(dòng)了我國檔案管理工作水平的不斷提升，為我國檔案信息資源的共享提供了可能與保障。

一、檔案信息化建設(shè)的基本理論

檔案信息化指的是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、保存、管理的統(tǒng)一化、和諧化，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享化的一種模式。

二、檔案信息化建設(shè)的特征

在實(shí)驗(yàn)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理向著多元化的方向發(fā)展。二是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化。在普及時(shí)期，檔案信息化建設(shè)又表現(xiàn)出了其他固有的特點(diǎn)，主要包括：1.對(duì)檔案的公布，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案檢索的開發(fā)與利用。2.計(jì)算機(jī)的使用逐步得到社會(huì)各界的肯定，計(jì)算機(jī)編目進(jìn)一步普及，計(jì)算機(jī)輔助立卷得以實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要體現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為引領(lǐng)檔案管理的中堅(jiān)力量，多媒體技術(shù)和光盤存儲(chǔ)功能已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。數(shù)字檔案時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的主要特征表現(xiàn)在：數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流，各檔案數(shù)據(jù)庫得以建立和使用，同時(shí)，電子文件的相關(guān)管理網(wǎng)站也逐步建立和完善，數(shù)字檔案管理成為檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施與方法

（一）不斷推進(jìn)檔案管理信息資源的整合工作。在日常的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢(shì)。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會(huì)歷史發(fā)展的宏觀方向，同時(shí)，還能夠反映出人們?nèi)粘Ｉ畹狞c(diǎn)滴細(xì)節(jié)，將社會(huì)當(dāng)中存在的整個(gè)集體與個(gè)體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領(lǐng)性的檔案信息管理制度為指導(dǎo)，并結(jié)合檔案分級(jí)管理制度的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)國家資源的合理配置與高效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的共享。此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通過兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進(jìn)行整理的過程當(dāng)中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價(jià)值，還需要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術(shù)方法，對(duì)整合的目標(biāo)進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理，確保信息資源能夠在宏觀角度上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展。

（二）提升電子文件歸檔管理的信息化水平。在接收到各相關(guān)資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對(duì)此類信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要對(duì)資料和信息按照方式和類型的不同進(jìn)行分類。這主要涉及到以下兩個(gè)方面：紙質(zhì)信息的電子化形式轉(zhuǎn)化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉(zhuǎn)化。此外，還需要對(duì)不同的信息進(jìn)行使用價(jià)值的鑒別，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價(jià)值信息的真實(shí)性、完整性、有效性和可用性。同時(shí)，還需要依據(jù)國家制定的檔案管理辦法對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行規(guī)范，不斷提升檔案信息化管理水平。

（三）提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，拓寬檔案信息管理人員的管理思路。之所以要進(jìn)行檔案管理工作，主要是為了為社會(huì)提供有效的服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，檔案管理部門以及其內(nèi)部的相關(guān)管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對(duì)資料進(jìn)行充分的“利用”，這制約了檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉(zhuǎn)變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統(tǒng)檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價(jià)值取向，在檔案信息化建設(shè)時(shí)期，一定要轉(zhuǎn)變這一理念，推進(jìn)檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務(wù)大眾的思想意識(shí)。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)水平和綜合素質(zhì)能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對(duì)檔案的保存，更需要綜合性的人才對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和歸納，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供信息支持。當(dāng)然，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要立足長遠(yuǎn)，充分發(fā)揮出檔案對(duì)國家發(fā)展的積極作用，只有這樣，才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。

四、結(jié)語

隨著世界范圍內(nèi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，將信息化技術(shù)應(yīng)用于我國的檔案管理工作已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展方向。檔案的信息化建設(shè)能夠有效提高檔案管理的水平，為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展提供信息支持。本文從簡要介紹檔案信息化建設(shè)的基本理論與特征入手，從不斷推進(jìn)檔案管理信息資源的整合工作、提升電子文件歸檔管理的信息化水平以及提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、拓寬檔案信息管理人員的管理思路三個(gè)方面提出了檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施與方法，以期為提高我國檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平貢獻(xiàn)一份微薄的力量。

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