顧竹君

摘要：OA系統(tǒng)的推廣和發(fā)展為高校文檔工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理新機(jī)制提供了便利和支持，既對提升效率、優(yōu)化流程產(chǎn)生了積極的影響，同時(shí)也對管理安全提出了更高的要求。本文對OA平臺下，高校實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化管理的阻力進(jìn)行了梳理，并針對理念滲透不夠、管理體制分離、技術(shù)支撐不足等問題提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施：首先要注重宣傳，更新理念；其次要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)同；最后要優(yōu)化技術(shù)，完善硬件；從而為高校依托OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化管理提供保障。

Abstract： The promotion and development of OA system has provided the convenience and support for the new management mechanism of digital document management in colleges and universities， which has a positive impact on improving efficiency and optimizing the process， and also puts forward higher requirements for management security. In this paper， the obstacles to the digital management of college document under OA platform， are sorted out， and countermeasures are proposed for the problems such as lack of concept penetration， management system separation， lack of technical support and so on. First， focus on publicity， update ideas； second， pay attention to overall planning and strengthen the coordination； finally， optimize the technology， improve the hardware； so as to ensure colleges to achieve digital management of documents relying on OA system..

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；文檔數(shù)字化；高等學(xué)校

Key words： OA system；document digitization；higher school

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）16-0021-02

0 引言

隨著高校教育管理信息化程度的加深和數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，作為學(xué)校開展教育教學(xué)管理工作重要載體的文書檔案工作，其數(shù)字化管理改革已經(jīng)被提上日程。當(dāng)前，校園OA（Office Automation，即辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)在高校已經(jīng)大范圍普及，其應(yīng)用功能也日益拓展，為校內(nèi)外辦公信息的收集、傳遞、處理、共享提供了便捷的平臺，也為承載著大量學(xué)校管理事務(wù)的文書檔案工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)和現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。

1 OA系統(tǒng)為文檔管理工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 提升了文檔流轉(zhuǎn)的效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書處理步驟繁復(fù)，耗時(shí)過長，而將文件電子化在OA系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理，既可以一鍵實(shí)現(xiàn)校內(nèi)多人的同步傳閱和大范圍的信息共享，也可以依托系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)監(jiān)控功能，設(shè)置辦文提醒通知，保證文件的即時(shí)交辦和適時(shí)督辦。而系統(tǒng)中留存的文件辦理軌跡，包括批閱意見、傳閱層次、辦理結(jié)果等有價(jià)值的要素也能夠有條理地直接轉(zhuǎn)化輸出，運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)快速、準(zhǔn)確地完成檔案信息的整理、錄入、立卷等一系列歸檔操作，從而有效地減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。

1.2 革新了文檔處理的流程

傳統(tǒng)文檔管理工作的分工和界限比較清晰，辦公室、職能部門、檔案部門負(fù)責(zé)各自的工作流程，分屬不同部門的工作環(huán)節(jié)之間相對分離，而OA系統(tǒng)的應(yīng)用和介入為文檔管理流程實(shí)現(xiàn)一體化集成提供了便利。在OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)校的文書工作及辦文過程中職能部門的業(yè)務(wù)工作可以實(shí)現(xiàn)更好的響應(yīng)和互動(dòng)，而以O(shè)A系統(tǒng)的數(shù)字化辦文為基礎(chǔ)，與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行溝通，檔案工作也能夠提前介入，同步參與到文件的整個(gè)生命周期的管理中，將檔案的鑒定、著錄、保存、利用等工作融入貫穿于文件形成、簽批、流轉(zhuǎn)等各個(gè)具體環(huán)節(jié)，從而將辦公室收發(fā)文工作、相關(guān)部門承辦工作以及檔案部門歸檔工作整合為一個(gè)工作系統(tǒng)，用統(tǒng)一的工作制度、管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全程一體化管理[1]。

1.3 提高了文檔管理的安全要求

OA系統(tǒng)在高校內(nèi)部構(gòu)建了一個(gè)便捷地共享信息、高效地協(xié)同辦公的開放平臺，但是同時(shí)也帶來了文檔管理的安全隱患。與紙質(zhì)文檔相比，電子文檔在傳遞、處理、存儲過程中更容易受軟硬件故障、病毒感染、黑客攻擊等偶然或人為因素影響造成信息的失控、失真和失蹤。因而，高校在電子文檔管理中要尤其重視信息安全問題，進(jìn)一步完善系統(tǒng)的技術(shù)防范功能，確保文件的真實(shí)、完整和安全。

2 OA平臺下實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化管理的阻力

2.1 數(shù)字化管理理念滲透不夠

目前，高校管理工作的數(shù)字化程度普遍較低，校園OA的運(yùn)用局限于發(fā)布文件通知、收發(fā)校內(nèi)郵件等基本功能，文書檔案工作仍然拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)處理形式。追本溯源，陳舊的工作模式源于滯后的工作理念：一是領(lǐng)導(dǎo)層面的辦公習(xí)慣更傾向于紙質(zhì)閱讀，不熟悉OA系統(tǒng)的操作，數(shù)字化管理缺乏自上而下的推動(dòng)；二是工作人員對新理念的接受認(rèn)同度不夠，慣性思維束縛了工作方式的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化管理缺乏執(zhí)行的內(nèi)生動(dòng)力，導(dǎo)致高校的文檔工作因循守舊，按部就班，明顯無法適應(yīng)當(dāng)前教育信息化的快速發(fā)展。

2.2 文書檔案管理體制分離

文書工作與檔案工作關(guān)系密切，文書是檔案的基礎(chǔ)和來源，檔案是文書的延伸和歸宿，但受文檔分治的體制傳統(tǒng)影響，長久以來，高校的文書工作由學(xué)校辦公室承擔(dān)，檔案工作由檔案室負(fù)責(zé)，相對獨(dú)立，各司其職，這使得文書處理和檔案管理工作系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用也缺乏統(tǒng)籌，各行其是，銜接不夠，為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一平臺下的文書檔案數(shù)字化管理增加了難度。

2.3 信息化技術(shù)支撐不足

信息化技術(shù)的發(fā)展是引發(fā)文檔數(shù)字化管理改革的誘因，也是推進(jìn)文檔數(shù)字化管理實(shí)踐的支撐。高校的文檔來源多樣，多個(gè)主管部門、各條業(yè)務(wù)線都有電子或紙質(zhì)的文件需要接收和處理，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)相互孤立，文件格式形式不夠統(tǒng)一。礙于系統(tǒng)對接、格式兼容等技術(shù)問題，高校大多采用電子文檔紙質(zhì)化，統(tǒng)一書面處理的方式，這顯然與電子政務(wù)及數(shù)字校園的發(fā)展趨勢相悖。而部分依托校園OA系統(tǒng)嘗試文件在線處理模式的高校，又受系統(tǒng)本身設(shè)計(jì)的局限，數(shù)字化管理過程僅僅停留于文件的現(xiàn)行處理階段，未能從技術(shù)層面完全解決文書處理和檔案管理兩個(gè)系統(tǒng)銜接協(xié)同的問題。

3 依托OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化管理的措施

3.1 注重宣傳，更新理念

文檔數(shù)字化管理模式的實(shí)現(xiàn)不僅要憑借技術(shù)層面的革新、工作方式的創(chuàng)新，更要依靠思維觀念的更新。因此，高校要從頂層設(shè)計(jì)的高度將文檔數(shù)字化管理工作作為完善數(shù)字化校園建設(shè)、提升管理服務(wù)水平的重點(diǎn)工作，納入到學(xué)校建設(shè)發(fā)展的全局工作中去，一方面推進(jìn)OA系統(tǒng)的常態(tài)化應(yīng)用，一方面推廣數(shù)字化管理的理念和業(yè)務(wù)，以宣傳、教育為先導(dǎo)，分層次、有重點(diǎn)地做好領(lǐng)導(dǎo)層面和執(zhí)行層面的工作。首先，要注重對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的理念滲透，奠定其對數(shù)字化管理及自動(dòng)化辦公趨勢的前瞻性認(rèn)識，為工作開展?fàn)幦≈С?；其次，要加?qiáng)工作人員的理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其認(rèn)識到當(dāng)前數(shù)字化管理實(shí)施的重要性和必要性，進(jìn)一步更新數(shù)字化管理的知識結(jié)構(gòu)，掌握必要的現(xiàn)代化辦公技能，為適應(yīng)線上管理的新模式做好鋪墊。

3.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)同

高校要扭轉(zhuǎn)文檔分離，各自為政的體制弊端，必須從整體上將文檔管理工作作為一項(xiàng)多部門參與配合的系統(tǒng)工程，從領(lǐng)導(dǎo)層面就相關(guān)職責(zé)權(quán)限、組織架構(gòu)、流程體系等進(jìn)行全面、科學(xué)的綜合考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步建立、完善文檔數(shù)字化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。在統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)和工作指導(dǎo)下，一是要以O(shè)A系統(tǒng)的應(yīng)用為載體，促進(jìn)電子文書工作中各個(gè)部門之間的相互配合，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下文書工作機(jī)制的協(xié)同聯(lián)動(dòng)；二是要將現(xiàn)有OA辦公與檔案管理兩大系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配和系統(tǒng)鏈接，根據(jù)實(shí)際需求選取兼顧安全性和穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)接口，做好管理平臺的平滑對接，從而加強(qiáng)文書處理及檔案管理工作的緊密聯(lián)系[2]。

3.3 優(yōu)化技術(shù)，完善硬件

信息技術(shù)的支撐和硬件設(shè)施的保障是文檔管理實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的的基礎(chǔ)條件。高校首先要妥善地做好主管部門發(fā)文系統(tǒng)與校園OA系統(tǒng)，校園OA系統(tǒng)與學(xué)校檔案系統(tǒng)間的兩兩對接工作，由軟件開發(fā)方、校方信息技術(shù)人員及文檔管理人員三方進(jìn)行詳盡溝通，切合實(shí)際地提出設(shè)計(jì)需求，擬定對接規(guī)劃，依據(jù)實(shí)際需求開發(fā)接口程序并進(jìn)行試運(yùn)行，在試行階段要繼續(xù)關(guān)注數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)切換的操作性和穩(wěn)定性，針對過程中凸顯的不足和問題再度商討、優(yōu)化，以滿足文件從產(chǎn)生、接收至保存、利用的全程化管理需要[3]。同時(shí)，在打通文件的收、發(fā)、存、用各個(gè)管理環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建與文檔數(shù)字化管理配套的安全系數(shù)高、功能拓展性強(qiáng)的硬件環(huán)境，建設(shè)滿足信息安全和運(yùn)行效率要求的服務(wù)器系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，配備滿足日常辦文需要的刻錄、掃描設(shè)備，此外，為規(guī)避信息泄露、遺失的風(fēng)險(xiǎn)，還要在OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)相聯(lián)通的平臺上采用身份認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，全方位加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)[4]。

數(shù)字化管理模式是文書和檔案工作優(yōu)化流程、提升實(shí)效的必然選擇，而OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化管理提供了可行的操作平臺和可靠的技術(shù)路線。面對文檔數(shù)字化工作推進(jìn)過程中的阻力，高校要進(jìn)一步發(fā)揮OA系統(tǒng)在收文、辦文、歸檔工作中的溝通作用和效率優(yōu)勢，從而全面加快學(xué)校文檔工作的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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[3]操天明.高校數(shù)字檔案館建設(shè)與OA系統(tǒng)對接研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015（21）：47.

[4]蔡亞瓊.高校OA系統(tǒng)與文書檔案管理的無縫對接[J].蘭臺世界，2016（07）：49.