馬曉榮+王龍

（1.陜西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，西安 710100；2.陜西警官職業(yè)學(xué)院，西安 710021）

[摘 要]本文以行政及事業(yè)單位平衡計分卡的應(yīng)用為背景，系統(tǒng)闡釋了平衡計分卡維護(hù)與保障的基本技術(shù)細(xì)節(jié)，便于行政及事業(yè)單位應(yīng)用，以對我國政府及事業(yè)單位平衡計分卡的合理構(gòu)建和廣泛應(yīng)用發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

[關(guān)鍵詞]平衡計分卡；維護(hù)；保障

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.067

[中圖分類號]D630.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

1 行政及事業(yè)單位平衡計分卡的維護(hù)

1.1 維護(hù)的必要性

引入平衡計分卡是組織管理制度的一項重大變革，必須及時給予精心維護(hù)。如果只是把一棵小果苗栽在土里，而不去及時澆水、施肥、松土、修剪、保護(hù)，就很難根深葉茂，果實累累，甚至還可能枯死或被大風(fēng)吹折。平衡計分卡也是這樣，如果引入以后，不及時進(jìn)行精心維護(hù)，就會很快夭折。保羅·R·尼文指出：“平衡計分卡與其他重大的變革一樣，必須在一段較長的時間里對其進(jìn)行持續(xù)維護(hù)，才能使它在組織文化氛圍中生根，成為組織的常規(guī)管理手段?！?/p>

各種內(nèi)外因素的變化是平衡計分卡維護(hù)的直接動因。變化是永恒的，永無止境的；平衡計分卡也必須不斷進(jìn)步。組織引入平衡計分卡以后，組織的內(nèi)部狀況和外部環(huán)境仍在繼續(xù)發(fā)生變化，一刻也不會停止。組織自身活動的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)會不斷發(fā)生變化；組織自身的人力、資金、硬件和軟件等各種資源和因素都會不斷變化；管理者的管理水平和要求也在不斷提高。各種內(nèi)外因素的變化都會對平衡計分卡帶來影響，這要求平衡計分卡要與時俱進(jìn)，不斷進(jìn)行調(diào)整、補充、改進(jìn)、完善。

1.2 維護(hù)的可能性

平衡計分卡不是一次性的工具和項目，不是凝固不變的、僵化模板，而是適應(yīng)性極強的動態(tài)的戰(zhàn)略管理系統(tǒng)，是企業(yè)組織管理系統(tǒng)的基石。平衡計分卡有足夠的彈性處理上述各種變化。例如，當(dāng)組織管理者的管理水平明顯提高后，可以及時改變、調(diào)高平衡計分卡有關(guān)指標(biāo)的目標(biāo)值，引導(dǎo)組織再攀新高峰；當(dāng)內(nèi)部狀況和外部環(huán)境發(fā)生大的改變后，組織管理者還可以采取新的戰(zhàn)略措施，改變原來的目標(biāo)、指標(biāo)和戰(zhàn)略。一言以蔽之，可以通過精心維護(hù)，使平衡計分卡適應(yīng)各種內(nèi)外條件環(huán)境的變化，對組織進(jìn)行有效的戰(zhàn)略管理，引導(dǎo)組織始終沿著正確的方向不斷前進(jìn)。

1.3 做好平衡計分卡的年終審核工作

平衡計分卡的年終審核工作是平衡計分卡維護(hù)的核心環(huán)節(jié)。組織應(yīng)結(jié)合年終績效評價對平衡計分卡各項要素進(jìn)行一次全面的審查和反思，對不符合組織實際狀況和外部環(huán)境變化要求的目標(biāo)值、權(quán)重、指標(biāo)、目標(biāo)和戰(zhàn)略提出具體的修正意見，闡明修正理由，提交黨委辦公會議討論研究，做出明確決議，以進(jìn)行修正。

2 行政及事業(yè)單位應(yīng)用平衡計分卡的保障體系建設(shè)

2.1 建立專門的機構(gòu)

建立專門的機構(gòu)是進(jìn)行平衡計分卡維護(hù)的組織保證。所有參與過平衡計分卡系統(tǒng)早期設(shè)計和開發(fā)的人員，都對系統(tǒng)的發(fā)展負(fù)有責(zé)任，也是平衡計分卡實施和維護(hù)的骨干力量。為了保證平衡計分卡的有效實施和維護(hù)，筆者建議組織在原有平衡計分卡團(tuán)隊的基礎(chǔ)上，組建新的平衡計分卡實施和維護(hù)職能部門，由主要領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：①各種平衡計分卡資料的收集匯總和交流；②督促指導(dǎo)平衡計分卡的實施；③解決平衡計分卡實施中的各種具體問題；④定期對相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行調(diào)查確定；⑤定期組織平衡計分卡的績效評價；⑥對平衡計分卡進(jìn)行定期審查、調(diào)整、補充、改進(jìn)和完善。在建立新的職能部門前，組織管理者應(yīng)先確定一名平衡計分卡專職管理人員，協(xié)助主管經(jīng)營的副總經(jīng)理履行上述職責(zé)。

2.2 制定平衡計分卡實施與維護(hù)的專門制度和流程

制定平衡計分卡實施與維護(hù)的專門制度和流程是有效實施和維護(hù)平衡計分卡的制度保證和流程規(guī)范。組織應(yīng)在平衡計分卡團(tuán)隊前一階段引入建立平衡計分卡的基礎(chǔ)上，制定專門的制度和流程，明確規(guī)定平衡計分卡應(yīng)用過程中各項具體工作的名稱、內(nèi)容、要求、流程、銜接、完成時間和責(zé)任人，并作為組織的一項制度和規(guī)范正式印發(fā)和實施，使平衡計分卡各項具體工作的辦理有規(guī)可循，有章可依。

2.3 充分溝通

一臺機器設(shè)備，沒有充分的潤滑不能正常運轉(zhuǎn)。一個設(shè)計精良的平衡計分卡如果沒有充分的溝通也不能順利實施。溝通是保證平衡計分卡順利實施的重要前提條件之一。組織管理者應(yīng)與平衡計分卡管理人員進(jìn)行充分溝通。

2.3.1 溝通的作用

使全體員工明確平衡計分卡的具體要求，把組織發(fā)展戰(zhàn)略變成每個員工的自覺行動；使員工了解組織的各項實際業(yè)績，特別是與本職工作有直接關(guān)系的相關(guān)部門或環(huán)節(jié)的業(yè)績信息資料；使管理層了解平衡計分卡的實際執(zhí)行效果、平衡計分卡實施過程中出現(xiàn)的新問題和員工的意見與建議。這對及時采取相應(yīng)措施、加強薄弱環(huán)節(jié)、保證平衡記分卡順利實施和平衡計分卡自身的修正完善具有重要的影響作用。

2.3.2 溝通的類型、方式和主要內(nèi)容

平衡計分卡實施過程的溝通按照溝通主體的相互關(guān)系可分為以下3種類型。

（1）自上而下的溝通，一般采取發(fā)簡報、辦墻報、播放閉路電視和召開專門會議等方式進(jìn)行溝通。溝通的內(nèi)容主要包括平衡計分卡基本內(nèi)容宣講；平衡計分卡執(zhí)行情況通報和評價結(jié)果分析；平衡計分卡戰(zhàn)略目標(biāo)、績效指標(biāo)、目標(biāo)值等的調(diào)整狀況和調(diào)整原因說明；平衡計分卡在實施過程中所遇到的各種問題及其解決辦法；平衡記分卡有關(guān)政策、制度和流程變化情況介紹；好人好事表揚等。

（2）自下而上的溝通，一般采取逐級上報、口頭反映、書面報告和個人申訴等方式進(jìn)行溝通。溝通的內(nèi)容主要包括平衡計分卡考核評價專項資料上報；特殊問題反映；有關(guān)意見建議和個人申訴陳述等。個人申訴直接關(guān)系到員工的切身利益，也是員工應(yīng)有的權(quán)利。組織管理層一定要認(rèn)真對待員工個人的申訴，并由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)約請申訴員工面談，耐心聽取員工申訴陳述，然后深入調(diào)查了解，在弄清事實真相的基礎(chǔ)上，按照規(guī)定制度和程序進(jìn)行慎重處理，作出明確答復(fù)。

（3）同一層次之間的溝通，可以是職能部門之間的溝通；也可以是個人之間的溝通。同一層次之間的溝通一般采用口頭、電話和網(wǎng)絡(luò)溝通的方式進(jìn)行。

2.4 恰當(dāng)激勵

激勵是一個組織對其成員而言的。組織者通過某種機制激發(fā)、強化成員的動機，利用其為組織目標(biāo)服務(wù)。激勵含有激發(fā)動機、鼓勵行為、形成動力之意，一般是外部刺激者施加給主體的利益刺激，從而使施加的推動力轉(zhuǎn)化為主體動力。激勵機制是組織者為了使組織成員的行動與其目標(biāo)相融，并充分發(fā)揮每個成員的潛能而執(zhí)行的一種制度框架。它通過一系列具體的組織行為規(guī)范和根據(jù)組織成員生存與發(fā)展的要求、價值觀等設(shè)計的獎懲制度來運轉(zhuǎn)。

美國哈佛大學(xué)管理學(xué)院教授詹姆斯說過，如果沒有激勵，一個人的能力發(fā)揮不過20%～30%；如果施以激勵，一個人的能力則可以發(fā)揮到80%～90%，激勵是一種特殊的社會活動，它自身是有規(guī)律可循的。

充分的激勵是確保平衡計分卡有效實施和維護(hù)的重要驅(qū)動因素。組織只有重新設(shè)計采用與平衡計分卡緊密結(jié)合激勵方法，不斷完善激勵機制，才能最大限度調(diào)動廣大員工實施和維護(hù)平衡計分卡的積極性，使每個人都按照組織戰(zhàn)略要求指導(dǎo)自己的日常行動，確保組織戰(zhàn)略目標(biāo)順利實現(xiàn)。組織管理者應(yīng)從組織的實際情況出發(fā)，重點抓好以下兩方面的工作。

2.4.1 獎效掛鉤，合理計獎

激勵機制可分為2類：一類是以人的自利動機為激勵物的物質(zhì)型激勵機制，一類是以人的精神動機為激勵物的精神型激勵機制。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，物質(zhì)財富的多少往往成為衡量成功的尺度，也是在競爭中追求生存、發(fā)展及享樂所必需的條件。而精神需求通常是建立在作為自然的生存和生理上的物質(zhì)需要已經(jīng)得到基本滿足的基礎(chǔ)上才能產(chǎn)生。所以人們通常都把物質(zhì)激勵放在第一位，組織管理者應(yīng)首先給予其高度關(guān)注；精神激勵只能排在第二位。行政及事業(yè)單位的員工一般經(jīng)濟(jì)條件較差，工資較低，自然更是首先看重物質(zhì)激勵。

組織員工的薪酬分為基本工資和績效工資兩部分?；拘匠臧凑找?guī)定標(biāo)準(zhǔn)分月計付，績效工資按照規(guī)定辦法計付。行政及事業(yè)單位的物質(zhì)激勵主要采用年終計發(fā)獎金的形式，如何計發(fā)年終獎金成為了影響物質(zhì)激勵效果的關(guān)鍵因素?，F(xiàn)行的年終獎金標(biāo)準(zhǔn)，由領(lǐng)導(dǎo)按照組織的實際支付能力和往年發(fā)放情況，由管理層研究確定，采用按職務(wù)分等定額發(fā)放的辦法分發(fā)給每一位員工。這種辦法的優(yōu)點是簡單方便，容易操作；缺點是與組織的發(fā)展戰(zhàn)略脫節(jié)，與當(dāng)期的綜合業(yè)績脫節(jié)，平均主義色彩比較濃厚，不夠公平合理，不利于激勵大家為實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)努力工作的積極性，組織管理者應(yīng)予以改變，筆者建議按以下程序和方法計算支付。

（1）計算確定組織當(dāng)年計獎總比例。以組織年終平衡計分卡綜合評價得分為依據(jù)，將綜合評價得分為0.6分的計獎比例規(guī)定為10%，并按每增（減）0.01分增減0.5%的計獎比例計算確定組織當(dāng)年的計獎總比例。

（2）計算確定組織當(dāng)年獎金總額。組織當(dāng)年獎金總額=組織當(dāng)年工資總額×組織當(dāng)年計獎總比例

（3）定比分級。按照每個員工當(dāng)年的業(yè)績表現(xiàn)，對其進(jìn)行評議，將評議結(jié)果排序歸入表格相應(yīng)等級欄。等級分為A、B、C、D、E，所占比例分別為15%、25%、40%、15%、5%。

（4）分級賦權(quán)。各個等級對應(yīng)的計算獎金的權(quán)數(shù)，A等為1.4，B等為1.2，C等為1.0，D等為0.8，E等為0.6。

（5）計算確定每一員工員的工獎金數(shù)額。公式為：

（6）組織員工年終獎金模擬計算舉例。假設(shè)組織當(dāng)年全體員工工資總額為100萬元。當(dāng)年業(yè)績綜合評價得分為0.7分。A、B、C、D、E五個等級的員工基本工資數(shù)額依次為18萬元、25萬元、42萬元、11萬元、4萬元。職工王某當(dāng)年的工資為1.2萬元，所評的等級為B等。則：

組織當(dāng)年計獎總比例=10%+10×0.5%=15%；

組織當(dāng)年獎金總額=100×15%=15（萬元）；

員工王某當(dāng)年應(yīng)得獎金=15×[（1.2×1.2）/（18×1.4+25×1.2+42×1+11×0.8+4×0.6）]=0.199 262（萬元）

上述計獎辦法克服了現(xiàn)行計獎辦法的缺陷，獎金多少與組織的綜合業(yè)績評價結(jié)果密切相關(guān)，可以準(zhǔn)確計算，克服了員工之間在獎金計算上的平均主義，能夠較好的調(diào)動員工按照組織戰(zhàn)略管理的要求，努力搞好本職工作的積極性，且有很強的可操作性，比較適合于行政及事業(yè)單位當(dāng)前的實際情況，具有一定的推廣使用價值。

2.4.2 多措并舉，增強激勵效果

有效的激勵應(yīng)該是多種辦法并舉的綜合激勵。獎金激勵雖然重要，組織管理者應(yīng)認(rèn)真抓好，不斷改進(jìn)，但僅有這一種方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。組織的管理層應(yīng)該在認(rèn)真抓好獎效掛鉤，合理計獎的基礎(chǔ)上拓寬思路，廣泛聽取群眾意見，選擇采用諸如帶薪渡假、提拔晉升、委托授權(quán)、帶薪學(xué)習(xí)進(jìn)修、頒發(fā)獎狀、口頭表揚等，各種能夠激勵員工為實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)努力工作的辦法對員工進(jìn)行激勵。這些辦法不需要增加太多的激勵成本，還可以彌補單純獎金激勵的缺陷，其激勵作用同樣不可忽視。

主要參考文獻(xiàn)

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[3][美]馬克·格雷厄姆·布朗.超越平衡計分卡[M].謝軍容，譯.北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2010.