何 洋 （中車齊齊哈爾車輛有限公司 161002）

如何做好企業(yè)檔案的管理和保護(hù)工作

何 洋 （中車齊齊哈爾車輛有限公司 161002）

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案的作用越現(xiàn)突出，而且作用是不可替代的，因此作為企業(yè)檔案部門必須強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作，建立健全企業(yè)檔案工作相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高企業(yè)檔案人員綜合素質(zhì)。探索和研究檔案保護(hù)的方法和途徑，從改變檔案存放環(huán)境入手，在預(yù)防上下功夫，最大限度地保護(hù)好企業(yè)館藏檔案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的利用價(jià)值，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

企業(yè)檔案管理和保護(hù)

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。企業(yè)的一切管理工作，上至企業(yè)戰(zhàn)略管理，下至企業(yè)的基礎(chǔ)管理，都是以是否有利于企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內(nèi)在需要，它就能夠生存和發(fā)展。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案的作用越現(xiàn)突出，因此作為企業(yè)檔案部門必須強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作，最大限度地保護(hù)好企業(yè)館藏檔案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的利用價(jià)值，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、企業(yè)檔案在企業(yè)中的作用凸現(xiàn)

我公司是中國(guó)鐵路貨車、起重機(jī)的主要設(shè)計(jì)制造基地，產(chǎn)品不僅覆蓋了我國(guó)近三分之一的鐵路貨車市場(chǎng)，而且還遠(yuǎn)銷美國(guó)、澳大利亞等十幾個(gè)國(guó)家和地區(qū)。近年來公司以產(chǎn)品開發(fā)為龍頭，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，積極開拓路內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)，經(jīng)濟(jì)效益在同行業(yè)始終名列前茅，保持了良好的發(fā)展勢(shì)頭。作為企業(yè)檔案部門要不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，規(guī)范企業(yè)檔案管理，發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，為企業(yè)發(fā)展起到積極的保障和推動(dòng)作用。

1.企業(yè)檔案是資源儲(chǔ)備的重要手段。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)形成和積累的知識(shí)，是企業(yè)的重要知識(shí)資源。它能反映出企業(yè)活動(dòng)的客觀規(guī)律以及工作中成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，這些珍貴的信息資源以檔案的形式存在。企業(yè)發(fā)展是一個(gè)繼往開來的過程，企業(yè)檔案這種資源儲(chǔ)備的手段為科技人員繼承前人的知識(shí)成果和經(jīng)驗(yàn)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。在新的科技活動(dòng)中又產(chǎn)生了新的檔案，使科技資源儲(chǔ)備不斷豐富。

2.企業(yè)檔案是企業(yè)各種活動(dòng)查考的有力憑證。企業(yè)檔案的真實(shí)記錄決定了它對(duì)各個(gè)時(shí)期企業(yè)各種活動(dòng)的查考和憑證作用。一份企業(yè)的科技檔案不僅記載有一項(xiàng)科研成果的客觀內(nèi)容，而且有設(shè)計(jì)者、校核者、主管設(shè)計(jì)、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化、審核、批準(zhǔn)等各級(jí)簽暑，還能反映更改、換發(fā)情況。特別是企業(yè)改革改制和上市使企業(yè)檔案更充分顯示出它的價(jià)值所在，企業(yè)改制和上市需要公司的經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)、土地證、房證、科技成果、法律文件、會(huì)議記錄等方面的檔案資料幾千份，使企業(yè)檔案的憑證作用表現(xiàn)的更突出和直觀。

3.企業(yè)檔案是為領(lǐng)導(dǎo)決策和宣傳教育提供依據(jù)。通過企業(yè)檔案能比較全面地了解黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策以及各項(xiàng)具體的法規(guī)、規(guī)定、制度、辦法等，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策指明方向。使公司領(lǐng)導(dǎo)充分運(yùn)用國(guó)家對(duì)企業(yè)的自主權(quán)的有關(guān)規(guī)定，把企業(yè)搞活，不斷開拓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)渠道，使企業(yè)做大做強(qiáng)。

二、規(guī)范的檔案管理工作，是適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的根本

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作之一，企業(yè)只有不斷加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，健全規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，提高企業(yè)檔案工作的整體水平，才能更好地為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展的需求。

1.建立健全企業(yè)檔案工作相關(guān)制度，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。不管是維護(hù)檔案法規(guī)的權(quán)威，還是維護(hù)企業(yè)自身利益，任何一個(gè)企業(yè)都必須制定檔案工作的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，以保障檔案的完整和安全。企業(yè)制定檔案保管制度、檔案保密制度、借閱制度、各類檔案的立卷歸檔整理制度及檔案人員崗位責(zé)任制等一系列規(guī)章制度，構(gòu)建一套比較健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，使檔案管理從形成、積累、歸檔到管理和利用的整個(gè)過程都能夠有章可循。其目的是以嚴(yán)格的制度約束檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證各類檔案的完整和安全。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是做好企業(yè)檔案工作的條件。一個(gè)技術(shù)先進(jìn)、管理規(guī)范的企業(yè)離不開準(zhǔn)確、真實(shí)的檔案，而規(guī)范的檔案工作又體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，除了有一套比較健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度體系外，還應(yīng)具備符合檔案庫房建筑規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案的庫房和規(guī)范的檔案裝具，實(shí)現(xiàn)辦公、庫房、閱覽三分開，配備符合標(biāo)準(zhǔn)的防盜、防火報(bào)警裝置。

3.提高企業(yè)檔案人員綜合素質(zhì)，是做好企業(yè)檔案工作的手段。作為企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，必須堅(jiān)持以人為本，努力打造政治過硬、業(yè)務(wù)合格的檔案工作隊(duì)伍。針對(duì)企業(yè)發(fā)展形勢(shì)的不斷變化，教育檔案人員樹立創(chuàng)新服務(wù)思想，改革過去傳統(tǒng)的服務(wù)方式，一切圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)開展工作，不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。

三、探索和研究檔案保護(hù)的方法和途徑，是企業(yè)檔案長(zhǎng)期為企業(yè)服務(wù)的保證

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴歷史財(cái)富，作用是長(zhǎng)久的，特別是作為有82年歷史的老企業(yè)，檔案需要長(zhǎng)期或永久保存下去。因此，必須最大限度地延長(zhǎng)企業(yè)館藏檔案的壽命，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服好務(wù)。

1.保護(hù)企業(yè)檔案，要在預(yù)防上下功夫。檔案保護(hù)的方針是“預(yù)防為主，防治結(jié)合”。任何災(zāi)害和有害因素都有可能對(duì)企業(yè)檔案造成損壞和破壞，一旦檔案受到這樣或那樣的破壞，所造成的損失都是無法挽回的。因此做好企業(yè)檔案的保護(hù)，預(yù)防是關(guān)鍵。首先，要學(xué)習(xí)和掌握應(yīng)對(duì)和處理突發(fā)事件的能力，科學(xué)判斷、沉著應(yīng)對(duì)、準(zhǔn)確行動(dòng)，制定企業(yè)檔案保護(hù)應(yīng)急預(yù)案，建立和完善突發(fā)事件監(jiān)測(cè)、預(yù)警機(jī)制和應(yīng)對(duì)措施，把突發(fā)事件對(duì)檔案的危害降到最低。其次，要強(qiáng)化企業(yè)檔案日常防護(hù)措施，嚴(yán)格控制庫房溫濕度，控制在規(guī)定范圍內(nèi)并保持穩(wěn)定；施放檔案防蟲藥物，避免有害生物滋生；檢查和控制歸檔文件制成材料，防止細(xì)菌和維生物的侵入；保持檔案庫房清潔衛(wèi)生，做好庫房空氣消毒；制定檔案庫房定期檢查制度，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有危害檔案的情況發(fā)生，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有效治理。

2.保護(hù)企業(yè)檔案，要不斷研究和探索新方法。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的電子檔案也逐年增多，特別是對(duì)產(chǎn)品底圖的數(shù)字化轉(zhuǎn)化后的存儲(chǔ)和保護(hù)，成為企業(yè)檔案館研究和探索的重要課題。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，它分為電子檔案載體的保護(hù)、電子檔案信息的保護(hù)。電子文件的載體可分為磁性載體和光學(xué)載體，這些載體的保管除了控制適宜的溫濕度外，還要防塵、防外來磁場(chǎng)、防機(jī)械震動(dòng)、防光線和有害氣體的影響。隨著電子信息技術(shù)進(jìn)步，電子檔案將面臨著更多的危害，因此電子檔案的保護(hù)也要不斷的更新和探索，才能為企業(yè)服好務(wù)。

綜上所述，企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)檔案工作的支持和保證，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)的作用是不可替代的。作為企業(yè)檔案部門必須強(qiáng)化和規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，保護(hù)好企業(yè)館藏檔案，最大限度地延長(zhǎng)企業(yè)檔案壽命，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展的需求。

[1]陳兆祦，沈正樂.《最新檔案工作實(shí)務(wù)》第五篇 檔案保護(hù)技術(shù)實(shí)務(wù).

[2]劉小仙.《電子檔案的存儲(chǔ)和保管探析》，《機(jī)電兵船檔案》2007年第6期.