蔣周凌

摘要：在社會各項建設(shè)改革制度不斷完善和健全的帶動和影響下，社會生產(chǎn)生活領(lǐng)域當(dāng)中各種各樣的檔案文件信息，需要專門的部門和工作人員，對其進行及時有序的整理。各種各樣的檔案文件信息，已經(jīng)逐漸成為社會人力、財力以及生產(chǎn)管理資源當(dāng)中的重要組成部分。本文在簡單介紹目前事業(yè)單位檔案管理工作開展過程之中存在的問題后，將能夠有效規(guī)范檔案管理秩序的方式和途徑，進行了深入的分析和探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化管理

前言：

隨著社會主義建設(shè)事業(yè)的不斷完善和發(fā)展，來源于社會上的檔案信息無論是在數(shù)量還是在內(nèi)容方面，都有逐漸上漲的發(fā)展趨勢。隨著社會成員和單位檔案信息管理內(nèi)容的不斷增加，相應(yīng)管理工作開展的規(guī)范性也隨之被提出了更高水平的要求。有秩序的檔案管理工作的開展，能夠直接對相關(guān)人員工作效率和質(zhì)量的提升起到顯著的推動作用。如何實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就成為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的重點研究內(nèi)容。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

事業(yè)單位當(dāng)中檔案信息管理工作的開展，發(fā)展到今天已經(jīng)有幾十年時間的歷史。在以往檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，大部分工作人員普遍采用人為統(tǒng)計和管理的工作方式[1]。不僅在統(tǒng)計過程之中容易出現(xiàn)信息記錄的失誤，而且大量紙質(zhì)的檔案信息材料，也為其保管和儲存工作的展開帶來了難度。紙質(zhì)信息的保存周期是有限的，對環(huán)境和空間有著極為嚴(yán)苛的要求。一旦在管理儲存的過程之中出現(xiàn)主客觀方面突發(fā)的影響因素，極容易造成事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容的損毀和缺失。

在社會現(xiàn)代化電子信息技術(shù)應(yīng)用手段不斷提升的帶動和影響下，工作人員逐漸轉(zhuǎn)變了自身的管理理念，將部分檔案信息內(nèi)容的搜集和管理工作的開展，結(jié)合應(yīng)用了大數(shù)據(jù)信息庫的統(tǒng)計方式。但由于個別事業(yè)單位當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)人，仍沒有真正認(rèn)識到檔案規(guī)范管理的重要性。導(dǎo)致在實際規(guī)范化管理章程推行和實施的過程之中，經(jīng)常出現(xiàn)應(yīng)付了事等敷衍的工作態(tài)度。管理人員自身的業(yè)務(wù)工作能力低下，沒能掌握靈活應(yīng)用科學(xué)信息技術(shù)手段的要領(lǐng)的，導(dǎo)致整體檔案信息管理工作的開展，其規(guī)范化的發(fā)展程度仍舊偏低。

二、規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作的思考

（一）完善檔案信息管理的工作制度

想要實現(xiàn)檔案信息儲存統(tǒng)計工作的規(guī)范化管理，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立相對應(yīng)的管理制度作為約束力量。事業(yè)單位當(dāng)中的高層決策領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)在結(jié)合目前國家后自行部門檔案立卷管理規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，在單位內(nèi)部建立統(tǒng)一的檔案工作管理制度。將檔案管理負(fù)責(zé)人的工作編號、在職時間、編制支撐以及工作費用支出等，統(tǒng)一列入到檔案信息管理的制度章程當(dāng)中。做到檔案信息管理崗位上的工作人員，其所有的工作流程可以有章可依。在適當(dāng)?shù)臅r機條件下，還可以在單位檔案管理科內(nèi)部建立工作激勵制度。對工作能力較高、業(yè)績表現(xiàn)突出的工作人員，適當(dāng)給予獎金或者榮譽稱號等各種形式的激勵嘉獎，讓員工能夠在激勵規(guī)章制度的帶動下富有工作熱情，更加積極主動的投身到自己的工作崗位當(dāng)中[2]。

（二）建立檔案信息管理的兼職工作崗位

為更好的緩和目前事業(yè)單位檔案信息管理崗位空缺的矛盾現(xiàn)象，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換人力資源的儲備方式，擴大專業(yè)檔案信息人員的儲備規(guī)模。在必要時，人力資源管理部門還可以通過設(shè)定臨時兼職檔案管理崗位的方式，避免事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)崗位空缺的消極管理現(xiàn)象。無論是加入到檔案管理部門的兼職還是全職的工作人員，事業(yè)單位都應(yīng)本著專業(yè)化人才培養(yǎng)的工作目標(biāo)，對其定期開展檔案信息內(nèi)容管理的專業(yè)技能培訓(xùn)，讓職能崗位上的工作人員，能夠及時擺脫傳統(tǒng)管理思想的束縛，掌握更多現(xiàn)代化、高科技的管理方式，最終實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容管理工作的規(guī)范化開展。

（三）強化檔案信息安全保障體系的建設(shè)力度

事業(yè)單位的工作人員還可以不斷強化檔案信息安全保障體系的建設(shè)力度，避免因出現(xiàn)檔案隱私內(nèi)容外漏的現(xiàn)象，擾亂單位內(nèi)部檔案管理工作開展的秩序。需要相關(guān)工作人員尤為注意的是，檔案信息內(nèi)容管理工作的開展，需要工作人員自身能夠具備高水平的責(zé)任心認(rèn)知觀念。在此基礎(chǔ)之上，建立起來的信息安全保障體系，才能實現(xiàn)信息內(nèi)容儲存和傳輸?shù)目茖W(xué)化和規(guī)范化。相應(yīng)信息安全保障體系的構(gòu)建，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循國家信息安全數(shù)字化系統(tǒng)構(gòu)建的實際要求標(biāo)準(zhǔn)。無論是在硬件設(shè)施的配備還是在軟件系統(tǒng)的構(gòu)建水平方面，都應(yīng)盡可能滿足大數(shù)據(jù)信息庫的規(guī)范化建設(shè)要求。統(tǒng)一的檔案信劃分標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)成為目前事業(yè)單位檔案信息管理工作開展的基本原則之一。

（四）實現(xiàn)檔案信息管理方式的優(yōu)化創(chuàng)新

想要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容的規(guī)范化管理，還要實現(xiàn)實現(xiàn)檔案信息管理方式的優(yōu)化和創(chuàng)新。我國國家領(lǐng)導(dǎo)工作人員已經(jīng)于上個世紀(jì)的八十年代中期，在針對結(jié)合事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容管理近況的基礎(chǔ)之上，提出了有關(guān)“檔案信息電子文件規(guī)范化管理方案”的規(guī)劃和設(shè)想。其中著重論述的電子OA檔案信息規(guī)劃管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作開展的主要技術(shù)應(yīng)用手段之一。事業(yè)單位的決策人員，還可以派遣檔案管理部門的工作人員，讓其能夠有機會親自參與電子檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和升級工作。在觀摩和學(xué)習(xí)的過程之中，檔案管理人員能夠?qū)W習(xí)到更多系統(tǒng)信息統(tǒng)計管理的功能和應(yīng)用方式。對提升其檔案管理的時效性，有重要的推動和保障作用[3]。

結(jié)論：

總而言之，檔案管理一直是事業(yè)單位眾多工作流程之中較為主要和關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。檔案管理規(guī)范化發(fā)展程度的高低，有時能夠直接影響整個事業(yè)單位內(nèi)部各項工作開展的秩序和質(zhì)量。工作人員要在認(rèn)識到檔案管理工作開展的重要性的基礎(chǔ)之上，發(fā)現(xiàn)目前檔案信息規(guī)范化管理之中存在的欠缺和不足。只有管理人員能夠采用更加先進和現(xiàn)代化的管理理念，才能應(yīng)用合理的工作方式，實現(xiàn)其工作效率的穩(wěn)步提升。

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[3]郭雪瑩.論影響行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量的因素分析及規(guī)范化管理對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，17：91.endprint