葛顏澤

摘 要：隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息的儲存與搜索也變得更加迅捷。企業(yè)與單位內(nèi)部的各種檔案信息儲存的完整與否對于企業(yè)與單位來說是十分重要的，然而，隨著企業(yè)與單位規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，人員數(shù)量的逐漸上升，其相應(yīng)的檔案信息也變得越來越龐雜。如果按照傳統(tǒng)的信息儲存方法對信息進(jìn)行管理，必然會導(dǎo)致資源極大的浪費(fèi)，并且難以對信息進(jìn)行有效的管理與調(diào)度。因此，對檔案信息進(jìn)行信息化的管理是必不可少。本文就針對事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)行研究，幫助我國各單位檔案有效管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化

自中國改革開放以來，經(jīng)濟(jì)得到了迅猛的發(fā)展，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了長足的進(jìn)步。由于企業(yè)與單位的不斷擴(kuò)大，如何對其內(nèi)部的人員檔案信息進(jìn)行有效的管理成為管理工作者所頭疼的問題。而這種信息化的管理方式，能夠有效的增加檔案管理的速度與安全性，避免信息的丟失，使信息的隱秘性得到保證。由此可見，檔案信息化管理是大勢所趨，但是，其自身仍具備一定的缺點(diǎn)，因此，本文對事業(yè)單位信息化管理的特點(diǎn)與弊端以及提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)措施進(jìn)行分析。

1 事業(yè)單位信息化管理的特點(diǎn)與弊端

1.1 事業(yè)單位信息化管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位信息化管理的特點(diǎn)較為明顯。首先，在檔案的存儲環(huán)境方面，信息化管理有其自身的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的信息記錄與查閱的載體大多為紙張，采用人工的方式將相應(yīng)的信息記載于紙張上，由于紙張自身不耐保存，穩(wěn)定性差的特點(diǎn)，使得在存儲的過程當(dāng)中容易發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象。然而，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化管理，采用電子記錄的方式，將相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息保存于磁盤當(dāng)中，一個磁盤內(nèi)部能夠保存大量的信息，可以有效的解決原始保存方式所存在的所占空間較大的問題。而且磁盤儲存對于儲存環(huán)境的要求相對較小，傳統(tǒng)的信息管理當(dāng)中由于紙張的特殊性，文件不能保存在較為潮濕的環(huán)境當(dāng)中，然而，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行儲存管理則沒有這方面的影響。另外，在檔案的使用與查詢方面，信息化管理也有其不可取代的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的資源查詢要對檔案的目錄進(jìn)行查閱，查詢出其所處的存儲位置，然后進(jìn)行調(diào)閱。這一過程極其繁瑣，特別是當(dāng)檔案內(nèi)容過多時，會極大的延緩檔案的查閱進(jìn)度。但是，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行查閱，能夠極大的增加查閱速度，縮短查閱進(jìn)程，提升工作效率，由此可見檔案在使用和查閱方面的優(yōu)勢。

1.2 忽視檔案管理工作的重要性

檔案工作在單位內(nèi)的重要性是顯而易見的，但是，當(dāng)前單位內(nèi)的一些工作者與領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作的重要性卻認(rèn)識不足。這些領(lǐng)導(dǎo)大多是從基層一步一步干起，在工作的過程當(dāng)中，往往更加注重于人才的專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)能力，認(rèn)為只有這些專業(yè)能力豐富的人員才能夠更好的在單位當(dāng)中發(fā)揮自己的能力。所以，在日常的工作活動當(dāng)中，主要是注重對他們專業(yè)知識的傳輸與專業(yè)技能的培訓(xùn)。進(jìn)而使得對于檔案管理的重要性逐漸的降低，使得檔案管理工作出現(xiàn)失誤的情況大大的增加。檔案內(nèi)部記載了諸多的專業(yè)性，機(jī)密性較強(qiáng)的問題，并不是簡單的記錄與保存，必須進(jìn)行妥善的管理，才能保證信息的完整性，如果出現(xiàn)事務(wù)，很有可能會導(dǎo)致單位利益出現(xiàn)損失。因此，檔案管理工作的重要性不容忽視。

1.3 缺少相應(yīng)人才以及信息化程度不足

人才的缺失與信息化程度不足也是很明顯的問題。在一些單位內(nèi)部，進(jìn)行檔案管理的人員常常不具備相應(yīng)的管理專業(yè)知識與技能。由于管理工作是一個整體，如果在各個檔案的細(xì)節(jié)部分不能進(jìn)行有效的控制，便會造成檔案信息工作管理的缺失。本來這些管理工作需要具備專業(yè)知識的人員，如果缺乏專業(yè)的訓(xùn)練，這些工作人員不僅缺失相應(yīng)的工作重要性的認(rèn)識，對具體的管理細(xì)節(jié)也會存在失誤。在工作的過程中不負(fù)責(zé)，不認(rèn)真。當(dāng)前的一些事業(yè)單位當(dāng)中，雖然采用信息化的方式進(jìn)行檔案資料的控制，但是信息化的程度不足也是不容忽視的一個問題。部分信息采用電子記錄，但是一些關(guān)鍵信息的記錄仍是采用紙張。因此，全面做好檔案的管理工作，促進(jìn)單位內(nèi)部檔案的信息化管理進(jìn)程，既是重點(diǎn)所在，也是難點(diǎn)所在。

2 提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)措施

2.1 提高事業(yè)單位檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)

若想要提升單位內(nèi)部檔案管理的效率，采用專業(yè)的檔案管理人員是不容忽視的一個方面。單位常常將一些其他崗位上年齡偏大的人員調(diào)到檔案管理的崗位上，這些人員可能并不具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，在進(jìn)行工作時很可能出現(xiàn)問題。雖然在現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中采用信息化的手段，但是，在整體的過程當(dāng)中仍舊離不開手工抄寫的程序。而這些年齡偏大的人員在進(jìn)行這些工作的過程當(dāng)中較容易出現(xiàn)失誤。因此，在為相應(yīng)的檔案管理崗位招收相應(yīng)的工作人員的過程當(dāng)中，首先要做到的，便是保證招收的人才具備相應(yīng)的專業(yè)文化知識與技能，并且對于在職的人員進(jìn)行相應(yīng)的考核與技能培訓(xùn)。進(jìn)行考核的目的是偵查其是否具備相應(yīng)的知識技能，進(jìn)行培訓(xùn)則是幫助其不斷的提升自身的專業(yè)能力。只有保證工作人員的質(zhì)量，才能夠保證檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 實(shí)施檔案的全面信息化，做好信息化安全保障工作

要想要做好檔案的信息化工作，首先應(yīng)當(dāng)讓工作人員意識到檔案信息化的重要性。雖然許多單位都在推行檔案的信息化管理，但是，一些工作人員由于對這一問題的認(rèn)識不充分，在進(jìn)行具體的工作過程當(dāng)中，仍然會采取一些較為傳統(tǒng)的方式進(jìn)行工作，這也是工作人員素質(zhì)不足的體現(xiàn)之一，這樣便會導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，工作效率降低。因此，一定要提升他們的認(rèn)識，明確其重要性以及相應(yīng)的政策。由于檔案的隱秘性與重要性，因此在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理工作的過程當(dāng)中，工作人員要有一個明確的認(rèn)識，不能隨意泄漏檔案，做好備份工作的同時，降低出現(xiàn)問題的可能性。按照檔案的機(jī)密程度進(jìn)行劃分，一定要保證檔案資料的完整性與安全性。

2.3 完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開發(fā)工作

單位檔案管理的信息化離不開軟件的參與，而想要進(jìn)一步的促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，需要不斷的開發(fā)一系列的應(yīng)用軟件。只有將這些新的應(yīng)用軟件運(yùn)用到事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，在能不斷地提升信息化水平與工作效率，加快工作進(jìn)程，降低工作的失誤率。在進(jìn)行軟件開發(fā)的過程當(dāng)中，一定要針對本單位的實(shí)際情況，有針對性的進(jìn)行設(shè)計(jì)，不適合的軟件如果被運(yùn)用到單位的檔案管理當(dāng)中不但無法提升工作效率，還有可能降低工作速度，影響工作質(zhì)量。

3 結(jié)語

企業(yè)與單位內(nèi)部的各種檔案信息儲存的完整與否對于企業(yè)與單位來說是十分重要的，因此，本文就事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)行研究，首先分析了事業(yè)單位信息化管理的特點(diǎn)與弊端，包括忽視檔案管理工作的重要性以及缺少相應(yīng)人才以及信息化程度不足的缺陷，隨后，就這些缺陷的解決方案進(jìn)行簡單的探討，從而為我國的事業(yè)單位檔案信息化管理提供有效的手段。

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