袁雪萍

摘 要：隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到很多行業(yè)，并且在期刊管理中也及時更新著管理理念，本文對計算機在期刊管理中的系統(tǒng)開發(fā)以及具體實踐進行分析，希望能夠更好地利用計算機技術(shù)將期刊管理的質(zhì)量提高，同時也希望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：期刊工作；計算機技術(shù)；期刊管理；開發(fā)

期刊相對于書籍或者是報紙有其獨特的特點，首先因為期刊的篇幅較短，而且在知識上具有較強的新穎性，因此其主要特點就是出版周期短，而且影響范圍大，其次就是因為期刊具有一定的實效性，因此得到了很多讀者的喜愛，成為目前讀者們搜集信息的主要渠道。同時期刊作為圖書館的一部分，其收集管理工作也相當重要。當前世界上的期刊種類已經(jīng)有幾十萬種，正是因為期刊的種類繁雜，數(shù)量繁多，因此對于其訂購、整理等問題就需要建立一個高效的管理系統(tǒng)，這需要得到期刊管理工作者的重視。

近些今年隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，很多先進的技術(shù)都被應(yīng)用到了圖書管理，而且正是由于計算機技術(shù)加入到了期刊管理中，使得相關(guān)工作發(fā)生了實質(zhì)性的變化，不僅是在工作效率上還是工作質(zhì)量上都有所提高。我國在上世紀七十年代就意識到計算機技術(shù)的重要性，因此將之引入到數(shù)據(jù)庫管理當中，當時最早建立了中文文獻庫。進入八十年代后，我國的數(shù)據(jù)庫已經(jīng)繁衍到280種，再加上計算機技術(shù)的普及，很多機檢技術(shù)也隨之更新，使得國內(nèi)的高校、國家機關(guān)的等地建立了較為廣泛圖書館信息網(wǎng)絡(luò)，并且通過整個網(wǎng)絡(luò)將圖書館的資源進行共享。因此在當時手工管理圖書館資源的年代引入計算機技術(shù)有著積極的現(xiàn)實意義。

在我國圖書館資源的管理過程中，將計算機引用到期刊管理工作主要有兩種方式。第一種就是購置性能符合要求的計算機，然后將期刊的等相關(guān)資源錄入計算機內(nèi)，再通過計算機技術(shù)對相關(guān)資源進行高效的管理，然后將信息資源進行整合，從而實現(xiàn)期刊管理一體化。另一中方式就是先將管理數(shù)據(jù)標準化，再根據(jù)數(shù)據(jù)來擬定相應(yīng)的軟件，從而購置相應(yīng)的計算機更好地滿足要求。通過后者就可以在購入計算機后迅速將之投入工作，從而將期刊管理的效率最大化。目前對于計算機購置的方式主要都是第一種，雖然這種工作自動化程度高，但是規(guī)模較大，需要投入相對較多的資金，這也是其存在的主要缺陷。第二種方法是根據(jù)圖書館的資源以及資金能力，從而更好地調(diào)試、安裝軟件，不僅靈活、快捷，而且對資金的要求較少。

在引進管理計算機時就應(yīng)該需要專業(yè)的人才來進行，他們既需要熟悉期刊管理相關(guān)的業(yè)務(wù)，也需要具備一定的計算機軟件開發(fā)能力，從而更好地提高期刊管理質(zhì)量。在進行期刊管理的軟件編程時，需要提前將管理工作做出一個規(guī)劃，并且內(nèi)容要詳盡，根據(jù)這些內(nèi)容編制成的軟件才具有一定的工作效率。在對期刊管理軟件的變成上需要注意以下幾點。

（1）數(shù)據(jù)采集。

這是在建立管理系統(tǒng)時規(guī)模最大的一個步驟，并且也相當重要。對于期刊工作人員來說，需要主要將館藏的所有期刊進行分類，并且將期刊的名稱、編碼、郵發(fā)代號以及價格等內(nèi)容都錄入計算機內(nèi)，確保這些基本信息數(shù)字化，從而建立一個較為完備的期刊館藏數(shù)據(jù)庫。工作中要認真負責，工作人員要具有責任心，否則很小的失誤將會引起不可預(yù)料的后果。這項工作的規(guī)模較大，需要對數(shù)據(jù)進行錄入、修改以及刪除等，因此一定要做好這項基本工作。

（2）期刊采購。

對于期刊的采購，主要就包括期刊的預(yù)定、采購訂單打印以及采購內(nèi)容匯總等。在完成上述工作后，往常的期刊采購工作就可以在已經(jīng)建立好的數(shù)據(jù)庫的技術(shù)上實現(xiàn)對數(shù)據(jù)內(nèi)容的修改或者是刪除。要能夠?qū)⒉少徲唵蔚能浖蛴〕鰜恚⑶夷軌驅(qū)Σ少彽目傮w內(nèi)容有一個統(tǒng)計、規(guī)劃。

（3）期刊登記。

期刊登記包括對期刊預(yù)采購的登記以及期刊采購登記，這包括驗收、加工、館藏統(tǒng)計以及期刊打印等方面，對于這個工作過程的要求較高。每當有新的期刊到貨，就需要在上架前對架號登記，對期刊數(shù)據(jù)庫中的館藏、以及數(shù)量財產(chǎn)等進行統(tǒng)計，這樣對于整個期刊才有較為規(guī)模的管理，在最終統(tǒng)計或者是驗收時就能夠通過計算機將相關(guān)信息調(diào)出來，從而更好地完成裝訂加工等工作。

（4）期刊流通。

在功能上還要包括期刊的外借、歸還以及查詢等錄入工作，這也就是期刊的流通管理。其中主要就是針對一些過期的期刊以及期刊的流通進行應(yīng)用，從而在對外借、歸還的期刊進行精確的統(tǒng)計，對讀者借閱的信息進行分析，才能制定更好地目標。再根據(jù)一定的反饋來提高期刊管理的讀者服務(wù)。

（5）后期維護

在軟件的編程時不僅要考慮到對工作效率的提高，還需要設(shè)計一定的接口方便與日后的維護。其中主要包括口令維護、數(shù)據(jù)庫備份以及庫重新索引等功能。這不僅保證能夠及時地對期刊管理系統(tǒng)進行維護，還能更好地保證相關(guān)軟件的安全性，提高期刊管理工作的質(zhì)量。

通過建立有效地期刊管理系統(tǒng)，才能更好地提高管理質(zhì)量，并且將相關(guān)工作簡單化。以上系統(tǒng)在進行期刊管理時主要具備以下的特點。

①應(yīng)該在資金支持的條件下，對現(xiàn)刊部和過刊部都配置屬于自己的計算機管理系統(tǒng)，這樣才能做到期刊管理的高效化，不同的部門就可以在自己的計算機上對期刊進行登記、管理等工作，并且將相關(guān)信息進行登記、打印，這樣可以在解放人力的基礎(chǔ)上提高工作的效率，而且其將打印的目錄更加美觀、簡單，符合用戶的需求。在現(xiàn)刊和過刊進行交接就可以通過二者系統(tǒng)的檢索、驗收等工作來減少工作繁瑣的手續(xù)，而且能大大提高管理工作的安全性。

②傳統(tǒng)的期刊采購都是通過人工記錄的方法，在通過復(fù)印來進行登記，這種工作不僅耗費大量的人力，還有可能會出現(xiàn)差錯，因此使用計算機來管理期刊系統(tǒng)，就可以在節(jié)省資金的基礎(chǔ)上更準確地進行核對等工作。對于數(shù)據(jù)庫中原本就含有的期刊可以選擇性訂購，防止出現(xiàn)資源浪費等現(xiàn)象。而對于新出版的期刊，就可以將相關(guān)信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，這樣在保證訂購新的期刊的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了對原有數(shù)據(jù)的更新。這種計算機管理方式在很大程度上解放了人力，使采購工作簡單化。

③在對期刊進行登記、查閱時，計算機管理系統(tǒng)就可以將相關(guān)工作簡單化?？梢酝ㄟ^模糊檢索，或者是期刊名稱、編碼以及郵發(fā)代號進行檢索，方便人們對信息資源的查詢。因此對于期刊的登記要求就更高，需要將錄入工作標準化，從而更好地實現(xiàn)統(tǒng)一搜索。

總之通過在期刊管理工作中引入計算機技術(shù)，是科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的必然趨勢。當前國內(nèi)的很多圖書館不僅是在意識上還是在行動上都較為積極，及時地引進工作人員與先進的計算機管理系統(tǒng)，再配備較為完善的期刊管理軟件，將管理工作高效化。因此要能夠加大對于計算機管理系統(tǒng)的投入，從而讓其更好地順應(yīng)時代的發(fā)展，為期刊管理工作做出積極的貢獻。

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