王露+夏禹晨+劉思強(qiáng)+邵靜+劉婭+石琦

摘要：隨著大型企業(yè)加快財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的要求，電網(wǎng)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)許多公司已試點(diǎn)了業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化項(xiàng)目。本文通過分析企業(yè)項(xiàng)目上線應(yīng)用的現(xiàn)狀，著重從電子單據(jù)的管理、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、智能化功能的開發(fā)等方面探析了業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化深化應(yīng)用的方向，為業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的進(jìn)一步推廣和財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供有價(jià)值的借鑒。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)憑據(jù)；電子化；深化應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F426.61；F275 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）013-0-01

一、應(yīng)用背景

信息化、大數(shù)據(jù)化的時(shí)代背景下，大型企業(yè)發(fā)展，對(duì)大量原始單據(jù)的管理提出新的挑戰(zhàn)，對(duì)業(yè)務(wù)信息資源的有機(jī)整合提出新的要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)和保存方式已無法滿足管理需求，實(shí)現(xiàn)原始憑證的電子化是當(dāng)前企業(yè)信息化管理的必然趨勢。隨著電網(wǎng)企業(yè)近年來財(cái)務(wù)集約化工作的深入開展和持續(xù)的財(cái)務(wù)精益化管理方式的轉(zhuǎn)變，借助財(cái)務(wù)信息化建設(shè)服務(wù)公司發(fā)展的要求越來越迫切，電網(wǎng)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部分單位已探索實(shí)踐了業(yè)務(wù)憑據(jù)的電子化。

二、應(yīng)用現(xiàn)狀分析

通過了解電網(wǎng)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)單位業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化實(shí)施情況現(xiàn)狀，總結(jié)以下突出優(yōu)勢和問題：

（一）突出優(yōu)勢

1.會(huì)計(jì)檔案電子化存儲(chǔ)的優(yōu)勢顯現(xiàn)

內(nèi)外部檢查人員和財(cái)務(wù)人員通過業(yè)務(wù)單據(jù)影像管理系統(tǒng)調(diào)看發(fā)票、合同等信息更為便捷，改變實(shí)物存檔庫翻閱方式，憑證查閱時(shí)間大大縮短。

2.業(yè)務(wù)規(guī)范性指導(dǎo)意義突出

電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)用的影像系統(tǒng)在單據(jù)掃描時(shí)設(shè)置了業(yè)務(wù)單據(jù)清單式的樹狀結(jié)構(gòu)，具體展示了某業(yè)務(wù)附有哪種原始單據(jù)，從而對(duì)單據(jù)進(jìn)行強(qiáng)控，將財(cái)務(wù)管控要求前置于業(yè)務(wù)部門，提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，確保了原始憑證管理辦法和報(bào)銷管理辦法等管理制度執(zhí)行到位。

3.單據(jù)的可視化為業(yè)務(wù)無紙化應(yīng)用創(chuàng)造條件

電網(wǎng)企業(yè)上線的原始憑證影像模塊是基于原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程的插件化應(yīng)用，具有可視化查詢的功能，為業(yè)務(wù)單據(jù)無紙化流轉(zhuǎn)創(chuàng)造了應(yīng)用條件。

（二）突出問題

1.業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化率低

受傳統(tǒng)做賬規(guī)則和觀念的束縛、以及信息安全性、可靠性的挑戰(zhàn)，電網(wǎng)企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中未全部實(shí)行紙質(zhì)單據(jù)與電子單據(jù)的分離流轉(zhuǎn)，電子化業(yè)務(wù)覆蓋不全；只錄入關(guān)鍵業(yè)務(wù)憑據(jù)，單據(jù)信息錄入不完整等問題，直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息、會(huì)計(jì)檔案的完整性和有效性的缺失。

2.自動(dòng)化、智能化應(yīng)用程度低

目前電網(wǎng)企業(yè)的業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化應(yīng)用偏向于業(yè)務(wù)憑據(jù)的影像存儲(chǔ)和讀取功能的簡單應(yīng)用，即利用影像插件掃描業(yè)務(wù)單據(jù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證與影像單據(jù)的綁定存儲(chǔ)。針對(duì)業(yè)務(wù)流程辦理速度、信息采集的準(zhǔn)確度的提升等方面的自動(dòng)化、智能化應(yīng)用還未進(jìn)行深度挖掘。

三、深化應(yīng)用方向

針對(duì)電網(wǎng)企業(yè)在業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化項(xiàng)目的優(yōu)勢和問題，提出深化應(yīng)用的五個(gè)方面：

（一）依托信息安全技術(shù)，確保電子化憑據(jù)安全、有效

會(huì)計(jì)檔案法明確規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，但必須滿足會(huì)計(jì)系統(tǒng)能準(zhǔn)確、完整、有效接受和讀取電子會(huì)計(jì)資料，且設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。在憑據(jù)電子化的過程中，公司內(nèi)部必須加強(qiáng)內(nèi)部控制，重新優(yōu)化業(yè)務(wù)審批流程，利用電子印章或電子簽名技術(shù)等信息安全技術(shù)設(shè)置審簽流程，加強(qiáng)系統(tǒng)的操作權(quán)限設(shè)置，防止信息被篡改或假冒。

（二）提高業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化率，改進(jìn)報(bào)銷流程

設(shè)置業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化規(guī)范管理要求，提高業(yè)務(wù)人員責(zé)任意識(shí)，保證業(yè)務(wù)憑據(jù)的電子化率，確保電子化憑據(jù)信息的完整性。在信息完整、安全、可信的前提下，優(yōu)化報(bào)銷流程，打通經(jīng)辦人、部門審批到領(lǐng)導(dǎo)審批的電子單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。通過事前審批、遠(yuǎn)程報(bào)銷，事后歸檔的報(bào)銷模式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)單據(jù)與電子單據(jù)的分離流轉(zhuǎn)，切實(shí)提高服務(wù)效果和工作效率。

（三）提升信息采集的自動(dòng)化、智能化水平，提高工作效率

1.系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)自動(dòng)電子化功能的開發(fā)

目前電網(wǎng)企業(yè)各專業(yè)有ERP賬務(wù)系統(tǒng)、ERP物資系統(tǒng)、ERP人資系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以及合同管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)和車輛管理系統(tǒng)等輔助管理系統(tǒng)。待系統(tǒng)表單生成后人工打印并掃描，勢必會(huì)影響工作效率。深化應(yīng)用應(yīng)考慮將系統(tǒng)內(nèi)表單予以電子化，自動(dòng)集成至業(yè)務(wù)流程中，避免紙質(zhì)資源浪費(fèi)，提高傳遞效率。

2.關(guān)鍵字段的自動(dòng)識(shí)別、關(guān)鍵信息的自動(dòng)提取

利用OCR等圖像識(shí)別技術(shù)獲取發(fā)票、合同等結(jié)構(gòu)化信息，便于信息的流轉(zhuǎn)、提取再利用和智能化管理。自動(dòng)識(shí)別增值稅發(fā)票關(guān)鍵字段和合同關(guān)鍵信息，實(shí)現(xiàn)物資部前端發(fā)票與訂單信息、合同信息、驗(yàn)收單、入庫單等單據(jù)的智能化校對(duì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)發(fā)票校驗(yàn)環(huán)節(jié)關(guān)鍵字段的自動(dòng)關(guān)聯(lián)提取，提高物資部門和財(cái)務(wù)部門的工作效率。

（四）強(qiáng)化業(yè)務(wù)電子憑據(jù)的管控，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

隨著業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化項(xiàng)目的上線，影像系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和各類電子單據(jù)影像，企業(yè)管理人員可以利用這些資源，對(duì)信息進(jìn)行識(shí)別和檢索，分析和整理，增強(qiáng)信息的可利用價(jià)值，為決策提供服務(wù)。為了提高資源利用效率、提高系統(tǒng)效率、降低成本，將會(huì)計(jì)檔案管理功能當(dāng)做電子憑證系統(tǒng)的一個(gè)獨(dú)立模塊來建設(shè)[[]]，以實(shí)現(xiàn)電子化憑據(jù)的從流轉(zhuǎn)到歸檔的全過程管理。

（五）充分利用可視化功能，改進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)監(jiān)督檢查方式

電網(wǎng)企業(yè)財(cái)力集約化的目標(biāo)要求更加著力于依法治企，加強(qiáng)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)。業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化的建設(shè)應(yīng)用可以打破時(shí)間和地域限制，將內(nèi)控措施和管理規(guī)范與市縣一體化管理進(jìn)行有機(jī)融合，發(fā)揮可視化功能優(yōu)勢，通過實(shí)時(shí)調(diào)閱基層單位影像資料實(shí)現(xiàn)線上監(jiān)督檢查，打破傳統(tǒng)周期性檢查的約束和地域約束，縮短檢查周期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)和紕漏。

四、結(jié)語

為了最大限度地發(fā)揮業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化帶來的效益，應(yīng)不僅將業(yè)務(wù)憑據(jù)掃描成圖片進(jìn)行存儲(chǔ)，還要利用圖片信息以及自動(dòng)識(shí)別的關(guān)鍵信息來改造業(yè)務(wù)憑據(jù)的上下游業(yè)務(wù)管理流程和系統(tǒng)功能。電網(wǎng)企業(yè)在ERP系統(tǒng)升級(jí)部署時(shí)，應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的深度融合，搭建系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員與用戶的溝通反饋通道，不斷提高的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子化系統(tǒng)的雙向有效運(yùn)行，從而推進(jìn)電網(wǎng)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化、集約化的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張德育，王銀麗.基于電子憑證系統(tǒng)談會(huì)計(jì)檔案管理[J].財(cái)會(huì)研究，2016.