文/展鵬

山東大學實現(xiàn)國際學生信息全生命周期管理

文/展鵬

加強國際合作是提升學校影響力、人才培養(yǎng)國際化的重要舉措，在此背景下，為提升國際學生管理水平和效率，為國際學生、教師、管理人員提供個性化的便捷服務，結(jié)合信息化手段，學校研究實踐了國際學生信息管理平臺。該平臺的建設(shè)打破了國際學生管理各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)溝通壁壘，從學生申請開始，經(jīng)歷審核錄取、現(xiàn)場迎新、繳費、住宿安排和學生事務管理等過程，實現(xiàn)招生、學生管理、財務和留學生宿舍管理等部門的業(yè)務銜接。

建設(shè)目標

近年來，山東大學的國際學生生源人數(shù)不斷提升，學生類型越來越豐富，不同類型國際學生的管理方式不盡相同，類型多、數(shù)量大且無系統(tǒng)支持的線下管理方式效率較低，且易出現(xiàn)錯誤，國際學生信息管理平臺的建設(shè)迫在眉睫。

在國際學生類型多、數(shù)量大、管理方式多樣的現(xiàn)實情況下，以及學校國際化建設(shè)的前提下，國際學生信息管理平臺旨在為學校設(shè)計并建設(shè)一套涉及國際學生申請、錄取、迎新、學生事務管理和離校等全生命周期管理的綜合性國際學生管理平臺。

平臺建設(shè)旨在實現(xiàn)以下目標：

1.實現(xiàn)國際學生的線上管理，簡化事務管理流程，提高辦事效率，為國際學生、教師、管理人員及學校相關(guān)部門提供信息服務。

2.實現(xiàn)與學校其他部門的系統(tǒng)對接，提升部門間協(xié)同辦公能力。

3.利用平臺，實現(xiàn)學生、教師和管理人員的線上互動，增進交流。

4.提供詳細的統(tǒng)計、報表和分析功能，為領(lǐng)導決策提供數(shù)據(jù)支撐。

5.與學校數(shù)據(jù)中心對接，實現(xiàn)統(tǒng)一身份認證，并通過數(shù)據(jù)中心對外提供數(shù)據(jù)服務。

設(shè)計原則

基于學校信息化建設(shè)要求，堅持以下原則的基礎(chǔ)上，進行平臺設(shè)計。

1.標準化原則：平臺建設(shè)應滿足學校信息化標準的要求，包括數(shù)據(jù)標準、流程標準和制度標準等。

2. 一致性原則：確保字段和字典的一致性，保證數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

3.可擴展原則：平臺建設(shè)需要跟上學校發(fā)展要求，能夠方便、快捷地進行升級和擴展。

本平臺主要業(yè)務劃分為國際學生招生和學生事務管理兩大部分，使用了如圖1所示的服務器架構(gòu)模式。

招生服務器：負責接收、處理注冊申請、申請表審核、學生錄取等業(yè)務請求。

學生事務管理服務器：負責接收、處理迎新、學生信息、繳費、住宿等業(yè)務請求。

數(shù)據(jù)庫服務器：作為平臺數(shù)據(jù)庫，提供數(shù)據(jù)存取服務。結(jié)合數(shù)據(jù)量、訪問量等對服務器和數(shù)據(jù)庫軟件進行優(yōu)化配置，定期備份。

文件共享服務器：在招生和學生管理階段，都會要求上傳文件、附件或生成文件，文件（附件）占用空間較大，且需要在招生和學生事務管理中共享使用，因此該文件服務器主要用于存儲、共享文件。

核心業(yè)務及實施效果

國際學生主要分為本科生、碩士研究生、博士研究生、進修生、高級進修生、語言生、交換生和暑期班學生等，根據(jù)獎學金類型分為獎學金生和非獎學金生，獎學金生的獎學金經(jīng)費來源種類繁多，由于國際學生的特殊性，還需要考慮學生的國籍、宗教信仰、個人習慣和第一語言等因素，因此通過線下手工的方式管理國際學生不僅費時費力，還容易因為忽視細節(jié)而出現(xiàn)管理問題。

圖1 平臺架構(gòu)

針對以上國際學生管理中出現(xiàn)的細節(jié)問題，對國際學生招生、事務管理、留學生宿舍和財務收費等部門展開調(diào)研工作。調(diào)研過程中，實際參與國際事務部門的工作，整理工作流程，提出優(yōu)化方案，在此基礎(chǔ)上，完成了平臺的需求調(diào)研與分析工作，設(shè)計實現(xiàn)了國際學生招生、學生事務管理、住宿和財務收費等模塊，如圖2所示。

國際學生招生工作是管理的開始，在平臺上線之前，工作人員都是通過郵件接收學生發(fā)來的申請資料，在接收申請資料期間，工作人員需要時刻關(guān)注郵箱動態(tài)，下載附件審核材料。但是，由于需要提供的資料很多，容易出現(xiàn)漏發(fā)、需要回信給學生補發(fā)資料的情況，因此查收和回復郵件耗費了大量的人力。需要統(tǒng)計學生申請情況時，只能依靠手工的方式核算出來，會出現(xiàn)工作效率低且數(shù)據(jù)精度難以保證的情況。

國際學生招生平臺上線后，招生過程管理發(fā)生了質(zhì)的變化。國際事務管理部門發(fā)布招生通知后，要求學生統(tǒng)一在招生平臺上注冊，通過平臺填寫學生基本信息、學習計劃和上傳個人資料，在完成信息填寫并提交后，會為每位申請者生成報名號，此報名號作為學生錄取前的唯一身份認證編號，方便學院和管理者查找學生。平臺提供了學院和國際事務管理兩級審核權(quán)限，審核過程中若需學生補充材料或修改申請表，可通過平臺提供的消息模塊向?qū)W生發(fā)送個人站內(nèi)消息。在錄取工作進行過程中，可隨時調(diào)出申請、審核動態(tài)，真正做到數(shù)據(jù)實時掌握。錄取后，直接生成學號，并轉(zhuǎn)入國際學生事務管理平臺，為新生迎新工作做準備。

以往迎新工作經(jīng)常出現(xiàn)排隊等候的現(xiàn)象，迎新現(xiàn)場的秩序控制是一個重要且艱巨的任務。為了減輕現(xiàn)場迎新壓力，做好招生和學生信息管理的銜接工作，我們設(shè)計了現(xiàn)場迎新模塊。迎新現(xiàn)場主要分為3個區(qū)域，分別是信息登記區(qū)、繳費區(qū)和注冊區(qū)。

圖2 國際學生信息管理平臺功能架構(gòu)

1. 信息登記區(qū)布置 10 臺以上筆記本電腦，學生到達現(xiàn)場后，先去信息登記處補充信息，每位學生安排一位中國志愿者同學負責指導。

2. 信息登記完成后，到注冊區(qū)注冊，由管理人員打印相關(guān)資料。

3. 若需現(xiàn)場繳費，可去繳費區(qū)繳納相關(guān)費用。

使用迎新模塊后，現(xiàn)場秩序井然，工作流程清晰，每日迎新工作后，能夠即時獲得報到統(tǒng)計情況。

學生到達學校后，以往住宿安排也是一個大問題，需要綜合語種、宗教信仰、是否抽煙、對房間的特殊要求和國家間關(guān)系等多方面因素考慮。使用信息化平臺后，錄取流程結(jié)束后，學生即可登錄國際學生平臺進行宿舍選擇。學生在確認住宿保證書后，在平臺上查看各宿舍樓和房間的情況，選擇自己中意的房間，填寫入住申請表。住宿申請?zhí)峤恢亮魣@管理員處，管理員根據(jù)房間情況予以審核。通過這種方式可以大大緩解因大批量新生報到造成的安排住宿壓力，同時也兼顧學生的住宿訴求。對于沒有預先申請宿舍的同學，管理員可在學生報到后在管理端批量辦理入住。

為了簡化繳費流程，平臺與學校財務系統(tǒng)實現(xiàn)對接，通過在線支付的方式緩解現(xiàn)場現(xiàn)金繳費的壓力，確保金額準確無誤的同時，也保證了學生的財務安全。收費管理員通過平臺為學生設(shè)置應繳費用種類和金額，學生登錄平臺后，在繳費欄目中選擇繳費項目，即可通過財務系統(tǒng)實現(xiàn)在線繳費。收費管理員批量打印發(fā)票，完成整個繳費流程。

國際學生信息管理平臺從學生申請開始，直至學生畢業(yè)，實現(xiàn)了學生在校各項活動的全生命周期管理，將傳統(tǒng)的手工、單機處理升級為網(wǎng)絡(luò)版。在設(shè)計過程中，充分考慮學生、教師和管理人員的需求，系統(tǒng)上線后，著實感受到該平臺所帶來的便捷性。隨著移動設(shè)備的流行度不斷提升，下一步考慮將平臺擴展到移動端，實現(xiàn)移動辦公。

（責編：楊潔）

（作者單位為山東大學信息化工作辦公室）