摘 要：隨著科技的發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)，逐漸滲透到人們的日常工作中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致了辦公室模式的固有振動(dòng)，改變了港口運(yùn)輸?shù)臋n案管理，信息技術(shù)的使用。港口運(yùn)輸電子檔案管理模式是一把雙刃劍，它不僅為檔案提供了極大便利的日常管理，同時(shí)，也給傳統(tǒng)港口運(yùn)輸檔案管理模式帶來了一些不安全、嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，本文分析了港口運(yùn)輸電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，指出了如何有效、安全地管理港口運(yùn)輸檔案。

關(guān)鍵詞：港口運(yùn)輸；電子檔案；實(shí)施策略

近年來，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，港口運(yùn)輸開始標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)、辦公自動(dòng)化的發(fā)展，港口運(yùn)輸在辦公室環(huán)境的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)無處不在，不斷改善今天的技術(shù)，港口運(yùn)輸電子文件的特殊屬性和隱藏在一系列的電子文件和檔案管理中存在的問題，需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，港口運(yùn)輸檔案管理能力，建立正確的檔案管理科學(xué)更好的文檔分類的概念，分類和歸檔存儲(chǔ)和使用，讓文件管理水平進(jìn)一步提高。

1 港口運(yùn)輸電子檔案的現(xiàn)狀

港口運(yùn)輸電子文件具有快捷方便的功能，港口運(yùn)輸電子檔案可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無紙化目標(biāo)。它節(jié)省了空間和紙張成本，所以很容易找到港口運(yùn)輸檔案。然而，港口運(yùn)輸電子文檔的使用必須基于相應(yīng)的信息技術(shù)，以及軟件的管理功能，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。港口運(yùn)輸電子檔案提供直接復(fù)制、通信、傳輸?shù)闹饕N方式。

提供副本。復(fù)制是使用港口運(yùn)輸電子文檔向用戶提供歸檔數(shù)據(jù)并確保訪問的第一種方法。此外，可以隨時(shí)隨地搜索文件信息。港口運(yùn)輸電子文檔信息，信息可以無限復(fù)制，拷貝文件一次保存到計(jì)算機(jī)上的網(wǎng)絡(luò)，可以根據(jù)需要拷貝數(shù)據(jù)備份卷，方便快捷，提高工作效率。

快捷通信。港口運(yùn)輸通信是使用電子文件的一種重要方式。用戶可以解決港口運(yùn)輸文件共享環(huán)境的問題，不能實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡(luò)傳輸網(wǎng)絡(luò)，需要提取文件在一個(gè)地方，管理可以直接輸入一個(gè)搜索查詢來提取電子檔案，找到原始文件存儲(chǔ)單元，以節(jié)省時(shí)間，也避免了重復(fù)紙和廢紙。

直接使用。港口運(yùn)輸電子檔案的直接使用是指計(jì)算機(jī)的使用，它可以直接查詢互聯(lián)網(wǎng)檔案部門的相關(guān)信息。很容易找到文件搜索在互聯(lián)網(wǎng)上，只要輸入關(guān)鍵字和個(gè)人文件，所有相關(guān)文件，根據(jù)進(jìn)一步搜索，找到他們所需要的所有信息，整個(gè)過程只需要輸入搜索條件可以更加方便，節(jié)省時(shí)間。

2 港口運(yùn)輸電子檔案的特點(diǎn)

2.1 不同的歸檔方法

利用電子文件的電子編碼技術(shù)，文件信息不會(huì)被編輯出原始文件中一些重要信息的痕跡，電子文件的主要信息也會(huì)改變?cè)械纳矸菸募?，使原始文件的電子文件變得更加?fù)雜。因此，港口運(yùn)輸?shù)碾娮游募男纬?，?shù)字簽名，信息認(rèn)證，如身份認(rèn)證，加密，保護(hù)，保證文件的傳輸和處理的準(zhǔn)確性，確保電子文件的法律地位。

2.2 不同應(yīng)用程序時(shí)間

電子文件可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間存檔并存檔，可以在指定的時(shí)間內(nèi)提交。通過互聯(lián)網(wǎng)將被轉(zhuǎn)移到有關(guān)部門的文件檔案，形成部門文件和電子簽名，工作人員根據(jù)文件分類、不同級(jí)別的訪問限制來訪問和使用用戶設(shè)置，為接收記錄的原則建立檔案。電子文檔管理模型可以有效地避免文件丟失的發(fā)生，確保文檔的完整性，防止病毒入侵文件。

2.3 不同的保養(yǎng)方法

電子文件的載體往往會(huì)惡化。隨著計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案具有一定的可讀性。文件管理以統(tǒng)一的格式采用電子文檔管理數(shù)據(jù)格式的格式，使查詢和修改所有相同的文件信息變得非常方便。

2.4 文件管理

港口運(yùn)輸電子檔案，具有電子文件管理級(jí)別的特殊屬性，也可以在文件中，及時(shí)實(shí)現(xiàn)文件管理，以及相應(yīng)的分類編號(hào)、文件編號(hào)，同時(shí)在開發(fā)中使用上行鏈路和下行鏈路鏈接，基于關(guān)系文檔搜索文件和信息查詢。用戶只需要根據(jù)文檔編號(hào)排序，就可以輕松找到相關(guān)的文檔檢查和相關(guān)附件，這樣可以大大減少工作負(fù)荷。

2.5 不同的文件查詢

只有在一定條件下才能充分利用港口運(yùn)輸檔案，才能成功登記并登記電子檔案管理部門的工作人員。作為電子文件管理，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件系統(tǒng)的遠(yuǎn)程注冊(cè)，并有權(quán)注冊(cè)和支付查詢費(fèi)用，以獲得文件的管理許可。

3 港口運(yùn)輸電子文件管理策略

3.1 使用系統(tǒng)創(chuàng)建文件并集成文件資源

在文件管理人事檔案歸檔文件審批系統(tǒng)科學(xué)合理利用檔案的部門負(fù)責(zé)人審批，并建立檔案管理系統(tǒng)，充分利用信息技術(shù)、檔案和檔案部門收集信息的日常管理，保證電子文檔信息更新，更新，以滿足不同用戶的需求。此外，為了實(shí)現(xiàn)電子文檔和紙質(zhì)文件的互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)，通過對(duì)檔案資源的整合，有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新是可以實(shí)現(xiàn)的，電子文件可以實(shí)現(xiàn)基本的變化。

3.2 規(guī)范使用來避免文件不可修復(fù)的損壞

使用港口運(yùn)輸?shù)碾娮游募?，不需要遵循任何原則，根據(jù)電子記錄和電子記錄的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)級(jí)安全的統(tǒng)一。一般來說，電子文件的內(nèi)容并不是完全開放的，不適合用戶在閱讀文檔屬性的復(fù)制過程必須嚴(yán)格監(jiān)控，安全的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息加密的本質(zhì)，改變“鍵”操作，防止企業(yè)造成了巨大的不可挽回的損失。

3.3 使用先進(jìn)技術(shù)創(chuàng)建電子文件安全系統(tǒng)

3.3.1使用備份技術(shù)

港口運(yùn)輸?shù)碾娮游募浞莸拈_發(fā)可以從硬件備份、軟件備份和手動(dòng)備份中完成，并通過多種級(jí)別的有效性實(shí)現(xiàn)良好的備份效果。

3.3.2防火墻技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代防火墻產(chǎn)品逐漸發(fā)展為數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證、反病毒、黑客等。防火墻在電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)備和會(huì)話信息中，根據(jù)應(yīng)用協(xié)議訪問控制規(guī)則來安裝外部網(wǎng)絡(luò)連接位置，訪問用戶設(shè)置，以確保整個(gè)文檔web會(huì)議系統(tǒng)的安全有效。

3.3.3網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)

在電子文件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，我們發(fā)現(xiàn)了入侵、預(yù)防、警告和其他保護(hù)電子文件管理系統(tǒng)的措施。這主要是為了測(cè)試網(wǎng)絡(luò)入侵者，防火墻安全軟件缺陷在邊界上，在電子系統(tǒng)中首次出現(xiàn)黑客攻擊，防止黑客內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的電子網(wǎng)絡(luò)。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到每一個(gè)行業(yè)。電子文檔管理系統(tǒng)是一個(gè)信息管理系統(tǒng)，提供了港口運(yùn)輸文件管理自動(dòng)化管理，港口運(yùn)輸電子檔案的有效管理，原始記錄的信息時(shí)代，促進(jìn)人類社會(huì)的根本性的變化，為用戶及時(shí)滿足需求單位提供可靠的數(shù)據(jù)文件的信息大部分的體育需求。因此，我們應(yīng)以文件為基礎(chǔ)，結(jié)合科學(xué)信息的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的順利完成，更好地滿足知識(shí)的需要和信息時(shí)代電子檔案管理的實(shí)際需要。

4 總結(jié)

港口運(yùn)輸?shù)碾娮訖n案管理，必須要完善電子檔案的管理過程，節(jié)約成本和時(shí)間，在一定程度上支持國家的環(huán)境保護(hù)政策。從這個(gè)角度來看，電子文檔管理模式的使用在文檔管理中扮演著重要的角色。在過去，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模型也有一些優(yōu)點(diǎn)，例如：易于操作。由于技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，兩者都可以在最短的時(shí)間內(nèi)并存，在短時(shí)間內(nèi)，不能取消對(duì)紙質(zhì)文件的管理。因此，既要了解港口運(yùn)輸檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，又要正視其缺點(diǎn)，又要實(shí)現(xiàn)兩者的綜合利用，只有這樣才能提高檔案管理和檔案管理工作的效率。

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作者簡(jiǎn)介

陳洪（1989-），女，漢族，福建省福州市人，本科學(xué)歷，福建省港航建設(shè)發(fā)展有限公司/綜合辦公室，主要從事研究方向：檔案管理。