楊立

摘要：事業(yè)單位是我國(guó)重要的社會(huì)服務(wù)組織，對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步具有重要的影響，事業(yè)單位的管理質(zhì)量與水平會(huì)直接影響到社會(huì)服務(wù)效率，有鑒于此，本文首先對(duì)于現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理情況進(jìn)行簡(jiǎn)述，繼而分析如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化管理

前言：

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷革新與發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)已經(jīng)逐漸進(jìn)入到了轉(zhuǎn)型時(shí)期，這一關(guān)鍵時(shí)期，無(wú)論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，都需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，正因如此，對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理就具有很大的現(xiàn)實(shí)意義了。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理情況簡(jiǎn)述

（一）管理模式較為落后

我國(guó)事業(yè)單位的文書檔案管理工作始終沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒(méi)有進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，也沒(méi)有充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息系統(tǒng)，這就使得文書檔案管理工作效率低下，服務(wù)質(zhì)量與水平較差，也無(wú)法滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)日新月異的發(fā)展需要。許多事業(yè)單位由于成員結(jié)構(gòu)年齡較大，普遍對(duì)于先進(jìn)的信息技術(shù)存在抵制心理，始終延續(xù)原本的檔案管理模式，這就失去了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理工作的開(kāi)放性，不利于文書檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）管理人員素質(zhì)問(wèn)題

許多的事業(yè)單位文書檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的技術(shù)訓(xùn)練與知識(shí)培訓(xùn)，普遍存在著專業(yè)水平落后，職業(yè)素養(yǎng)低下等問(wèn)題，也不具備更好的組織、協(xié)調(diào)與工作實(shí)踐能力。這部分檔案管理人員通常都是在其本職工作之外，兼職管理一下文書檔案，其工作重心并沒(méi)有放在檔案管理方面，進(jìn)行檔案提取與存檔時(shí)的工作效率無(wú)法保證，也容易導(dǎo)致工作失誤，造成數(shù)據(jù)、信息與檔案的缺失或損壞，為事業(yè)單位帶來(lái)?yè)p失。

（三）文書檔案分散管理

目前許多的事業(yè)單位文書檔案管理工作都是按照不同單位、不同部門進(jìn)行分別管理的。同時(shí)，由于文書檔案的規(guī)模龐大，存儲(chǔ)所需要的庫(kù)房也要具備一定的空間，這就導(dǎo)致了許多單位的檔案被分別存放在不同庫(kù)房當(dāng)中，同時(shí)為了保證檔案在適宜的外部環(huán)境下長(zhǎng)久保存，這些單位還在文書檔案庫(kù)中配備了溫度與濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，這就增加了文書檔案保存的難度與成本。

二、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理措施分析

（一）優(yōu)化創(chuàng)新管理模式

事業(yè)單位需要充分意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，設(shè)立專門的文書檔案管理部門進(jìn)行管理工作，并合理制定科學(xué)的文書檔案管理辦法與制度。事業(yè)單位需要就檔案管理部門進(jìn)行合理的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)，并合理規(guī)劃人員安排，根據(jù)檔案管理部門的工作內(nèi)容與工作性質(zhì)來(lái)分配崗位職責(zé)，并明確崗位責(zé)任；其次，事業(yè)單位需要不斷加強(qiáng)文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，為檔案信息管理平臺(tái)提供數(shù)據(jù)支撐，繼而實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分共享；最后，就檔案管理制度而言，需要建立合理的檔案分類整合制度，要求按照不同的類型對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并做好目錄檢索工作，以便于接下來(lái)的檔案提取工作。例如，可以按照業(yè)務(wù)管理文件、合同管理文件、設(shè)備管理文件、費(fèi)用管理文件、考核管理文件與制度管理文件等六大類型對(duì)檔案文件進(jìn)行分類，并按照種類、年限、時(shí)間、首字母等因素進(jìn)行排列，便于信息檢索，對(duì)于合同文件、招投標(biāo)文件等重要文件，需要同時(shí)存檔紙質(zhì)檔案與電子檔案，以確保檔案的真實(shí)性[1]。

就檔案保管工作而言，可以對(duì)檔案歸檔要求、歸檔時(shí)間、存檔整理方式等內(nèi)容加以標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，并以制度的形式落實(shí)下來(lái)。例如，可以要求相關(guān)部門隨時(shí)進(jìn)行檔案收集與管理工作，按照要求整理之后，向檔案管理部門提交《檔案移交明細(xì)》，一式兩份并分別保存。要求檔案管理部門每周一或周五進(jìn)行一次檔案統(tǒng)一整理與歸檔工作，按照檔案的不同類型進(jìn)行分別整理，在檔案夾中命名為“檔案目錄”，進(jìn)行排序與歸檔。

（二）提高管理人員素質(zhì)

對(duì)檔案管理部門進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)教育，要求檔案管理人員具有較高的職業(yè)操守與道德水平，要求檔案管理人員能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地對(duì)待檔案管理工作，盡量確保檔案管理有效性與準(zhǔn)確性。此外，就目前檔案管理人員素質(zhì)低下、專業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題，可以通過(guò)引進(jìn)專業(yè)人才的方式進(jìn)行彌補(bǔ)，或者選聘有經(jīng)驗(yàn)、有文化的檔案管理人才來(lái)對(duì)本單位檔案管理部門進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，要求檔案管理人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)辦公軟件、檔案信息系統(tǒng)、云檔案平臺(tái)等先進(jìn)技術(shù)，并能夠充分勝任檔案分類、整理、歸檔、管理、檢索等方面的工作，在培訓(xùn)結(jié)束之后，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)考核，要求淘汰考核不合格的管理人員，以此鞭策檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)與提升。

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，可以考慮對(duì)員工進(jìn)行全方位的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包含公文寫作、文書檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子檔案管理、人力檔案管理、科技檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理與檔案信息化建設(shè)等業(yè)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，能夠全面提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平。

（三）建立信息管理平臺(tái)

要想實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，需要將檔案信息進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)與信息庫(kù)，并在此基礎(chǔ)上建立有效的檔案管理系統(tǒng)與信息共享平臺(tái)。檔案管理系統(tǒng)需要具備數(shù)據(jù)信息錄入與字段對(duì)應(yīng)功能，要保證檔案能夠批量上傳并導(dǎo)入，要明確檔案的編號(hào)與立卷規(guī)則，并具備掛接與掃描附件的能力。同時(shí)，檔案信息管理系統(tǒng)與共享平臺(tái)，還需要具備在事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)全面共享，但需要注意的是，為了保證檔案安全與完整，需要對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行限制，要明確訪問(wèn)等級(jí)，或采用隨機(jī)生成手機(jī)驗(yàn)證碼的方式來(lái)進(jìn)行加密，從而保證信息安全[2]。

結(jié)語(yǔ)：

現(xiàn)代化的事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化，其首要工作就是轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新并優(yōu)化檔案管理模式，制定有效的管理制度與管理方法，同時(shí)，需要通過(guò)引進(jìn)專業(yè)人才或加強(qiáng)部門培訓(xùn)的方式，來(lái)提高檔案管理部門的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)操守。此外，單位還需要建立檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息化管理與高效共享。

參考文獻(xiàn)：

[1]李艷.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理[J].才智，2014，（33）：303.[2017-08-03].

[2]李麗芳.基于檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017，（01）：74-75.[2017-08-03].endprint