施海龍

摘要：加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，主要針對檔案自動化管理進行分析和討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；自動化管理；

在科學(xué)技術(shù)日新月異的新時代，隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，人們對檔案信息管理工作也提出了更高的要求，與此同時，在當(dāng)前的經(jīng)濟建設(shè)過程中，傳統(tǒng)的檔案信息管理工作已經(jīng)不能夠滿足時代發(fā)展的需要。因此，如何才能夠提高檔案信息建設(shè)和管理的水平就成為了當(dāng)前經(jīng)濟建設(shè)過程中所亟待解決的問題。

一、我國檔案自動化的管理現(xiàn)狀

首先，我國檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性，從而降低了管理軟件的管理和使用功能，無法將自動化的優(yōu)勢完全發(fā)揮出來，同時也限制了信息自動化的管理，制約了檔案信息管理電子化的進程。其次，我國檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度還有待提高，只有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理才能夠提高檔案管理質(zhì)量，才能更好的為社會服務(wù)。最后，我國檔案管理工作人員的專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)都需要提高。檔案管理人員如果不能夠與時俱進，提高思想覺悟和業(yè)務(wù)水平，接受現(xiàn)代化的高新管理手段，就無法有效全面的開展檔案自動化管理。目前，現(xiàn)代化高科技人員還很匱乏，專業(yè)的檔案管理人才就更是少之又少，因此要加強專業(yè)檔案管理人才的培，同時提高現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)水平。此外，目前我國的檔案信息自動化系統(tǒng)管理體制方面，普遍存在著集中統(tǒng)一管理不力的現(xiàn)實問題。主要表現(xiàn)在：上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化系統(tǒng)不能納入到統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理工作之中，容易造成檔案信息分離和資源重復(fù)浪費的現(xiàn)象，而且能夠做到檔案信息自動化系統(tǒng)管理所要求的人機結(jié)合工作模式的并不多見，這樣會在一定程度上造成使用不方便、不協(xié)調(diào)的情況，也會影響到檔案信息自動化系統(tǒng)管理的發(fā)展步伐。

二、檔案自動化管理對策

檔案信息化系統(tǒng)不單單是檔案專業(yè)和計算機專業(yè)兩者的結(jié)合，而是多種現(xiàn)代技術(shù)的融合，是多個部門合作的結(jié)果，通過不同部門各司其職，共同協(xié)作，來完成這樣一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

（一）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

以制度來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)的一系列問題。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

（二）加強檔案信息自動化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展

當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進 現(xiàn)代 化進程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行性、人財物力的可能性、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析 。

（三）提高檔案管理自動化水平

從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關(guān)注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)及時規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。

（四）改進現(xiàn)有自動化系統(tǒng)管理體制

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開放應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際，加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。為有效加強檔案信息自動化系統(tǒng)的管理水平，改進現(xiàn)有的檔案信息自動化系統(tǒng)管理體制，建立一種集中統(tǒng)一管理下的分散式管理系統(tǒng)，則是較為理想的檔案信息自動化系統(tǒng)管理體制。改進現(xiàn)有的檔案信息自動化系統(tǒng)管理體制，就是要使高度集中管理和方便使用相結(jié)合，實行集中統(tǒng)一管理和人機結(jié)合，將上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，切忌各行其是、自建系統(tǒng)、資源浪費，下決心解決管理體制不力和使用不方便的問題。

（五）重視人才管理

全面的推進檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)，其關(guān)鍵，還是人才的建設(shè)，推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力。

結(jié)束語

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的互聯(lián)網(wǎng)化，是實現(xiàn)檔案工作自動化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。如何提高應(yīng)用能力，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

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