郭小紅

摘 要：內(nèi)部控制制度作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)自我調(diào)節(jié)和自我約束的內(nèi)在機(jī)制，存在于公司和企業(yè)的各個(gè)管理環(huán)節(jié)中，并與企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程緊密結(jié)合，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)于保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性，維持企業(yè)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行以及提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等，都有著積極的作用。然而，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)處理中的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的基本內(nèi)容和方法也都形成了一定的影響。因此，現(xiàn)代企業(yè)必須在實(shí)踐中結(jié)合會(huì)計(jì)信息化的基本條件，對(duì)內(nèi)部控制工作進(jìn)行必要的調(diào)整與完善。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化 內(nèi)部控制制度 影響 完善措施

中圖分類號(hào)：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2017）06-113-02

健全的內(nèi)部控制制度，可有效監(jiān)督、制約財(cái)產(chǎn)物資的采購(gòu)、收發(fā)、計(jì)量等各個(gè)環(huán)節(jié)，保障財(cái)產(chǎn)物資的完整安全，及時(shí)控制企業(yè)各種資源的使用，進(jìn)而有效避免資產(chǎn)流失。完善的內(nèi)部控制制度，可以及時(shí)規(guī)范會(huì)計(jì)活動(dòng)的每一個(gè)行為和過程，適時(shí)發(fā)現(xiàn)并改正錯(cuò)弊，保證會(huì)計(jì)信息資料的真實(shí)性、完整性，確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與國(guó)家法律法規(guī)及統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定相符。企業(yè)在建立了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)核算模式與管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度由人作為主要責(zé)任體已轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c軟件相結(jié)合的財(cái)務(wù)管理過程。為了適應(yīng)這些新的情況，企業(yè)便需要建立一套適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的收集、傳遞、處理能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

1.內(nèi)部控制形式發(fā)生了變化。電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有很大的不同。電算化會(huì)計(jì)工作流程：原始憑證→授權(quán)批準(zhǔn)→財(cái)務(wù)審核→對(duì)合格原始憑證進(jìn)行憑證輸入（制單）→電算化審核→計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理→賬表輸出。從流程可以看出，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會(huì)計(jì)人員操作外，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成和查詢等工作都可以通過計(jì)算機(jī)完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中沒有存在的必要，比如編制憑證匯總表、科目匯總表等試算平衡的檢查，總賬、明細(xì)賬、日記賬進(jìn)行平行登記，在會(huì)計(jì)電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義，其次，手工會(huì)計(jì)中的一些平衡檢查在會(huì)計(jì)電算化中將移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部，通過計(jì)算機(jī)程序體現(xiàn)出來，如記賬憑證的借、貸平衡校驗(yàn)；賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對(duì)；報(bào)表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查、會(huì)計(jì)衡等式的檢查等。因此手工條件下行之有效的會(huì)計(jì)內(nèi)部牽制制度，有部分在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。

2.內(nèi)部控制過程存在風(fēng)險(xiǎn)。從內(nèi)部控制管理過程來看，基于職責(zé)分離的執(zhí)行不到位，電算化信息系統(tǒng)對(duì)于身份識(shí)別以及權(quán)限控制的難度有所增加，維護(hù)過程因此也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。具體來看，企業(yè)會(huì)計(jì)處理實(shí)現(xiàn)信息化之后，財(cái)務(wù)人員在崗位職責(zé)的分工方面并不明確，信息系統(tǒng)中各種越權(quán)操作的可能性有所增加；同時(shí)，傳統(tǒng)的簽名或者是蓋章處理被轉(zhuǎn)換成為信息系統(tǒng)的授權(quán)文件或各種口令，而存放在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的口令具有被他人竊取或破譯的可能性，這樣一來，企業(yè)內(nèi)部控制工作將存有較大的隱患，使企業(yè)面臨機(jī)密泄露或會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失的重大風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制的效果與質(zhì)量也將因此而大打折扣。

3.系統(tǒng)的安全性與保密性相對(duì)不足。在企業(yè)會(huì)計(jì)的信息化系統(tǒng)當(dāng)中，不同的會(huì)計(jì)信息是以各種數(shù)據(jù)文件的方式被記錄在磁性的存儲(chǔ)介質(zhì)當(dāng)中，因此實(shí)際應(yīng)用中，這些數(shù)據(jù)信息很容易被篡改、增刪、偽造或者是惡意地破壞，最終卻一點(diǎn)改變的痕跡都沒有留下；與此同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化軟件系統(tǒng)所提供的包含取消、反過賬、復(fù)核以及反結(jié)賬等功能，通常會(huì)使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在經(jīng)過處理之后更加的靈活、可變，復(fù)核及登賬后便可對(duì)有關(guān)的憑證與賬簿內(nèi)容進(jìn)行直接性的修改；而結(jié)賬之后則不能夠?qū)υ撛碌膽{證與賬簿進(jìn)行修改或者是再輸入，這種情況下，憑證與賬簿的管理與控制將基本失效。因此，由于系統(tǒng)控制方面數(shù)據(jù)保密性與安全性的不足，以及軟件功能的不適應(yīng)性，企業(yè)內(nèi)部控制工作無法在信息化的條件下得到有效開展。

二、在會(huì)計(jì)電算化下完善內(nèi)部控制制度應(yīng)采取的措施

基于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)工作中的廣泛應(yīng)用，管理部門對(duì)于信息系統(tǒng)所輸出的各種數(shù)據(jù)及報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴性不斷提升，因此在推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化條件下，企業(yè)必須對(duì)信息系統(tǒng)的技術(shù)水平進(jìn)行綜合考慮，突破傳統(tǒng)獨(dú)立反映與檢查的內(nèi)控模式，利用實(shí)時(shí)控制的基本思路，通過相應(yīng)的技術(shù)手段將內(nèi)部控制功能嵌入到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)當(dāng)中，采用統(tǒng)一的口徑與方式來對(duì)內(nèi)部控制活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范。

1.首先企業(yè)應(yīng)對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境進(jìn)行完善。對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的完善要求企業(yè)在內(nèi)部建立起適當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)與職責(zé)分工體制，并通過部門的設(shè)置、人員的分工以及崗位的職責(zé)劃分等，來形成內(nèi)部的監(jiān)督機(jī)制，以期在相互制約的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的基本目的。電算化部門必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為，除了設(shè)置各要素的核算崗位外，還可將會(huì)計(jì)電算化崗位分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、出納人員、審核記帳、系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位，同時(shí)要明確各崗位的責(zé)任制。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個(gè)電算化崗位的職責(zé)，督促工作人員及時(shí)保證工作的完成并做好相應(yīng)的記錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個(gè)人的工作能力外，還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則，對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個(gè)部門承擔(dān)，同時(shí)規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的，是盡可能在電算化部門保持不相容職務(wù)（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，如出納人員不得兼任系統(tǒng)管理員，不得兼任記賬憑證的審核工作等。

2.對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制進(jìn)行完善。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的完善需要企業(yè)從以下3個(gè)方面著手進(jìn)行調(diào)整：第一，信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的輸入與輸出必須經(jīng)過必要的授權(quán)，在保證信息輸入準(zhǔn)確無誤的基礎(chǔ)上，通過必要的控制手段對(duì)信息的輸出過程進(jìn)行全面監(jiān)控與管理；第二，企業(yè)需要對(duì)進(jìn)出機(jī)房的人員進(jìn)行全面登記，并對(duì)日志性質(zhì)的文件進(jìn)行安全性的檢查與評(píng)估；第三，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟、硬件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制。會(huì)計(jì)部門必須針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定適用于會(huì)計(jì)電算化條件下的系統(tǒng)維護(hù)管理制度。企業(yè)需要定期對(duì)系統(tǒng)的軟件及硬件系統(tǒng)進(jìn)行必要的檢修與維護(hù)，并對(duì)檢查過程中所發(fā)現(xiàn)的各種問題進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，在最短的時(shí)間內(nèi)找到有效的解決途徑，使會(huì)計(jì)電算化工作更加快速健康的發(fā)展。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)電算化代替手工記賬后各單位要做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須日清月結(jié)。要保證會(huì)計(jì)記賬憑證的連續(xù)編號(hào)。要按規(guī)定程序編制記賬憑證。期末要按規(guī)定時(shí)間及時(shí)結(jié)賬。期末應(yīng)及時(shí)生成打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)防止本期還有未結(jié)賬的憑證。在保證憑證賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證，賬簿中表格線可適當(dāng)減少。在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代當(dāng)期總分類賬。要按有關(guān)規(guī)定裝訂會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表。要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析。

4.建立健全檔案管理制度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和紙質(zhì)形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料，會(huì)計(jì)檔案管理工作就顯得更為復(fù)雜。會(huì)計(jì)檔案管理制度應(yīng)包括：（1）實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的紙質(zhì)形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會(huì)議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會(huì)計(jì)文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)。（4）科學(xué)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限。

5.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制制度。在會(huì)計(jì)電算化中，由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài)，因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾方面：（1）對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊(cè)內(nèi)容，做到賬表相符，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

總之，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化工作，并對(duì)其工作流程進(jìn)行有效控制，運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，盡量減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施，重視信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用。從而為單位財(cái)務(wù)管理、重大決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息。

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（作者單位：山西省太原西峪煤礦 山西太原 030000）

（責(zé)編：趙毅）