黃小瓊

摘 要：隨著醫(yī)院經濟活動的增加，合同作為經濟活動的事項，在醫(yī)院管理中的地位越來越重要。文章針對醫(yī)院如何建立經濟合同制度問題，分析了濟經濟合同現狀，從預算管理、業(yè)務崗位設置、合同信息化管理、合同檔案管理、合同糾紛的處理等方面提出一些建議。

關鍵詞：醫(yī)院 經濟合同 內部控制

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）06-233-02

一、引言

醫(yī)院所涉及的各類經濟合同種類繁多，業(yè)務量大，涵蓋了基本建設項目、設備采購、材料、藥品采購、廣告宣傳、資金借貸等領域。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革不斷發(fā)展，醫(yī)院經濟合同簽署的數量及種類也大大增加，致使經濟合同內部控制逐漸成為醫(yī)院管理者關注重點。醫(yī)院經濟合同管理環(huán)節(jié)作為內控業(yè)務層面的重要環(huán)節(jié)之一，其存在的風險：崗位設置存在不足、缺少合同歸口管理、管理意識薄弱、合同糾紛處理控制等，導致醫(yī)院承受法律糾紛、經濟損失的風險，從而影響了醫(yī)院的健康和可持續(xù)發(fā)展。

二、經濟合同內部控制的現狀

（一）預算控制不嚴肅且比較粗糙

醫(yī)院對預算重視度不夠，一些采購項目并沒有進行深入的調研和縱橫向論證，不嚴格按照“先預算、后計劃、再實施采購合同”的程序進行。合同與預算相背離，導致預算與執(zhí)行采購數據不一致。

（二）經濟合同流程不規(guī)范

醫(yī)院沒有對主要經濟業(yè)務進行梳理分類，有些經濟合同流程管理不夠科學合理，有的合同訂立過于簡單、有的過于復雜繁瑣。醫(yī)院管理者沒能真正了解對合同的管理流程和執(zhí)行情況，沒有按照業(yè)務流程走向描述到具體崗位，描述的內容包括什么。流程中沒有設置必要的牽制和審批環(huán)節(jié)以及合同應注意的風險點，合同流程管理形同虛設。

（三）醫(yī)院沒有建立完善的合同檔案統一管理制度

合同簽訂后，合同檔案分散在各相關職能部門存檔管理，醫(yī)院合同檔案信息采集依然采取手工統計的方式，致使經濟合同事項執(zhí)行完成后，沒有建立合同歸檔臺賬管理，合同檔案的登記存檔不及時或缺失、遺漏，導致后期人員查找困難，使科室、部門、醫(yī)院領導難以掌握經濟活動情況，給醫(yī)院發(fā)展帶來潛在的經濟風險。

（四）缺少合同糾紛的控制管理

有些醫(yī)院不重視經濟合同糾紛的管理，當出現糾紛時，科室、部門之間相互推諉，錯失了合同協商處理糾紛的時間，錯失了法律規(guī)定的時效，導致醫(yī)院在經濟、名譽、信譽等方面蒙受損失。

三、經濟合同內部控制現狀原因分析

（一）經濟合同制度管理體系建設不健全

1.經濟合同實施缺少崗位牽制，合同管理組織架構設計不合理。（1）醫(yī)院合同具有其自身鮮明的特點，不同于企業(yè)、事業(yè)等單位。醫(yī)院未能根據實際情況制定相關規(guī)章制度和實施細則。合同崗位設置不合理，缺少有效的崗位牽制、導致當前醫(yī)院經濟合同的管理的各環(huán)節(jié)松散、混亂。（2）經濟合同沒有歸口管理部門，部門之間職責界線模糊不清，在權利和義務面前互相推諉，在職責和利益面前互相爭搶，沒有形成分工合作、有效協調的管理機制。

2.經濟合同監(jiān)督體系不完善。醫(yī)院相關的職能部門，未能對已經簽訂實施的經濟合同的合法、合規(guī)性、執(zhí)行進度進行落實、跟蹤檢查及監(jiān)督。醫(yī)院雖然設立了審計、紀檢部門對合同的合法合規(guī)性審核和簽訂進行了審查，卻沒有很好地利用審計、紀檢部門獨立的職責，跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并沒有對項目完成后組織相關人員進行驗收，也沒有結合財務部門制定的預算方案審計醫(yī)院實時合同執(zhí)行的進度用款情況。

（二）經濟合同管理信息化建設落后

醫(yī)院雖然已經引入經濟合同管理系統，但尚沒有與財務部管理信息系統端口相互連接，系統與系統之間缺少數據互通信息共享，沒法取得、掌握合同資料的收集、統計、分析、款項的支付進度等相關資料。多數醫(yī)院合同管理信息的登記、采集還使用手工方式，合同資料的收集、統計、分析管理往往需要消耗大量的人力、精力，這就增加了醫(yī)院合同執(zhí)行過程中潛在的風險。

四、構建醫(yī)院經濟經濟合同內控體系的建議與對策

（一）加強經濟合同內部控制制度建設和制度執(zhí)行力

1.醫(yī)院應根據《中華人民共和國合同法》及其他相關法律法規(guī)和政策為依據，結合醫(yī)院實際情況，制訂、修改醫(yī)院經濟合同管理辦法，建立起經濟合同辦法配套制度，對合同的策劃、立項、 談判、編制、會審、簽訂、執(zhí)行、歸檔等各個環(huán)節(jié)進行全面安排部署。優(yōu)化合同管理流程，使其更具備科學性、嚴謹性、可行性。

2.醫(yī)院應將預算與合同管理有效的結合在一起，對每項經濟業(yè)務都經過嚴格、謹慎的預算、審批、論證，方可簽訂合同，從而使合同有據可依不相互背離。

3.合同管理要行之有效，須設立相應的崗位進行管控。各崗位應各司其職，明確各自工作的職責及合同授權審批制度，相互分工協作而又互相牽制，形成有效的合同管理氛圍。如審批權限由黨政聯席會、院長簽署；合同歸口管理的部門，負責參與合同的簽訂，統一管理合同專用章和授權委托書，并對合同履行實施有效控制；財務部審核經濟合同、監(jiān)督合同執(zhí)行及辦理付款等。醫(yī)院應注重管理人員的素質培養(yǎng)，通過進修、培訓學習來提高相關人員的專業(yè)技術、法律知識等，從而保證管理人員在工作中能得心應手，更能勝任自己的本職工作。建立財務部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算、收支管理有效結合。

4.加強簽訂合同的過程控制，對經濟合同運行過程中的每個環(huán)節(jié)制定相應的流程和實施細則，使每個程序的執(zhí)行過程中都有據可依。使合同從簽訂到執(zhí)行完畢的各個環(huán)節(jié)清晰流暢，能夠隨時隨地查看合同進度和執(zhí)行情況，發(fā)現合同在執(zhí)行進程中存在的問題能及時采取應對措施，在很大程度上提高了工作效率和效果。

5.建立相應制度對合同歸案管理進行制約。檔案管理員對各部門簽訂的經濟合同進行歸集、整理、編號、裝訂、掃描和歸檔。并將合同相關資料信息輸入電腦，實行信息技術化管理，貫穿整個經濟業(yè)務的始終。

（二）實現醫(yī)院合同信息化管理

摒棄落后的手工操作，建立醫(yī)院經濟合同信息化管理系統。將人、財、物一體化的合同管理理念融入高端的電子信息化系統中，在統一的醫(yī)院信息管理共享平臺上，實現不同系統之間數據共享。使經濟合同從簽訂到履行完畢的全過程、全封閉式的信息化管理，對經濟合同的執(zhí)行科室必須充分了解對方主體是否合法及資質、履約能力、信譽狀況等全部都納入信息化系統管理，有效地利用信息平臺軟件功能進行控制從而提高管理效益。如想了解一項經濟合同的付款情況，通過系統查詢就能準確統計出付款的時間、日期、金額等相關數據。確保系統信息與紙質檔案信息相互對應、口徑一致，方便后期監(jiān)督管理。

（三）建立經濟合同糾紛處理機制

建立經濟合同糾紛處理機制，醫(yī)院在經濟合同訂立履行過程中發(fā)生糾紛的，應加以重視，由合同承辦部門按糾紛處理的方式和程序進行。并且妥善保存好各方有關糾紛的往來要件、會議紀要、備忘錄等資料。如果雙方可協商一致解決問題的，雙方須簽訂書面協議。不能達成協議的，在訴訟時效內，通過合同規(guī)定的法律程序來解決。

（四）實行合同檢查及責任追究

由醫(yī)院辦公室牽頭，聯合紀檢、審計、財務等部門組成的合同監(jiān)督、檢查工作小組。對醫(yī)院各部門所管理的合同執(zhí)行情況等進行定期不定期的檢查、監(jiān)督。核查經濟合同的文本是否規(guī)范，報批程序是否合理、對外簽訂合同是否合規(guī)，監(jiān)督合同執(zhí)行情況等。對違反醫(yī)院合同管理辦法，如合同沒列入年度預算、招投標方式不合規(guī)定、合同簽署時沒經過相關部門領導的審批、不蓋合同印章、泄露合同涉及的商業(yè)秘密等情況，影響醫(yī)院的形象，造成損失的，負責的部門和人員必須承擔相應的行政、經濟和法律責任。經濟合同監(jiān)督管理是一個動態(tài)過程，貫穿醫(yī)院經濟活動的始終。

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（作者單位：廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 廣東湛江 524001）

（責編：若佳）