聶緒敏

摘 要：隨著我國(guó)住房公積金制度制定以來(lái)，其資金量與業(yè)務(wù)量發(fā)展速度堪稱迅猛。住房公積金檔案作為記載住房公積金發(fā)展歷程的原始記錄，有著非常重要的參考作用。住房公積金檔案作為檔案管理的一種分支，其管理是否科學(xué)規(guī)范直接關(guān)系到住房公積金業(yè)務(wù)的開(kāi)展與資金的安全性。在文中首先就住房公積金檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，然后就強(qiáng)化公積金檔案管理提出了幾點(diǎn)建議，以促進(jìn)我國(guó)住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：住房公積金；檔案管理；建議

住房公積金檔案是記錄著住房公積金辦理過(guò)程中的所有資料，是我國(guó)檔案信息資源的中的一個(gè)重要部分，具有十分重要的借鑒參考作用。但是隨著我國(guó)住房公積金檔案數(shù)量的不斷攀升，住房公積金檔案管理也隨之出現(xiàn)了不少的問(wèn)題，如何在新形勢(shì)強(qiáng)化住房公積金的檔案管理工作，以成為了公積金管理中心工作人員目前所面臨的一個(gè)重大問(wèn)題。

1 住房公積金檔案的特點(diǎn)

首先，住房公積金檔案來(lái)源廣泛。住房公積金檔案的形成是由住房公積金運(yùn)營(yíng)與管理的部門、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、辦理住房公積金業(yè)務(wù)的相關(guān)單位以及辦理貸款、繳存、提取業(yè)務(wù)的個(gè)人。

其次，住房公積金檔案種類、內(nèi)容豐富。目前，住房公積金檔案主要分為歸集、提取、貸款三類檔案，但是這三類下又具體細(xì)分了很多個(gè)層次。比如貸款又分為樓盤、貸款以及抵押貸款三類，而貸款下又分為新房、二手房、組合以及以貸還貸檔案等等[1]。應(yīng)住房公積金業(yè)務(wù)類型的不同，其檔案的內(nèi)容也存有一定差別。

再次，住房公積金檔案的保存時(shí)間長(zhǎng)且存有變化。住房公積金檔案的保存時(shí)間都在15年以上，其中貸款檔案的保存時(shí)間可能更長(zhǎng)。借款人的檔案從貸前的審查到審批、到的合同的簽訂、到資金的發(fā)放、到還清貸款最長(zhǎng)的需要30年，一旦遇到還貸期間貸款變更或是提前結(jié)清貸款等現(xiàn)象，檔案都隨之發(fā)生變化。

最后，住房公積金檔案整理立卷具有時(shí)效性。住房公積金檔案的形成是業(yè)務(wù)辦理前臺(tái)留存下來(lái)的業(yè)務(wù)資料，但是每個(gè)住房公積金所涉及的每個(gè)業(yè)務(wù)之中都有著十分密切的關(guān)系，但是由于每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)辦理的數(shù)量有著不確定性，因此，需要隨時(shí)就形成的檔案進(jìn)行整理、立卷以及復(fù)核等等，避免造成檔案材料的積壓，同時(shí)有效避免了給下一步業(yè)務(wù)的開(kāi)展造成阻礙。

2 強(qiáng)化住房公積金檔案管理的幾點(diǎn)措施

（一）提升對(duì)住房公積金檔案管理的認(rèn)識(shí)

公積金檔案管理人員需要將自身的主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)一步提升管理住房公積金檔案的水平。在住房公積金檔案管理工作中，應(yīng)建立專門的住房公積金管理檔案室，構(gòu)建起完善的檔案管理體系，就責(zé)任進(jìn)行劃分并落實(shí)，確保各種檔案管理部門之間能夠相互協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作的規(guī)范性能夠得到進(jìn)一步提高[2]。同時(shí)應(yīng)盡快建立住房公積金檔案管理考核、獎(jiǎng)懲、激勵(lì)機(jī)制，以充分調(diào)動(dòng)住房公積金檔案管理人員的工作主動(dòng)性與積極性，從而不斷創(chuàng)新工作，推進(jìn)住房公積金檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

（二）進(jìn)一步規(guī)范“電紙雙軌制”

目前，很多檔案管理中心以建立了部分的信息化系統(tǒng)，但是就紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存問(wèn)題，可以通過(guò)在紙質(zhì)文件與電子文件之間建立一種連接，將紙質(zhì)檔案利用掃描儀與拍照系統(tǒng)來(lái)建立正確完整的照片形式的電子檔案，確保利用這些檔案時(shí)能夠及時(shí)準(zhǔn)確、方便快捷。在住房公積金相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之中，時(shí)常發(fā)生重復(fù)提交資料與復(fù)印件的現(xiàn)象，并且針對(duì)不同時(shí)期的不同業(yè)務(wù)也需要提供與保存，這樣不僅加大了工作人員的工作量，還為群眾造成了不便。通過(guò)建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行電子化管理，在繳存人開(kāi)戶登記環(huán)節(jié)之中掃描了相關(guān)檔案資料后，繳存人不在需要重復(fù)提交材料，工作人員也不用再次審核材料，所有環(huán)節(jié)的工作人員都能通過(guò)電子檔案系統(tǒng)隨時(shí)共享相關(guān)資料[3]。這對(duì)預(yù)防住房公積金檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)提供了有力保障。這樣不僅有效解決了檔案重復(fù)保存的問(wèn)題，為廣大繳存人提供了便利。還為檔案管理工作人員減輕了工作量，進(jìn)一步提升了檔案管理的服務(wù)水平。

（三）進(jìn)一步提升公積金檔案管理的服務(wù)水平

管理住房公積金的根本目的是要利用住房公積金檔案資源來(lái)為民生服務(wù)，為了進(jìn)一步提升為民生服務(wù)的水平，公積金管理中心應(yīng)建立住房公積金信息查詢網(wǎng)站，以方便繳存者能夠能夠在網(wǎng)站上查詢相關(guān)的政策與資金；應(yīng)積極展開(kāi)檔案利用需求調(diào)查，為不同服務(wù)對(duì)象提供有差異性的服務(wù)，以提高檔案利用服務(wù)的針對(duì)性；及時(shí)編制檔案索引目錄，為各類利用者調(diào)用檔案提供便利；就住房公積金檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘，及時(shí)整理匯編政策經(jīng)辦資料，并同時(shí)向社會(huì)公開(kāi)有關(guān)現(xiàn)行的業(yè)務(wù)文件；建立與政府服務(wù)網(wǎng)、社保服務(wù)網(wǎng)檔案信息資源共享的住房公積金檔案信息中心。此外，還應(yīng)建立起相關(guān)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，并鼓勵(lì)廣泛群眾積極參與到監(jiān)督之中，借助群眾的力量發(fā)現(xiàn)住房公積金檔案管理之中存在的問(wèn)題并及時(shí)解決。

3 結(jié)語(yǔ)

住房公積金檔案管理工作隨著社會(huì)的進(jìn)步越來(lái)越重要，相關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視，加大培訓(xùn)力度，建立制度、考核來(lái)確保管理質(zhì)量，提高檔案管理服務(wù)的水平，為繳存者提供更加優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)，為社會(huì)和諧發(fā)展、社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)

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