李成

摘 要：本文結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)驗，對管理中發(fā)現(xiàn)的問題進行了思考。然后提出了促使事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的策略，以期為實現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理規(guī)范

在現(xiàn)在這個如今信息化時代里，檔案管理在事業(yè)單位中起著重要的作用，能夠促進企業(yè)發(fā)展越來越好。但由于檔案管理是一項繁瑣的事情，需要事業(yè)單位充分運用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，提高管理效率和質(zhì)量，順應(yīng)時代的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 對管理的重要性缺少認識

一些事業(yè)單位的檔案管理員，對檔案管理工作有所誤解，單純地認為只要不丟失，損壞資料文件，就是保管性質(zhì)的工作。而還有一些是事業(yè)單位對于檔案管理工作規(guī)范的不重視，在檔案管理中人力物力資金都沒有足夠的付出。同時，檔案管理人員未受過專業(yè)的訓(xùn)練，對檔案管理水平手段以及觀念未達到一定高度。對這項工作較為陌生，且工作效率不高。這都表現(xiàn)出單位對管理重視程度不夠，且沒有分配管理意識，使管理更加方便合理。在這種忽視檔案管理的單位，其管理工作一般是交給后勤人員管理的，沒有專業(yè)人員進行管理。由于這些人的專業(yè)程度不高，很容易因頻繁更換將檔案變得混亂。一些檔案管理員因為缺乏這方面的知識，對檔案上的類別，目錄和時間不清楚，在檔案管理出現(xiàn)編號錯誤，導(dǎo)致編號不清。并且，因為沒有全面的檔案搜索，在領(lǐng)導(dǎo)需要時不能及時找出來，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量下降，不能很好地為事業(yè)單位服務(wù)。

1.2 檔案資料制作不規(guī)范

在事業(yè)單位的管理過程中，必須運用統(tǒng)一規(guī)格的紙張進行歸納整理。因為不同的紙張不方便統(tǒng)一管理，像A4紙的材料不便對檔案整合，裁剪，造成一些不必要的麻煩，所以，應(yīng)該對檔案歸檔進行統(tǒng)一規(guī)定。

1.3 硬件設(shè)施不齊全

在這個信息化的時代，人們紛紛開始運用電子文件辦公。而我國的企業(yè)單位的檔案管理，也應(yīng)該對電子文件進行統(tǒng)一管理。照當前情況來看，很多單位的硬件設(shè)施不齊全，電子檔案的錄取較為麻煩。然而，為了適應(yīng)時代的發(fā)展，要求事業(yè)單位的信息化快速發(fā)展，所以這對電子檔案管理的要求甚高。

2 促使事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略

2.1 提升事業(yè)單位對檔案管理的注意

促進事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，首先得提高事業(yè)單位對檔案管理的認識，努力提高管理員的工作素質(zhì)。事業(yè)單位在招聘管理員的時候，首先得思考應(yīng)聘者的思想意識和工作能力是否合格。其次要選擇政治思想端正，工作素質(zhì)優(yōu)異，責任心強，思想覺悟高的候選者。并且，在正式擔任前，要進行一段時間的專業(yè)培訓(xùn)，鍛煉其團隊的協(xié)作能力，增強其工作積極性，使團隊間的默契增強。作為檔案管理員，必須地提高自身修養(yǎng)，積極配合其他管理者一起完成管理工作。在較為清閑的時間里，要熟悉管理中的每個工作流程和具體要求，積極適應(yīng)計算機管理體系，提高管理的工作效率，更加科學(xué)地進行管理。讓單位在需要檔案資料的時候能夠迅速找出，使單位更加方便。

2.2 完善管理制度

健全事業(yè)單位管理制度，讓檔案更加規(guī)范，可以及時收納，隨時調(diào)出。值得注意的是，在收集檔案資料的時候，得考慮到資料形式的多樣性，具體有紙質(zhì)檔案，電子檔案，圖片，視頻還有錄音帶，在合并整理的時候要就對形式檔案組卷，歸檔，在檔案的封面標明檔案的日期。在進行檔案管理分類的時候，要把檔案分為保密性和非保密性、常用性和非常用性。積極提高檔案管理的效率，嚴格遵循不同文件的管理方法，對各類文件統(tǒng)一管理，做好對檔案的維護工作。例如防止潮濕，火災(zāi)，預(yù)防一切可能會對檔案構(gòu)成損壞的原因，定時檢查檔案。若發(fā)現(xiàn)損壞的檔案得及時修補。

2.3 提高檔案管理的信息化程度

信息化管理體制逐漸在我國事業(yè)單位得到越來越多的應(yīng)用，單位工作信息化重要構(gòu)成含有檔案管理部分。在實施管理的時候，要多運用科學(xué)的方法，使檔案管理作用最大化。管理人員應(yīng)當就該系統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)實現(xiàn)全面的信息化建設(shè)，并通過信息技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)各個系統(tǒng)環(huán)節(jié)之間的相互聯(lián)系。并在實際管理工作中共同發(fā)揮管理作用，實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的不斷完善。其次，還應(yīng)當積極就國內(nèi)外的數(shù)據(jù)庫建立的先進技術(shù)進行學(xué)習(xí)，并加強對數(shù)據(jù)庫進行分析與研究，切實實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫建立與完善。同時還應(yīng)當在進行數(shù)據(jù)庫完善時，將數(shù)據(jù)資料查詢當做重點的研究方向，實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢與保存的速率提升。總之，加強信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用推廣是當前管理工作中的重中之重。

2.4 注重單位檔案管理人員的培養(yǎng)

管理人員是執(zhí)行檔案管理工作的直接人，因此，管理人員自身的管理能力與個人素質(zhì)都對檔案管理水平有著直接影響。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當積極就管理人員的管理技術(shù)與能力進行培養(yǎng)，這可通過專門的技術(shù)培訓(xùn)講座與指導(dǎo)來完成，這不僅包括管理流程規(guī)范與指導(dǎo)，其還涵蓋了先進的信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)，全面提升管理人員的管理水平。同時，企業(yè)還應(yīng)當加強檔案管理宣傳，使相關(guān)管理人員明確檔案管理工作的重要性，提高管理重視程度。除此之外，為進一步規(guī)范管理人員的管理工作開展，企業(yè)還應(yīng)當進一步制定完善的工作考核體系以及獎懲制度，定期就員工的工作情況進行考核，并將其納入年度員工評分與總結(jié)中。而獎懲制度的制定實現(xiàn)了工作與個人利益的結(jié)合，督促相關(guān)管理人員有意識的實現(xiàn)自身管理水平的提升，能有效的調(diào)動管理人員的工作積極性，并對其工作行為展開約束。

3 結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，但是就當前的檔案管理工作而言，其依舊存在著很多問題，對檔案管理工作的有效性實現(xiàn)造成了限制。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當明確檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，同時積極就當前管理工作中存在的問題進行分析。并在這基礎(chǔ)上就實現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化的實際措施進行探討，積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，制定更加完善的管理方案。切實提高單位檔案管理工作的質(zhì)量，保證單位檔案信息的最大價值實現(xiàn)。

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