高愛民+張長林+劉芳

摘 要：“檔案形成在前”理論促使檔案管理回歸本位?！皺n案形成在前、檔案管理在前”理念和檔案管理與業(yè)務流程一體化管理信息系統(tǒng)，是“檔案形成在前”理論在建設項目檔案管理實踐中的有益探索，對數(shù)字時代的基建檔案管理具有重要意義。

關鍵詞：檔案形成在前；檔案管理在前；建設項目；電子檔案

1 引言

隨著信息技術的迅速發(fā)展，產生了大量的電子檔案，同時它也對如何管理電子檔案和檔案學理論帶來了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案學理論認為：檔案是由文件轉化而來的，并把立卷歸檔作為文件與檔案的分水嶺，固化了文件“歸檔”后才是檔案的意識，造成對電子檔案的管理越來越顯得難以適應。而由文件生命周期理論中引出的前端控制思想，試圖適應信息技術發(fā)展的需要，但由于其囿于文件階段性劃分，實際上已經蛻變?yōu)椴粋惒活惖碾娮游募芾?，而很難在電子檔案管理的實踐中發(fā)揮應有的作用。文件生命周期理論和以“歸檔”制度為核心的傳統(tǒng)檔案學理論這對孿生兄弟，在數(shù)字時代已顯現(xiàn)老態(tài)，時代在呼喚新理論的出現(xiàn)。

劉東斌先生2007年開始陸續(xù)發(fā)表的《論檔案形成在前》[1]《信息時代：檔案形成在前說的理論意義》[2]等系列文章，提出“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”“立卷歸檔是檔案組織管理的要求，而不是檔案形成的必要條件”等觀點，這是基于對我國檔案歷史現(xiàn)象和現(xiàn)實工作的周密考察、深度分析而得出的結論，揭示了檔案的本質屬性和檔案管理問題的原因所在，對數(shù)字時代的檔案管理及其相關工作都具有啟迪和指導作用。

本文就是筆者將“檔案形成在前”理論應用于建設項目檔案管理實踐中的探索與思考。

2 建設項目檔案形成在前

2.1 建設項目紙質檔案形成在前。馮惠玲教授認為：“各種各樣的檔案的具體形成過程盡管不同且很復雜，但從其制作動機角度可大致分為兩種類型：一是在其被制作時就是檔案，其制作者具有明確的檔案意識，其制作目的就是為了讓其在時間上傳遞，為了日后的查證、使用，為了給日后的自己或后人留下明確的原始記錄……。二是在其被制作時并不是‘檔案。‘有意制作的檔案的‘優(yōu)勢是制作材料較好，追求耐久性，格式嚴格、規(guī)范，便于長久保存且留存狀況較齊全、完整；其‘劣勢是內容往往難以做到客觀、真實，常有虛假不實甚至有意作偽、抑惡揚善、報喜不報憂等內容上的偏差、錯誤?！盵3]建設項目的紙質載體檔案屬于馮教授論述中的第一種“在其被制作時就是檔案”類型。這里以公路建設項目為例給以剖析：公路建設項目檔案的內容、格式、簽字流程等，是根據《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》《公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則》《公路工程質量檢驗評定標準》等法規(guī)和標準提前設定的。從承包商的自檢，到監(jiān)理工程師的驗收簽字直至歸檔，檔案流程是預定的；從承包商的質檢員，到專業(yè)監(jiān)理工程師、駐地監(jiān)理工程師和總監(jiān)理工程師直至建設單位工作人員等，在介入相關工作時，都知道這些資料是原始的具有唯一性的檔案，具有明確的檔案意識。水利、房建等建設項目和公路建設項目一樣，也都具有內容、格式、簽字流程被預設，相關人員具有明確的檔案意識等共同特點。所以，建設項目的紙質載體檔案屬于“在其被制作時就是檔案”的類型。

結合馮惠玲教授的觀點和建設項目檔案的特點，可以得出以下結論：1.建設項目的紙質檔案“在其被制作時就是檔案”，自然也就形成在前，印證了“檔案形成在前”理論在建設項目領域的正確性；2.因為建設項目檔案的真實性存在先天“劣勢”，只有提前介入、管理在前，才能克服“有意作偽、抑惡揚善、報喜不報憂等內容上的偏差、錯誤”。

2.2 建設項目電子檔案形成在前。建設項目場面分散、工序繁多，單一的文字記錄方式很難全面反映項目活動的內容和背景信息。包含圖片、聲頻、視頻、文字等信息的多媒體電子記錄，能更直觀真實地記錄和再現(xiàn)活動過程。隨著建設項目管理信息化的發(fā)展，電子信息的類型和數(shù)量也越來越多，電子檔案的管理也越來越重要。

關于電子檔案，劉東斌先生認為：“在計算機上形成的原始記錄，首先要保存到計算機的硬盤上，而在計算機硬盤上保存的這份原始記錄正是電子檔案，正是電子檔案的原件。而需要辦理或執(zhí)行的則必須將這份原始記錄（電子檔案）復制成電子文件發(fā)往有關部門辦理執(zhí)行?！盵4]“電子檔案形成在前，是電子文件的前身，電子文件是電子檔案的復制件?！盵5]

建設項目管理信息系統(tǒng)IT部分（見下圖）一般包括：1.終端設備，包括智能手機和個人計算機等；2.數(shù)據庫；3.服務器；4.網絡，包括移動網絡和InterNet網絡等。

建設項目管理信息系統(tǒng)的信息流程可以概括為：終端設備采集的信息通過移動網絡（或InterNet網絡）、服務器實時傳送到數(shù)據庫后，作為第一手的原始記錄直接形成電子檔案；數(shù)據庫和服務器復制檔案中需要的信息，根據定義流程和用戶請求推送或分發(fā)；終端設備通過移動網絡（或InterNet網絡）接收服務器推送或分發(fā)的信息。

檔案是信息的記存，管理是信息的利用。管理信息系統(tǒng)在集成化方面的發(fā)展和深入應用，使建設項目的檔案管理流程與業(yè)務流程相互融合，業(yè)務活動形成檔案，檔案流程貫穿服務于業(yè)務活動；電子信息在被傳輸?shù)綌?shù)據庫的一剎那即被保存為原始記錄成為檔案，經復制后再進行信息的推送和分發(fā)。以上現(xiàn)象直觀地證明劉東斌先生“檔案形成在前”理論的正確性和適用性。

2.3 “檔案形成在前”理論在建設項目管理實踐中的應用。筆者參與編制河南省地方標準《公路工程工序質量節(jié)點實時監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T1164-2015）和建設項目管理信息化過程中，把管理科學與信息技術相結合，通過對監(jiān)理、施工等單位的實時控制，取得了顯著的效果。在反復總結提高之后，逐步領悟到檔案管理是實時控制和管理信息化的基礎。沒有科學規(guī)范的檔案管理，項目管理信息化就會徒有其名、夭折短壽。

建設項目檔案內容繁多、來源復雜、變化多端，規(guī)范電子檔案的管理需要正確的理論作指導。在對許多檔案學理論學習研究的過程中，深感“檔案形成在前”理論扎根實踐、邏輯嚴謹。以“檔案形成在前”理論為指導，我們在實踐中逐步形成了“檔案形成在前、檔案管理在前”的理念，開發(fā)完善的檔案管理子系統(tǒng)在檔案管理標準化的基礎上實現(xiàn)了檔案管理與業(yè)務流程一體化，使檔案與業(yè)務管理相互融合、相得益彰。

“公路建設項目業(yè)務流程與檔案管理一體化管理信息系統(tǒng)”的主要內容如下：行業(yè)管理部門建立數(shù)據庫和服務器供各個建設項目集約共用；建設單位牽頭，監(jiān)理和施工單位等依照相關技術標準制定工作節(jié)點及其內容；通過移動端、pc端，工作人員采集信息并以電子數(shù)據或電子記錄的方式實時上傳到數(shù)據庫，直接形成檔案；數(shù)據庫服務器按業(yè)務流程規(guī)定的信息即時推送分發(fā)給相關人員；相關人員按權限檢索查詢實時業(yè)務信息；檔案保管與利用做到存查分離等。

“公路建設項目業(yè)務流程與檔案管理一體化管理信息系統(tǒng)”已在許多公路建設項目推廣應用，取得了檔案管理和項目管理雙豐收，從實踐方面也證明了“檔案形成在前”理論的正確性和“檔案管理在前”的實際意義。

3 “檔案形成在前、檔案管理在前”對建設項目管理的意義

3.1 有利于建設單位的檔案管理工作?！督ㄔO工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）規(guī)定，建設單位應履行的職責包括：負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案等。

《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》第五條規(guī)定，“公路建設項目檔案工作實行項目法人負責制”；第六條規(guī)定，“項目竣工文件材料立卷歸檔工作應納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內容，按照‘誰形成誰負責的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委托他人”。

按照以上規(guī)定，建設單位（項目法人）是檔案管理直接的監(jiān)督者，其監(jiān)督工作直接影響著檔案的真實性和完整性等。在實際工作中，按照檔案歸檔移交制度，移交前檔案由監(jiān)理、施工等參建單位負責形成和保護，歸檔移交的驗收工作由檔案行政管理部門負責，歸檔后也由檔案行政管理部門或其他專門機構保管。以上現(xiàn)象造成建設單位（項目法人）的工作人員一般僅僅重視“歸檔移交”工作，項目管理層內日常的檔案管理消極被動。專業(yè)檔案工作者也囿于移交后實體保管的觀念和受人力資源限制等，難以越過“歸檔移交”的分水嶺。

劉東斌先生認為：“其實，檔案并不是因為立卷歸檔才成為檔案的，立卷歸檔只是檔案管理工作的一項內容，而檔案與檔案管理工作是兩回事。把文件與檔案看成是‘前身和‘轉化的關系，恰恰是檔案管理工作造成的。作為檔案來說，立卷歸檔與未立卷的沒有任何區(qū)別，但作為檔案管理工作來說，不立卷歸檔就不便于查找利用。立卷歸檔是檔案組織管理的要求，而不是檔案形成的必要條件?！盵6]按照劉東斌先生的觀點，需要通過理論和制度兩個方面同時來著手解決檔案管理存在的問題。為此，我們確立了“檔案形成在前、檔案管理在前”的理念，這樣，就可以使建設單位（項目法人）從思想認識上摒棄“歸檔”這一思想障礙，責無旁貸、積極主動地按照相關法規(guī)監(jiān)督監(jiān)理、承包商等參建單位的檔案工作，把檔案材料與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目檔案材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統(tǒng)和安全。

3.2 有利于檔案相關人形成法規(guī)遵從性。按相關規(guī)定，建設項目檔案應在交（竣）工驗收前驗收移交。建設項目工期長達數(shù)月、一年、數(shù)年，大量檔案從形成到移交經過的時間較長，監(jiān)理、施工等單位作為移交前的檔案形成和保管主體受利益驅動，往往僅在交（竣）工驗收之前的短時段內突擊整理檔案，后補現(xiàn)象嚴重損害了檔案的原始性和真實性。

“記憶的缺失不僅是過去的缺失，而且是未來的坍塌?！盵7]如果今天不能共同建構真實的昨天，今天的建設者就可能失去認同、迷失方向；如果預知明天不能追溯真實的今天，今天的建設者就可能失去敬畏、肆無忌憚。真實的檔案資料可以再現(xiàn)建設項目施工管理的細節(jié)過程，是舉證查因的憑證材料。重視檔案的日常管理工作，保證建設項目原始記錄的真實性，對構建真實完整的集體記憶乃至社會記憶至關重要。劉東斌先生指出：“檔案的原始記錄表現(xiàn)在，不管是記下當時對某個問題的瞬間想法，還是嚴謹?shù)恼撌觯呐率侵挥幸粋€字、一句話，也同樣都是原始記錄，同樣都是檔案?！盵8]

樹立“檔案形成在前”理念、制定“檔案管理在前”的管理制度，確保檔案及時歸檔、嚴格保管，形成真實完整的原始記錄，可以弱化現(xiàn)行歸檔移交制度造成的弊端，強化相關人員對檔案法律效力的敬畏，自覺形成法規(guī)遵從性。

樹立“檔案形成在前、檔案管理在前”理念，促使建設項目參建人員在法規(guī)遵從性基礎上強化檔案意識和法律意識，具有積極的現(xiàn)實、歷史和社會意義。

3.3 推動業(yè)務流程與檔案管理一體化。特里·庫克先生曾強調檔案工作者“開始作掌舵員，而不是作船手”；還指出：“我們必須認真研究立檔單位的職能、業(yè)務過程和工作程序，幫助它們決定何時何項工作是關鍵的，使它們明白只有文件才是其重要職能、舉措、事務活動的重要的憑證，促進其進行系統(tǒng)設計，把信息系統(tǒng)變?yōu)槲募尜A系統(tǒng)，區(qū)別信息與文件，使文件的內容、結構和來源作為集體記憶乃至整個檔案遺產的組成部分保存下來?！盵9]特里·庫克先生這里論述的“文件”應等同于檔案。

特里·庫克先生發(fā)表該論述至今已經20多年，檔案學理論的發(fā)展和長期的管理信息化實踐，在證明其論述正確深邃的同時，也可以把蘊含“開始作掌舵員”的意旨清晰地表達出來：檔案管理不能從“歸檔”開始，而應從檔案形成開始，需要提前介入?！皢挝坏穆毮?、業(yè)務過程和工作程序”與檔案管理相互依賴，信息系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)相互依賴。

與特里·庫克先生的論述一致，建設項目的業(yè)務流程與檔案管理相互依賴，業(yè)務活動形成檔案，檔案管理服務于業(yè)務活動。獨立或后置的檔案管理難以生存，缺少了檔案管理的管理信息系統(tǒng)也像沒有靈魂的“鹽柱”。

“檔案形成在前、檔案管理在前”的理念體現(xiàn)了檔案工作者“工作中心由檔案轉向檔案活動和檔案行為”[10]“開始作掌舵員”的發(fā)展方向。在信息技術高度發(fā)達的今天，管理科學、工程技術與信息技術等相結合，開發(fā)業(yè)務流程與檔案管理一體化的信息系統(tǒng)，既是可行的，又是必要的。

4 結語

筆者參與編制的河南省地方標準《公路工程工序質量節(jié)點實時監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T1164-2015），以及開發(fā)的建設項目業(yè)務流程與檔案管理一體化管理信息系統(tǒng)，已在許多建設項目實施應用，取得了很好的管理效果。實時監(jiān)控的實現(xiàn)及其管理作用的充分發(fā)揮，離不開檔案背景信息即時管理的基礎作用。

工序質量節(jié)點理論研究中所依據的事前控制和過程控制等理論，與“檔案形成在前”理論原理不謀而合，在實踐中形成的“檔案形成在前、檔案管理在前”理念，不僅能夠提高檔案管理水平，而且對建設項目的管理也具有積極意義。

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（作者單位：高愛民，鄭州市公路管理局；張長林、劉芳，河南省交通運輸廳公路管理局 來稿日期：2017-06-19）