田煜

摘 要：文章以現(xiàn)行《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》為依據(jù)，以《檔案室基本情況年報(bào)》檔基3表編制實(shí)踐為例，解讀年報(bào)編制的基本流程和策略，對(duì)編制中的一些技術(shù)問題進(jìn)行界定，消除歧義，并將其系統(tǒng)化、條理化，為檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)編制工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì)；統(tǒng)計(jì)年報(bào)；流程；策略

1 流程一：編制準(zhǔn)備

1.1 明確要求

1.1.1 及時(shí)。及時(shí)指檔案統(tǒng)計(jì)工作的時(shí)效性，應(yīng)做到“四及早”“兩確?！薄＜矗杭霸鐪?zhǔn)備、及早部署、及早編制、及早報(bào)送，確保在規(guī)定日期之前報(bào)送，確保不影響整體統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)度。

1.1.2 準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是檔案統(tǒng)計(jì)工作的生命線，應(yīng)做到統(tǒng)計(jì)態(tài)度端正、方法科學(xué)、隸屬關(guān)系明確。避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)造假、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、漏報(bào)或多頭報(bào)送等導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真的情況。

1.1.3 全面。全面是檔案統(tǒng)計(jì)工作的范圍，包括統(tǒng)計(jì)覆蓋地區(qū)和統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的全面性。[1]另外，可根據(jù)統(tǒng)計(jì)目的，增加異地異質(zhì)備份等統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。

1.1.4 科學(xué)。科學(xué)是貫穿整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本思路，從統(tǒng)計(jì)指標(biāo)、統(tǒng)計(jì)方法、統(tǒng)計(jì)分析到統(tǒng)計(jì)結(jié)論等都應(yīng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，避免統(tǒng)計(jì)結(jié)果與客觀事實(shí)發(fā)生重大偏離。

1.2 把握要點(diǎn)

1.2.1 目的。了解統(tǒng)計(jì)目的，提前對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、甄別，做到有的放矢。

1.2.2 范圍。明確統(tǒng)計(jì)范圍和口徑，確定報(bào)表編制涉及的單位和部門，以便及早溝通、協(xié)調(diào)，確定編制人員。

1.2.3 指標(biāo)。厘清橫向統(tǒng)計(jì)與縱向統(tǒng)計(jì)、相對(duì)指標(biāo)與絕對(duì)指標(biāo)等統(tǒng)計(jì)要素的內(nèi)涵與外延、準(zhǔn)確界定指標(biāo)間的邏輯關(guān)系。

1.2.4 時(shí)間。根據(jù)工作量、報(bào)送形式、審核流程等要求倒排日程，確保如期完成。

1.3 精心組織

1.3.1 工作部署。以公文、會(huì)議、郵件等多種形式，統(tǒng)一部署，分解任務(wù)，明確主辦協(xié)辦，落實(shí)專人專崗。

1.3.2 專題培訓(xùn)。對(duì)參與編制人員進(jìn)行形式多樣的專題培訓(xùn)，做到職責(zé)清、要求明、業(yè)務(wù)精。

1.3.3 業(yè)務(wù)指導(dǎo)。編制業(yè)務(wù)指導(dǎo)手冊(cè)，明確專人以電話、郵件、微信等方式答疑解惑，及時(shí)提供指導(dǎo)。

2 流程二：核查存量數(shù)據(jù)

2.1 歷史數(shù)據(jù)核查。規(guī)模小、成立時(shí)間短的單位，可以集中人力對(duì)存量數(shù)據(jù)進(jìn)行全面核查；規(guī)模大、歷史長(zhǎng)的單位，可以根據(jù)情況分年度抽樣核查。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)糾正，對(duì)核查結(jié)果簽字確認(rèn)，并將正確數(shù)據(jù)錄入年報(bào)管理系統(tǒng)。

2.2 異常數(shù)據(jù)校驗(yàn)。對(duì)一些超出合理波動(dòng)范圍的異常數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，注明檔案移交、移出、銷毀、接收、統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤等異常變動(dòng)原因。

2.3 匯總數(shù)據(jù)核實(shí)。在對(duì)歷史數(shù)據(jù)核查、異常數(shù)據(jù)校驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)匯總結(jié)果進(jìn)行核實(shí)，可采用兩人以上獨(dú)立匯總后對(duì)標(biāo)、人機(jī)互校等方式，確保匯總數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

3 流程三：積累新增數(shù)據(jù)

3.1 優(yōu)化臺(tái)賬欄目。臺(tái)賬欄目設(shè)計(jì)應(yīng)以檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)為基礎(chǔ)，優(yōu)化欄目?jī)?nèi)容，將統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分解到各工作環(huán)節(jié)。例如，檔案查閱登記表將利用目的、查閱檔案所屬歷史分期等涵蓋進(jìn)去，既對(duì)日常工作內(nèi)容詳細(xì)記載，又為年報(bào)編制積累了素材。

3.2 加強(qiáng)部門協(xié)作。應(yīng)加強(qiáng)部門協(xié)作，以便及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。與編纂部門聯(lián)系，收集利用檔案資料編寫出版年鑒、組織沿革、大事記等情況；與資產(chǎn)管理部門協(xié)作，掌握檔案庫房、設(shè)備購置情況；與人力部門聯(lián)系掌握專兼職檔案人員的年齡、學(xué)歷、職稱情況等。

3.3 定期更新數(shù)據(jù)。年初檔案部門應(yīng)牽頭，及時(shí)將各業(yè)務(wù)部門積累、更新的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，為年報(bào)編制奠定基礎(chǔ)。

4 流程四：編制年報(bào)

4.1 檔案機(jī)構(gòu)。指單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的檔案處（科、室、中心），聯(lián)合檔案室由一個(gè)牽頭單位負(fù)責(zé)編制報(bào)送，與本單位具有檔案業(yè)務(wù)關(guān)系的檔案寄存中心、文件中心等非單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，以及由人事部門管理的人事檔案室不計(jì)算在內(nèi)。[2]

4.2 現(xiàn)有全部專職人員。指檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)崗位職責(zé)以檔案工作為主的在編職工，不包括以其他工作為主、臨時(shí)聘用、借調(diào)、空編人員等。

4.3 現(xiàn)有全部專職人員情況。以職工花名冊(cè)或人事部門提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，年齡按公歷、周歲計(jì)算；文化程度以畢業(yè)（學(xué)位）證書記載的最高學(xué)歷（學(xué)位）為準(zhǔn)，無證書的參照干部履歷登記表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；檔案專業(yè)程度指取得檔案專業(yè)的學(xué)歷（學(xué)位）；專業(yè)技術(shù)職務(wù)指專職檔案人員評(píng)聘的專業(yè)技術(shù)職務(wù)，非檔案系列的按照相應(yīng)級(jí)別填入對(duì)應(yīng)欄目，已調(diào)離檔案部門的人員評(píng)聘的檔案系列專業(yè)技術(shù)職務(wù)及兼職檔案人員評(píng)聘的專業(yè)技術(shù)職務(wù)都不計(jì)算在內(nèi)；在職培訓(xùn)教育，指在職專職檔案人員參加的崗位、業(yè)務(wù)、專題培訓(xùn)或繼續(xù)教育等形式的非學(xué)歷教育。[3]

4.4 兼職人員。指本單位兼做檔案工作的在職職工，崗位職責(zé)應(yīng)包含檔案工作內(nèi)容，但臨時(shí)聘用、借調(diào)的非在編職工不計(jì)算在內(nèi)。

4.5 本年經(jīng)費(fèi)投入。指用于檔案工作的資金投入，包括檔案設(shè)備、耗材購置，技術(shù)咨詢，修復(fù)搶救費(fèi)用等，不包括檔案人員工資福利及其他非直接投入檔案工作的費(fèi)用。

4.6 室存檔案。室存案卷數(shù)量指以案卷為保管單位的全部檔案數(shù)量；案卷排架長(zhǎng)度指檔案疊放排列的厚度總和，測(cè)量方法：①數(shù)量較少的直接用尺子測(cè)量。②柜架存放飽滿的通過柜架的規(guī)格計(jì)算。③案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確的以平均每卷1.5cm的厚度計(jì)算，通過四舍五入保留整數(shù)。以件為保管單位的檔案數(shù)量指按“件”整理的檔案數(shù)量，不包括案卷內(nèi)的文件數(shù)量；以件為保管單位的檔案排架長(zhǎng)度，參照案卷排架長(zhǎng)度的計(jì)算方法。錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案的數(shù)量以實(shí)際盤數(shù)為準(zhǔn)。照片檔案的張數(shù)，指紙質(zhì)照片檔案的數(shù)量，與其他檔案一起立卷保管的照片檔案不計(jì)在內(nèi)。底圖指為復(fù)制藍(lán)圖而繪制的圖樣?？s微膠片指截至填報(bào)年度的全部縮微膠片，包括接收來的縮微膠片檔案和庫存檔案的縮微復(fù)制件。[4]其中平片、開窗卡的計(jì)量單位為張，卷片的計(jì)量單位為萬幅。實(shí)物檔案指獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、紀(jì)念品、題詞、字畫、印章、牌匾等。endprint

4.7 室存永久、長(zhǎng)期（30年）檔案。指室存永久、長(zhǎng)期、30年以上（含30年）檔案數(shù)量之和，期限為3年、5年、10年、15年、25年等30年以下的定期檔案不計(jì)入此項(xiàng)。

4.8 本年接收檔案。指本年度接收的本年度或以前年度形成的檔案數(shù)量，根據(jù)檔案類型分別按卷、件、盤、張等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

4.9 本年向檔案館移交檔案。指根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定，分別將形成滿20年、10年的檔案向同級(jí)國(guó)家檔案館移交的數(shù)量。下級(jí)單位向上級(jí)單位檔案部門移交檔案的數(shù)量不計(jì)在內(nèi)。

4.10 本年移出檔案。指本年度因部分庫存檔案所有者發(fā)生變化，而移交給有關(guān)單位的檔案，[5]不包括向國(guó)家檔案館移交的檔案。

4.11 本年銷毀檔案。指經(jīng)過鑒定、按照程序銷毀的保管期滿檔案，整理時(shí)無保存價(jià)值的文件材料的銷毀不計(jì)在內(nèi)。

4.12 室存檔案的歷史分期。建國(guó)前檔案指1949年10月1日前的全部檔案，其中明清以前檔案指1368年以前的檔案，明清檔案指1368-1911年形成的檔案，民國(guó)檔案指1911-1949年形成的檔案（革命歷史檔案除外），革命歷史檔案指“1919年‘五四運(yùn)動(dòng)至1949年10月1日前，中國(guó)共產(chǎn)黨（包括其前身共產(chǎn)主義小組）和它領(lǐng)導(dǎo)的人民政權(quán)、青年團(tuán)、軍隊(duì)及其他革命群眾團(tuán)體所形成的檔案”。[6]建國(guó)后檔案指中華人民共和國(guó)成立后的檔案。

4.13 室存資料。指已編目并作為資料保存的古籍、圖書、期刊、報(bào)紙、技術(shù)資料、編研資料、不歸檔文件等。按實(shí)有冊(cè)數(shù)統(tǒng)計(jì)，期刊以年合訂本為一冊(cè)，報(bào)紙以月合訂本為一冊(cè)。

4.14 檔案編目情況。指以全宗為單位編制的各種檢索工具，其中案卷目錄指案卷名冊(cè)；全引目錄指案卷及卷內(nèi)文件目錄名冊(cè)；歸檔文件目錄指以件為保管單位的目錄名冊(cè)；專題目錄指按照特定專題以一定次序編排而成的檔案目錄名冊(cè)；重要文件目錄指將重要文件信息按一定次序編排而成的目錄名冊(cè)。計(jì)算機(jī)可讀目錄，指輸入計(jì)算機(jī)并通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行編制和檢索的檔案目錄，以萬條為計(jì)量單位。

4.15 本年利用檔案。利用人次以檔案查詢借閱登記表為依據(jù)，按絕對(duì)查檔人數(shù)累計(jì)填報(bào)。同一個(gè)利用者連續(xù)多天查檔，1天算1人次；若將檔案按借閱規(guī)定借走多天，按1人次計(jì)算。利用卷（件）次按統(tǒng)計(jì)年度內(nèi)查閱檔案的絕對(duì)數(shù)量累計(jì)填報(bào)。同一個(gè)利用者連續(xù)多天查閱同一卷（件）檔案， 1天算1卷（件）次；一卷（件）檔案按借閱規(guī)定借出若干天，按1卷（件）次計(jì)算。[7]利用檔案的歷史分期參照4.12。檔案利用目的以查詢借閱登記信息為準(zhǔn)，其中學(xué)術(shù)研究指用于歷史、經(jīng)濟(jì)學(xué)等研究及地方志、專業(yè)志的編修等。經(jīng)濟(jì)建設(shè)指直接用于工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)或基建工程等方面。宣傳教育指用于舉辦展覽以及通過報(bào)刊、廣播、電視等開展的宣傳教育工作。工作查考指用于行政事務(wù)等日常工作，如制訂計(jì)劃、案件處理、人事工作等。無法劃入上述類別的歸入其他類。

4.16 本年利用資料。統(tǒng)計(jì)方式參考4.15。

4.17 陳列室。指以檔案原件或復(fù)制品、仿制品的陳列展出為手段，揭示單位發(fā)展史，對(duì)內(nèi)開展愛崗敬業(yè)教育，對(duì)外作為接待、宣傳窗口，內(nèi)容相對(duì)固定的場(chǎng)所。如單位榮譽(yù)室、陳列館、文物館等。

4.18 本年編研檔案資料。指利用本單位檔案編寫的文件匯集、參考資料、檔案文化產(chǎn)品等，[8]一個(gè)名稱為一種。其中，“公開出版”指當(dāng)年由出版社正式出版的書籍（包括公開發(fā)行和內(nèi)部發(fā)行），“內(nèi)部參考”指當(dāng)年編纂完畢但未公開出版、留作內(nèi)部使用的參考資料。利用檔案資料編輯出版的電子刊物也應(yīng)統(tǒng)計(jì)在內(nèi)。

4.19 檔案室總建筑面積。包括辦公、閱覽、技術(shù)用房、庫房等與檔案工作相關(guān)的房屋建筑面積；檔案庫房建筑面積專指保管檔案場(chǎng)所的建筑面積。建筑面積以竣工圖標(biāo)注的數(shù)據(jù)或房產(chǎn)管理部門提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，而非使用面積。

4.20 檔案室設(shè)備。服務(wù)器指用于檔案數(shù)據(jù)及應(yīng)用程序存儲(chǔ)、傳輸、讀取、服務(wù)等的文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用程序服務(wù)器、WEB服務(wù)器等，僅承擔(dān)少量檔案管理功能的服務(wù)器不計(jì)算在內(nèi)；微機(jī)指填報(bào)單位檔案部門所有能正常使用的臺(tái)式機(jī)、筆記本電腦。復(fù)印機(jī)指檔案部門為利用者提供復(fù)印服務(wù)的復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等具有復(fù)印功能的設(shè)備；集中式空調(diào)機(jī)指單位安裝使用的空調(diào)機(jī)組數(shù)量，一般單位只有一套，分散式空調(diào)機(jī)指檔案室安裝的窗機(jī)、掛機(jī)、柜機(jī)等空調(diào)設(shè)備；去濕機(jī)指檔案庫房使用的調(diào)節(jié)濕度的設(shè)備；消毒設(shè)備指檔案消毒柜、滅菌機(jī)、殺蟲機(jī)等消毒設(shè)備。

4.21 檔基3表附表。文書類電子檔案專指作為文書檔案歸檔保存的電子檔案，不包括紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化副本，件數(shù)的統(tǒng)計(jì)與紙質(zhì)文書檔案件數(shù)的計(jì)算方式一致，具體方法參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）5.1.1條款內(nèi)容。數(shù)碼照片指經(jīng)過鑒定、整理后歸檔保存的數(shù)碼照片，張數(shù)統(tǒng)計(jì)不包括沖洗出來歸檔保存的紙質(zhì)照片檔案，以及不具備保存價(jià)值的作為資料保管的數(shù)碼照片。數(shù)字錄音、數(shù)字錄像指歸檔保存的原始素材，不包括剪輯加工后的部分，以正常播放實(shí)際小時(shí)數(shù)為準(zhǔn)。室存檔案數(shù)字化副本指原有的紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案及其他非電子檔案，經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的副本，其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化前后的計(jì)量單位分別為卷（件）、副。上述電子檔案的存儲(chǔ)容量以GB為計(jì)量單位，保留整數(shù)。[9]

5 流程五：報(bào)表審核

5.1 內(nèi)容審核。對(duì)所屬單位報(bào)送數(shù)據(jù)、本單位統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、匯總數(shù)據(jù)分別進(jìn)行審核，并通過橫向、縱向?qū)Ρ?，以判斷?shù)據(jù)波動(dòng)的合理性，數(shù)據(jù)的全面性，數(shù)據(jù)間邏輯關(guān)系的正確性、計(jì)量單位的準(zhǔn)確性等。

5.2 形式審核。審核報(bào)表形式的完整性，有無漏填漏報(bào)，漏項(xiàng)空項(xiàng)，缺章少頁等，重點(diǎn)審核單位類別代碼是否與單位性質(zhì)一致，組織機(jī)構(gòu)代碼、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等的填寫是否完整無誤。

5.3 手續(xù)審核。審核填表人、統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人簽名，聯(lián)系電話、報(bào)出日期、報(bào)出單位名稱和公章等法定手續(xù)是否完備。endprint

6 流程六：報(bào)表報(bào)送與歸檔

6.1 報(bào)表報(bào)送。將經(jīng)審核的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表紙質(zhì)版、電子版或數(shù)據(jù)包，[10]按照?qǐng)?bào)送時(shí)間和方式及時(shí)上報(bào)。報(bào)送年報(bào)應(yīng)采用公務(wù)郵箱、機(jī)要方式或?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行加密，預(yù)防失密泄密事故發(fā)生。

6.2 報(bào)表復(fù)制。為便于后續(xù)統(tǒng)計(jì)分析和研究，減少對(duì)原件的損害，通常將經(jīng)審核用印后的紙質(zhì)報(bào)表復(fù)制以備日常查考使用。

6.3 報(bào)表歸檔。將審核人簽字并加蓋報(bào)送單位公章的紙質(zhì)報(bào)表、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)包及具有保存價(jià)值的過程材料歸檔保存。

7 流程七：統(tǒng)計(jì)分析及應(yīng)用

7.1 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析。根據(jù)需要對(duì)年報(bào)中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理、分析研究，并根據(jù)橫向差異分析、縱向趨勢(shì)分析、內(nèi)部結(jié)構(gòu)性分析的需要，分別將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以條形圖、扇形圖、折線圖等不同方式進(jìn)行直觀化呈現(xiàn)，以便撰寫匯報(bào)材料、調(diào)查報(bào)告等使用。

7.2 撰寫調(diào)查報(bào)告。報(bào)表編制完成后，切勿將耗費(fèi)大量人力、物力編制的統(tǒng)計(jì)報(bào)表束之高閣，應(yīng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和一些補(bǔ)充調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，形成基于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的調(diào)查報(bào)告，客觀面對(duì)問題，理性探尋對(duì)策。

7.3 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)用

7.3.1 展示工作。用翔實(shí)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、生動(dòng)的表現(xiàn)形式把工作成果進(jìn)行系統(tǒng)展示，逐步改變檔案工作者“只干不說、只說不寫”的傳統(tǒng)，逐步扭轉(zhuǎn)檔案工作清閑無為的舊觀念。

7.3.2 爭(zhēng)取權(quán)益。利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向、縱向?qū)?biāo)，為檔案職工定編定崗、職稱待遇、職務(wù)晉升等權(quán)益向有關(guān)部門提出建設(shè)性意見和建議。

7.3.3 塑造形象。以統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為支撐，對(duì)開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、工作查考、學(xué)術(shù)研究、宣傳教育等提供的支撐和服務(wù)進(jìn)行宣傳報(bào)道，提高說服力和認(rèn)同感，塑造良好形象。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉延龍.新形勢(shì)下檔案統(tǒng)計(jì)工作的幾點(diǎn)要求[J/OL].檔案工作（電子期刊），2013（2）：5～8.

[2] 陳兆祦，和寶榮.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（修訂本）[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1996：59～60.

[3][4][5][6][7] 國(guó)家檔案局，國(guó)家統(tǒng)計(jì)局.全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度[DB/OL].[ 2017-01-12].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2017-01/12/content_172640.htm.

[8] 賈文麗.檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度的問題與建議[J].中國(guó)檔案，2013（2）：34～35.

[9] 崔麗.如何構(gòu)建檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度的研究[J].山東檔案，2013（3）：33～34.

[10]李冬梅.《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》解讀[J].北京檔案，2012（1）：32～34.

（作者單位：中國(guó)聯(lián)通河南省分公司檔案館 來稿日期：2017-06-18）endprint