劉艷

[摘 要] 固定資產(chǎn)檔案在高校管理中占有重要地位，通過(guò)對(duì)高校資產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題的深入分析，探討了提高高校固定資產(chǎn)檔案管理的途徑和對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 固定資產(chǎn)；檔案；對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 065

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）15- 0141- 02

0 前 言

資產(chǎn)檔案是全面掌握高校資金使用情況，加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的不可缺少的重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著各高校的擴(kuò)建發(fā)展，學(xué)校的固定資產(chǎn)品種越來(lái)越多，數(shù)量也越來(lái)越大，面對(duì)這種情況，建立資產(chǎn)檔案，詳細(xì)收集高校資產(chǎn)的使用、處置、評(píng)估情況，對(duì)高校資產(chǎn)進(jìn)行有效的清查管理，防止國(guó)有資產(chǎn)的流失，對(duì)加強(qiáng)學(xué)校的管理具有十分重要的意義。

1 資產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 資產(chǎn)檔案不齊全，缺失嚴(yán)重

資產(chǎn)檔案作為資產(chǎn)有機(jī)組成部分，其管理沒(méi)有受到足夠的重視，這是在高校資產(chǎn)檔案管理中比較嚴(yán)重的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)為：第一，在儀器設(shè)備的招投標(biāo)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)維修等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件文字材料沒(méi)有及時(shí)歸檔；隨同儀器設(shè)備的說(shuō)明書(shū)、技術(shù)資料、論證報(bào)告等也收集不齊全，造成檔案材料的不完善，如某校規(guī)定十萬(wàn)元以上的設(shè)備說(shuō)明書(shū)、合格證還有隨機(jī)附件要一并收集齊全歸檔，方便以后查詢(xún)使用。但是，有時(shí)候因?yàn)楣ぷ魇韬鐾浭占瘹w檔，給以后的資產(chǎn)管理帶來(lái)一定困難，有的高校甚至沒(méi)有這方面意識(shí)和要求，十萬(wàn)以上的設(shè)備畢竟是比較貴重的，如此不重視，可以看出對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的漠視。第二、資產(chǎn)信息要素不完整。新購(gòu)儀器設(shè)備都要求信息登記，以某校儀器設(shè)備為例，學(xué)校采用的是北化軟件資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，信息錄入包括設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、使用部門(mén)、使用人、管理人、購(gòu)買(mǎi)日期、存放地點(diǎn)等，這是購(gòu)入一件新設(shè)備必要的信息要素。這些信息不但要求完整，而且要求財(cái)、賬、物相符，這樣，便于以后資產(chǎn)的管理和清查，如果混淆不清，不一一記錄清楚，那么對(duì)以后的資產(chǎn)清查必然造成很多麻煩。

1.2 資產(chǎn)檔案管理制度不健全

有的單位對(duì)于資產(chǎn)檔案管理，沒(méi)有制定詳盡的制度，對(duì)于檔案制度管理的程序和環(huán)節(jié)沒(méi)有明確的規(guī)范，致使在實(shí)際工作中，管理程序混亂，責(zé)任模糊，工作出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉，再加上檔案管理在有的單位處于邊緣地位，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)和資產(chǎn)管理員，只是兼職，所以，在這些單位檔案管理往往處于被動(dòng)地位，致使歸檔指導(dǎo)不力，檔案管理陷入一片混亂。

1.3 資產(chǎn)歸檔責(zé)任不明確，沒(méi)有具體落實(shí)

表現(xiàn)在：二級(jí)部門(mén)系院資產(chǎn)管理員責(zé)任不明確。以某學(xué)校為例，二級(jí)單位資產(chǎn)管理員的責(zé)任是做好本部門(mén)（系院）的資產(chǎn)的管理，包括資產(chǎn)新購(gòu)、報(bào)廢、調(diào)撥等資產(chǎn)異動(dòng)。在處理資產(chǎn)異動(dòng)時(shí)候需要有相應(yīng)紙質(zhì)材料，如報(bào)廢申請(qǐng)（要求達(dá)到多少以上的資產(chǎn)報(bào)廢必須填報(bào)廢單）、資產(chǎn)調(diào)撥單、新購(gòu)設(shè)備驗(yàn)收單等材料，一方面便于歸檔管理，另一方面便于把這些信息錄入網(wǎng)上資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)，達(dá)到賬物相符、賬賬相符。但是，很多系院資產(chǎn)管理員頻繁更換，新任資產(chǎn)管理員不知道怎么管理資產(chǎn)，在資產(chǎn)報(bào)廢或者調(diào)撥時(shí)候沒(méi)有按照資產(chǎn)主管部門(mén)的要求走程序，更換或者調(diào)撥往往帶有隨意性，致使資產(chǎn)調(diào)動(dòng)沒(méi)有在賬上反映出來(lái)，也沒(méi)有及時(shí)反應(yīng)到資產(chǎn)管理軟件中，造成賬物不符，賬賬不符

2 對(duì) 策

2.1 提高認(rèn)識(shí)，重視檔案管理

資產(chǎn)檔案管理是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，不能忽視，加強(qiáng)資產(chǎn)檔案管理重要性的宣傳，使廣大職工認(rèn)識(shí)其檔案管理的重要性，積極支持有關(guān)部門(mén)做好相關(guān)工作。

2.2 制度創(chuàng)新

制度創(chuàng)新是加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理的有效保障，所以，建立健全檔案制度，加強(qiáng)高校資產(chǎn)檔案管理制度的創(chuàng)新是新形勢(shì)下的迫切需要。具體來(lái)說(shuō)，一是規(guī)范資產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度， 使資產(chǎn)檔案管理在各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。二是要加大現(xiàn)有檔案規(guī)章制度的貫徹實(shí)施力度，嚴(yán)格按章辦事。三是加大資產(chǎn)檔案管理的評(píng)估制度和獎(jiǎng)懲措施，在一定程度上對(duì)檔案工作人員起激勵(lì)作用。

2.3 提高資產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)

首先要細(xì)心。檔案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜、繁瑣的工作。從檔案的收集整理、分類(lèi)到登記統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)都需要工作人員付出大量的重復(fù)的勞動(dòng)。由于任務(wù)繁重，工作人員在工作中，需要相當(dāng)?shù)哪托?，并且要求?yán)謹(jǐn)細(xì)致，以免在工作中出錯(cuò)。其次提高工作效率。一方面要求信息化，隨著科技的發(fā)展，我國(guó)各項(xiàng)各業(yè)目前信息化程度都不斷提高，檔案管理也是如此，由于每個(gè)高校龐大的資產(chǎn)需要管理，資產(chǎn)的信息化建設(shè)顯得尤其必要。如某校的資產(chǎn)管理是用的北化軟件。此軟件功能齊全，為資產(chǎn)管理帶來(lái)了諸多方便，結(jié)束了人工管理的時(shí)代，節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力；另一方面加強(qiáng)資產(chǎn)管理人員的培訓(xùn)，管理人員包括專(zhuān)職資產(chǎn)管理員和兼職資產(chǎn)管理員。專(zhuān)職資產(chǎn)管理員管理全校資產(chǎn)的信息，主要體現(xiàn)在信息化方面，資產(chǎn)管理信息軟件不斷升級(jí)，功能增加，需要專(zhuān)職資產(chǎn)管理員定期出去參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)軟件新功能，熟悉軟件操作，更好地管理好全校資產(chǎn)。兼職資產(chǎn)管理員是指各二級(jí)部門(mén)的資產(chǎn)管理人員，為了更好的管理好本部門(mén)、系院的資產(chǎn)，學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)定期（一年一次）對(duì)他們作培訓(xùn)，講解資產(chǎn)的驗(yàn)收、調(diào)撥、報(bào)廢程序、日常資產(chǎn)的管理、資產(chǎn)管理軟件的操作等等。這樣，大大提高了資產(chǎn)管理人員的義務(wù)能力和操作能力，促進(jìn)全校資產(chǎn)的有效管理。

3 結(jié) 語(yǔ)

總之，資產(chǎn)檔案管理是個(gè)系統(tǒng)工程，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)要認(rèn)識(shí)到其重要性，完善健全資產(chǎn)檔案制度，全校資產(chǎn)管理員和資產(chǎn)檔案管理部門(mén)要齊心合作，在資產(chǎn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)耐心、細(xì)致，認(rèn)真做好各項(xiàng)工作，只有這樣，才能有效地管理好全校的資產(chǎn)。

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