孫帥

[摘 要]隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，本文分析醫(yī)院檔案工作中的存在的問題，如對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足、檔案管理專業(yè)人才緊缺、檔案管理信息化薄弱等，并提出解決對(duì)策，如增強(qiáng)檔案職業(yè)意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、建立健全檔案工作制度等，以加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，為醫(yī)院改革與發(fā)展提供參考。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息化時(shí)代

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.109

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）16-0-02

隨著醫(yī)療信息化進(jìn)程的不斷加快，信息化技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案事業(yè)的影響越來越大，使傳統(tǒng)檔案管理方法受到了前所有未有的沖擊，醫(yī)院檔案管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，重視醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的挖掘和應(yīng)用，是加快建設(shè)信息化醫(yī)院的重要任務(wù)，讓檔案大數(shù)據(jù)更好地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作。

1 醫(yī)院檔案管理概況

醫(yī)院檔案是指過去和現(xiàn)在的醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、管理、經(jīng)濟(jì)、文化等工作活動(dòng)中，直接形成的對(duì)醫(yī)院和患者有保存價(jià)值的各種文件、圖表、聲像等不同門類和不同載體的記錄，是一所醫(yī)院歷史上所有重要信息的集合，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分。醫(yī)院檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，對(duì)國(guó)家和社會(huì)及患者個(gè)人具有保存價(jià)值，檔案是歷史的真實(shí)憑證，是第一手的參考資料，對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策層查考醫(yī)院既往情況、掌握歷史資料、醫(yī)學(xué)科學(xué)研究等都具有廣泛的參考價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。加強(qiáng)檔案信息資源的利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基本條件，新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理水平的高低，直接影響到醫(yī)院提供檔案信息資源服務(wù)、滿足社會(huì)和患者需求的能力，如果管理不善，檔案服務(wù)水平較低，利用者需要時(shí)無從查詢，那么很多反映醫(yī)院本身歷史發(fā)展全貌的檔案只能囿于潛在狀態(tài)而無法實(shí)現(xiàn)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，提高檔案科學(xué)化、信息化管理水平，提供優(yōu)質(zhì)高效的資源利用服務(wù)具有十分重要的意義。

2 信息化時(shí)代加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的意義

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是指在醫(yī)院檔案行政部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為工具的現(xiàn)代信息化技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)重要信息資源進(jìn)行信息采集、數(shù)據(jù)挖掘和提供利用，從而提高醫(yī)院檔案管理水平和效率。醫(yī)院檔案積累了醫(yī)院各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，是醫(yī)院發(fā)展的歷史記錄，是一種潛在的生產(chǎn)力，其潛在的價(jià)值只有通過加強(qiáng)檔案管理才能體現(xiàn)出來，才能發(fā)揮潛能，為醫(yī)院持續(xù)改革與發(fā)展提供可靠憑證和具有現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值的信息資源。

3 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識(shí)淡薄

目前，醫(yī)院普遍存在“重醫(yī)療、輕管理”的現(xiàn)象，管理層投入檔案工作的精力和管理資源較少，認(rèn)為檔案工作可有可無，對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理無法創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)設(shè)置和軟硬件設(shè)施跟不上，檔案管理僅限于收集、整理、歸檔資料等基礎(chǔ)性工作，深入加工和合理利用檔案信息資源的程度不高，無法使檔案資源價(jià)值得到有效發(fā)揮。

3.2 檔案管理專業(yè)人才緊缺

由于歷史原因和體制原因，目前醫(yī)院檔案管理人員大多是從臨床轉(zhuǎn)型從事檔案工作，在文化程度、知識(shí)水平等方面素質(zhì)不一，缺乏專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，專職從事檔案工作的人員偏少，大多為1-2名，還身兼辦公室或保密室工作，工作任務(wù)繁重，對(duì)檔案編研和檔案信息挖掘更是力不能及，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作乃至醫(yī)院綜合管理水平的提高。

3.3 檔案管理制度不完善

相當(dāng)數(shù)量的醫(yī)院雖然建立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了檔案室，但由于檔案工作不能創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益，因此，檔案管理的建章立制未引起足夠的重視，同時(shí)缺少相關(guān)的制度和考核激勵(lì)措施。

3.4 檔案管理信息化薄弱

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，但僅僅被當(dāng)作檢索工作使用，檔案服務(wù)模式未能跟上社會(huì)發(fā)展的需要，所形成的電子檔案數(shù)量龐大且日益增多，相關(guān)軟件工具未能很好的使用，檔案信息資源的開發(fā)和利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，造成了資源浪費(fèi)。電子檔案的安全問題亦是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，易受到病毒、黑客的攻擊，穩(wěn)定性有待提高。

4 醫(yī)院檔案管理中問題的解決對(duì)策

4.1 增強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

首先，醫(yī)院要增強(qiáng)對(duì)檔案工作和檔案價(jià)值重要性的認(rèn)識(shí)，把檔案工作與業(yè)務(wù)建設(shè)放在同等地位，同步發(fā)展、同步考核，強(qiáng)化檔案是為臨床、科研、醫(yī)院管理發(fā)展而服務(wù)的意識(shí)，增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感，培養(yǎng)檔案管理創(chuàng)新意識(shí)。其次，醫(yī)院要轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，以開放、包容、創(chuàng)造性的工作態(tài)度，積極調(diào)整思路，圍繞醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，積極主動(dòng)挖掘檔案資源，以有限的檔案資源創(chuàng)造無限的信息財(cái)富，提高檔案資源利用價(jià)值。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化背景下，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，檔案管理復(fù)雜性日漸突出，因此，醫(yī)院應(yīng)要求檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和服務(wù)利用等職能活動(dòng)中，遵守基本的職業(yè)行為準(zhǔn)則。檔案從業(yè)人員要把握時(shí)代發(fā)展的要求，注重專業(yè)學(xué)習(xí)和檔案技能培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、檔案管理、信息開發(fā)等專業(yè)知識(shí)。另外，醫(yī)院要制訂檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期目標(biāo)和近期目標(biāo)，爭(zhēng)取政府或上級(jí)部門的支持，建立多途徑、多層次的醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才引進(jìn)和培養(yǎng)模式，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案從業(yè)人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)，盡可能配備具有編輯學(xué)、圖書館學(xué)、信息技術(shù)專業(yè)背景的多元化復(fù)合型人才，建立檔案管理人才梯隊(duì)，做好人才儲(chǔ)備工作，培養(yǎng)敬業(yè)精神、創(chuàng)新意識(shí)和職業(yè)操守，最大限度地提升醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)。

4.3 完善檔案管理制度建設(shè)

醫(yī)院要建章立制，從制度上加強(qiáng)檔案和檔案管理工作，把醫(yī)院檔案建設(shè)列入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，并建立科學(xué)的檔案管理體系，明確分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案信息化建設(shè)所需的人員配備、辦公用房和預(yù)算經(jīng)費(fèi)，建立相應(yīng)的檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，保持檔案工作者的相對(duì)穩(wěn)定，并接受檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)等。檔案管理包括檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索和檔案開發(fā)利用等內(nèi)容，資料收集是檔案工作的起始環(huán)節(jié)，是檔案管理的基礎(chǔ)，而醫(yī)院資料量多分散，影響了檔案的收集，因此，建立健全檔案收集制度尤為重要。此外，為了能夠有效貫徹落實(shí)新的檔案管理制度，醫(yī)院需要設(shè)立相應(yīng)的考核辦法，并將這些辦法和納入醫(yī)院績(jī)效考核制度中，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。endprint

4.4 加快檔案信息化建設(shè)步伐

建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，是信息化時(shí)代檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，其是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。因此，醫(yī)院需要積極開展檔案管理信息化，投入更多的資金和成本，引進(jìn)相配套的檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施，并確保將軟硬件設(shè)備引進(jìn)來、用起來、用的好，并以計(jì)算機(jī)為工具，以檔案專門系統(tǒng)為平臺(tái)，建立融合文書檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、醫(yī)療檔案、科研檔案、患者病歷檔案為一體的檔案大數(shù)據(jù)信息中心，形成醫(yī)院檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，在完善保密工作的前提下，提供查詢、資料共享、有效信息挖掘等信息服務(wù)。電子檔案的安全性是檔案信息化建設(shè)過程中的重中之重，隨著檔案信息聯(lián)網(wǎng)，黑客、病毒等網(wǎng)絡(luò)攻擊問題隨之而來，一旦信息泄露，便會(huì)造成不可挽回的后果，因此，醫(yī)院要從技術(shù)上對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格加密、更新升級(jí)。

4.5 引入商業(yè)管理模式

由于醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)的是醫(yī)療，優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)能夠產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，而檔案信息化建設(shè)不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此，對(duì)于醫(yī)院來說，短期內(nèi)投入與產(chǎn)出不成正比，多數(shù)醫(yī)院對(duì)此并不積極支持。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各項(xiàng)工作都應(yīng)服從和適應(yīng)這一大環(huán)境背景，因此，醫(yī)院可以嘗試考慮以市場(chǎng)為導(dǎo)向，引入商業(yè)管理模式，通過托管或合作等方式，由專業(yè)檔案信息資源開發(fā)機(jī)構(gòu)，對(duì)醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行專業(yè)化建設(shè)、管理、運(yùn)營(yíng)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)注入新的活力，加速檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯由a(chǎn)力。對(duì)于年門診量大的綜合性醫(yī)院來說，憑借患者樣本數(shù)量龐大的資源優(yōu)勢(shì)，根據(jù)醫(yī)學(xué)科學(xué)進(jìn)步發(fā)展等各方面的需要，可全方位、多角度、深層次挖掘檔案信息價(jià)值，形成高質(zhì)量的編研成果，使市場(chǎng)化的運(yùn)作模式獲得成功。通過導(dǎo)入市場(chǎng)營(yíng)銷的理念，醫(yī)院會(huì)更加專注醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)，真心實(shí)意為患者服務(wù)，全方位提高醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)水平。

5 結(jié) 語(yǔ)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要途徑，檔案利用者的發(fā)展需要決定了檔案利用服務(wù)工作的服務(wù)方向，因此，醫(yī)院應(yīng)以服務(wù)于醫(yī)院改革與發(fā)展為中心，多元化開發(fā)檔案信息資源，尤其是在大數(shù)據(jù)席卷全球的浪潮中，檔案信息化建設(shè)會(huì)使基礎(chǔ)信息資源具有不可估量的應(yīng)用價(jià)值。

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