陳小龍

(山東省濟南商貿(mào)學(xué)校，山東 濟南 250000)

淺析ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程重組策略

陳小龍

(山東省濟南商貿(mào)學(xué)校，山東 濟南 250000)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，ERP逐漸成為提高工作效率的有效利器。概括ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，對ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程的特點進行了闡述，對傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程和ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程進行對比分析，提出了ERP環(huán)境下對傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程進行重組策略。

ERP；會計；流程；重組；策略

ERP系統(tǒng)是一套先進的管理軟件，但是在具體實踐中因為很多因素的制約，并沒有完全發(fā)揮ERP本身的優(yōu)勢，其中一個重要因素是使用了ERP系統(tǒng)，但還是用傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程去處理單位的相關(guān)的業(yè)務(wù)，而ERP的優(yōu)越性體現(xiàn)需要好的運行環(huán)境，這就極大的限制了ERP的運行效率。因此為了充分發(fā)揮ERP的優(yōu)越性，對會計業(yè)務(wù)流程的重組勢在必行。

一、傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程與ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程對比分析

(一)傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程主要包括手工方式下的會計業(yè)務(wù)流程和會計電算化方式下的會計業(yè)務(wù)流程。在手工方式下，其起點是會計憑證。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，會計人員取得采購發(fā)票、銷售發(fā)票、入庫單等原始憑證，編制記賬憑證。把會計主體分為資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤這六大基本要素，并在這六大要素下細分不同的會計科目，借助復(fù)式記賬法這一記賬原理將財務(wù)度量結(jié)果進行分類匯總?cè)缓蟮怯涃~簿和編制報表。

手工方式下會計操作所依賴的工具是紙張、筆、算盤。在這種技術(shù)環(huán)境下，其主要特征變現(xiàn)為信息的不可逆性和單向傳遞性。這里的不可逆行是指已經(jīng)使用過的憑證不能再使用，已經(jīng)登記過的事項不能再調(diào)整。對于單向傳遞性，我們由圖1可知，會計信息流程是一步一步逐級向前遞進的，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤可能導(dǎo)致整個會計加工結(jié)果產(chǎn)生影響。

圖1 手工環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程

(二)ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程

ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程分為會計數(shù)據(jù)的采集、會計數(shù)據(jù)的處理、會計信息的輸出三部分。當(dāng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，由各業(yè)務(wù)部門的管理信息子系統(tǒng)對事件數(shù)據(jù)進行收集，并按照系統(tǒng)要求的格式錄入數(shù)據(jù)并存儲于數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)信息使用者需要相關(guān)信息時只要發(fā)出指令，系統(tǒng)即可從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出相關(guān)信息，通過相關(guān)的信息處理程序得到信息使用者需要的會計信息。

圖2 ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程

(三)傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程與ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程差異性分析

在傳統(tǒng)的手工會計業(yè)務(wù)流程中會計業(yè)務(wù)流程為：發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)、編制憑證或分錄、登記賬簿、編制試算平衡表。在ERP環(huán)境下，會計業(yè)務(wù)流程為：發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)、編制憑證或分錄、將憑證錄入會計軟件、形成會計信息(包含會計報表)。傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程中發(fā)現(xiàn)，編制憑證或分錄和將憑證錄入會計軟件這兩個環(huán)節(jié)都是由人工來進行操作的。在ERP環(huán)境下，相關(guān)數(shù)據(jù)通過計算機進行初步分類，中間無需人工操作。

傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程與ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程對比

第一，數(shù)據(jù)采集不同。從數(shù)據(jù)采集范圍上看，傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程是有差別的對會計信息進行提取，對于符合會計事項定義和對財務(wù)報表有影響的業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)才能夠被采集到會計信息系統(tǒng)。所以傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程中數(shù)據(jù)的范圍只是單位業(yè)務(wù)活動中的一個子集。而ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)采集范圍基本上包含了整個工作流程中的所有數(shù)據(jù)，包括財務(wù)信息和非財務(wù)信息。因此，從范圍上看，ERP涵蓋的內(nèi)容更為廣泛、具體，能夠為信息使用者提供更為全面、具體的數(shù)據(jù)信息。其次從數(shù)據(jù)采集方式上看，傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程是由獨立的各部門根據(jù)自己的需要分別采集完成，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的重復(fù)提取，加重工作負擔(dān)，產(chǎn)生數(shù)據(jù)的不一致。ERP系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)采集方式是指當(dāng)一項業(yè)務(wù)活動發(fā)生時各業(yè)務(wù)部門的管理信息子系統(tǒng)收集其相對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)編制代碼存儲在數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)相關(guān)部門需要相應(yīng)的數(shù)據(jù)時即可從數(shù)據(jù)庫中直接調(diào)取所需的數(shù)據(jù)進行處理。

第二，會計信息的處理方式不同。傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程中，會計人員根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，登記賬簿編制會計及報表。ERP環(huán)境下，在對信息進行采取完成儲存于數(shù)據(jù)服務(wù)器中，源數(shù)據(jù)信息不進行進一步的順序性加工處理。當(dāng)信息使用者需要特定的信息時，可以發(fā)出指令，通過信息驅(qū)動模型尋找相應(yīng)的信息過程程序，經(jīng)過計算機高速度的加工處理，及時的生成信息使用者所需要的信息。

第三，信息的輸出方式不同。傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程下，會計信息是由會計人員將符合會計事項和影響財務(wù)報表的業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)進行加工處理后生成紙質(zhì)的會計報表，只針對部分信息使用者。而ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程中，生成的會計信息能反映過去信息，產(chǎn)生實時信息和預(yù)測未來的信息，其信息披露方式更加多元化。

二、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程的特點

(一)會計業(yè)務(wù)流程的及時性

在傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程中，由于會計信息傳遞方向和方法的不健全，財務(wù)信息的傳遞非常緩慢，信息無法做到及時溝通，信息的及時更新無法完成，這對財務(wù)管理非常不利。而在ERP環(huán)境下這個問題得到極大程度的解決，財務(wù)活動中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由各業(yè)務(wù)部門子系統(tǒng)進行收集并迅速的傳遞到中央數(shù)據(jù)庫，當(dāng)決策者需要相關(guān)信息時可以及時的從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出所需信息，經(jīng)過計算機的高效加工處理生成所需的會計信息，極大提高了工作效率，解決了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中的信息滯后的問題。

(二)會計業(yè)務(wù)流程的集成性

在傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程下，會計部門與其它各個部門的聯(lián)系并不緊密，各自獨立運作，這就造成了信息的不完整性，制約財務(wù)的效力。在ERP的環(huán)境下，會計業(yè)務(wù)流程及其他部門所產(chǎn)生的財務(wù)業(yè)務(wù)信息全部都統(tǒng)一集中化管理，存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，這極大增強了數(shù)據(jù)的全面性和共享性，使各個部門緊密的聯(lián)系在一起，使單位的財務(wù)信息實現(xiàn)了資金流、物流和信息流的一體化，方便了單位管理人員及時根據(jù)其中所出現(xiàn)的問題進行整改，運作效率有了很大的提高。

(三)會計業(yè)務(wù)流程的全面性

在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程下的財務(wù)信息并不能反映方方面面，管理層相關(guān)決定的準確性受到一定的影響，因此財務(wù)信息的全面性也非常重要。ERP環(huán)境下的業(yè)務(wù)流程很好的解決了這個問題，它實現(xiàn)了單位內(nèi)部到外部的整合，使會計信息和管理信息在單位的各個方面都得到體現(xiàn)，實現(xiàn)了財務(wù)信息的共享，各個部門都能及時了解公司的運營狀況，滿足了不同信息使用者的使用需求，極大擴展了會計信息的內(nèi)涵和外延，提高了工作效率。

三、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組策略

ERP系統(tǒng)在我國的引進時間并不長，傳統(tǒng)的一些會計業(yè)務(wù)操作方法制約著它在我國的發(fā)展。而制約ERP在我國發(fā)展的因素不僅僅包括對軟件的應(yīng)用問題，最重要的還是對ERP理念的理解，ERP雖然是一個系統(tǒng)，但是它將工作的方方面面都包括在內(nèi)，每個職員都成為它的參與者和操作者，實現(xiàn)了部門之間的良好互動。為了發(fā)揮它的優(yōu)勢，傳統(tǒng)會計流程的方法就需要與時俱進，從會計思想、會計業(yè)務(wù)流程、會計組織部門三個方面進行重組。

(一)會計思想的重組

要進行會計思想重組，首先要摒棄傳統(tǒng)的思想觀念，從手工會計業(yè)務(wù)流程束縛中解脫出來，將ERP系統(tǒng)真正的運用到財務(wù)會計工作中。其次要具備放眼未來的前瞻性戰(zhàn)略眼光，將會計工作與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)有效融合，充分利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的優(yōu)勢，使會計工作由單純的核算職能向預(yù)測經(jīng)濟前景、參與經(jīng)濟決策和評價經(jīng)營業(yè)績職能的轉(zhuǎn)變。再次要適應(yīng)由個體到整體的角色轉(zhuǎn)變，融入整體的思想。在進行會計業(yè)務(wù)流程重組后，打破了傳統(tǒng)的“獨立工作，各自為陣”的工作模式，形成相互協(xié)調(diào)，共同努力的良好團隊合作局面。

(二)會計業(yè)務(wù)流程重組

ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組流程圖

首先，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立原始數(shù)據(jù)信息采集系統(tǒng)。在傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程中，各業(yè)務(wù)部門重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，造成了信息的冗余、工作效率低下。在ERP環(huán)境下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立原始數(shù)據(jù)信息采集系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)信息從采集范圍上看，更為全面具體，滿足了各業(yè)務(wù)部門和各種信息使用者的需求。其次，從時效性看，傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程時效性差，信息傳遞滯后。ERP系統(tǒng)能實現(xiàn)信息的實時采集，及時處理，信息的及時性大大增強。再次，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立會計信息披露系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)貫穿于會計業(yè)務(wù)流程的始終。在這個系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將財會人員的工作帶到各個業(yè)務(wù)部門，真切的了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的全過程。在這種方式下，經(jīng)過會計人員加工處理后的信息不僅實時有效，而且更加全面和具體。

(三)會計組織重組

在傳統(tǒng)的會計組織中，每個會計都有明確的職能，雖然在一定程度上能夠?qū)⒐ぷ骷毣珪斐梢欢ǖ墓ぷ鞯闹貜?fù)，會計之間的互動比較少，只了解自己所從事的某一方面，極易造成人員浪費。在ERP環(huán)境下，會計工作有了重新界定，它將數(shù)據(jù)的輸入分配給了相關(guān)的部門，而會計通過ERP環(huán)境可以直接調(diào)用，會計的職能發(fā)生了改變，雖然這在一定程度了增加了各個部分的工作量，但是它保證了數(shù)據(jù)的可靠性，也大大增強了各個部門的聯(lián)系。在ERP環(huán)境中，會計業(yè)務(wù)的正常運行需要有一個與之相配套的會計組織結(jié)構(gòu)，而會計人員的工作就由原來的操作者變?yōu)閳?zhí)行者，此時會計的工作可分為兩大類，一類是會計流程的管理者，根據(jù)業(yè)務(wù)流程的正常運行所出現(xiàn)的職位進行相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使會計業(yè)務(wù)流程能在一個健康穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展；另一類就是各種資源的整理者。在實際的業(yè)務(wù)流程中會出現(xiàn)很多新的情況，這個時候就需要會計根據(jù)實際情況做出相應(yīng)改變，使業(yè)務(wù)流程達到與ERP系統(tǒng)的可行性，能夠及時準確的提供相關(guān)財務(wù)信息。在ERP環(huán)境中，會計組織就是一個二維的組織結(jié)構(gòu)，一個方面圍繞每個業(yè)務(wù)建立相應(yīng)的流程小組，另一方面每個會計單元又屬于會計服務(wù)中心，在業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)問題時可以派出相關(guān)人員解決，保證了業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定性。

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2017-01-28

陳小龍，男，山東省濟南商貿(mào)學(xué)校會計師。

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