李寧

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的普及，人們獲取信息的形式變得更加方便快捷。與此同時(shí)，人們也更加渴求在獲取檔案信息和資料的時(shí)候能夠獲得更加快捷方便的有效途徑。因此，采取何種措施使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，以更加更加簡(jiǎn)便、安全的方式實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞，已經(jīng)成為檔案管理和服務(wù)較為關(guān)注的課題。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理；改革措施

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)中必不可少的一個(gè)有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)，也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營(yíng)、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，決策的及時(shí)正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營(yíng)管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營(yíng)決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲(chǔ)和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)文化、知識(shí)的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性，并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識(shí)，提升企業(yè)文化。

2我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)存在的諸多問題

雖然檔案管理信息化給檔案管理工作提供了便捷的通道，并取得了一定的成績(jī)，但是，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作也存在一些問題。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1信息開發(fā)觀念墨守成規(guī)，企業(yè)檔案所記載的內(nèi)容是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)當(dāng)中所產(chǎn)生的核心資料以及其他重要資源，而對(duì)企業(yè)檔案的管理和整合，都是依靠企業(yè)檔案部門這個(gè)資源管理中心來完成的。在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)過程當(dāng)中，企業(yè)檔案信息管理部門規(guī)模逐漸縮小，檔案管理人員不足大幅度的提升了企業(yè)檔案管理的難度。在處于信息快速、多元化發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)檔案管理部門只有轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，增強(qiáng)信息化檔案管理設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，保證企業(yè)檔案部門的可持續(xù)發(fā)展。

2.2更新意識(shí)太淺，創(chuàng)新意識(shí)更是淡泊，在工作中得過且過，普遍存在“為了保管而保管”，人員對(duì)電子文件的歸檔觀念較弱，安全保密意識(shí)也仍需增強(qiáng)。

2.3管理人員素質(zhì)良莠不齊，無論是傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理還是信息化的檔案管理，都需要依靠檔案管理工作人員來完成相關(guān)操作，因此，想要提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，就必須全面提升企業(yè)檔案管理工作人的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的服務(wù)水平。目前，企業(yè)檔案管理部門的工作人員整體素質(zhì)較低，具備專業(yè)化的檔案管理開發(fā)知識(shí)和較高的計(jì)算機(jī)操作水平檔案管理工作人員相對(duì)較少。管理人員的素質(zhì)良莠不齊阻礙了企業(yè)的市場(chǎng)調(diào)研、信息分析、網(wǎng)絡(luò)檢索、信息咨詢等工作的順利進(jìn)行，使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)瓶頸。

2.4檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱，可以說落后了，有的甚至被淘汰了。這里所說的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指的是檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理數(shù)字化設(shè)備，這是檔案管理的硬件。同時(shí)也是現(xiàn)代檔案管理信息數(shù)據(jù)傳輸、替換與資源共享的基礎(chǔ)條件?，F(xiàn)在多數(shù)單位依然停留并運(yùn)作在維持本單位檔案日常的簡(jiǎn)單管理方面。

3信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

3.1創(chuàng)新管理理念、改變傳統(tǒng)的檔案管理方式

任何一種實(shí)踐活動(dòng)都需要先進(jìn)的思想理念作為指引，無一例外，檔案管理工作也必須要有先進(jìn)的管理理念作為支撐。在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能完全適應(yīng)信息化時(shí)代下的檔案管理工作。因此，就必須創(chuàng)新管理理念，要在更加充分認(rèn)識(shí)檔案管理的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持創(chuàng)新信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。我們要充分認(rèn)識(shí)到，傳統(tǒng)的檔案管理方式已存在著弊端，不能只是單純地局限于紙張的形式等，要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性。只有這樣，才能最大限度地保護(hù)檔案，延長(zhǎng)檔案的壽命，最大限度地是實(shí)現(xiàn)檔案資源為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域所共享。

3.2加強(qiáng)檔案管理信息開發(fā)力度

信息化技術(shù)的快速發(fā)展加劇了高科技設(shè)備的更新?lián)Q代速度，硬件的更新為更多的檔案管理信息系統(tǒng)創(chuàng)造發(fā)展環(huán)境。企業(yè)為了更好的適應(yīng)當(dāng)下的信息化發(fā)展潮流，就必須要對(duì)企業(yè)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，然后引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和管理系統(tǒng)，支持企業(yè)檔案管理工作。而企業(yè)在運(yùn)營(yíng)都是以項(xiàng)目為主要依據(jù)進(jìn)行的，這就造成了企業(yè)開發(fā)項(xiàng)目是按照發(fā)展先后的順序形成的現(xiàn)象。通過使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備對(duì)企業(yè)的發(fā)展活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)化和科學(xué)化的分類，然后按照項(xiàng)目的原則對(duì)企業(yè)檔案資源優(yōu)化和整合，以的滿足企業(yè)對(duì)檔案的儲(chǔ)存、拷貝、管理、檢索等要求。

3.3提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)研究發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，新興技術(shù)也不斷涌現(xiàn)。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，要不斷提高檔案信息工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必備的檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，還需要他們有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息管理技術(shù)以及其它信息化專業(yè)知識(shí)。特別是一些電子文件的整理工作，要求檔案工作者不僅具備一定的數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)，還要掌握具體電腦操作的應(yīng)用技術(shù)。因此，不斷提高檔案工作從業(yè)人員的數(shù)字信息采集、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、計(jì)算機(jī)操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且精通信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)人才，是不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使檔案工作實(shí)現(xiàn)健康有序發(fā)展的必由之路。

4結(jié)束語

當(dāng)下為信息技術(shù)高速發(fā)展展的時(shí)代，企業(yè)代利用信息化技術(shù)完成檔案的管理工作，全面地構(gòu)建具有信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能最大限度地提升企業(yè)檔案管理的效率，增強(qiáng)企業(yè)檔案的實(shí)效性和科學(xué)性。企業(yè)通過及時(shí)地引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念適應(yīng)企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員信息化知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，有助于全面的提升企業(yè)檔案管理的工作效率和管理水平。為加快企業(yè)檔案的信息化管理，推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程提供保障。

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