文/王靜文 吳連書

應(yīng)用型本科高校一流專業(yè)建設(shè)中支撐性材料收集和歸檔的思考

文/王靜文 吳連書

在一流專業(yè)的建設(shè)過程中，以教學(xué)、科研為中心的支撐性材料不斷增加，部分新增材料沒有列入歸檔范圍，而被分散存放在有關(guān)職能部門、有關(guān)院系手中，導(dǎo)致材料存在“有頭無尾，有始無終”的現(xiàn)象

應(yīng)用型本科高校是指以本科教育為主體，圍繞服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，以培育行業(yè)背景明顯、具有較高綜合技術(shù)技能和工程實(shí)踐能力的應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)定位的高等教育機(jī)構(gòu)，現(xiàn)全國已有600余所高校定位為應(yīng)用型本科高校。在應(yīng)用型高校一流專業(yè)建設(shè)過程中，支撐性材料的收集和歸檔是其重要一環(huán)。只有提高一流專業(yè)支撐性材料的收集和歸檔率，充分發(fā)揮其憑證和依據(jù)價(jià)值，才能更好地為一流專業(yè)建設(shè)服務(wù)，為此，有必要對(duì)支撐性材料收集和歸檔這一問題進(jìn)行思考和研究。

一、一流專業(yè)支撐性材料歸檔范圍

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號(hào)令）規(guī)定，對(duì)反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的教學(xué)類文件材料進(jìn)行歸檔。一流專業(yè)的建設(shè)過程中，除教學(xué)外，人事、科研、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)等方面也會(huì)產(chǎn)生大量有用材料，歸檔范圍應(yīng)包括以下三個(gè)方面：

（一）專業(yè)現(xiàn)狀

1.應(yīng)用型專業(yè)的定位

（1）本專業(yè)的人才需求調(diào)研報(bào)告及調(diào)研原始材料；

（2）人才培養(yǎng)目標(biāo)、就業(yè)崗位面向綜述；

（3）制定人才培養(yǎng)方案的各類調(diào)研材料和編制說明；

（4）本專業(yè)培養(yǎng)人才的知識(shí)、能力和素質(zhì)結(jié)構(gòu)（圖表及說明）并劃定相應(yīng)的職業(yè)資格與職業(yè)技能鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

2.教學(xué)團(tuán)隊(duì)

（1）本專業(yè)專任教師一覽表（教師姓名、性別、出生年月、學(xué)歷/學(xué)位、專業(yè)、畢業(yè)學(xué)校、職稱、擔(dān)任課程）及佐證材料；

（2）本專業(yè)教師隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)和學(xué)緣結(jié)構(gòu)情況表；

（3）省、市級(jí)專業(yè)帶頭人情況一覽表及佐證材料；

（4）省、市級(jí)教學(xué)名師情況一覽表及佐證材料；

（5）教師雙師素質(zhì)情況一覽表及佐證材料；

（6）教師參加業(yè)務(wù)進(jìn)修、學(xué)位進(jìn)修、實(shí)踐進(jìn)修情況一覽表及佐證材料；

（7）本專業(yè)教師與企業(yè)合作開發(fā)項(xiàng)目、為企業(yè)提供技術(shù)服務(wù)情況一覽表及佐證材料。

3.試驗(yàn)場地

（1）校內(nèi)實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)室一覽表；

（2）校內(nèi)實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)室使用情況統(tǒng)計(jì)表及使用記錄。

4.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)

（1）校外實(shí)習(xí)基地一覽表；

（2）校外實(shí)習(xí)基地協(xié)議書；

（3）校外實(shí)習(xí)基地實(shí)習(xí)項(xiàng)目一覽表；

（4）學(xué)生校外實(shí)習(xí)審批表。

5.資金投入

近三年專業(yè)建設(shè)資金投入情況一覽。

（二）專業(yè)建設(shè)

1.專業(yè)建設(shè)（近三年）

（1）申報(bào)省級(jí)教改項(xiàng)目獲批文件；

（2）申報(bào)各級(jí)重點(diǎn)、特色、示范專業(yè)的相關(guān)證明材料及批準(zhǔn)文件；

（3）省、校級(jí)優(yōu)秀專業(yè)教學(xué)團(tuán)隊(duì)申報(bào)材料、批準(zhǔn)文件以及建設(shè)方案；

（4）各類課程及教材的建設(shè)情況。

2.科研情況

（1）專任教師近三年論文論著類科研成果統(tǒng)計(jì)、課題類科研成果統(tǒng)計(jì)以及獲獎(jiǎng)?lì)惪蒲谐晒y(tǒng)計(jì)（列出項(xiàng)目名稱、立項(xiàng)情況、內(nèi)容、進(jìn)展情況、成果等）；

（2）教師出版教材情況一覽表及佐證材料；

（3）教師申請專利情況一覽表及佐證材料；

（4）教師獲得各類榮譽(yù)情況一覽表及佐證材料；

（5）近三年畢業(yè)論文指導(dǎo)教師、成績統(tǒng)計(jì)分析表和優(yōu)秀畢業(yè)論文匯編。

3.招生就業(yè)

（1）本專業(yè)近三年招生計(jì)劃、錄取人數(shù)、錄取新生報(bào)到率統(tǒng)計(jì)表；

（2）就業(yè)率統(tǒng)計(jì)表（包括簽約率、上崗待簽約率、自主創(chuàng)業(yè)率、升學(xué)、出國率）；畢業(yè)生人數(shù)、年底就業(yè)人數(shù)、就業(yè)率統(tǒng)計(jì)表。

（三）專業(yè)特色

1.校企合作

（1）合作企業(yè)一覽表、合作協(xié)議復(fù)印件；

（2）學(xué)校、專業(yè)關(guān)于產(chǎn)學(xué)研合作教育、與行業(yè)企業(yè)合作的各種文件；

（3）校企共建專業(yè)、課程、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地及開展訂單教育等合作情況；

（4）校企合作的計(jì)劃安排、技術(shù)報(bào)告和成果鑒定報(bào)告等。

2.創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果（近三年）

專業(yè)學(xué)生參加省級(jí)以上各類創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目及競賽一覽表和佐證材料。

3.學(xué)生獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)（近三年）

（1）學(xué)生參加各類競賽獲獎(jiǎng)情況一覽表及佐證材料；

（2）學(xué)生參加職業(yè)資格證書考核或職業(yè)技能鑒定統(tǒng)計(jì)表（含占畢業(yè)生人數(shù)比例）及佐證材料（包括職業(yè)資格證書樣本或樣本復(fù)印件）。

二、一流專業(yè)建設(shè)支撐性材料收集和歸檔存在的問題

1.歸檔意識(shí)淡薄，不重視材料的收集和整理

部分高校教學(xué)管理人員沒有從根本上認(rèn)識(shí)到一流專業(yè)支撐性材料收集和歸檔工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的意義，主要表現(xiàn)在：認(rèn)為一流專業(yè)支撐性材料的收集和歸檔工作耗時(shí)耗力，可有可無、作用不大；認(rèn)為歸檔只是簡單的文檔收集、分類、整理、裝訂，對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研工作幫助不大；不重視歸檔制度建設(shè)，而且對(duì)支撐性材料收集和歸檔工作的執(zhí)行缺乏有效監(jiān)督，使歸檔工作流于形式。

2.支撐性材料分散，缺乏整合

高校的教務(wù)、科研、人事等部門分別收集整理一流專業(yè)支撐性材料，存在重復(fù)采集和冗余。如教師教學(xué)工作量的規(guī)定、教師的獎(jiǎng)懲和師資培訓(xùn)等，既屬于教務(wù)也屬于人事的管理范圍。相反，也存在材料收集和整理的空白區(qū)，如各高校每年組織的各層級(jí)的教師培訓(xùn)，在具體實(shí)施過程中形成的培養(yǎng)計(jì)劃、總結(jié)等材料。前期對(duì)材料的收集和整理的不重視，會(huì)導(dǎo)致后期花費(fèi)大量的財(cái)力、物力和人力補(bǔ)齊缺口，既影響正常的教學(xué)和辦公秩序，也影響材料的真實(shí)性。

其次，在一流專業(yè)的建設(shè)過程中，以教學(xué)、科研為中心的支撐性材料不斷增加，部分新增材料沒有列入歸檔范圍，而被分散存放在有關(guān)職能部門、有關(guān)院系手中，導(dǎo)致材料存在“有頭無尾，有始無終”的現(xiàn)象。如重點(diǎn)課程的建設(shè)，包括前期申報(bào)表、上級(jí)的批復(fù)文件和后期實(shí)施過程中產(chǎn)生具有保存價(jià)值的材料，均需列入歸檔范圍。

3.支撐性材料歸檔的信息化程度不高

由于一流專業(yè)支撐性材料收集和歸檔的信息管理系統(tǒng)薄弱。教務(wù)、科研、學(xué)工等部門采用不同的數(shù)據(jù)采集和辦公軟件系統(tǒng)，形成各自的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)共享性較差。加之檔案管理部門在辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息、科研和教學(xué)資源的共享和整合方面，缺少統(tǒng)一規(guī)劃與有效管理的整體化理念，缺乏對(duì)收集的一流專業(yè)支撐性材料收集源頭的控制，導(dǎo)致出現(xiàn)數(shù)字資源建設(shè)重復(fù)分散、浪費(fèi)和效率低下的現(xiàn)象。

4.兼職檔案員職業(yè)素養(yǎng)有待提升

應(yīng)用型高校一流專業(yè)建設(shè)的支撐性材料歸檔工作主要落到兼職檔案工作的各級(jí)教務(wù)人員身上，他們肩負(fù)行政、教學(xué)和科研多重任務(wù)，難有時(shí)間細(xì)致收集、整理材料。再之，兼職檔案管理人員流動(dòng)性大，且大多為非專業(yè)人員，對(duì)一流專業(yè)建設(shè)支撐性材料的收集、分類、整理、保存和歸檔等操作不夠熟練，亟待加大對(duì)學(xué)校兼職檔案員的培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和水平。

三、一流專業(yè)建設(shè)支撐性材料收集和歸檔的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，重視支撐性材料收集和歸檔工作的開展

推動(dòng)一流專業(yè)支撐性材料建設(shè)的關(guān)鍵在于高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到該工作和專業(yè)建設(shè)工作的“同步性”，認(rèn)識(shí)到該工作不僅是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，也是打造一流專業(yè)，并保持一流專業(yè)長期優(yōu)勢的必要條件。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能確保支撐性材料收集和歸檔運(yùn)行機(jī)制的完善，才能在全校范圍內(nèi)形成重視支撐性材料收集、歸檔的工作氛圍。

2.在檔案館指導(dǎo)下，堅(jiān)持做好部門立卷

檔案館要充分發(fā)揮對(duì)一流專業(yè)建設(shè)支撐性材料收集和歸檔工作的指導(dǎo)、管理和監(jiān)督職能。首先，劃定一流專業(yè)支撐性材料歸檔范圍，將歸檔條目細(xì)化分解給各職能部門和二級(jí)學(xué)院，做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。各職能部門和二級(jí)學(xué)院對(duì)收集的材料進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，定期組卷及時(shí)移交；其次，重視制度建設(shè)，設(shè)立時(shí)間節(jié)點(diǎn)，制定科學(xué)的支撐性材料收集、整理和歸檔程序，落實(shí)部門立卷和檔案館整合的管理機(jī)制；最后，學(xué)校實(shí)行定期檢查制度，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結(jié)合，重在建設(shè)”，形成規(guī)范一流專業(yè)支撐性材料的收集和管理的長效機(jī)制。

3.構(gòu)建支撐性材料收集和歸檔的信息化平臺(tái)

信息化建設(shè)是支撐性材料收集和歸檔規(guī)范化、自動(dòng)化、有效化的重要途徑。加大科技手段在一流專業(yè)支撐性材料收集和歸檔過程的應(yīng)用比重，構(gòu)建支撐性材料收集和歸檔的信息化平臺(tái)。推廣使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性好、智能程度高的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，平臺(tái)和系統(tǒng)前后銜接、互相影響，實(shí)現(xiàn)一流專業(yè)支撐性材料的“一次輸入，多次輸出”。從一流專業(yè)申報(bào)階段，就充分利用信息化平臺(tái)和自動(dòng)辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件的傳遞、處理和管理，確立院系上傳、集中審核的機(jī)制，縮短材料周轉(zhuǎn)流程，提高效率。信息化模式有利于加快支撐性材料的共享和二次開發(fā)利用，能夠更加快捷、高效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

4.打造專兼結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍

搞好一流專業(yè)檔案工作建設(shè)，必須有一支熟悉業(yè)務(wù)、懂得管理、熱心服務(wù)一流專業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的專兼職結(jié)合的檔案工作隊(duì)伍，這支隊(duì)伍能互相配合，形成兩級(jí)聯(lián)動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，做到建設(shè)工作和立卷工作同步開展，實(shí)現(xiàn)一流專業(yè)建設(shè)檔案的安全保管和有效利用。為此，高校應(yīng)穩(wěn)定專兼職檔案隊(duì)伍，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，完善崗位責(zé)任制并引入競爭激勵(lì)機(jī)制，使專兼職檔案員能夠真正成為高?；鶎訖n案工作的骨干力量。同時(shí)要加快檔案人員的知識(shí)更新和業(yè)務(wù)拓展，提升檔案人員對(duì)材料信息的開發(fā)利用能力，轉(zhuǎn)變檔案人員服務(wù)觀念，主動(dòng)為學(xué)校的中心工作和建設(shè)大局提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而為學(xué)校“雙一流”建設(shè)、內(nèi)涵發(fā)展和轉(zhuǎn)型發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（作者單位：西安翻譯學(xué)院）