車金麗+婁廣明

關(guān)鍵詞：文檔管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

工程建設(shè)期的文檔管理是工程管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，日常對(duì)文檔的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，具有十分重要的意義。規(guī)范化的文檔管理有利于日常檢索文件和應(yīng)用；并為竣工驗(yàn)收準(zhǔn)備完整的材料，有利于及時(shí)交工；也為有可能涉及到的索賠、變更項(xiàng)目提供有利的依據(jù)。所以工程建設(shè)期間的文檔管理，應(yīng)符合檔案管理的要求，才能保證文件的時(shí)效性。

一、文件形成、收文發(fā)文應(yīng)進(jìn)行閉合性處理，有利于應(yīng)用，保證其時(shí)效性

1、施工單位項(xiàng)目部經(jīng)理部形成文件按業(yè)務(wù)類別歸類：分為組織規(guī)程類、人事管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、發(fā)展規(guī)范類、業(yè)務(wù)管理類、信息統(tǒng)計(jì)類、生產(chǎn)技術(shù)類等八類文件，文件編號(hào)由一個(gè)字母和7個(gè)數(shù)字組成：密級(jí)碼（1個(gè)字母）、層級(jí)碼（2位）、文件類型碼（1位）、業(yè)務(wù)類碼（1位）、流水號(hào)（3位）。文件按類歸檔編號(hào)有利于對(duì)文件管理。

2、對(duì)于業(yè)主、監(jiān)理部、環(huán)境監(jiān)理部、設(shè)代處、質(zhì)監(jiān)站等單位的生產(chǎn)技術(shù)類文件按其各單位內(nèi)部的分類編號(hào)分類管理。例如監(jiān)理部的文件有十多類，按類歸檔，有利于從大量的文件中按目錄檢索查找到所需的文件，保證文件處理的時(shí)效性。

3、收文處理程序

收文處理過(guò)程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)：文件及時(shí)下發(fā)或傳閱。部門文件夾所放資料，應(yīng)定期更換內(nèi)容。傳閱文件過(guò)程符合要求，保持文件的原狀、整潔。由于發(fā)至部門的只是一部分，如需要查看所有文件，可查看資料員所設(shè)立的共享的分類文檔。閱看方法：打開(kāi)分類總文檔→查到所需類別文檔（如查看監(jiān)理部文檔等）→打開(kāi)文檔目錄→查找到文件標(biāo)題→點(diǎn)擊后即可查閱所找內(nèi)容，包括部門當(dāng)時(shí)填寫(xiě)的處理單內(nèi)容。除此之外，資料員還根據(jù)需要把一些共性文件的電子文檔發(fā)至各部門的共享文檔，部門應(yīng)經(jīng)常查閱。

文件處理過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真簽寫(xiě)處理意見(jiàn)。把領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)和涉及到本部門的相關(guān)內(nèi)容簡(jiǎn)要記錄下來(lái)，這樣做對(duì)完成任務(wù)有一定的督促作用，有利于在歸定時(shí)間內(nèi)完成需要提交的資料，完成任務(wù)。資料員所設(shè)立的“提醒事項(xiàng)共享文檔”，對(duì)收文的處理有一定的輔助作用。

以上內(nèi)容為收文的閉合性處理過(guò)程，按程序執(zhí)行有利于提高工作效率。

4、發(fā)文處理程序

上報(bào)文稿的要求：成文過(guò)程符合要求，保證上報(bào)文件的嚴(yán)密性。擬稿過(guò)程中需查閱合同文件、規(guī)范、專業(yè)書(shū)籍等資料?；境晌暮?，先由本部門的人員互相校閱，這樣有利于發(fā)現(xiàn)不足之處，再通過(guò)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿，最后定稿審批后才能上報(bào)。這樣才能保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合理性、科學(xué)性。象施工方案、施工措施、進(jìn)度報(bào)告、各種報(bào)表、總結(jié)等需要有編制、校核、審批程序的上報(bào)文件，每一步的處理程序都要符合要求。

所有形成的正式文件格式必須符合要求，頁(yè)面設(shè)置排版符合標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)文格式報(bào)文，擬寫(xiě)文稿的格式符合，發(fā)包人和監(jiān)理人認(rèn)可的報(bào)文格式，在格式框架內(nèi)填寫(xiě)內(nèi)容。例如：來(lái)往函件、施工措施、進(jìn)度計(jì)劃、月報(bào)、報(bào)表等都有固定的報(bào)文格式。每次報(bào)文，各部門所成文稿按流水號(hào)往后排，有利于查找各部門上報(bào)的文稿內(nèi)容，并有利于資源共享和提高工作效率。

上報(bào)文根據(jù)需要修改內(nèi)容，應(yīng)填寫(xiě)文件修改處理單。

文件上報(bào)及批復(fù)的內(nèi)容程序依照合同文件文件，所以上報(bào)的文稿不能有一點(diǎn)漏洞，否則會(huì)引起不必要的損失。需要商榷的文稿經(jīng)討論后定稿，必須保證文章的嚴(yán)密性。

5、合同文檔管理

合同文檔管理是工程技術(shù)文檔管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，所以單列項(xiàng)予以說(shuō)明。由于每年中形成的文件資料很多，合同工期結(jié)束，文件資料可以說(shuō)是相當(dāng)繁多的，所以合同部人員應(yīng)做好有關(guān)合同文件的管理工作，需在投標(biāo)時(shí)即開(kāi)始介入此項(xiàng)工作，即做好事前控制。在工程建設(shè)期間，日常中工作中對(duì)于資料員發(fā)至部門的文件、傳閱的文件、電子文檔、音像資料等，在傳閱時(shí)應(yīng)及時(shí)按程序?qū)㈩A(yù)計(jì)可能發(fā)生的、潛在的索賠、變更內(nèi)容做簡(jiǎn)要記錄。比如：根據(jù)文件形成時(shí)間對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，注明文件名稱、主要事項(xiàng)后輸入計(jì)劃部的合同管理文檔，有利于查找到所需的內(nèi)容；在此期間也應(yīng)把把索賠、變更事項(xiàng)涉及到的項(xiàng)目合同條款或法律、法規(guī)等內(nèi)容簡(jiǎn)要記錄下來(lái)；并把水利部、建設(shè)部的相關(guān)文件等內(nèi)容錄入文檔；以便工作需要時(shí)進(jìn)行相關(guān)分析有據(jù)可查，并能提高檢索效率。

二、質(zhì)量體系文件的管理

ISO9001質(zhì)量體系文件按控制程序管理，施工單位項(xiàng)目部經(jīng)理部各部門對(duì)相應(yīng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和質(zhì)量體系文件要求的內(nèi)容進(jìn)行應(yīng)用

三、工程所用參考資料的管理

技術(shù)資料借閱執(zhí)行相關(guān)制度。規(guī)范、規(guī)程、定額等需半年查閱對(duì)照一下版本是否有效，相關(guān)資料也應(yīng)進(jìn)行有效性調(diào)查。

四、日常文件的檔案管理

1、工程技術(shù)文件應(yīng)參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001和業(yè)主下發(fā)的“檔案資料管理工作的通知”，做好日常資料歸檔工作，各部門的原始資料，保持完整性。每一年度資料，在當(dāng)年整理歸檔結(jié)束，完成其卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表。對(duì)反映施工全過(guò)程質(zhì)量保證和控制情況的資料有：施工、質(zhì)檢班志、測(cè)量記錄、音像資料（制成光盤(pán)）、現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)合簽證單、單元評(píng)定表、試驗(yàn)表格、檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備臺(tái)帳和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄等資料內(nèi)容，要求保證資料的完整性。

2、歸檔資料填寫(xiě)要求：內(nèi)容應(yīng)全面、完整、真實(shí)，填寫(xiě)格式符合要求，如格式需要改變的，應(yīng)請(qǐng)示監(jiān)理，批復(fù)后再換用新表。

3、定期對(duì)作廢文件按程序銷毀。

五、日常文件管理的要求及意義

1、資料管理的發(fā)展趨勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)文檔的電子化管理，現(xiàn)在已采取必要的改進(jìn)措施（利用掃描儀或文字錄入形成電子文檔），從手工管理向通過(guò)利用微機(jī)等輔助手段進(jìn)行文檔的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化管理過(guò)渡，提高資料的使用價(jià)值，提高管理效率。

2、對(duì)資料的管理、應(yīng)用，注重文件的閉合性處理過(guò)程，注重信息反饋。

3、工程資料實(shí)行動(dòng)態(tài)管理， 把文件管活。對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，繪制圖表，便于對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、資金進(jìn)行控制，為決策者提供依據(jù)。

六、結(jié)論

工程建設(shè)期的文檔管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性且較為復(fù)雜的工作，需要各部門的通力合作，并應(yīng)結(jié)合工程實(shí)際做到有所側(cè)重，依據(jù)文檔管理制度、流程進(jìn)行操作，并與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)管理軟件等輔助手段來(lái)提高效率和準(zhǔn)確性，不斷提高文檔管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。