李倩

摘 要：檔案是人們一切社會生產(chǎn)活動的最原始記錄，同時也是現(xiàn)代化人才資源管理的核心。在新興時代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足社會、企業(yè)的需求。在信息化時代，檔案管理的信息化發(fā)展是不可避免的趨勢。雖然我國很多的企業(yè)、事業(yè)單位都已經(jīng)開始了逐步向信息化檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，但是在轉(zhuǎn)變過程中還存在較多的問題和挑戰(zhàn)。本文就針對當前檔案信息化建設管理中存在的問題，提出了具體的解決對策和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設；現(xiàn)狀；問題；對策

計算機等信息技術(shù)的出現(xiàn)，給我們的生產(chǎn)生活工作等方方面面都帶來了巨大的變革，在計算機技術(shù)進一步普及推廣與應用的今天，也推動了各行各業(yè)工作方法的變革，這種變革同樣也體現(xiàn)在企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理工作中[1]。我國的檔案管理工作在時代潮流的推動下，已經(jīng)開始了向信息化的轉(zhuǎn)變，并在多年的實踐經(jīng)驗中得到了一定的管理成果。但是，這些成果與發(fā)達國家相比，還存在較大的差距。為了進一步提高我國檔案的管理水平，我們還需要創(chuàng)新當前的檔案信息化管理方法。

1 檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化是指檔案管理部門借助計算機技術(shù)對檔案信息進行錄入、整理、記錄的管理方式[2]。這種檔案管理方式與傳統(tǒng)管理方式之間最大的不同在于它是一種智能化、自動化、高效率化的工作方式，我們通過計算機輸入數(shù)據(jù)后，借助計算機可以自主實現(xiàn)對信息的計算，與人力管理方式相比，這種管理方式效率更高，同時還極大的降低了工作成本。所以檔案管理信息化模式更符合當前社會快速發(fā)展的需求[3]。

2 當期檔案管理信息化建設中存在的主要問題

2.1 投入不足

檔案管理信息化模式的發(fā)展需要計算機、數(shù)據(jù)庫等軟硬件設備的支持，缺乏這些基礎性支持，也就沒有辦法開展檔案信息化管理工作了。設備、技術(shù)的引入需要一定的資金作為支持，所以這就需要企業(yè)投入一定的資金。但是當前資金匱乏則是我國大部分企業(yè)、事業(yè)單位的實際情況，投入不足，導致檔案管理信息化模式很難開展。加之各企業(yè)、單位對檔案信息化管理模式的探索還大都停留在理論等表層階段，不能夠更深入的對管理方式進行探索，這些原因都導致了檔案管理信息化建設過程問題不斷。

2.2 重視不夠

對檔案管理工作重視程度不夠是造成檔案管理信息化建設過程緩慢的根本原因。很多檔案管理人員都沒有對這項工作形成正確的認識，認為檔案管理只是對資料的保存，只要確保其不丟失、遺漏即可。所以當前檔案信息化管理建設工作一直不能夠取得預期的成果[4]。

2.3 管理方式不先進

由于當前正處在檔案管理方式有傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)變的過程，所以很多檔案管理工作人員的工作思維以及工作方法都還未完成轉(zhuǎn)變[5]。及時企業(yè)已經(jīng)引入了先進的信息化工作設備，也存在人員不能夠高效使用設備的情況。還是沿用以往的管理工作方法開展工作，極大的影響了信息化管理建設工作的開展進程。

2.4管理人員專業(yè)性有待提升

由于檔案管理是一項工作內(nèi)容比較枯燥的工作，且崗位的沒有太大的發(fā)展前景，因此優(yōu)秀、年輕的專業(yè)化管理人員都不愿意接受這項工作，崗位留不住優(yōu)秀的人才，只能夠使用一些工作能力較弱，專業(yè)性不強的人員來進行檔案管理工作。也造成了管理過程中管理效率低下，工作行為不規(guī)范，甚至重要檔案資料丟失等問題的出現(xiàn)。

3 推動檔案管理信息化建設的應對策略

3.1 推動管理意識朝著信息化管理模式轉(zhuǎn)變

信息化已經(jīng)成為了二十一世紀最鮮明的時代特征，所以首先要讓相關(guān)檔案管理人員意識到信息化對檔案管理建設工作的重要性，從思想意識層面變革傳統(tǒng)的工作觀念，才能夠更好的推動管理工作朝著現(xiàn)代化的時代發(fā)展需求轉(zhuǎn)變[6]。此外，在開展檔案管理信息化建設工作時，應該要從企業(yè)、單位的工作實際情況出發(fā)，探索符合自身發(fā)展實際的管理戰(zhàn)略，才能夠使檔案管理工作發(fā)揮出對企業(yè)、單位發(fā)展的指導性作用。

3.2 提高管理建設工作的針對性

不同的企業(yè)、單位對檔案管理工作的需求是各不相同的，所以要推動檔案管理信息化建設的過程中，應該從自身的需求出發(fā)，以實用性作為基本準則，提供必要的人財物支持，來構(gòu)建實用性強的管理模式。如針對事業(yè)單位的檔案管理工作而言，可以建立相關(guān)的管理網(wǎng)站來進行信息化管理，以方便相關(guān)人員在網(wǎng)絡上進行檔案信息的查找和使用。

3.3 提高管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員工作水平的高低直接決定了檔案管理工作效率及質(zhì)量的高低。鑒于此，應該通過加強檔案管理人員的工作素質(zhì)，提供其綜合工作能力的方法來提高檔案管理工作的效率[7]。具體可以通過培訓考核的方法來提高管理工作人員的素質(zhì)。如定期開展教育培訓工作，介紹信息化檔案管理工作方法，同時舉辦相關(guān)技術(shù)的實踐活動，讓工作人員能夠通過實際操作更好的將學習到的理論知識轉(zhuǎn)化為實踐。此外，還可以對工作人員進行相關(guān)的考核，對每次的教育培訓成果進行確認。對于考核中表現(xiàn)優(yōu)異的人員可適當獎勵，考核不合格的則要求其重新進行學習培訓，直到他們均能夠順利完成考核為止。

3.4 加強基礎設施建設

基礎設施建設包括計算機、存儲設備等硬件設施建設，同時還包括統(tǒng)計軟件、管理軟件等軟件設施的建設?；A設施是確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的基礎，企業(yè)、事業(yè)單位要想更好的提高自身檔案管理工作的效率，就必須要付出一定的投入，才能夠最終獲得相應的回報。

3.5 加快創(chuàng)新工作方法

管理工作方法也是決定管理工作效率的主要因素，如今信息技術(shù)在日新月異的發(fā)展中，管理操作軟件的操作方式也變得越來越簡單化，同時工作效率也在不斷的提升。因此，我們要積極的引入這些新技術(shù)，新方法，或者是自主開發(fā)新的管理工作軟件，這都能夠使得管理方式朝著信息化的方向發(fā)展的同時提高檔案管理的效率。

3.6 完善檔案信息化管理制度

檔案的信息化管理最終也會朝著制度化、規(guī)劃化的方向發(fā)展，所以在企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展過程中，有必要完善檔案信息化管理制度。此外，應該盡量推動檔案的集中化管理，一方面，集中管理便于企業(yè)、事業(yè)單位的管理，信息搜集、獲取也更加簡便；另一方面，集中化管理有利于檔案安全管理工作的開展，從而讓檔案得到更好的保護。

4 結(jié)束語

檔案管理工作與企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，好的檔案管理工作方法，能夠推動企業(yè)、事業(yè)單位的繼續(xù)發(fā)展，相應的，不完善的檔案管理工作方法也會對其發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。因此，對于企業(yè)以及各事業(yè)單位而言，要加強對檔案管理工作的重視程度，推動檔案管理工作方法在新時代的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，從而使其更好的朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。

參考文獻

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[2]張靜.論檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J].東方企業(yè)文化，2015，（15）：56.

[3]林源.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2016，（06）：79.

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[7]孫智曦.醫(yī)院檔案管理信息化建設中存在的問題及解決對策[J].赤子（上中旬），2017，（06）：150.endprint