彭青蓮

摘要：高校檔案資源建設(shè)是高校檔案工作的前提和保障、基礎(chǔ)和核心。目前越來越多高校意識(shí)到檔案資源建設(shè)的重要性，并不斷探索檔案資源建設(shè)的新途徑。本文論述了檔案資源建設(shè)的重要性，分析了檔案資源建設(shè)過程中存在的問題，并提出與時(shí)俱進(jìn)探索高校檔案資源建設(shè)新途徑。

關(guān)鍵詞：高校檔案；資源建設(shè)；新途徑

高校檔案是學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)的直接記錄。學(xué)校檔案所保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學(xué)校創(chuàng)造性勞動(dòng)的凝結(jié)和體現(xiàn)。檔案資源建設(shè)作為檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是開發(fā)利用檔案資源的前提，是檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的基本保障。它關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是高校做好檔案工作的前提和保障、基礎(chǔ)和核心，決定著檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平。高校檔案館要根據(jù)不同時(shí)期學(xué)校發(fā)展的需要，探索高校檔案資源建設(shè)新途徑。

一、高校檔案資源建設(shè)的重要性

習(xí)近平總書記早在浙江工作時(shí)就指出，“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”。檔案工作中的資源建設(shè)非常重要，它既是檔案工作的起點(diǎn)，也是檔案工作的終極目標(biāo)。首先是滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案需求的需要；其次是提高檔案館工作整體水平的需要；再次是檔案館資源建設(shè)發(fā)展方向的需要。

高校檔案資源是一個(gè)集黨政管理、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、出版、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)、外事、聲像等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系， 是新時(shí)期指導(dǎo)高校檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的重要理論依據(jù)，是高校檔案工作的主要內(nèi)容之一，也是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一， 是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

高校檔案資源建設(shè)既是學(xué)校檔案館的生命，又是立館之本、強(qiáng)館之基、活館之源。高校檔案是傳承校園文化的載體，是學(xué)校發(fā)展的記憶。高校的檔案不但對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作具有可查考的價(jià)值，同時(shí)檔案的原始憑證作用也日益顯現(xiàn)，在高校發(fā)展過程中具有無可替代的重要作用。只有不斷豐富檔案館藏，才能為高校發(fā)展提供有力保障，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，從而使檔案工作的重要性被社會(huì)認(rèn)可，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作。學(xué)校檔案館要充分認(rèn)識(shí)檔案資源建設(shè)的重要性和緊迫感，不斷創(chuàng)新發(fā)展思路，努力探索學(xué)校檔案資源建設(shè)的基本規(guī)律，依法行政，強(qiáng)化收集歸檔，重視民生檔案建設(shè)，縮短民生檔案進(jìn)館時(shí)間，做到凡是對(duì)學(xué)校及廣大師生員工、歷屆校友有用的檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)留存盡留存，切實(shí)建立起體現(xiàn)高校特色的檔案資源體系。

學(xué)校檔案資源的豐富程度也直接影響著檔案館的服務(wù)效果。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，服務(wù)靠的是什么？ 靠的就館藏豐富的檔案資源。高校檔案館作為學(xué)校檔案的永久保管和利用基地，其檔案資源建設(shè)是檔案館生存發(fā)展的先決條件。高校檔案資源真實(shí)地記載了高校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)及高校發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映和記錄了高校教學(xué)、科研、黨政管理等各方面改革發(fā)展的現(xiàn)狀，是高校進(jìn)行各項(xiàng)改革發(fā)展不可缺少的重要信息來源。豐富的檔案資源既是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和基本前提，又是實(shí)現(xiàn)檔案工作“服務(wù)功能”的根本保證。

二、高校檔案資源建設(shè)問題分析

近年來，高校檔案資源建設(shè)有了較大進(jìn)展，但依然存在諸多問題。

1、檔案管理意識(shí)淡薄。

當(dāng)前，高校檔案資源建設(shè)工作之所以難以開展，很大一個(gè)原因是由于高校各職能部門缺乏必要的歸檔意識(shí)、檔案部門缺乏必要的管理意識(shí)所致。在傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛下，高校各職能部門對(duì)檔案文件歸檔管理的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)。雖然在各部門內(nèi)部形成了大量的歷史文件，但大多是積累、保存在形成者手中。有些人出于方便自身利用，有些人則是怕增加自身的工作量，而不愿意承擔(dān)文件的歸檔工作。而從檔案部門角度來講，檔案管理意識(shí)淡薄也有其一定的因素，如有些高校檔案工作者還沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案文件的價(jià)值；有些檔案工作者由于自身業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平所限無法科學(xué)地開展檔案的歸檔管理工作等?？傊?，由于大多數(shù)高校檔案部門、學(xué)校各職能部門的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致高校內(nèi)部形成的各類有價(jià)值的文件材料得不到及時(shí)歸檔保存。這一現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了高校檔案資源建設(shè)工作的穩(wěn)步開展，因此，提升高校各部門的歸檔管理意識(shí)勢(shì)在必行。

2、收集工作厚此薄彼。

收集工作厚此薄彼。自1993 年國(guó)家教育委員會(huì)發(fā)布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的通知以來，全國(guó)各高校的檔案大致可分為文書檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、聲像檔案、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案等十三至十五大門類檔案，可以說檔案門類豐富，分類科學(xué)合理。但在實(shí)踐工作當(dāng)中，由于檔案收集的難易程度和檔案人員編制少等原因，實(shí)際上，許多高校的檔案管理工作存在顧此失彼、重此薄彼的現(xiàn)象。一般情況下高校檔案日常工作中往往偏重于文書檔案、學(xué)生檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案等門類檔案的管理，因?yàn)檫@些檔案管理已經(jīng)形成了穩(wěn)定的工作機(jī)制，檔案產(chǎn)生部門會(huì)自覺移交，而且這些檔案的利用率高，檔案管理員也會(huì)將時(shí)間和精力側(cè)重于這些檔案。而對(duì)比較分散的實(shí)物檔案、校史檔案或未理順好工作流程的外事檔案、儀器設(shè)備檔案等門類檔案收集不夠重視，只有寥寥幾件，甚至于空白。

3、檔案信息化程度低。

當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)普遍落后于高校信息化建設(shè)。由于缺乏足夠的資金、高素質(zhì)的信息化人才和先進(jìn)的思想觀念， 目前仍有少部分高校還沒有建立起檔案工作網(wǎng)站， 大多數(shù)的情況只是采用了相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)來管理檔案，建立了文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，部分實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，在工作中能夠使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具，但還沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和文檔一體化管理， 缺乏對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，沒能跟上時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，這樣必然影響檔案信息資源有效的開發(fā)和利用， 阻礙了檔案信息事業(yè)的發(fā)展。

4、檔案隊(duì)伍素質(zhì)不高。

當(dāng)前在高校檔案部門中，檔案工作隊(duì)伍建設(shè)存在著一定的缺陷，如檔案工作人員年齡普遍偏大；高學(xué)歷、高職稱的人才較少，檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)的工作人員還不到總?cè)藬?shù)的一半等。兼職檔案員隊(duì)伍普遍存在檔案意識(shí)薄弱， 業(yè)務(wù)素質(zhì)不高， 年齡結(jié)構(gòu)不盡合理，年輕人偏少， 缺乏穩(wěn)定性等問題。這些問題的存在，間接造成了高校檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍偏低等現(xiàn)象的存在，而這對(duì)高校檔案資源建設(shè)工作的正常發(fā)展是極為不利的。因?yàn)椋_展高校檔案資源建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期積累、不斷更新的過程，這在一定程度上就對(duì)其工作的主體——高校檔案管理隊(duì)伍提出了更高的要求，他們必須要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平、較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、較為廣闊的服務(wù)視野。但是，從目前來看，各高校檔案部門在這一點(diǎn)上都還存在著一定的差距。endprint

三、探索高校檔案資源建設(shè)新途徑

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)， 必須建立良好的運(yùn)行機(jī)制， 做到任務(wù)明確、措施有效、指導(dǎo)有力、督促到位。

1、履行職責(zé)，強(qiáng)化依法歸檔意識(shí)，為檔案資源建設(shè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

高校檔案館既是高校檔案管理的行政部門，又是永久保存和提供利用高校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。高校檔案館要充分發(fā)揮檔案管理職能的功能，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，真正使兩種職能的優(yōu)勢(shì)成為檔案資源建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。要樹立“依法治檔”的思想理念，通過借助校園網(wǎng)、校報(bào)及檔案館網(wǎng)站等宣傳渠道，開展廣泛、深入、扎實(shí)的檔案法制宣傳活動(dòng)，從思想上強(qiáng)化資源建設(shè)法律意識(shí)，利用各種機(jī)會(huì)和場(chǎng)合，呼吁各部門重視文件材料的收集、整理（立卷）及歸檔，注重工作中“痕跡”的保存；強(qiáng)化各部門及每一個(gè)教職工“既是檔案的制造者，又是檔案保護(hù)者”的法治意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，形成人人懂檔案、知檔案、愛檔案、存檔案、用檔案的良好氛圍。

2、建立檔案資源建設(shè)工作機(jī)制，拓展收集范圍的廣度和深度。

將學(xué)校發(fā)展形成的檔案全部收集齊全，應(yīng)是檔案工作者追求的目標(biāo)。建章立制，從源頭上保障檔案資源建設(shè)。確實(shí)建立一套完整的檔案資源建設(shè)工作機(jī)制是當(dāng)務(wù)之急。建立完善兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)工作機(jī)制；建立預(yù)立卷工作機(jī)制；建立加大對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)指導(dǎo)機(jī)制；建立館內(nèi)工作人員跟蹤校院大事機(jī)制；建立常規(guī)歸檔和實(shí)時(shí)歸檔相結(jié)合的機(jī)制；建立館內(nèi)收集工作的定性定量考核機(jī)制；建立年終部門歸檔質(zhì)量的反饋機(jī)制等，使檔案工作者有章可循。檔案館應(yīng)加大力度，扎實(shí)做好各立檔單位檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，從源頭上把好館藏檔案資源建設(shè)關(guān)。監(jiān)督指導(dǎo)人員不僅要對(duì)各立檔單位的文書檔案年度立卷工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，還要對(duì)其它門類、其它載體檔案材料的收集、整理、移交等不同情況進(jìn)行指導(dǎo)，真正承擔(dān)起“為黨管檔，為校守史”的神圣職責(zé)。

3、建立數(shù)字化檔案，以信息化促進(jìn)檔案資源建設(shè)。

以信息為先導(dǎo)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配置檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助處理，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化水平。在數(shù)字檔案資源中，資源范圍與來源大大拓寬，收集方式多種多樣， 這就為檔案館在資源收集機(jī)制的優(yōu)化上提供了較大的創(chuàng)新余地。數(shù)字檔案資源具有格式多樣，易于加工處理和傳輸?shù)忍攸c(diǎn)。相比傳統(tǒng)載體檔案而言，依賴于現(xiàn)代信息處理技術(shù)，數(shù)字檔案資源有著更多的呈現(xiàn)形式與傳播渠道，可以以更生動(dòng)、更有趣、更便捷與更吸引人們注意力的方式呈現(xiàn)給用戶。這就要求檔案館更加重視用戶心理與用戶需求的分析研究， 充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新資源的呈現(xiàn)形式，使數(shù)字檔案資源以更易于、樂于接受的形式提供給用戶，從而提升利用者的用戶體驗(yàn)。

4、建設(shè)高素質(zhì)檔案隊(duì)伍，保證檔案資源建設(shè)順利開展。

高校檔案館開展檔案資源建設(shè)工作，需要建立一支高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。為此，高校檔案部門應(yīng)在平時(shí)工作中，充分結(jié)合自身實(shí)際，積極開展檔案工作人員的選聘工作，對(duì)那些學(xué)歷層次較高、專業(yè)對(duì)口、具備一定研究能力和實(shí)踐水平的檔案學(xué)或相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)努力吸收到高校檔案工作隊(duì)伍當(dāng)中，使高校檔案工作隊(duì)伍充滿朝氣和干勁。同時(shí)，高校檔案館還要針對(duì)檔案工作的具體實(shí)際，經(jīng)常性地開展檔案從業(yè)人員的各項(xiàng)培訓(xùn)工作，除要求其具備基本的政治素質(zhì)和法律知識(shí)外，還應(yīng)特別注意其科學(xué)文化知識(shí)和過硬專業(yè)技能的培養(yǎng)和提高，以使高校的檔案工作隊(duì)伍逐漸成為一支具有綜合素質(zhì)的、全面發(fā)展的、能夠?yàn)楦咝n案館所用的、符合社會(huì)發(fā)展需要的高校檔案工作團(tuán)隊(duì)。

綜上所述，加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)是目前各高校檔案部門一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。我們只有深刻認(rèn)識(shí)到高校檔案資源建設(shè)的重要意義，以對(duì)歷史、對(duì)學(xué)校、對(duì)高校檔案事業(yè)負(fù)責(zé)的精神，認(rèn)真謀劃?rùn)n案資源建設(shè)，才能使高校檔案工作在學(xué)校發(fā)展、社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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