金冬梅 張 婉 王維坤

（大連東軟信息學(xué)院 大連 116023）

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下民辦高校檔案資源建設(shè)探究

金冬梅 張 婉 王維坤

（大連東軟信息學(xué)院 大連 116023）

互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展改變了我們的生產(chǎn)、生活和工作方式，也為高等教育帶來了變革。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，通過建立對外開放的門戶網(wǎng)站，運用技術(shù)手段，實現(xiàn)多數(shù)據(jù)的集成。通過不同數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的整合、共享與利用，以及資源共享后的安全等關(guān)鍵問題的研究，提出有針對性的解決對策，以實現(xiàn)檔案館藏的數(shù)字化、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、資源的共享化和業(yè)務(wù)流程處理的自動化，使檔案網(wǎng)站形成學(xué)校對內(nèi)服務(wù)、對外宣傳的窗口，充分發(fā)揮檔案的價值。

互聯(lián)網(wǎng) 檔案現(xiàn)代化 數(shù)據(jù)集成 管理

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》指出：“全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升?！贝髷?shù)據(jù)時代，隨著網(wǎng)絡(luò)化程度越來越高，對信息的共享程度、整合利用程度要求越來越高，而散在的資源單憑整合是遠遠不夠的，必須提取有效信息并采用行之有效的管理和利用方式，方便信息的使用者最大程度地提取和利用有效信息[1]75。民辦高校也在不斷的改革創(chuàng)新，智慧校園建設(shè)對檔案管理工作提出了新的要求。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案資源建設(shè)內(nèi)容

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對高校檔案資源建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)和機遇?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。首先是檔案管理方式的上變革[2]5。傳統(tǒng)檔案管理中收集、整理、編目、保管、編研、統(tǒng)計和利用等都是手動方式操作的，而電子檔案的管理在檔案資源的集成、共享過程中，信息由碎片化形式轉(zhuǎn)為互通互聯(lián)的模式。不僅僅是將紙質(zhì)檔案掃描成電子版存儲在網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)上面去管理和使用，更應(yīng)該將更多單機版甚至網(wǎng)絡(luò)存儲的各類數(shù)據(jù)進行集成并加以利用，從借閱需求的提出到審批流程的流轉(zhuǎn)、從檔案查詢的預(yù)覽到檔案資源的下載、從數(shù)據(jù)的存儲整理到加工及利用，全流程都通過系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的方式解決，因此，對傳統(tǒng)的檔案管理方式來說，無疑是顛覆性的變革。其次是檔案管理職責(zé)的變革。傳統(tǒng)的檔案管理只負責(zé)移交到檔案室的紙質(zhì)檔案的保管和利用，檔案信息化實現(xiàn)了原有數(shù)據(jù)資源采集處理模式的創(chuàng)新，因此，檔案管理職責(zé)早已“穿越”了檔案室的物理空間，通過網(wǎng)絡(luò)語言和系統(tǒng)化思維和意識，打破傳統(tǒng)的管理、服務(wù)、存儲“邊界”，通過合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，建立更加高效的資源整合和共享體系。再次是檔案安全管理方面的變革。檔案信息化之后，對檔案的管理模式帶來了便利，同時給檔案信息安全帶來了考驗。傳統(tǒng)的檔案管理中，只需要確保檔案實體的安全、防霉變、防潮等問題。但是，檔案信息化之后，在確保實體檔案安全的前提下，更多信息是沒有實體檔案的，僅能以數(shù)字檔案的形式存儲在系統(tǒng)中。因此，存儲介質(zhì)的有限生命、電子檔案的易復(fù)制和易修改等特性，應(yīng)用系統(tǒng)的不穩(wěn)定及黑客、病毒的風(fēng)險等因素，使檔案信息的安全性和可用性面臨考驗[3]123。

與此同時，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動通訊、云計算等技術(shù)手段的不斷成熟，為檔案信息化建設(shè)帶來了更多的機遇。首先，是信息共享方面的突破。信息化手段的介入，使傳統(tǒng)獨立存在的檔案建立了聯(lián)系，使原來以孤島形式存在的信息得以整合，不僅如此，眾多系統(tǒng)的集成也開創(chuàng)了傳統(tǒng)的檔案存儲無法實現(xiàn)的歸檔方式，大大擴展了檔案的存儲方式和內(nèi)容。其次是數(shù)據(jù)利用方面的突破，檔案資源不是單純的共享，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)會將很多潛在的信息加以整合、提取及利用，將諸多系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息加以串聯(lián)，合并提出更多有意義有價值的信息，大大提升了檔案資料的價值，為高校決策機構(gòu)、教師的教學(xué)、科研等提供更多有意義的信息。再次是檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新。檔案的信息化不僅提升了檔案管理的效率，也提升了檔案服務(wù)的質(zhì)量。比如教師檔案遠程業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立，教師足不出戶就能完成檔案的查借閱，還可以遠程下載和打印，大大節(jié)省了管理者和使用者的時間。借助學(xué)生檔案遠程打印系統(tǒng)，學(xué)生在異地即可完成學(xué)習(xí)證明的申請和打印，可以說，檔案信息化對檔案服務(wù)功能的逐步實現(xiàn)，極大地提升了檔案使用的效率和質(zhì)量。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案資源建設(shè)思路和框架。建立檔案管理對外開放的門戶網(wǎng)站，依托網(wǎng)站在互聯(lián)網(wǎng)上形成一個高度有序分布的超大規(guī)模的檔案資源庫群,包括各個部門在工作中所形成的信息資源庫群、學(xué)校辦公系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)文檔、原有檔案管理軟件的存儲信息，通過計算機的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接和各應(yīng)用系統(tǒng)的接口對接實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成。第一，數(shù)據(jù)資源的共享。集成后的數(shù)據(jù)，通過檔案服務(wù)平臺可實現(xiàn)遠程登錄，師生可以通過集成后的平臺，輸入所需要的文檔的相關(guān)字段，系統(tǒng)會挖掘出所有集成的系統(tǒng)中相關(guān)字段的文檔標題，之后可以通過系統(tǒng)來完成預(yù)覽，完成申請及審批流程，最終完成下載。第二，系統(tǒng)資源自動歸檔。這個數(shù)字化的檔案平臺可以直接取代原有的檔案錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案歸檔及系統(tǒng)集成的電子檔案自動歸檔的功能。散在的其他系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)，如科研管理平臺上的所有數(shù)據(jù)，或者OA辦公自動化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文檔，都可以通過系統(tǒng)的集成與檔案管理系統(tǒng)進行對接，從而實現(xiàn)自動歸檔。不需要再轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版，也不需要倒出電子數(shù)據(jù)再手動錄入檔案系統(tǒng)。第三，檔案自動檢索。無論是集成的數(shù)據(jù)還是檔案工作者錄入的所有數(shù)據(jù)，如掃描的文件、教學(xué)運行過程中產(chǎn)生的各類音頻、視頻、圖片等資料，都可以采用技術(shù)手段使其按照檔案歸檔要求進行檢索和提取，實現(xiàn)歸檔檔案自動檢索和編目、自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案辦公自動化及歸檔數(shù)據(jù)庫的建立。

3.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案資源建設(shè)功能和意義。一是系統(tǒng)資源的整合。學(xué)校的各類系統(tǒng)分散由學(xué)校各個部門進行管理和利用。例如，科研系統(tǒng)，建有科研項目檔案數(shù)據(jù)庫、教職工論文、專題數(shù)據(jù)庫、科研成果鑒定數(shù)據(jù)庫等；教學(xué)系統(tǒng)，建有學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)論文數(shù)據(jù)庫等；學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)，各部門在辦公過程中產(chǎn)生了大量的流轉(zhuǎn)審批單及對應(yīng)的重要電子數(shù)據(jù)資源。沒有整合之前，這些資源是散在而獨立的，通過系統(tǒng)資源整合，將這些零散的系統(tǒng)資源進行有效的統(tǒng)一管理，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。二是數(shù)據(jù)資源的整合。系統(tǒng)資源整合后，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)仍屬單線條的管理模式，需要通過技術(shù)手段，對獨立存在于各系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)通過一個共同的數(shù)據(jù)接口進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)之間的整合，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與利用。例如，輸入某位教師的姓名及工號，能夠迅速在檔案資源庫群中從人事檔案系統(tǒng)調(diào)取這位教師的人事相關(guān)信息，又能夠從科研管理系統(tǒng)中調(diào)取這位教師科研方面的信息等，把存在于各系統(tǒng)的單線數(shù)據(jù)整合為多支的復(fù)線數(shù)據(jù)。三是管理資源的整合。檔案數(shù)據(jù)資源整合后，在檔案利用方面，師生可通過檔案網(wǎng)站線上、遠程辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，形成學(xué)校對內(nèi)服務(wù)、對外宣傳的窗口，也大大提高了教師、在校生、畢業(yè)生檔案利用的效率和質(zhì)量。在檔案業(yè)務(wù)管理方面，系統(tǒng)的自動識別與存檔提高了兼職檔案員和行政辦公人員傳遞和整理資料的效率，也避免了日常工作中由于人員調(diào)整及工作上的疏忽造成的檔案遺失。對于檔案管理人員，采用新技術(shù)進行資料管理，使歸檔資料收集更及時和便捷，也可以從大量簡單、重復(fù)、低層次的工作中解脫出來，有更多的時間和精力做好檔案創(chuàng)新研究方面的工作。可以說，檔案資源整合目的是為了提高檔案管理的水平，通過管理資源的整合，可以有效地減少管理程序，縮短辦事流程，提高工作效率，更好地服務(wù)師生。

圖1 檔案資源建設(shè)架構(gòu)圖

二、存在的問題及對策

1.繁雜各異的系統(tǒng)資源，為數(shù)據(jù)整合增加技術(shù)難度。為了實現(xiàn)校內(nèi)各系統(tǒng)信息資源的共享，必須實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)庫之間的交互操作，這就涉及到數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)與分析處理技術(shù)等。對于一些外購的數(shù)據(jù)庫，技術(shù)開發(fā)人員對其數(shù)據(jù)架構(gòu)和開發(fā)語言等并不了解。對于校內(nèi)各部門的數(shù)據(jù)庫，在建立之初只考慮實現(xiàn)部門自身業(yè)務(wù)需求，缺乏整體性的規(guī)劃設(shè)計和統(tǒng)一的標準規(guī)范[4]106，這就需要重點突破關(guān)鍵技術(shù)，通過業(yè)務(wù)需求分析、性能需求分析、原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)分析，采用一種協(xié)調(diào)性或聯(lián)合式的軟件，從類型相似的數(shù)據(jù)對象和服務(wù)中，取得一致性和連貫性，尋找對接口。在設(shè)計開發(fā)階段，通過系統(tǒng)設(shè)計、編碼、測試和集成對檔案元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)以及各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，從而實現(xiàn)多系統(tǒng)的信息資源共享。同時，為保證信息資源的共享，需實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的大容量存儲，并使數(shù)據(jù)具有良好的穩(wěn)定性及較高的性能，滿足檔案資源庫存儲和管理的基本需求。

2.缺少高素質(zhì)人才隊伍，造成項目建設(shè)進度緩慢。在項目建設(shè)過程中，檔案管理人員和技術(shù)開發(fā)人員相互之間存在著專業(yè)方面的差距。技術(shù)開發(fā)人員掌握著信息技術(shù)，但對檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)需求不夠了解和熟悉，檔案人員對擬實現(xiàn)的需求在技術(shù)開發(fā)方面所能實現(xiàn)的功能不了解，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了一些問題。為解決這一問題，檔案管理人員與技術(shù)開發(fā)人員定期召開碰頭會議，由檔案管理人員提出項目需求和項目計劃，技術(shù)開發(fā)人員根據(jù)項目需求和計劃從開發(fā)角度探討可實現(xiàn)的功能及目標，通過兩方的交流學(xué)習(xí)與研究，落實項目開發(fā)工作細節(jié)，技術(shù)開發(fā)人員實時通報項目建設(shè)進度。對于開發(fā)中的意見差異，通過調(diào)研和分析，及時進行需求的調(diào)整。通過反復(fù)溝通，檔案人員了解相關(guān)技術(shù)方面的知識，開闊了視野，拓寬了工作思路。技術(shù)開發(fā)人員協(xié)助檔案人員編制項目建設(shè)方案，對檔案工作有了進一步的了解。在共同實施項目的同時，也加強了交流和知識的學(xué)習(xí)。

3.數(shù)據(jù)資源的共享，增加了網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險。建設(shè)信息化檔案管理工作，檔案信息安全問題尤為重要，通過設(shè)置監(jiān)控系統(tǒng)和防火墻提高網(wǎng)絡(luò)攻擊防御等級，加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全，提高信息系統(tǒng)的防篡改、防病毒、防攻擊、防癱瘓、防泄密等方面的有效性，避免信息被盜用或篡改。同時，重要系統(tǒng)相互共享之間將設(shè)定嚴格的身份認證和訪問控制。在網(wǎng)絡(luò)平臺上的用戶，采用實名制驗證方式進行注冊，信息通過后才允許進入，否則拒絕訪問[5]254。對用戶進行分類，根據(jù)分類相應(yīng)地設(shè)置訪問權(quán)限，對于機密檔案等比較重要的信息，隔離存儲，要進行密碼的嚴密性檢查，由專人負責(zé)保管重要信息系統(tǒng)的管理員密碼，保證檔案的高度安全。同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，加強檔案制度建設(shè)，通過國家《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》的深入學(xué)習(xí)，結(jié)合學(xué)校實際，制定《學(xué)校檔案信息平臺管理制度》《學(xué)校電子文件管理制度》，修訂完善《學(xué)校檔案查借閱制度》《學(xué)校檔案利用制度》，使檔案工作各個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依。

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下民辦高校檔案資源建設(shè)是一項龐大而復(fù)雜的信息工程，在項目建設(shè)過程中，各層次都需要數(shù)字化的建設(shè)條件，從而實現(xiàn)信息的高速流通。項目的建成能夠更加有效地發(fā)揮檔案管理部門的社會服務(wù)效用，檔案信息資源的歷史延續(xù)性和系統(tǒng)性以及信息的高度共享和集成，為學(xué)校管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要的參考依據(jù)。

[1]王濤.大數(shù)據(jù)時代背景下的高校檔案資源共享研究[J].蘭臺世界,2016（4）.

[2]呂和順.信息化發(fā)展給檔案工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)——在國際檔案理事會東亞地區(qū)分會2014年研討會上的報告[J].北京檔案,2015（1）.

[3]姚君.檔案信息化為檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)[J].無線互聯(lián)科技,2016（7）.

[4]姚紅,唐圣琴,羅應(yīng)梅等.高校檔案信息資源建設(shè)與共享探討[J].蘭臺世界,2015（26）.

[5]王偉娜.信息化檔案管理的具體做法與安全性研究[J].卷宗,2016（6）.

遼寧省檔案局科技項目（L-2016-X-16）。

金冬梅，大連東軟信息學(xué)院檔案館員，主要從事檔案管理研究。

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2017-06-07