張永祿

摘要：在應用Excel進行會計核算的小微企業(yè)，其記賬憑證數據以二維表的形式存儲于專門的工作表中。這種存儲方式符合第一范式的要求，因而對于高效、準確地進行分類計算，快速生成賬簿文件和編制會計報表極為便利，但也給會計核算人員帶來新的技術難題。將二維袁形式存儲的記賬憑證數據，準確地提取到符合國家標準歸檔格式的記賬憑證打印模板中，供紙質打印輸出存檔便是其中之一。通過利用功能相對獨立的多個工作袁函數配合使用，構造打印模板的單元公式，能有效解決這一技術難題。

關鍵詞：數據源表；數據提?。还?；打印模板；會計檔案

中圖分類號：TP37 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）18-0201-02

1問題的提出

使用Excel進行會計核算的小微企業(yè)，其記賬憑證數據是存儲在二維表中的，而《會計檔案管理辦法》要求輸出符合國家標準歸檔格式的記賬憑證。因此將二維表形式存儲的記賬憑i正數據以標準記賬憑證格式打印輸出，以滿足會計檔案管理的需要，是這些小微企業(yè)的會計核算人員必須解決的技術難題。在設計出符合國家標準歸檔格式的記賬憑證打印模板的基礎上，將多個工作表函數配合使用，構造單元的“數據驗證”公式或取數公式，可解決這一難題。完成公式的構造后，可以實現在指定單元輸入需要打印的記賬憑證編號后，檢索該編號是否存在于記賬憑證表中，如果存在，將該憑證編號對應的日期、附單據數、摘要、會計科目名稱、借貸方金額提取到打印模板的對應單元中，供打印輸出；如果不存在，則禁止輸入，并彈出錯誤提示信息，要求用戶輸入有效的記賬憑證編號，直至輸入有效的記賬憑證編號為止。

2數據源表（記賬憑證工作表）及打印模板的數據結構及格式

小微企業(yè)使用的記賬憑證工作表項目構成，應符合國家標準歸檔格式的要求。包括憑證編號、填制日期、附單據數、摘要、會計科目、借方金額、貸方金額等主要內容。記賬憑證工作表的項目構成與示例數據，以及打印模板格式如圖1、圖2所示。

3處理邏輯及實現技術

3.1區(qū)域名稱的定義

為了公式直觀易讀，同時也便于公式的構造，先對記賬憑證表的數據區(qū)域進行命名。（本例的數據區(qū)域從第3行開始至300行止，日常應用中應根據實際情況確定區(qū)域范圍）

1.將A1單元命名為“年”。

2.將A3：A300區(qū)域命名為“月”。

3.將B3：B300區(qū)域命名為“日”。

4.將C3：C300區(qū)域命名為“憑證編號”。

5.將D3：D300區(qū)域命名為“摘要”。

6.將F3：F300區(qū)域命名為“科目名稱”。

7.將G3：G300區(qū)域命名為“借方金額”。

8.將H3：H300區(qū)域命名為“貸方金額”。

9.將13：1300區(qū)域命名為“附單據數”。

3.2記賬憑證編號的檢測與“數據驗證”設置

1）允許條件公式的構造在記賬憑證打印模板的B2單元中輸入記賬憑證編號時，需要檢測輸入的編號在記賬憑證表的C3：C300區(qū)域，即“憑證編號”區(qū)域中是否存在，如果不存在，則禁止輸入。允許單元數據輸入由“數據驗證”（在Excel2010及之前的版本稱為“數據有效性”）功能實現，通過返回B2單元的數據在“憑證編號”區(qū)域中的位置來檢測輸人的憑證編號是否存在。在B2單元“數據驗證”中設置自定義公式：=NOT（ISNA（MATCH（$B$2，憑證編號，0）））。該公式先用MATCH函數檢測B2單元數據在“憑證編號”區(qū)域的位置，然后用ISNA函數檢測MATCH函數返回的值是否為“#N/A”，若返回TRUE，說明B2單元數據在“憑證編號”區(qū)域中不存在；若返回FALSE，說明B2單元數據在“憑證編號”區(qū)域中存在。檢測結果為TRUE時不允許輸入，為FALSE時允許輸入，與要求正好相反，因此用NOT函數對檢測的結果求反。

2）錯誤提示信息的設置

將B2單元“數據驗證”的“出錯警告”警告樣式設置為“停止”，“標題”文字設置為“錯誤”，“錯誤信息”的文字設置為“憑證編號有誤，請核對后重新輸入！”。達到禁止輸入無效憑證編號，且在用戶輸入無效記賬憑證編號時彈出提示信息的目的。

3.3單元取數邏輯與公式的構造

由于打印模板數據來源于記賬憑證工作表，因此在打印模板的記賬憑證編號數據單元（本例為B2）輸入編號后，先用MATCH函數在記賬憑證工作表的記賬憑證區(qū)域（已定義為“憑證編號”）中定位該編號第一條記錄的行次，再用INDEX函數返回該行次對應的其它數據項內容，完成該編號第一條打印數據的生成。用公式表示：=INDEX（返回指定數據項內容的區(qū)域，MATCH（$B$2，憑證編號，0））。

除填制日期“年”、“月”、“日”及“附單據數”只需提取指定憑證編號在“記賬憑證表”對應的第一條記錄外，每一個記賬憑證編號都至少對應2條以上的記錄（“有借必有貸，借貸必相等”），所以其它數據項在提取第一條記錄后，還需要繼續(xù)檢測下一條記錄的記賬憑證編號與打印模板B2單元輸入的數據是否一致，以確定是否將記錄提取到模板中的相應單元。也就是說，若檢測到的憑證編號與B2單元一致，就提取該條記錄的相關數據到打印模板中，否則返回空。

由于下一條記錄的行次值等于本條記錄的行次值加1，因此每一個指定的憑證編號從第2條記錄開始，需在MATCH函數的計算結果后依次加1，2，3……，以保證提取到指定憑證編號的第2，3，4……條記錄。為在進行公式填充時能動態(tài)加數，可以用獲取行次值的ROW函數減去打印模板工作表第一條記錄行次值（本例為41的辦法實現。

3.3.1填制日期及“附單據數”的單元公式

1）“年”數據單元（D2）公式：=IF（$B$2=""，""，年）。endprint

2）“月”數據單元（F2）公式：=IF（$B$2=""，""，INDEX（月，MATCH（$B$2，憑證編號，0）））。

3）“日”數據單元（H2）公式：=IF（$B$2=""，""，INDEx（日，MATCH（$B$2，憑證編號，0）））。

4）“附單據數”數據單元（12）公式：=IF（B2=""，""，"附單據張數：”&INDEX（附單據數，MATCH（$B$2，憑證編號，0）））。

3.3.2其它數據項的單元公式

1）“摘要”數據單元（A4～A13）公式：=IF（ISNA（MATCH（$B$2，憑證編號，0）），""，IFONDEX（憑證編號，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW（）-4）=$B$2，INDEX（摘要，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW0-4），""））。

2）“科目名稱”數據單元（C4～C13）公式：=IF（ISNA（MATCH（$B$2，憑證編號，0）），""，IF（INDEX（憑證編號，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW0-4）=$B$2，INDEX（科目名稱，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW0-4），""））。

3）“借方金額”數據單元（13～113）公式：=IF（ISNA（MATCH（$B$2，憑證編號，0）），""，IF（INDEX（憑證編號，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW（）-4）=$B$2，INDEX（借方金額，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW（）-4），""））。

4）“貸方金額”數據單元（J3～J13）公式：=IF（ISNA（MATCH（$B$2，憑證編號，0）），""，IF（INDEX（憑證編號，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW（）-4）=$B$2，INDEX（貸方金額，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW（）-4），""））。

上述4個公式中的表達式"INDEX（憑證編號，MATCH（$B$2，憑證編號，0）+ROW（）-4）=$B$2”用于檢測記賬憑證工作表中的憑證編號與打印模板的B2單元是否一致；表達式“ISNA（MATCH（$B$2，憑證編號，0））”用來檢測是否輸入了記賬憑證工作表中不存在的憑證編號。

5）“借方金額合計”數據單元（I14）公式：=SUM（I4：I13）。

6）“貸方金額合計”數據單元（J14）公式：=SUM（J4：J13）。

4結束語

通過MATCH函數定位指定憑證編號在記賬憑證表中的位置，進而用INDEX函數返回記賬憑證表中指定憑證編號對應的各項數據，輔之以IF、ISNA、NOT、ROW等工作表函數進行容錯處理，在符合標準歸檔格式記賬憑證模板的相應單元中進行“數據驗證”設置或構造取數公式，實現了基于Excel數據源的記賬憑證打印輸出。在滿足高效、準確地處理會計數據、產生會計信息的同時，也滿足了紙質記賬憑證打印輸出的會計檔案管理需求。endprint