馬學武

摘要：檔案是資料的匯總，在我國的各行各業(yè)中幾乎都有檔案的管理崗位，檔案的類型可以有很多種，例如人事檔案、工程檔案、醫(yī)療檔案等等。這些都是檔案管理的內容，而在實際生活中，檔案管理也對企業(yè)以及個人都是十分重要的。檔案管理工作要求工作人員必須認真負責且專業(yè)，但是依照我國目前國情而言，我國的檔案管理問題仍然有很多，主要表現(xiàn)在檔案歸檔工作中，工作量大、沒有標準以及利用率等都是歸檔環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的主要問題，都需要有關管理人員加以重視并解決。為此，本文做如下分析。

關鍵詞：檔案歸檔；管理；措施

檔案管理關乎著企業(yè)的發(fā)展建設以及人們的切實利益，在人們的法律、住房等問題上還能提供有效證明，是現(xiàn)代社會發(fā)展所需的基本資料，因此，檔案管理工作就很重要，尤其是在檔案的歸檔環(huán)節(jié)中，更要加強制度化以及專業(yè)化。但是目前我國的檔案歸檔工作仍然還是會有很多問題，尤其以制度、管理體系問題最為突出，這就需要有關管理人員在重視檔案管理的同時還要積極的采取一些措施，建立一個專業(yè)化的檔案歸檔系統(tǒng)，并且能夠進行機制上的創(chuàng)新，在檔案的管理人才方面也要進行綜合考量，這樣才有利于檔案歸檔工作的具體落實。

一、檔案歸檔管理中的問題

歸檔管理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，具有工作復雜、任務重等特點，但從實際情況來看，檔案管理存在很多問題，影響檔案歸檔管理的工作質量，造成檔案管理工作陷入雜亂無章的境況。

（一）工作任務重，管理復雜性強

檔案歸檔管理工作任務重，檔案種類多、復雜性強的現(xiàn)狀，導致管理工作往往“捉襟見肘”，工作全面而有效落實。首先，工作量大，加班加點的工作現(xiàn)狀，削弱了檔案管理人員的工作積極性，面對繁重的工作任務，往往出現(xiàn)工作滯后等問題；其次，檔案種類多，且復雜性強，往往要求“專人、專項”管理；再次，歸檔管理工作的重要性認識不到位，檔案歸檔中檔案“丟失”重建等問題的出現(xiàn)，極大的影響檔案管理整體工作。

（二）工作責任意識淡薄，專業(yè)素質有待提高

在實際的工作中，檔案管理是門學問也是值得思索的地方。近幾年在檔案歸檔管理上出現(xiàn)了不少問題，其中之一就是有關檔案工作人員的問題。這些工作人員普遍存在對于檔案工作的責任感缺乏，沒有相應的職業(yè)素養(yǎng)。在實際工作中，往往不能仔細認真的進行資料的審閱和歸檔，導致資料有所損失等問題，這就使得檔案資料的歸檔延遲或者資料失真等情況出現(xiàn)。另外，檔案沒有及時的進行歸檔也會出現(xiàn)其他的問題，工作人員如果因為懶惰，專業(yè)素質不強就不及時進行歸檔工作，導致資料長時間積壓，不僅極大程度上會使得資料丟失，對于檔案資料的利用也是問題，再次翻閱還要浪費時間，這就導致管理上出現(xiàn)了嚴重的問題，而這一切都是管理人員的疏忽造成的。主要原因就是管理人員在檔案歸檔工作中沒有責任感和耐心，并且對檔案資源的，利用率不重視，以及企業(yè)內部缺乏有關這方面的考核制度，缺少外部因素的制約，使得工作人員出現(xiàn)懶散的狀態(tài)，不能很好的進行工作。

（三）檔案利用率低，歸檔管理“粗糙”

檔案歸檔效率低，歸檔速度慢等問題，是降低檔案服務質量的重要方面。首先，檔案歸檔“粗糙”，造成檔案失真、內容缺失等問題的發(fā)生；其次，檔案利用率低。檔案歸檔為工作而工作，而缺乏檔案的有效利用。由于缺乏歸檔管理與利用之間的有效銜接，以至于一些珍貴檔案資料年久失修，或是流失；再次，檔案歸檔管理工作缺乏重視，從檔案歸檔到檔案利用，缺乏切實有效的工作投入，工作都是為了完成任務，而不是為了提高檔案利用率，弱化了檔案的價值。

二、提高檔案歸檔管理建設的應對措施

檔案歸檔管理的科學化建設，是提高歸檔管理工作質量與效率的重要基礎。歸檔管理中存在的不足與問題，要求歸檔管理工作一是要建立完善的績效考核機制；二是要細化歸檔管理，提高歸檔管理效率；三是落實人才隊伍建設。因此，具體而言，提高檔案歸檔管理建設，應切實做好以下幾點工作：

（一）完善績效考核機制，提高檔案利用率

檔案歸檔管理的特殊性，要求建立完善的績效考核機制，提高工作人員的積極性。首先，建立“績效”+“獎懲”的考核獎機制，對工作人員進行考核。明確工作崗位職責，在職責明確、分工清楚的工作狀態(tài)下，確保歸檔管理工作有效落實；其次，提高檔案利用率。一方面，要提高檔案歸檔管理效率，提高歸檔速度，確保內容的完整性；另一方面，要提高歸檔的精細化，確保內容的真實性。

（二）細化歸檔管理，提高歸檔管理效率

歸檔管理的及時性，是確保檔案歸檔管理的重要基礎。在檔案歸檔管理中，一是要對“粗糙”的歸檔口徑進行改善，細化歸檔管理。從提高歸檔效率，到提高檔案服務，堅持工作及時到位，確保檔案內容的完整性，歸檔的及時性；二是強化檔案歸檔后的管理工作，一些珍貴檔案資料要注重維修管理，提高檔案的實際價值；三是重視檔案歸檔管理的資金投入，從設備購置，到人員配置，都應最大程度滿足，提高檔案歸檔管理效率，實現(xiàn)現(xiàn)代信息化建設。

（三）推進人才隊伍建設，管理工作專業(yè)化

檔案歸檔管理的專業(yè)化建設，依托于專業(yè)化的人才隊伍建設。目前，管理工作存在專業(yè)人才缺乏、工作效率低、創(chuàng)新性發(fā)展緩慢等問題。為此，首先，立足工作需求，科學調整人員編制，最大程度地保障檔案歸檔管理工作的有效落實；其次，加強對工作人員的教育培訓，通過專I知識培訓，提高工作人員的專業(yè)能力；再次，立足工作需求，培養(yǎng)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，保持嚴謹、認真的工作態(tài)度，耐心、細心、用心的敬業(yè)精神，確保檔案及時、完整歸檔，提高歸檔質量。

（四）建立電子歸檔文件制度

開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像原紙質文件的歸檔人員，經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，以各單位計算機與信息管理同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。

專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對各個單位產生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，使得檔案資料能夠保證真實，不影響資料的查閱。

三、結語

隨著社會的發(fā)展，各個企業(yè)管理環(huán)節(jié)中都必不可少的會有檔案管理的工作，檔案管理也的確是很重要的工作。它是一個企業(yè)或是一個國家發(fā)展的關鍵，看起來毫不起眼，但是具有極深的影響和復雜性。因此，檔案管理工作就顯得至關重要，在檔案管理過程中，以歸檔環(huán)節(jié)的為例，不足之處還有很多，這就要求企業(yè)和國家有關方面建立起基本的制度和機制，形成一個優(yōu)化的管理體系，能夠使得資源進行重組，進而優(yōu)化結構，保證檔案資料能夠具有真實性等，進而提高檔案資源的利用率，從而提高我國的檔案歸檔工作的實效率，以促進企業(yè)和國家的發(fā)展。

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