王穎

摘 要：隨著社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理事業(yè)迎來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。其檔案管理工作的好壞在某種程度上直接影響著高校的建設(shè)水平，同時也是影響高校管理水平的重要因素之一。如何做好信息社會高校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，是社會研究的重點(diǎn)。如何做好信息社會下，高校檔案創(chuàng)新性管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，將檔案作為信息資源進(jìn)行教學(xué)與科研工作，將傳統(tǒng)的管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒎?wù)為主的管理理念，是做好高校建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。本文將高校檔案的的信息化管理作為探討的重點(diǎn)，對其進(jìn)行了系統(tǒng)的探討。

關(guān)鍵詞：信息社會；高校；檔案管理；創(chuàng)新性

1 現(xiàn)今高校檔案管理的狀況分析

1.1 檔案的管理理念較為落后

傳統(tǒng)的檔案管理理念主要以藏為主，并且在使用檔案的過程中，常常為被動服務(wù)，影響檔案的管理效果。造成這種現(xiàn)象的原因主要為傳統(tǒng)的管理制度存在缺陷，同時也與檔案管理工作不受重視，工作投入較少有關(guān)。

1.2 較為單一的管理方式

現(xiàn)行的檔案管理方式以歸檔整理為主，涉及的資料主要有紙類資料、聲像資料、電子資料三類，且操作方式多為人工操作。因此，在檢索、查找、借閱等過程中，人工操作不足，導(dǎo)致工作效率較低，不能滿足大量操作的需要。

1.3 檔案內(nèi)容較為孤立靜止

每個檔案的管理方式為傳統(tǒng)的檔案歸檔方式，并且各個檔案之間均為孤立的，及時彼此間有聯(lián)系，也多為縱向的聯(lián)系，較為有限。但實(shí)際上，各個檔案之間也存在橫向的聯(lián)系，傳統(tǒng)的檔案管理工作不能將其體現(xiàn)出來。

1.4 沒有彼此間的共享機(jī)制

國內(nèi)高校間多有幾項或者相同類型高校，或者相同的專業(yè)設(shè)置。每年各個高校間都會存在數(shù)量較多的研究或課題工作。但現(xiàn)行的高校檔案管理方式多為封閉式的管理，導(dǎo)致高校間重復(fù)投入不同的課題或者研究，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財力。

1.5 較為單一的檔案呈現(xiàn)方式

目前我國高校檔案仍然是紙質(zhì)資料為主，雖然，有些高校提出了數(shù)字化、電子化的理念，但如何做好信息化的管理工作，需要在前期投入大量的物力和財力，因而，這項工作不能再高校中廣泛的開展。

1.6 檔案管理專業(yè)人才較少

檔案管理是一項具有較強(qiáng)綜合性的工作，工作人員不僅需要充分了解相關(guān)的專業(yè)法律知識以及工作流程。同時，也需要了解計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)。但實(shí)際中，這樣的專業(yè)管理人才較少，更不用說專業(yè)的技術(shù)人員了。

2 高校檔案管理工作創(chuàng)新性的探討

檔案管理的完整性與科學(xué)性能夠反映出高校的校園文化傳承以及在學(xué)校發(fā)展過程中跌宕起伏的經(jīng)歷，同時，也能夠反應(yīng)出學(xué)校在管理學(xué)生、教學(xué)以及科研方面的水平與質(zhì)量。要建立完善的檔案管理模式，必須要打破傳統(tǒng)的管理方式，將現(xiàn)代化的管理理念引入到工作中，合理的建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)與服務(wù)工作。信息社會的檔案管理工作不單單是將檔案進(jìn)行簡單的數(shù)字化歸整，而是要對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后并進(jìn)行綜合性的分析，將檔案聯(lián)動起來，由被動的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)，可以從以下幾個方面進(jìn)行干預(yù)。

2.1 改變傳統(tǒng)的管理理念

單純從概念上來說，檔案是指文字、圖像、聲音與各種形式的保存的原始記錄。但從信息學(xué)的角度來說，這些原始記錄內(nèi)包含著大量信息，因而，需要將傳統(tǒng)的管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理理念，將每一份檔案看做信息，以信息管理的角度進(jìn)行檔案管理建設(shè)。

2.2 建立完善的檔案信息資源管理庫

高校檔案庫的優(yōu)勢在于對大量原始檔案進(jìn)行了保存。通過進(jìn)行檔案信息化的管理，將檔案中價值較高的資料提取出來，并建立信息庫，在此基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化與利用，能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)與科研工作提供信息服務(wù)支持。而信息庫建立的問題在于信息共享，解決這一問題，可以建立同類高校間的縱向聯(lián)系，維持信息間的共享，而后建立于本地圖書中心、數(shù)據(jù)中心、科技情報系統(tǒng)或者相關(guān)的企業(yè)之間的橫向聯(lián)系。借助縱向與橫向的共享機(jī)制，不僅服務(wù)了高校的自身也服務(wù)了社會，同時也符合國家信息化的發(fā)展要求。

2.3 將現(xiàn)代化管理方式納入到工作中

在人工管理的基礎(chǔ)上，聯(lián)合應(yīng)用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠有效提高工作效率。在檔案系統(tǒng)與用戶開展分級設(shè)置，并以用戶的級別為依據(jù)，開放相對應(yīng)的檔案等級信息，并對其提供智能化查詢方式，增加信息間的交互聯(lián)系性。

2.4 建立動態(tài)化檔案管理系統(tǒng)

高校每年都有大量的學(xué)生入校以及大量的科研工作開展。而部分科研項目隨著學(xué)生的畢業(yè)發(fā)生中斷或者重復(fù)的現(xiàn)象較為常見，給高校人力、物力等造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)。因此，需要建立動態(tài)化檔案管理系統(tǒng)，為信息可追溯性的開展提供依據(jù)。

2.5 做好檔案管理者角色定位的調(diào)整

高校檔案管理系統(tǒng)以信息化為基礎(chǔ)，建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)后，管理者的角色不單單是管理者，同時也是信息設(shè)計者、生產(chǎn)者與維護(hù)者。是檔案信息管理者與用戶之間進(jìn)行溝通和交流的紐帶。而管理者的工作素質(zhì)的高低、專業(yè)程度、工作的積極性都與檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用效果之間具有顯著的相關(guān)性。因此，需要對檔案管理者的角色定位加強(qiáng)重視，充分將檔案管理者的主體作用發(fā)揮出來。

3 小結(jié)

信息社會高校檔案的管理工作是組成數(shù)字化高校的重要部分之一，同時也是衡量高校的管理水平與教學(xué)水平的重要因素，同時也是高校檔案管理系統(tǒng)適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展的趨勢。高校檔案的網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)是全國高校建設(shè)的重要內(nèi)容，同時也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。高校檔案管理系統(tǒng)的建立積極的推動著高校檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，因而，應(yīng)當(dāng)把高校檔案的信息化建設(shè)納入到高校建設(shè)的工作內(nèi)容中，做好各項工作，以適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。

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