陳琦

摘要：在當前信息技術快速發(fā)展的新形勢下，各種先進技術在檔案工作中普遍應用，檔案從紙質載體開始轉變?yōu)殡娮訖n案。相較于紙質檔案，電子檔案的應用具有較強的優(yōu)勢，同時也是檔案工作發(fā)展的必然要求。文中分析了電子檔案管理原則，并進一步對加強電子檔案管理工作的措施進行了具體闡述。

關鍵詞：電子檔案；管理原則；收集；歸檔；一體化；安全

在當前數(shù)字化背景下，電子檔案已成為檔案的普遍形式，而且電子檔案的應用，也標志著檔案管理工作進入了一個新的時代。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，電子檔案工作具有較強的優(yōu)勢。在實際檔案管理工作中，需要檔案管理人員要加強對電子檔案的認識，及時做好電子檔案收集和歸檔工作，以此來推動檔案信息電子化建設的進程，使其與社會的發(fā)展需求更好的適應。

一、電子檔案管理原則

在當前各行業(yè)發(fā)展過程中，產生了越來越多的電子文件，這些電子文件需要存儲在特定介質上，通過對這些電子文件進行歸檔即形成了電子檔案。電子檔案信息以數(shù)字代碼進行存儲，由計算機完成信息的編碼和解碼，利用時需要利用計算機等設備將其轉移為原有的文字或是圖像形態(tài)。在電子檔案工作需要遵循相應的原則，具體包括以下幾個方面：

（一）完整性原則

當前計算機技術在各行業(yè)普及應用，電子文件由各部門甚至個人獨立完成，這就導致其呈現(xiàn)出分散化的分布趨勢，而且電子文件信息也不是在固定的特定物理位置上。由于電子檔案的分散化和實體化特征，這就導致對電子檔案完整性的把握缺乏直觀性，需要積極采取相應的措施來保證電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)中信息的完整性和齊全性，確保電子檔案信息的完整。

（二）可讀性原則

當前各單位由于使用的計算機硬件和軟件不同，這也導致電子文件存儲格式存在差異。再加之計算機軟硬件的不斷更新?lián)Q代，新設備對于舊設備缺乏兼容性。電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)具有較強的依賴性，因此在針對電子檔案管理工作中，在每一個環(huán)節(jié)都要保證檔案的可識讀性，確保檔案具有長期的可讀性。

（三）可靠性原則

由于電子文件易于修改，而且不會留存痕跡，因此電子文件的證據(jù)性和可靠性受到較大的質疑。為了確保電子檔案的可靠性，需要積極采取各種技術措施，并制定完善的制度，以此來把好檔案的收集關、歸檔關，確保檔案信息的真實性和有效性。另外，在檔案信息的各個環(huán)節(jié)還要嚴格遵守具體的操作規(guī)程，建立必要的備份，確保信息的丟失和失真，有效的維護電子檔案的可靠性。

二、加強電子檔案管理工作的措施

（一）轉變觀念，加強對電子檔案管理的認識

當前電子檔案已初具規(guī)模，但相較于紙質檔案，電子檔案的真實性還會受到質疑。因此對于檔案管理人員來講，需要加快自身觀念的轉變，認識到電子檔案的重要價值，并努力提高自身的計算機水平，并進一步提高電子檔案管理工作的水平。

（二）加強對檔案信息的收集和整理

雖然現(xiàn)在電子檔案已經成為檔案管理工作的新趨勢，但是仍然有不少單位和人員對電子檔案的認識不充分，在日常的工作中對電子文件的保護意識不強，造成了大量電子文件的丟失，給檔案信息資料的收集工作帶來了很大的不便。因此，必須要加強相關人員對電子文件和電子信息的重視，確保檔案信息的全面和完整，方便檔案管理人員的檔案信息收集和整理工作。

（三）建立電子檔案管理制度

為了進一步提高電子檔案管理工作的水平，需要建立健全電子檔案管理制度，并以此為依據(jù)來開展具體的電子檔案管理工作，并對電子檔案的制作、收集和歸檔方法、程序和時效等內容進行統(tǒng)一，由專人進行定期整理和分類歸檔，妥善對其進行保管。由于檔案管理人員工作崗位調整過程中，還需要做好具體的移交工作，以此來保證檔案資料的完整性。電子檔案管理制度的建立和完善，可以為電子檔案管理工作提供必要的依據(jù)和指導，進一步推動電子檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。

（四）加強電子文件歸檔管理工作

電子文件形成于不同條件和環(huán)境下，這也使其歸檔方式也各不相同?；诰W絡環(huán)境下，在對電子檔案進行歸檔時，需要按照規(guī)定將其轉放檔案數(shù)據(jù)庫。在針對存儲載體上的電子文件歸檔時，則需要結合紙質文件完成歸檔工作。因此要針對具體的環(huán)境和條件來采取相應的措施來對電子文件進行歸檔管理。

當前大部分單位還會將電子文件轉換成紙質文件進行歸檔保存，這主要是由于電子文件在許多方面還存在一些問題，這些問題沒有得到徹底解決之前，電子檔案與紙質檔案必然會同時存在，這有其合理性和必要性。在缺乏充分的技術保障和科學管理制度情況下，電子文件還無法完全取代紙質文件進行歸檔保存。在當前紙質文件向電子文件轉換過程中，這種雙套歸檔情況的存在有其必然性。而且還會持續(xù)相當長的一個時期。待各種技術和各方面條件都完備的情況下，電子文件才能夠獨立轉化為檔案。

（五）實行文件、檔案一體化管理

在計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現(xiàn)及其長久保存的需要將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進入實質性階段。事實上，將電子文件和電子檔案分而管之無論在理論上還是實踐中都是難以成立的。在對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網絡和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結構的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運轉階段進行，因此電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。

（六）加強電子檔案的安全管理

由于電子檔案的傳輸和生成是依靠計算機網絡技術的，而網絡平臺又存在著較大的安全隱患，容易被不法分子非法入侵，盜取和篡改檔案信息資料，因此必須要充分重視和加強電子檔案的安全管理工作。在檔案資料的傳輸過程中，可以依靠信息技術進行加密處理，設置密鑰；同時要安裝安全防護系統(tǒng)，防止病毒入侵，為檔案資料提供多重保護。三、總結在計算機信息技術快速發(fā)展的今天，實現(xiàn)紙質檔案向電子檔案的轉變已經成為大勢所趨，是時代和社會發(fā)展的需要。但是電子檔案給檔案管理工作帶來良好契機的同時，也相應帶來了一系列的問題，在一定程度上阻礙了電子檔案管理工作的發(fā)展。因此，相關部門和管理人員必須要采取有效措施來應對電子檔案管理工作中的缺陷，促進我國檔案管理工作的有序發(fā)展。

三、結束語

在當前各行業(yè)中，辦公自動化已普遍實施，同時辦公自動化也是信息社會發(fā)展的必然趨勢。辦公自動化的應用促使每天都會有大量的電子文件產生，因此針對于有保存價值的電子文件需要做好收集和歸檔工作，全面提高電子檔案管理水平，為電子檔案管理工作的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎。

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