——顏 晗 徐茂云 于莉莉 崔曉寧

臨床科室辦公用品量化管理實踐

——顏 晗 徐茂云*于莉莉 崔曉寧

目的規(guī)范臨床科室辦公用品管理，提高使用效率。方法分析臨床科室辦公用品管理中存在的主要問題，利用散點圖和線性回歸方法，建立收容量和辦公用品使用金額的線性回歸方程，以此確定各科室的量化標(biāo)準(zhǔn)，推行量化管理。結(jié)果2013年、2014年和2015年的收容量同比分別增加5.20%、3.26%和-13.34%，辦公用品使用金額分別下降22.13%、1.42%和18.11%。結(jié)論辦公用品管理日趨規(guī)范，使用量逐年下降，取得了明顯效果。

臨床科室；辦公用品；量化管理

First-author's address General Hospital of Ji'nan Military Command, Ji’nan, Shandong,250031, China

本研究所指辦公用品為科室日常所用的辦公文具、文件管理用品、紙制品以及部分生活用品等(不包括電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等價值較高的機(jī)械類辦公用品)。其具有價值低、數(shù)量大、家庭與辦公通用、易浪費等特點，較難進(jìn)行成本控制[1]。山東省某醫(yī)院為規(guī)范辦公用品管理，合理控制費用開支，采用散點圖和線性回歸的統(tǒng)計學(xué)方法，建立了量化管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)了對臨床科室辦公用品的管理，取得了一定成效。

1 存在問題

1.1多頭管理，職能交叉

醫(yī)院各類辦公用品由多個部門管理，信息科負(fù)責(zé)計算機(jī)、傳真機(jī)等機(jī)械類辦公用品管理，該類用品價值較高，管理較規(guī)范，不在此研究范圍內(nèi)。醫(yī)院采購供應(yīng)中心主要負(fù)責(zé)相關(guān)辦公用品的購買、存儲和發(fā)放，是主要管理單位。各類醫(yī)療表格由病案室負(fù)責(zé)印制和發(fā)放，財務(wù)科負(fù)責(zé)部分辦公文具的管理，如筆、墨水、信箋、信紙、信封、筆記本等；由采供中心和營房科負(fù)責(zé)辦公桌椅等物品的管理。各個管理部門沒有明確的職責(zé)界定，存在職能重疊情況。

1.2重復(fù)購置，庫存成本高

通過對各倉庫庫存物品進(jìn)行登記統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)主要存在兩個問題：一是不同倉庫管理的物品有重疊，其中有兩個倉庫重復(fù)的品種多達(dá)33種，造成庫存成本過大。二是品種過多，遠(yuǎn)超辦公所需。如彩色卡紙、手電筒、餐巾紙、各種型號電池等，甚至電子體重秤、電熱水壺等，很多臨床科室都有請領(lǐng)記錄。上述物品多屬于生活用品，本不應(yīng)該作為辦公用品供應(yīng)科室使用[2]。

1.3管理松散，控制不力

需要辦公用品時，由科室填寫申請單，科室主任簽字后到相應(yīng)倉庫領(lǐng)取。各倉庫每月初將上月辦公用品消耗情況報經(jīng)濟(jì)管理科，經(jīng)濟(jì)管理科核算時等額扣除科室成本。未列入常規(guī)庫存的特殊辦公用品，由科室提出申請，機(jī)關(guān)部門審批后，由相關(guān)部門購買后發(fā)放。在辦公用品的使用上，除扣除成本和特殊用品的審批外，在數(shù)量、品種、去向等方面均未采取監(jiān)督措施，哪類物品由哪個部門審批，也沒有明確的界定。

圖1 收容量與辦公用品散點圖

表1辦公用品與收容量的直線回歸系數(shù)(系數(shù)a)

模型非標(biāo)準(zhǔn)化系數(shù)B標(biāo)準(zhǔn)誤差標(biāo)準(zhǔn)系數(shù)試用版tSig.(常量)5704.2184957.8681.1510.259收容22.2512.9290.8077.5960.000

2 辦公用品量化管理措施

2.1規(guī)范辦公用品品種

為加強(qiáng)臨床科室辦公用品的管理，減少浪費，節(jié)約運(yùn)營成本，醫(yī)院對辦公用品的采供現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研分析，將病案室、財務(wù)科、物資采購中心管理的倉庫進(jìn)行整合，統(tǒng)一由物資供應(yīng)中心管理。同時，對辦公用品的品種進(jìn)行了篩選，確定了基本供應(yīng)目錄，取消了彩色卡紙、手電筒、電子體重秤、電熱水壺等30多個臨床科室很少使用的品種。對于個別特殊的物品，本著即用即供的原則，經(jīng)論證后由物資采購中心負(fù)責(zé)采購。此外，醫(yī)院取消了目錄內(nèi)辦公用品的行政審批，實行科室主任負(fù)責(zé)制，目錄外一律由采購中心主任審批。對目錄外辦公用品的使用和去向，醫(yī)務(wù)部每季度進(jìn)行追蹤檢查，將使用量較大的納入目錄管理，違規(guī)使用的立即停止并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。

2.2分析影響辦公用品使用的關(guān)鍵性因素

臨床科室辦公用品是用于保障患者診療服務(wù)的消耗性物品，其用量具有一定的規(guī)律性。本研究通過專家咨詢法，初步確定了可能影響辦公用品使用量的因素，如門診量、收容量、住院費用、住院患者總占床日等。為確定關(guān)鍵性影響因素，調(diào)取了2013年度各臨床科室的門診量、收容量、住院費用、住院患者總占床日等診療數(shù)據(jù)，并制作辦公用品使用金額散點圖，判斷相關(guān)性。結(jié)果顯示，門診量、住院費用等因素與辦公用品的消耗未見明顯相關(guān)性，而收容量與辦公用品的消耗具有線性趨勢(圖1)，據(jù)此擬合直線回歸方程，方程式為：辦公用品=5 704.218+22.251×收容量，P≤0.01，說明建立的方程式具有統(tǒng)計學(xué)意義(表1)?？梢?，影響辦公用品使用量的主要因素為科室收容量，并且具有線性相關(guān)性。

2.3制定辦公用品管理的量化標(biāo)準(zhǔn)

為科學(xué)合理地確定臨床科室辦公用品管理的目標(biāo)值，本研究利用方程式回顧性計算各科室2013年度辦公用品消耗量的測算值，對比測算值和實際消耗情況，將科室區(qū)分為兩類，分別制定2014年度辦公用品量化標(biāo)準(zhǔn)。一類是實際消耗量超出測算值的科室。依據(jù)回歸方程和預(yù)計收容量，計算出各科室辦公用品的下年度預(yù)測值，以測算值為量化標(biāo)準(zhǔn)。另一類是實際消耗量低于測算值的科室。量化標(biāo)準(zhǔn)以上年度辦公用品消耗為基礎(chǔ)，按收容量同比例增加或減少。在確定2015年度使用標(biāo)準(zhǔn)時，再以2014年度科室辦公用品使用金額重新擬合回歸方程，確定下年度量化管理標(biāo)準(zhǔn)，以此類推逐年確定管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.4加強(qiáng)重點科室的監(jiān)督管理

根據(jù)每年各科室辦公用品的實際消耗量，確立監(jiān)管重點科室。將實際消耗量超出量化標(biāo)準(zhǔn)的科室作為重點管理對象。如2013年有18個科室實際消耗量超出量化標(biāo)準(zhǔn)，對其辦公用品使用情況進(jìn)行回顧性調(diào)查，追蹤相對貴重、消耗量大的物品去向，職能部門與科室共同分析存在問題，制定整改措施。同時，根據(jù)量化標(biāo)準(zhǔn)，物資供應(yīng)中心倉庫按季度為每個科室設(shè)立動態(tài)預(yù)警線，消耗量一旦超出，及時通知，督促科室加強(qiáng)成本控制[3-4]。醫(yī)院還建立了多項獎懲措施，對超過控制標(biāo)準(zhǔn)的科室進(jìn)行通報、院周會講評等，對存在挪用、明顯浪費等突出問題的科室進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。

3 效果分析

3.1辦公用品采購更加理性

以往辦公用品的采購品種、采購數(shù)量是由采購中心根據(jù)經(jīng)驗確定，隨意增加品種、擴(kuò)大供應(yīng)范圍的現(xiàn)象時有發(fā)生，缺乏監(jiān)督制約機(jī)制[5-6]。實行量化管理后，醫(yī)院整合了職能重疊的倉庫，避免了辦公用品的重復(fù)采購和庫存積壓，采購中心根據(jù)辦公用品供應(yīng)目錄和確定的使用標(biāo)準(zhǔn)采購，減少了盲目性和隨意性，針對性和計劃性更強(qiáng)，檢查監(jiān)督也有了客觀依據(jù)，無端采購行為得到了有效制約。

表2各年度臨床科室辦公用品的回歸方程

年度回歸方程常數(shù)量同比(%)系數(shù)同比(%)20143792.327+16.482×收容量-33.52-25.9320153169.975+15.746×收容量-16.41-4.4620162938.468+14.873×收容量-7.30-5.54

表3各年度臨床科室收容量與辦公用品的使用金額

年度收容量同比(%)使用金額同比(%)20145.20-22.1320153.26-1.422016-13.34-18.11

3.2辦公用品使用更加合理

通過實施量化管理，各臨床科室對自身是否存在浪費以及浪費的程度有了清晰地認(rèn)識，使得科室加強(qiáng)辦公用品管理的自覺性增強(qiáng)，形成了注重節(jié)約的良好氛圍，辦公用品浪費明顯下降。各年度辦公用品的回歸方程和使用金額表見表2和表3。

從表2可以看出，2014年開始對臨床科室的辦公用品實行量化管理以后，利用使用金額擬制回歸方程的常數(shù)量和系數(shù)明顯縮小，分別下降了33.52%和25.93%，2015年和2016年的擬制回歸方程的常數(shù)和系數(shù)也逐年縮小。說明在收容量同等的情況下，辦公用品的消耗量呈逐年下降趨勢，但下降幅度逐年減小。

表3顯示，2014年和2015年度在收容量同比均增加的情況下，辦公用品使用金額卻有明顯下降，尤其是2014年度下降幅度比較大，主要有兩個原因：一是限制了一些非辦公必須品的供應(yīng)；二是2014年是實行量化管理的第1年，各科室節(jié)約空間比較大。2016年醫(yī)院收容量和使用金額均下降，但使用金額下降幅度更大。

3.3辦公用品管理更加規(guī)范

醫(yī)院以量化管理為主要手段，提升了臨床科室辦公用品管理的科學(xué)性。在采供方面，為明確責(zé)任、方便監(jiān)督，醫(yī)院撤銷合并了功能重疊的部門，簡化了采購供應(yīng)環(huán)節(jié)。醫(yī)院定期對辦公用品采購的品類、庫存量、賬物一致性等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即追責(zé)。這有效遏制了虛假記賬、代領(lǐng)、冒領(lǐng)以及超范圍供應(yīng)等現(xiàn)象。在使用方面，由于科室點多面廣，單純依靠管理部門監(jiān)督檢查，效率低、效果差。醫(yī)院針對臨床科室辦公用品使用的特點和規(guī)律，采用量化管理的方法，通過科室之間的橫向?qū)Ρ确治?，?qiáng)化科室自控成本的自覺性和積極性，也體現(xiàn)了“以人為本”的管理理念[7-8]?？傮w而言，對辦公用品形成了一套完整的管理回路，取得了顯著成效。

4 小結(jié)

近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院成本控制工作成為難點問題。長期以來，醫(yī)院高度重視高值耗材、高值藥品等物資的管理，管理模式已日臻成熟[9]。但辦公用品、醫(yī)用試劑、低值耗材等，因其價格低、使用量大等特點，沒有形成規(guī)范的管理模式。山東省某醫(yī)院針對辦公用品管理的無序狀態(tài)，確立了以臨床科室為突破口的思路，采用科學(xué)的統(tǒng)計學(xué)方法，建立了以量化管理為主要內(nèi)容的管理制度，實現(xiàn)了辦公用品的規(guī)范化與科學(xué)化管理，對降低醫(yī)院運(yùn)營成本，提高工作效率具有重要意義。

[1] 曾道君．鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院物資管理存在的問題及對策[J].中國農(nóng)村衛(wèi)生事業(yè)管理，2005，25(9)：70.

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[3] 楊曉燕，李秀萍.綜合量化考評在醫(yī)院科室考評中的作用與體會[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2012,19(2)：56-57.

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[9] 王 強(qiáng).醫(yī)用材料精細(xì)化管理探討[J].中國醫(yī)學(xué)裝備,2016,13(5)：133-135.

Objective To standardize the management of office supplies in clinical departments, and improve the use efficiency.Methods The main problems of the management of office supplies in clinical departments were analyzed, and the scatter plot and linear regression method were used to establish a linear regression equation between the hospitalization capacity and the cost of office supplies to determine the quantitative criteria for each department, and apply the quantitative management.Results The hospitalization capacity in 2013, 2014 and 2015 increased by 3.26%, 5.20% and -13.34% annually, and the cost of office supplies decreased by 22.13%, 1.42% and 18.11%. Conclusion The management of office supplies had been gradually standardized, and the usage had decreased year by year with obvious effectiveness.

Clinical Department;Office Supplies;Lean Management

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.5.41

顏晗徐茂云*于莉莉崔曉寧

徐茂云濟(jì)南軍區(qū)總醫(yī)院 山東 濟(jì)南 250031

ThePracticeofQuantitativeManagementofOfficeSuppliesinClinicalDepartments/YANHan,XUMaoyun,YULili,etal.//ChineseHealthQualityManagement，2017,24(5):129-131

徐茂云：濟(jì)南軍區(qū)總醫(yī)院質(zhì)量管理科主任

E-mail：xmy1974@126.com

2016-12-08

修回日期：2017-03-06

責(zé)任編輯：姚濤