張敏

摘 要：人事檔案是記錄一個人經(jīng)歷與表現(xiàn)的原始記錄。人事檔案管理對于單位來說是開展人事工作的重要依據(jù)。本文主要分析國有企業(yè)中人事檔案管理存在的問題及產(chǎn)生原因，并提出加強檔案管理的對策，進一步優(yōu)化人事工作。

關鍵詞：人事檔案；管理；優(yōu)化；國有企業(yè)

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案含義

人事檔案是在組織人事管理活動中形成，并經(jīng)組織審查或認可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。

一人事檔案是在人事管理活動中形成的，因而，人事管理是人事檔案形成的條件。人事活動通常有人才的選聘、培養(yǎng)、調(diào)動等。

二人事檔案所記錄的是單位、企業(yè)員工個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等，能夠真實的反映其改變、發(fā)展的狀況，也是開展人事工作的依據(jù)。

三人事檔案歸檔保存的形式比較多樣，主要是隨著科學技術的發(fā)展，保存的方式越來越豐富，能夠更加全面的記錄其相關信息。

（二）人事檔案特點

人事檔案主要有集合性、認可性、真實性、機密性、權威性、動態(tài)性等特點。這些特點對人事檔案管理工作提出了更高的要求。

人事檔案的集合性主要體現(xiàn)在時間上，一個人在不同時間、不同企業(yè)的經(jīng)歷應集合在一起，避免分散給檔案的利用帶來困難。

人事檔案不可隨意編造，也不能任意的就歸檔保存，必須是經(jīng)過組織以及人事部門的認可。

真實是人事檔案的基本要求。不真實的檔案完全沒有價值。但是根據(jù)歷史經(jīng)驗來看，人事檔案的真實性是相對的，由于復雜原因，往往存在記載不實甚至是惡意扭曲的現(xiàn)象。

人事檔案涉及到個人隱私，因而在相當長的一段時間內(nèi)是需要保密的，不能對外開放。

人事檔案正因為具有權威性才可以作為人事活動的重要依據(jù)。對于企業(yè)來說，想要了解一個人的基本狀況，最權威的方法就是查閱其人事檔案。

人事檔案自建立開始并不是一層不變的，而是會隨著個人的發(fā)展而不斷補充、完善。概括而言就是“檔隨人走”，檔案隨著人員的流動而流動。

（三）人事檔案管理內(nèi)容

人事檔案管理內(nèi)容主要包括人事檔案的收集、鑒定、分類、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等。

人事檔案的收集是進行管理工作的起點，是先決條件。人事檔案的收集具有一定的難度，主要是因為材料十分分散，需要通過不同的渠道來收集；而且形成的時間較長，需要管理人員追蹤收集。

人事檔案的鑒定主要是為了確定檔案資料的真實性、準確性與完整性。檔案鑒定的難點在于重復無用的資料較多，需要耗費大量的人力與時間。

人事檔案的分類主要是為了方便保管與利用。目前，人事檔案可分為十類，已經(jīng)很細化，但是在類目的設置以及內(nèi)容上還存在不科學、不平衡的問題。

人事檔案的保管是管理工作的重要內(nèi)容，對于企業(yè)人事工作的開展具有重要意義。人事檔案的保管一旦出現(xiàn)問題就會導致無頭檔案、棄檔等現(xiàn)象。

人事檔案的利用最為重要的就是作為企業(yè)人事工作尤其是人事調(diào)動的主要依據(jù)，因而，檔案材料的真實、完整十分關鍵。

人事檔案的轉(zhuǎn)遞是管理工作重要一個環(huán)節(jié)。在轉(zhuǎn)遞過程中常常會出現(xiàn)無法回執(zhí)甚至是檔案丟失的問題，影響到單位正常的人事工作。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理意識不強

國有企業(yè)領導干部人事檔案管理意識不強，不重視人事檔案管理工作，在人事檔案管理方面的投入較少，導致人事檔案管理的基本配備不全，管理人員綜合素養(yǎng)不足。國有企業(yè)領導干部較少主動過問人事檔案管理工作，基本只在檢查關口給予一點關注。人事檔案管理人員的檔案管理意識不強，敷衍對待工作，加上領導不重視，基本處于“混日子”的狀態(tài)。我國人事檔案長期以來都處于“重藏輕用”的狀態(tài)，在利用方面有位不足。國有企業(yè)中，只有領導與人事部門有權利用檔案。這種現(xiàn)狀是導致人們對其重視不足，管理意識不強的主要原因。

（二）人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)不足

國有企業(yè)中，從事檔案管理工作的人員本來數(shù)量就比較少，還處在不斷流失的狀況中。有的國有企業(yè)能夠做到專職檔案管理，有的國有企業(yè)的檔案管理人員是兼職從事檔案管理，其本職工作并不是檔案管理。在這種情況下，人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)很難能達到要求。檔案管理的流動性與不穩(wěn)定性很難吸引高素質(zhì)人才，而且容易促使人員的出走，難有工作經(jīng)驗豐富的高素質(zhì)人才。人事檔案管理人員數(shù)量及綜合素養(yǎng)不足與檔案數(shù)量急劇增加，檔案管理工作越加繁重之間形成沖突與矛盾。導致這一問題的原因之一前文所述國有企業(yè)領導對人事檔案管理工作缺乏重視，對其投入不足。其次是檔案管理工作比較枯燥，待遇一般，吸引力較低。

（三）人事檔案質(zhì)量下降

目前，國有企業(yè)人事檔案質(zhì)量有下降的趨勢，可信度降低，缺乏較高的利用價值。人事檔案材料的內(nèi)容越來越空洞，多是記錄一個人的學歷、工資、政治面貌等情況，對于技術技能、業(yè)務能力、職業(yè)道德等著墨較少；定性結論多，定量描述少，讓人很難判斷一個人的綜合素質(zhì)與個人能力；官話、套話比較多，參考意義不大；最為嚴重的是內(nèi)容失真，年齡、工齡、黨齡等信息不真實，使得檔案的可信度降低。導致人事檔案質(zhì)量下降的原因有很多，一是，社會風氣不良，普遍朝著“假、大、空”的方向發(fā)展，導致人事檔案隨之附和；二是檔案管理人員素質(zhì)不足，導致檔案質(zhì)量下降。

（四）人事檔案功能弱化

國有企業(yè)中對人事檔案的利用不足是普遍問題，這嚴重弱化了檔案的功能，降低了檔案管理的價值。人事檔案的功能有很多，其中最為重要的就是作為開展人事活動的依據(jù)。人員的調(diào)動、升遷、降職等需要根據(jù)其檔案信息來進行。對人事檔案的利用不足導致國有企業(yè)人員調(diào)動可能存在一定的偏差，難以讓其他工作人員信服，影響到單位的團結與凝聚力。導致人事檔案利用不足、功能弱化的原因很多，一是，人們對人事檔案認識不足，缺乏利用意識；二是，對檔案內(nèi)容過度保護，僅限個別部門利用；三是，沒有完全實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，人事檔案工作軟件利用不足。endprint

三、人事檔案管理對策

（一）強化人事檔案管理意識

對于國有企業(yè)來說，首先要強化企業(yè)領導干部與人事檔案管理人員的檔案管理意識。具體的實施方法主要有兩點。一是，通過通過教育與輿論來培養(yǎng)領導干部與管理人員的人事檔案管理意識，通過專題講座來灌輸人事檔案管理的重要性以及對國有企業(yè)發(fā)展的意義。二是，充分利用所管理的人事檔案，對人才隊伍的狀況、年齡結構、知識結構、專業(yè)結構等做出分析，對人才隊伍做出預測，為領導決策提供依據(jù)，這樣能夠引起領導的重視，以確保其在人事檔案管理方面投入更多。

（二）提高人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)

對于國有企業(yè)人事檔案管理來說，檔案管理人員綜合素養(yǎng)的要求主要有四點：具有基本的專業(yè)能力與業(yè)務素質(zhì)、熟悉本企業(yè)人員的基本狀況、具有一定的計算機操作能力、具備良好的政治素質(zhì)與保密意識。提高管理人員綜合素養(yǎng)的具體做法包括：一是，加大人事檔案管理的投入，提高檔案管理工作收入水平，增強吸引力，以吸引高素質(zhì)人才，使得該工作崗位能夠長久留住人才；二是做好管理人員的選聘、培養(yǎng)工作，不斷提高其業(yè)務水平與專業(yè)能力。

（三）維持人事檔案的高質(zhì)量

對于國有企業(yè)來說，人事檔案材料的真實、準確、完整是體現(xiàn)其價值的核心所在，是保持其質(zhì)量的關鍵。因而，想要維持人事檔案的高質(zhì)量，就必須提高檔案材料的真實性、準確性、完整性。具體做法是：一是，通過提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)來確保檔案材料的質(zhì)量；二是，強化檔案材料的鑒別與挑選環(huán)節(jié)，篩除、過濾不真實、不準確的信息，嚴把入檔材料審核關；三是，加強檔案管理工作的監(jiān)管，尤其是企業(yè)領導干部，要重視對檔案管理人員的監(jiān)管，保證檔案管理工作與流程合乎規(guī)范，嚴厲打擊作假現(xiàn)象。

（四）改革人事檔案管理體制

目前，我國的人事檔案管理體制實行的是集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。集中統(tǒng)一是指人事檔案必須集中由組織、人事檔案部門統(tǒng)一管理，其他部門不能夠私自保存檔案。分級負責是指全國人事檔案工作，由各級組織人事部門根據(jù)其管理權限負責某一級人員的人事檔案材料。這種管理體制具有一定的弊端，一定程度上是限制了人事檔案的利用，弱化了其功能。改革人事檔案管理體制的具體方法是：一是，建立區(qū)域性人事檔案中心，也應對人員流動性越來越大的問題；二是，實施人事代理，能夠進一步深化國有企業(yè)人事制度改革，有利于人才資源的開發(fā)、流動與配置；三是，改革人事檔案管理方法，實行實體整理不裝訂方法，以便于檔案的利用。

（五）優(yōu)化人力資源管理系統(tǒng)

優(yōu)化國有企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的具體做法是：一是，完善人事檔案保管與移交制度，尤其是在人事調(diào)動或者是職務變動時，檔案管理部門應積極主動，密切配合相關工作，主動索要檔案材料，做好檔案的移交與保管，避免出現(xiàn)“無頭檔案”現(xiàn)象，當然，這一過程中，個人也要主動參與檔案移交工作，及時向企業(yè)索要檔案并完成移交；二是，完善人事檔案內(nèi)容制度，避免傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容的重復、單一、政治性強等問題，要突出重點、具有個性與辨識度，更加全面；三是，加強對人事檔案管理工作的考核與評估，以提高人事檔案管理水平，確保檔案管理的效率與質(zhì)量。

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