沈元軻

摘要：與建筑工程項(xiàng)目相關(guān)的技術(shù)檔案資料是工程項(xiàng)目從開工準(zhǔn)備、施工過程、到竣工決算全部過程的第一手資料，是有關(guān)方面進(jìn)行工程結(jié)算的佐證資料。而工程項(xiàng)目的檔案資料的保管管理工作是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，建筑類企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)工作的管理，提高管理的水平。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案管理

建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作包括了工程項(xiàng)目從項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目的規(guī)劃籌備、勘察設(shè)計(jì)、開工準(zhǔn)備、施工生產(chǎn)一直到竣工驗(yàn)收、竣工決算等等過程中產(chǎn)生的文件資料、相關(guān)圖紙、表格、音視頻資料等。工程項(xiàng)目施工生產(chǎn)過程中涉及的相關(guān)單位應(yīng)該要保證工程項(xiàng)目相關(guān)檔案資料的準(zhǔn)確與完整、清楚，這也是工程項(xiàng)目最終是否能通過竣工驗(yàn)收檢查的前提條件。所以，工程項(xiàng)目的相關(guān)檔案管理資料的在項(xiàng)目管理工作中是非常重要的一項(xiàng)工作，其重要性具體表現(xiàn)在以下方面：第一，在項(xiàng)目的施工過程中，相關(guān)的施工資料真實(shí)的反映了工程項(xiàng)目的原材料、施工工藝、施工機(jī)械等的質(zhì)量狀況，是否符合相關(guān)施工規(guī)范；施工過程中的單位工程、單項(xiàng)工程、分部工程、分項(xiàng)工程以及相應(yīng)的工序和檢驗(yàn)批質(zhì)量是否合格。第二，建設(shè)工程項(xiàng)目的管理是一種動(dòng)態(tài)管理過程，需要在工程的生產(chǎn)過程中不斷的進(jìn)行事前控制、事中控制、事后控制，也就是要進(jìn)行不斷的進(jìn)行工程質(zhì)量的反饋，進(jìn)行預(yù)調(diào)微調(diào)。完整準(zhǔn)確的工程項(xiàng)目的檔案資料有助于工程項(xiàng)目的管理者進(jìn)行工程施工過程中的預(yù)先控制、事中控制，從而保證工程項(xiàng)目最終的工程質(zhì)量。第三，在工程項(xiàng)目完工以后要進(jìn)行工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，而根據(jù)竣工驗(yàn)收規(guī)范，工程項(xiàng)目的質(zhì)量是否合格，是否符合相關(guān)的竣工驗(yàn)收規(guī)范，非常重要的依據(jù)就是工程項(xiàng)目在生產(chǎn)過程和中形成的各種檔案資料。第四，在工程項(xiàng)目經(jīng)過竣工決算交付使用后，需要不斷的進(jìn)行維修維護(hù)，甚至需要對(duì)建筑物進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者加層等，這樣工程項(xiàng)目在前期的生產(chǎn)過程形成的檔案資料就成為后期維護(hù)改建的重要依據(jù)。

雖然，工程項(xiàng)目的檔案資料在項(xiàng)目的全生命周期里非常重要，但是，不可否認(rèn)當(dāng)前我國(guó)的建筑工程項(xiàng)目管理過程中的檔案管理工作還存在著很大的問題。主要表現(xiàn)在以下方面：第一，工程項(xiàng)目管理人員的檔案管理意識(shí)非常薄弱，不重視工程項(xiàng)目的檔案管理工作。所有的建筑工程項(xiàng)目所涉及到的工程檔案資料都非常的多，所涉及的管理部門、工種等等也是非常的復(fù)雜。這些檔案資料都要在工程竣工驗(yàn)收通過后移交給業(yè)主。一項(xiàng)工程項(xiàng)目在施工完成后如果沒有出現(xiàn)大的質(zhì)量問題就可以在短時(shí)間內(nèi)成功交付該工程項(xiàng)目給業(yè)主。但是，工程施工完成后工程檔案資料的收集整理工作并沒有結(jié)束，如果在短時(shí)間內(nèi)不能整理收集完全面的工程檔案資料，在施工隊(duì)伍解散后就給檔案的管理帶來了巨大的困難，有的不得不閉門造車造檔案資料。另一方面，對(duì)工程項(xiàng)目的施工單位來說，施工單位只關(guān)心該項(xiàng)目能不能順利通過竣工驗(yàn)收，從而順利拿到工程費(fèi)用。這樣施工單位就只關(guān)心與工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收相關(guān)的工程檔案資料，導(dǎo)致與該工程項(xiàng)目相關(guān)的其他檔案資料的缺失、不完整、不準(zhǔn)確。而當(dāng)該工程項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收，順利移交給建設(shè)單位以后，建設(shè)單位沒有相應(yīng)的完整的工程檔案資料對(duì)該工程進(jìn)行后續(xù)的管理工作。第二，我國(guó)的建筑市場(chǎng)中還沒有形成完善的工程項(xiàng)目檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。在我們的建筑類企業(yè)中除了工程項(xiàng)目管理人員檔案管理意識(shí)淡薄意外，還普遍存在著工程建設(shè)“重建設(shè)，輕管理”的問題。很多建筑類企業(yè)在管理上更多看重哪一項(xiàng)工作能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。而對(duì)于工程項(xiàng)目的檔案管理工作企業(yè)管理人員大多認(rèn)為該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，然而不能給企業(yè)或者項(xiàng)目帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以該項(xiàng)工作可有可無。很多工程管理人員認(rèn)為工程檔案資料管理的好壞不影響工程項(xiàng)目的實(shí)體質(zhì)量，所以導(dǎo)致工程檔案資料的管理不規(guī)范、不科學(xué)、在建筑生產(chǎn)過程中只是流于形式化。第三，在工程項(xiàng)目的工程檔案資料的管理中監(jiān)理工作的缺位導(dǎo)致了對(duì)于檔案資料管理缺乏監(jiān)管。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中監(jiān)理代表建設(shè)單位為工程項(xiàng)目的提供專業(yè)化的項(xiàng)目管理工作。監(jiān)理單位幫助建設(shè)單位對(duì)于該工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、投資等管理工作進(jìn)行控制監(jiān)督。工程檔案資料的管理也是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要管理工作，工程監(jiān)理人員應(yīng)該對(duì)工程項(xiàng)目的檔案資料管理進(jìn)行過程控制與事后的監(jiān)督，嚴(yán)格把好工程資料的收集、整理與歸檔、保管、移交工作，保證工程檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。

鑒于工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，工程項(xiàng)目應(yīng)該從以下方面加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案資料管理工作。第一，工程項(xiàng)目管理人員應(yīng)該增強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理工作的意識(shí)，保證建筑工程檔案資料及時(shí)歸檔。工程項(xiàng)目檔案資料歸檔的及時(shí)性是保證檔案資料完整性和有效性的前提。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中工程項(xiàng)目管理人員（包括監(jiān)理人員）應(yīng)該根據(jù)工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度及時(shí)整理歸檔相關(guān)資料，只有這樣才能保證工程項(xiàng)目檔案資料的是對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資等方面的真實(shí)反映。在建設(shè)單位的內(nèi)部管理方面要嚴(yán)格執(zhí)行針對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的“自檢、互檢和交接檢”的管理規(guī)范要求，從而保證質(zhì)量控制、進(jìn)度控制以及投資控制的相關(guān)檔案資料的及時(shí)整理和歸檔，為工程項(xiàng)目的事中控制、事后控制提供可靠的參考依據(jù)。監(jiān)理單位也應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，切實(shí)負(fù)起監(jiān)理的責(zé)任，及時(shí)監(jiān)督建筑施工單位等相關(guān)單位及時(shí)整理好保存好工程項(xiàng)目的檔案資料，為后面的項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及項(xiàng)目交付使用后的運(yùn)營(yíng)維護(hù)管理工作提供依據(jù)。建筑類企業(yè)的管理人員要提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，進(jìn)一步提高工程技術(shù)人員的檔案管理的業(yè)務(wù)技能、工作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提高檔案管理的重要性；明確分工，構(gòu)建職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體制。第二，加強(qiáng)施工技術(shù)資料的收集和記錄工作，定期歸檔收集、儲(chǔ)存，現(xiàn)場(chǎng)的項(xiàng)目部應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，完善檔案的信息化管理工作，充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)工程檔案進(jìn)行合理有效的收集、整理、檢索、與歸檔，使資料管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、可視化、標(biāo)準(zhǔn)化，不斷推進(jìn)資料檔案管理技術(shù)創(chuàng)新，提升管理能力。

（作者單位：淄博職業(yè)學(xué)院）endprint