凌勇堅　+施珉　陳偉建

[摘 要]該文論述了地方學術(shù)性社團組織按時換屆的操作程序和意義，其中包括換屆大會的主要議程，會上向代表們所要提供的相關(guān)資料，所需填寫的換屆審批表格、具體操作和審批手續(xù)，以及新一屆理事會產(chǎn)生的方式等，提出了規(guī)范化運作的必要性及積極意義。

[關(guān)鍵詞]地方學術(shù)性社團 會議議程 操作程序 換屆意義

地方學術(shù)性社團組織，是指那些在當?shù)孛裾块T登記注冊、具有獨立的法人資質(zhì)、有固定的辦公場所、有專人（專職或兼職）進行管理、通常有一家企事業(yè)單位作為支撐單位的地方性非營利學術(shù)組織，并在業(yè)務(wù)主管部門，如當?shù)乜茀f(xié)或當?shù)厣缈坡?lián)的領(lǐng)導下開展工作，遵守業(yè)務(wù)主管單位的章程和組織通則。在環(huán)太湖區(qū)域，這些年來由于各地黨委、政府極為重視這項工作，業(yè)務(wù)主管部門的工作人員也傾注了大量的心血，推動地方學術(shù)性社團組織迅猛發(fā)展，逐漸步入了規(guī)范化、標準化和有序化的運作軌道。

一、學術(shù)性社團換屆操作程序

地方學術(shù)性社團組織換屆工作是一項系統(tǒng)工程，涉及方方面面，須考慮周詳。在環(huán)太湖區(qū)域，由于各個地市的業(yè)務(wù)主管部門對此項工作已經(jīng)出臺了一套較為完善的管理制度和操作程序，各個社團組織只要照章運作即可。各個社團組織在本屆社團理事會任期屆滿時應(yīng)召開換屆大會預備會議，將各位理事們召集在一起磋商、討論有關(guān)換屆事宜，確定新一屆理事會的組成人員、框架結(jié)構(gòu)和今后發(fā)展的目標思路，在達成共識的基礎(chǔ)上，授權(quán)社團秘書長等工作人員具體操辦。

目前環(huán)太湖區(qū)域各地學術(shù)性社團組織換屆的操作情況，盡管細節(jié)逐年有所變化，在不同的地市也會有所區(qū)別，但基本要求亦已趨向于規(guī)范化，有一定的雷同性和穩(wěn)定性。據(jù)統(tǒng)計，較具代表性的報批工作流程是：在社團理事會任期屆滿前4～6個月時，先與上級業(yè)務(wù)主管部門進行溝通，匯報換屆大會預備會議情況→組織實施換屆籌備工作→會員（代表）大會前1個月報送召開會員代表大會請示→得到地方上級業(yè)務(wù)主管部門審核同意→召開會員（代表）大會→向地方上級業(yè)務(wù)主管部門遞交相關(guān)的備案材料→向當?shù)厣鐖F登記管理機構(gòu)（當?shù)孛裾郑┺k理有關(guān)備案和變更手續(xù)。具體承辦時，需要向業(yè)務(wù)主管部門遞交如下資料：（1）提交社團組織準備換屆的申請；（2）填寫社團換屆審核表；（3）新一屆社團理事會選舉辦法（舉手還是投票，等額還是差額）；（4）社團理事會候選人名單，擬任理事長、副理事長、秘書長等新一屆擬任理事名單；（5）社團會員名單；（6）具體開會日期。

環(huán)太湖區(qū)域各地學術(shù)性社團組織換屆需要填寫2～3張表格呈送上級業(yè)務(wù)主管部門審核，詳見表1、表2、表3。

有了這些報批程序和格式化模板（申請、備案表格），不僅方便了上級業(yè)務(wù)主管部門對所屬學術(shù)性社團組織的管理和申報指導，而且操作性強，更加標準、規(guī)范和高效，因而受到了社團換屆操辦人員，尤其是社團秘書長的好評。

二、學術(shù)性社團換屆大會流程

社團換屆（代表）大會得到上級業(yè)務(wù)主管部門認可，召開日期一經(jīng)確定后，換屆（代表）大會也就進入了倒計時。此間，秘書長及籌辦人員就按照各個團體會員單位的會員人數(shù)，分配參會代表的名額，指導組建代表團，并發(fā)出開會通知（通常應(yīng)提前15～20天時間發(fā)出），以便參會人員提前安排好自己手頭的工作，如期赴會、有備赴會，使會議開得更加精彩，更有成效。

為了開好會議，通常大會組委會下設(shè)三個工作小組，即秘書組、后勤組、會務(wù)組，三個小組各司其職，在秘書長的統(tǒng)籌安排下協(xié)同工作。

在換屆（代表）大會召開當天，組委會工作人員應(yīng)提前到位，布置會場，發(fā)放資料，登記、報到、接待。大會開始時，首先由上屆理事會秘書長或常務(wù)副理事長介紹領(lǐng)導和嘉賓，然后進入會議各項議程，詳見表4。

當新一屆社團理事會產(chǎn)生后，上屆理事會就完成了自己的使命。此間，最受與會者們關(guān)注和熱議的話題是新一屆社團理事長和秘書長的人選，因為人選不同，其思想理念、個人志向、目標定位和工作風格也不同，對未來社團的走向和發(fā)展影響極大。

社團理事長。理事長是社團的中心人物，在社團中發(fā)揮著旗幟性的作用，在集體領(lǐng)導和決策方面起主導作用，一般是由他提出社團工作的總體框架思路和發(fā)展目標，決策社團工作中的重大事項。

社團秘書長。秘書長是社團的主要負責人之一，是社團辦文、辦事、辦會等具體工作的“操盤手”，是社團與會員單位和會員之間聯(lián)系的紐帶，常常是理事長和社團的代言人。秘書長一般是在理事會的授權(quán)范圍內(nèi)，按照社團章程中規(guī)定的權(quán)限，在理事長的領(lǐng)導下，處理社團中的日常事務(wù)，如工作創(chuàng)新、團隊協(xié)作、橫向聯(lián)系、隊伍建設(shè)和思想建設(shè)等。社團秘書長是否勤政，有無親和力和團隊意識，能否開拓進取，對未來社團工作的績效影響極大。如湖州市機電工程學會近期召開換屆代表大會，盡管理事長和秘書長作了留任，但理事會中的理事卻作了較大幅度的調(diào)整，大膽啟用了一批新人，尤其是兩位副秘書長分別換上了“70后”、“80后”有工作激情、年富力強的年輕人，大家對這樣的工作班子充滿期待。

三、學術(shù)性社團換屆的意義

與時俱進，推陳出新，不斷優(yōu)化社團組織的人員結(jié)構(gòu)是地方學術(shù)性社團組織永葆青春的最佳良方，而定期召開換屆（代表）大會不啻是一條有效途徑，便于不斷地因時制宜，吐故納新，構(gòu)建一個更具戰(zhàn)斗力的新團隊，其意義如下：

（一）自我完善，優(yōu)化結(jié)構(gòu)

學術(shù)性社團組織通過換屆，可以階段性地系統(tǒng)總結(jié)上屆理事會的工作情況，如工作中取得了哪些成績和有哪些成功經(jīng)驗，需要繼續(xù)保持和發(fā)揚；又有哪些失敗的教訓和不足，需要避短和完善等。通過定期換屆，能夠不斷地注入理事會的新鮮血液，使一些德才兼?zhèn)?、勇于進取、有志于社團工作的年輕人到理事會工作，使社團更加朝氣蓬勃，更加充滿生機和活力。

（二）因時制宜，吐故納新

一般4～6年后，社團理事會成員的情況就會發(fā)生一定的變化，如退休、換崗、離崗、身體健康等其他原因，這就使得這部分理事會因變而不能代表原先的會員群體，也不能有效地行使話語權(quán)，倘若此時再不作必要地調(diào)整，勢必會影響社團工作的有序開展，在新的機遇和挑戰(zhàn)面前也難有大的作為和發(fā)展。定期換屆，可以較好地解決這一問題，更好地面向未來。

（三）施展才華，搭建舞臺

創(chuàng)建學術(shù)性社團組織的初衷就是為了給每一位有一技之長和有施展才華愿望，又熱衷于社團工作的有識之士搭建一個服務(wù)大眾、表現(xiàn)自我和實現(xiàn)自我的平臺，而定期換屆就能給更多脫穎而出的優(yōu)秀分子創(chuàng)造這樣的機會。如今，環(huán)太湖區(qū)域?qū)W術(shù)性社團組織換屆，都會充實一些當?shù)貙W界精英和后起之秀，他們思維活躍，辦事雷厲風行，啟用這些新人，在新老交替的傳幫帶中更易開拓創(chuàng)新，激發(fā)思想的火花，開創(chuàng)更好的工作局面。例如，湖州市機電工程學會近期召開換屆代表大會，當?shù)馗咝５囊晃弧?0后”分院常務(wù)副院長（博士、教授）擔任副理事長，他知識面寬廣，思路活躍，善于建言。由于他的加盟，使學會工作多了一位優(yōu)秀智囊。

總而言之，地方學術(shù)性社團組織定時換屆是發(fā)展進程中必不可缺的工作環(huán)節(jié)，凡是那些堅持規(guī)范化運作，堅持按時換屆的社團就會充滿活力，就會逐步進入健康發(fā)展的軌道。綜觀目前，環(huán)太湖區(qū)域眾多績效比較好、辦團時間比較長、規(guī)模比較大的社團組織都是歷經(jīng)一屆又一屆社團人的努力，在規(guī)范化辦團中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，吐故納新，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，才一步步走向興旺之路的。

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