◎湯涓

秘書長的必備條件及要求

◎湯涓

根據(jù)本次研修班的主題，通過廣泛收集相關(guān)專業(yè)材料，結(jié)合在總會擔(dān)任秘書長的工作實踐，經(jīng)過認真梳理，現(xiàn)就秘書長的必備條件及要求談一些心得體會，意在拋磚引玉，與同行共勉。

秘書長的基本職責(zé)和角色定位

秘書長是社會組織非常關(guān)鍵的職位。根據(jù)民政部社會團體章程示范文本和有關(guān)社會組織管理制度規(guī)定，秘書長在理事會、會長領(lǐng)導(dǎo)下工作，并對其負責(zé)。概括起來，秘書長在日常工中要擔(dān)負起四個主要職責(zé)，扮演好四個重要角色。

四個主要職責(zé)

1.主持辦事機構(gòu)開展日常工作，組織實施年度工作計劃。

2.組織實施社會組織主辦或承辦的重大活動。

3.收集、整理、分析與本組織有關(guān)的重要信息、動態(tài)向會長報告工作情況，為理事會決策提供參考建議。

4.組織協(xié)調(diào)各分支機構(gòu)，代表機構(gòu)，實體機構(gòu)開展工作；提名相關(guān)機構(gòu)主要負責(zé)人，提交理事會審定。

四個重要角色

1.日常工作的管理者

秘書長最重要的角色是主持秘書處日常工作。秘書處是社會組織開展工作的堅強堡壘，是執(zhí)行理事會決定，落實辦會宗旨的具體保證，秘書處的建設(shè)水平和工作能力，直接影響社會組織整體發(fā)展狀況。作為日常工作的管理者，秘書長要切實抓好秘書處的自身建設(shè)，通過思想建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、制度建設(shè)、組織建設(shè)和能力建設(shè)，建立一支思想覺悟高、業(yè)務(wù)素質(zhì)好、工作能力強的工作人員隊伍，以保障各項工作順利開展。要組織開展各項活動，確保年度工作計劃順利完成，切實發(fā)揮好“大管家”的作用。

2.戰(zhàn)略規(guī)劃的建議者

秘書長在工作中，既要認真組織落實年度工作計劃，更要通過收集、整理、分析與本社團有關(guān)的重要信息和會員的意見和建議，對本會中長期工作提出切實可行的工作方案設(shè)想和發(fā)展規(guī)劃建議，切實發(fā)揮好“參謀助手”的作用。

3.決策、任務(wù)的執(zhí)行者

秘書長要負責(zé)牽頭執(zhí)行理事會作出的決策，負責(zé)將各項工作部署進行細化并組織落實。秘書長對決策的執(zhí)行要向理事會、會長負責(zé)，并接受領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和全體會員的監(jiān)督和檢查，要真正發(fā)揮好“首席執(zhí)行官”的作用。

4.各種關(guān)系的協(xié)調(diào)者

社會組織是民間組織，沒有行政權(quán)力，做好工作要依靠政府部門、會員單位、社會各界的大力支持，秘書長擔(dān)當協(xié)調(diào)各種關(guān)系的職責(zé)，是社會組織的外交官。

秘書長的思想素質(zhì)要求

為了履行秘書長應(yīng)盡的主要職責(zé)，切實完成好“大管家”、“參謀助手”、“首席執(zhí)行官”、“外交官”的角色，秘書長在思想素質(zhì)方面要具備下面五種精神。

學(xué)習(xí)精神

當今時代是信息高度密集，新技術(shù)層出不窮的時代，知識更新快，經(jīng)濟社會發(fā)展快，社會組織面臨的新機遇新挑戰(zhàn)多。秘書長要有終身學(xué)習(xí)的意識，通過各種方式向會長、會員學(xué)習(xí)，向?qū)＜覍W(xué)習(xí)，加強理論研究，通過開闊視野，拓寬思維，不斷打開工作的新局面。

敬業(yè)精神

要熱愛秘書長這一光榮的職業(yè)，把職業(yè)當作事業(yè)對待，淡泊名利，守好本分，全心投入，把工作職責(zé)范圍內(nèi)每項工作，每個細節(jié)都做好，愛崗敬業(yè)，爭創(chuàng)一流。

奉獻精神

無論處理秘書處日常工作，還是與機構(gòu)分支、會員單位合作，秘書長都必須要勇挑重擔(dān)，積極付出，樂于奉獻，營造以付出勞動為光榮的氛圍，帶領(lǐng)團隊快樂完成各項任務(wù)。

吃苦精神

在工作中將面臨各種矛盾和問題，面對許多的風(fēng)險和挑戰(zhàn)，秘書長在思想上要不怕苦不怕難，行動上要咬定目標，苦干實干，想法設(shè)法，攻堅克難，經(jīng)受考驗，增長才干。

自律精神

秘書長是秘書處工作人員的表率，是對外開展工作的形象大使。秘書長要樹立正確的世界觀，人生觀，價值觀，無論有無監(jiān)督，都能自我控制和自我監(jiān)督，依法依規(guī)，遵章辦事，不斷陶冶情操，努力提高內(nèi)在和外在形象，成為一名道德品質(zhì)高尚，自律能力強的秘書長。

秘書長的能力素質(zhì)要求

具體表現(xiàn)為具備六種能力：

一、團隊管理能力

秘書長應(yīng)具備一定的組織領(lǐng)導(dǎo)水平，運用豐富的管理經(jīng)驗，充分發(fā)揮團隊各部門、各工作人員的優(yōu)勢，在合理時間內(nèi)組織團隊完成既定目標，并在工作中不斷培訓(xùn)、交流，不斷提高團隊的戰(zhàn)斗力。

二、執(zhí)行能力

秘書長要根據(jù)理事會、會長的工作部署，根據(jù)完成時間的要求，把每一項工作進行細化管理，制定詳細的執(zhí)行方案，把每項任務(wù)落實到部門，落實到具體經(jīng)辦人員，并認真根據(jù)執(zhí)行方案，嚴格檢查、指導(dǎo)、督促，確保每項任務(wù)按時、按質(zhì)完成。

三、組織協(xié)調(diào)能力

秘書長要具備全局觀念，民主作風(fēng)；協(xié)調(diào)處理好秘書處不同部門之間、不同分支機構(gòu)、代表機構(gòu)、實體機構(gòu)之間的關(guān)系，要堅持公平公正，遵章辦事，以和為貴的原則，及時解決存在問題，充分發(fā)揮各方優(yōu)勢，形成合力，促進和諧發(fā)展。

四、創(chuàng)新能力

秘書長作為“首席執(zhí)行官”，在服務(wù)會員、執(zhí)行計劃、完成任務(wù)的過程中，經(jīng)常會碰到新問題，接觸新事物，發(fā)現(xiàn)新機遇，迎接新挑戰(zhàn)。因此要有創(chuàng)新思想，從實際出發(fā)，客觀分析新情況，及時提出新思路，果斷解決新問題，不斷總結(jié)新經(jīng)驗，創(chuàng)造性地開展工作。

五、業(yè)務(wù)能力

秘書長要熟悉社會組織運作，要熟悉行業(yè)業(yè)務(wù)，要熟悉會員需求，業(yè)務(wù)上要具備下面四種基本能力：

1.服務(wù)能力

“服務(wù)國家，服務(wù)社會，服務(wù)群眾，服務(wù)行業(yè)”是社會組織的辦會宗旨，秘書長必須要有強烈的服務(wù)意識和建立完整服務(wù)體系，帶領(lǐng)秘書處在日常的每項工作中為會員、為政府、為各方合作伙伴提供良好服務(wù)。

2.經(jīng)營能力

社會組織是非政府撥款單位，該組織的辦公場地，人力資源，活動開展都需要經(jīng)費。秘書長需要有很強的經(jīng)營意識和經(jīng)營能力。每年要根據(jù)本社會組織的費用支出實際，制定年度經(jīng)濟目標，并組織秘書處各部門按照計劃開展活動。通過會費收入，政府購買服務(wù)，業(yè)務(wù)活動等確保實現(xiàn)年度目標。

3.策劃、宣傳能力

秘書長要有品牌意識，根據(jù)會員的要求，所在行業(yè)、地區(qū)的特點，積極策劃本組織的品牌項目，并通過報紙、公開刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體廣泛宣傳，打造成全省、全國，甚至是國際品牌。

4.寫作、表達能力

提交社會組織的發(fā)展規(guī)劃，編制年度工作計劃，提出活動方案是秘書長的主要工作，所以秘書長要有較強的寫作能力。組織座談會、培訓(xùn)會、代表社會組織出席會議等也是秘書長的日常工作，所以秘書長需要具備較好的表達溝通能力，增強本社團的凝聚力和影響力。

六、社交能力

由于秘書長的工作聯(lián)系面較廣，涉及面較寬，又有較強的綜合性、機動性和應(yīng)急性，因此秘書長要處理好下面幾個關(guān)系：

1.內(nèi)部關(guān)系

關(guān)鍵要處理好與會長和同事的關(guān)系。

（1）與會長的關(guān)系。會長主持日常工作，秘書長接受會長領(lǐng)導(dǎo)，因此在處理與會長的關(guān)系中要抓住三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：首先要積極努力工作，想方設(shè)法完成各項任務(wù)；其次，遇到困難或計劃有變時要及時請示、匯報，爭取指導(dǎo)，解決問題；最后，遇到新機遇，接到新任務(wù)，要積極建言獻策，發(fā)揮參謀助手作用。

（2）與同事的關(guān)系。秘書處的同事是與秘書長朝夕相處共同工作的合作伙伴，秘書長工作上要以身作則，按規(guī)章制度平等對待每一位同事，按照目標任務(wù)督促全面落實，心平氣和指出問題，耐心細致地幫助改正錯誤。在生活上，要關(guān)心同事的身心健康，同事遇到思想問題要及時分析，幫助解決；遇到家庭、個人等問題要主動關(guān)心，調(diào)動資源，協(xié)助解決困難。

2.會員關(guān)系

為會員服務(wù)是各社會組織的辦會宗旨，不言而喻，秘書長與會員是服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系。因此在思想上要牢固樹立全心全意為會員服務(wù)的意識，行動上要有“三心”。一是熱心，對會員提出的要求，只要能辦的要積極熱情地協(xié)助辦理，不能解決的要說明原因，并提出解決建議，務(wù)必做到熱情周到，有求必應(yīng)；二是要虛心，有許多會員在自身建設(shè)，品牌打造，活動宣傳等方面積累了豐富經(jīng)驗，要虛心向會員取經(jīng)，取長補短，攜手合作，共同發(fā)展；三要耐心，有時也會遇到一些情緒比較激動，語言比較偏激的會員，對此要耐心聆聽，換位思考，想法設(shè)法穩(wěn)定對方情緒，積極溝通，化解矛盾，解決問題。

3.政府部門關(guān)系

處理好與政府部門的關(guān)系，要抓好三個關(guān)鍵，一要自覺接受業(yè)務(wù)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，重要會務(wù)、重要工作、重大活動要請示報告；二要積極協(xié)助、配合業(yè)務(wù)主管單位、指導(dǎo)單位完成各項任務(wù)；三要多匯報，多溝通，及時反映行業(yè)、會員的現(xiàn)狀、訴求，及時通報信息，專業(yè)提出政策建議。

4.社會各界關(guān)系

社會各界泛指與社會組織有關(guān)聯(lián)的不同單位和團體，如新聞界、學(xué)術(shù)界、商界等。真誠溝通，合作共贏是處理好與社會各界關(guān)系的總原則。

新聞界是與社會組織聯(lián)系最廣泛、最密切的，社會組織如果要在公眾中獲得良好的聲譽和影響，一定要獲得新聞媒介的積極支持。秘書長要處理好與新聞媒介的關(guān)系，需把握好三個要點：

（1）要經(jīng)常積極主動與新聞媒介取得聯(lián)系，及時提供好素材、好稿件。

（2）要尊重他們的獨立性、特殊性和重要性，充分了解不同新聞媒介的特點，發(fā)揮不同媒介的優(yōu)勢，廣泛深入宣傳社會組織。

（3）要正確對待新聞媒介的批評和誤解。對于負面報道，如果內(nèi)容屬實，應(yīng)該立即承認錯誤，著手整改，并通過新聞媒介把正確的態(tài)度和行為傳播出去，重新樹立形象；如果報道失實，要心平氣和地指出失實之處，并邀請媒體調(diào)查核實后給以更正。

（作者系廣東省社會組織總會常務(wù)副會長兼秘書長/本文根據(jù)作者在廣東省社會組織負責(zé)人研修班發(fā)言材料整理而成）