文·王冰

城建檔案管理部門績效評估模型構(gòu)建

文·王冰

開展城建檔案管理部門績效評估要結(jié)合城建檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，借鑒先進(jìn)的績效評估理論和方法，按照統(tǒng)一、科學(xué)、客觀、準(zhǔn)確和可操作的原則，從確定城建檔案管理部門績效評估主體、評估維度和評估指標(biāo)體系入手，構(gòu)建城建檔案管理部門績效評估模型，建立一套適合城建檔案管理工作發(fā)展的績效評估方案，利用問卷、訪談、觀察、定量定性分析等方法認(rèn)真分析城建檔案管理工作目前存在的問題，探索更加有效的發(fā)展模式。

一、構(gòu)建評估模型的基本原則

（一）統(tǒng)一性原則

盡管各地各級城建檔案管理機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的任務(wù)不完全相同，但其法定職能是相同的，這就為績效評估體系的統(tǒng)一性提供了可能。如果沒有統(tǒng)一的績效評估指標(biāo)，就無法在全國范圍內(nèi)對城建檔案管理工作進(jìn)行比較，也無法判別各級各地城建檔案管理工作的優(yōu)劣。因此，只有建立統(tǒng)一的績效評估指標(biāo)體系，才能對各地各級城建檔案管理機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行有效的引導(dǎo)和激勵。

（二）科學(xué)性原則

科學(xué)性就是要形成一整套有機(jī)的、合理的、完整的指標(biāo)體系。每一項(xiàng)指標(biāo)的提出都有一定的依據(jù)，都要體現(xiàn)一定的目標(biāo)追求，產(chǎn)生一定的引導(dǎo)作用?！霸u估指標(biāo)不能過于抽象，譬如以推動經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展和提高人的素質(zhì)作為衡量檔案工作的指標(biāo)，將很難操作，且易與其他機(jī)構(gòu)職能混淆。反之，如果將一些很具體的內(nèi)容（如檔案價值、檔案質(zhì)量等等）作為評估指標(biāo)，不僅評估成本太高，而且效果也未必好。”[1]

（三）客觀性原則

評估的過程應(yīng)當(dāng)以事實(shí)為依據(jù)，讓事實(shí)和數(shù)據(jù)說話，不能用權(quán)威和個人判斷來左右，應(yīng)當(dāng)用統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的衡量尺度進(jìn)行取舍，注意排除指標(biāo)選擇過程中個人主觀因素的影響。在指標(biāo)建模過程中，對模型計算結(jié)果可能出現(xiàn)的偏差進(jìn)行分析估計時，要盡可能消除主觀因素的影響，尊重客觀計算結(jié)果。

（四）準(zhǔn)確性原則

準(zhǔn)確性即每一項(xiàng)指標(biāo)都必須是確定的，而不是似是而非，都應(yīng)該是可以量化的，而不僅僅是定性的。

（五）操作簡便原則

每項(xiàng)指標(biāo)的設(shè)計和權(quán)重設(shè)定前均需經(jīng)過大量的模型計算，一旦指標(biāo)模型確立后，日常的評估即要求盡量簡便。因?yàn)閺?fù)雜的操作不但出錯率高，還會因?yàn)楣ぷ髁看蠖貌坏皆u估組織者和評估對象的接受。

二、確定評估主體

按照評估主體多元化的要求，根據(jù)城建檔案管理工作的特點(diǎn)，確立以下六個評估主體，即建設(shè)行政主管部門、檔案行政管理部門、建設(shè)單位、新聞媒體、服務(wù)對象、評估對象自身。對于特定的教育活動，也可以聘請有關(guān)專家參與評定。

（一）建設(shè)行政主管部門

《建設(shè)部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案工作的通知》明確規(guī)定，城建檔案工作是城市建設(shè)事業(yè)不可分割的組成部分?！冻鞘薪ㄔO(shè)檔案管理暫行規(guī)定》指出，“全國城建檔案工作，由國家城市建設(shè)主管部門管理”“各省、自治區(qū)、直轄市和各城市的城建檔案工作，由各級城建主管部門管理”。

（二）檔案行政管理部門

《建設(shè)部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案工作的通知》第6條明確規(guī)定，城建檔案館在檔案業(yè)務(wù)方面要主動接受檔案行政管理部門的宏觀指導(dǎo)，積極爭取檔案行政管理部門的支持。

（三）建設(shè)單位

《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十七條規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)該嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。

（四）新聞媒體

由于聲像檔案在城建檔案管理工作中的突出地位，利用聲像檔案資料與設(shè)備在新聞媒體廣泛宣傳城市建設(shè)信息，報道城市發(fā)展情況。

（五）服務(wù)對象

《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第十一條規(guī)定，城建檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)檔案信息資源，并按照國家的有關(guān)規(guī)定，向社會提供服務(wù)。城建檔案管理工作的終極目的就是提供服務(wù)，服務(wù)對象的評估對城建檔案管理工作的好壞起著重要作用。

（六）評估對象自身

“有效把雇員與整個評估過程結(jié)合起來，進(jìn)行自我管理、自我調(diào)控”[2]自我評估有特定的優(yōu)勢，它可以了解運(yùn)作機(jī)制，真正把握業(yè)績，還至少可以起到簡化評估程序、節(jié)約評估成本的作用。

三、確定評估維度

在吸收平衡記分卡、柯氏培訓(xùn)模型精髓的基礎(chǔ)上，借鑒卓越的多維度評估模型，考慮城建檔案管理工作的特點(diǎn)，我們將評估確定為三個維度，分別為“檔案管理、檔案資源建設(shè)、檔案利用”。

在檔案管理維度中，分依法治檔、年度發(fā)展、行政管理、業(yè)務(wù)管理、人力資源管理、現(xiàn)代化管理六個關(guān)鍵要素。

在檔案資源建設(shè)維度中，分館藏數(shù)量、歸檔整理、保管統(tǒng)計、查檔迅速、編研利用、信息化建設(shè)六個關(guān)鍵要素。

在檔案利用維度中，分年利用檔案人次、檔案查準(zhǔn)（全）率、檔案發(fā)揮效益三個關(guān)鍵要素。

每個關(guān)鍵要素下面分2～9個評估指標(biāo)。

這個維度結(jié)構(gòu)的特色在于在維度與基本指標(biāo)之間加入了關(guān)鍵要素這一項(xiàng)。加入此項(xiàng)主要基于三個方面的考慮：一是更加簡潔直觀。由于城建檔案管理工作的特殊性，需要考評的指標(biāo)非常復(fù)雜多元，如從維度直接到基本指標(biāo)就顯得過于龐雜、零散，不利于理解把握，也不利于具體操作；二是更便于確立合理的評估主體。評估主體主要考評哪些指標(biāo)內(nèi)容，哪些指標(biāo)由誰進(jìn)行評估，通過關(guān)鍵要素分解后，可以區(qū)分得更加合理；三是指標(biāo)體系更加科學(xué)。圍繞關(guān)鍵要素，細(xì)化分解指標(biāo)，具有很強(qiáng)的針對性，內(nèi)涵清晰，邏輯嚴(yán)密，可以使評估體系更加規(guī)范。

四、構(gòu)建評估指標(biāo)體系

根據(jù)城建檔案管理工作的性質(zhì)定位，綜合規(guī)劃、建設(shè)、檔案等專家意見，按照評估維度、關(guān)鍵要素、評估指標(biāo)的邏輯結(jié)構(gòu)，共優(yōu)選建立55個評估指標(biāo)，其中定性指標(biāo)43個，定量指標(biāo)12個，涵蓋了檔案行政管理、資源建設(shè)、發(fā)展規(guī)劃、提供利用等各個方面。同時根據(jù)構(gòu)建績效評估模型的內(nèi)在要求，確立相應(yīng)的評估主體、變量標(biāo)識，明確評估標(biāo)準(zhǔn)，從而構(gòu)建一套完整的城建檔案管理部門績效評估指標(biāo)體系（見圖表一）。

圖表一 城建檔案管理工作績效評估指標(biāo)體系

防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體）達(dá)標(biāo)率X21庫房溫濕度控制 X22建立臺帳 X23逾期移交檔案率 X24利用者對城建檔案管理工作的滿意率 X25上級主管部門對城建檔案管理工作的滿意率 X26人員培訓(xùn) X27晉升機(jī)制 X28工作紀(jì)律 X29網(wǎng)絡(luò)辦公 X30檔案數(shù)字化 X31縮微照片 X32建立文件信息中心 X33檔案信息資源共享 X34業(yè)務(wù)管理人力資源管理現(xiàn)代化管理館藏檔案總量 X35年征集進(jìn)館數(shù)量 X36年檔案整理、歸檔數(shù)量 X37檔案統(tǒng)計、保管 X38檔案數(shù)字化處理 X39建成城建檔案目錄中心 X40建立了檔案總目錄與分類目錄 X41按分類大綱進(jìn)行分類、編目 X42案卷分類排列有序 X43檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)城建檔案資源建設(shè)建設(shè)行政主管部門聲像檔案工作 X44開展地下管線普查 X45地下管線檔案動態(tài)管理 X46開展檔案編研 X47年提供利用檔案資料的人次、卷次X48檔案查全率 X49檔案查準(zhǔn)率 X50檔案重點(diǎn)資源建設(shè)建立檔案信息利用反饋制度 X51編寫利用檔案效益實(shí)例 X52舉辦城市建設(shè)成就展覽 X53開展檔案信息咨詢服務(wù)取得經(jīng)濟(jì)效益和社效益 X54向市政府和建設(shè)行政主管部門提供信息服務(wù) X55利用工作城建檔案提供利用服務(wù)對象咨詢服務(wù)

需要說明的是：

第一，這一評估體系共分為管理工作、資源建設(shè)、提供利用三個維度，總賦值100分。設(shè)計調(diào)查表，由領(lǐng)導(dǎo)和專家確定每個維度的權(quán)重。

第二，根據(jù)每個維度的重要性，按照不同權(quán)重分別賦予一定分值。

第三，整個評估分?jǐn)?shù)確定后，共劃分優(yōu)秀（80分以上）、良好（70-79分）、合格（60-69分）、不合格（60分以下）四個等級。

第四，設(shè)立指標(biāo)標(biāo)識項(xiàng)，主要為了便于計算機(jī)自動處理相關(guān)信息。

通過上述城建檔案管理部門績效評估主體、評估維度和評估指標(biāo)體系的構(gòu)建，結(jié)合構(gòu)建模型的基本原則，確定了城建檔案管理部門績效評估的模型構(gòu)建的基本方向，為下一步做好績效評估提供條件。同時借助對各項(xiàng)指標(biāo)的定量和定性分析，綜合分析和計算得出完整的評估結(jié)果，來衡量城建檔案工作內(nèi)容是否科學(xué)合理，服務(wù)社會的效果是否顯著，以滿足經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要。

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[1]Laird W·Mealier&Gary P·Latham:Skills for Management Success: theory experience and practice，Richard.D.Irwin，A Times Mirror Education Group Inc.Company，1996，p.559.

[2]潘積仁. 如何做好檔案績效評估[J].中國檔案，2005（6）:20-21

（作者單位：德州市城建檔案館）