【摘要】互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)迅猛進(jìn)入到社會各個領(lǐng)域，在高職院校的檔案管理領(lǐng)域之中，也不可避免地受到網(wǎng)絡(luò)信息化的影響，在這個趨勢之下要加強(qiáng)高職院校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，要充分利用方便快捷的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，使封閉的高職院校檔案管理開放化，充分開發(fā)高職院校的檔案信息價值，更好地尋求高職院校檔案信息化管理的突破之路。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息化 高職院校 檔案管理 模式 改革

【中圖分類號】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）42-0028-02

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)信息化背景之下，高職院校的檔案管理也要轉(zhuǎn)變觀念和舊有的管理模式，要充分利用高效快捷的互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，突破網(wǎng)絡(luò)信息化時代下的檔案管理工作瓶頸，更好地實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化、電子化和數(shù)字化，充分彰顯高職院校檔案管理的現(xiàn)代化、開放性的價值，全面提升高職院校檔案管理與服務(wù)的水平。

一、網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的高職院校檔案管理的特點(diǎn)及意義分析

在網(wǎng)絡(luò)信息化的背景之下，高職院校也逐漸向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展和邁進(jìn)，在新的歷史時期高職院校檔案管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，顯現(xiàn)出以下兩個方面的特點(diǎn)：（1）智能化。高職院校的檔案管理在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用之下，要全面開發(fā)新的檢索工具，以實(shí)現(xiàn)對高職院校檔案信息的高效采集和檢索，提升高職院校檔案管理信息的檢索效率，更好地實(shí)現(xiàn)其智能化管理和服務(wù)。（2）無紙化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時代背景之下，高職院校的檔案管理逐漸減少紙質(zhì)檔案的管理方式，逐漸引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，使自身的檔案管理工作趨于無紙化和數(shù)字化。

在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的高職院校檔案管理突顯出以下幾個方面的重要意義：

1.促進(jìn)高職院校檔案管理的高效性

當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)還沒有全面普及時，高職院校的檔案管理還主要是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，存有大量的紙質(zhì)檔案材料，這就使高職院校的管理工作日益繁瑣，使檔案利用者要花費(fèi)大量的時間和精力進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查找、檢索和存儲，導(dǎo)致檔案管理的效能極為低下。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷普及和運(yùn)用，高職院校的檔案管理引入了信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，這就使數(shù)字化檔案逐漸替代了紙質(zhì)檔案，檔案的查閱、檢索和存儲不再繁瑣，這種自動化檢索和存儲的方式極大地提升了高職院校檔案管理的效能，成為高職院校檔案管理的趨勢和方向。

2.檔案管理與服務(wù)水平日益優(yōu)化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，高職院校的檔案管理逐漸優(yōu)化和創(chuàng)新，在檔案信息交互、共享、傳遞的狀態(tài)之下，極大地滿足了高職院校招生、教學(xué)、就業(yè)等各個環(huán)節(jié)的檔案利用需求，也使檔案的管理服務(wù)水平得到極大的增強(qiáng)。

3.提升了高職院校檔案信息的利用效能

在信息化技術(shù)的普及運(yùn)用之下，高職院校的檔案管理成為了高職院校發(fā)展的一個縮影，為高職院校的發(fā)展提供了信息化的整體框架，更好地實(shí)現(xiàn)了對檔案信息的重組和再構(gòu)，在充分整合檔案信息的條件下，極大地提升了高職院校檔案的利用效能。

二、高職院校檔案管理模式中存在的問題

1.檔案管理與高職院校改革的深化不相適應(yīng)

由于部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的意識存在不夠重視的問題，導(dǎo)致高職院校的檔案管理工作顯現(xiàn)出滯后性，在高職院校深化改革的形勢下，顯現(xiàn)出檔案管理與高職院校改革不相適應(yīng)的現(xiàn)象和問題。

2.檔案利用方式單一化

在高職院校的檔案管理工作之中，檔案管理人員在原有的管理模式之下，視線相對狹窄，將檔案管理與利用工作局限于學(xué)校內(nèi)部，這就導(dǎo)致高職院校的檔案管理與開發(fā)利用工作缺乏主動性，檔案的服務(wù)利用方式也相對單一化，這就極大地降低了高職院校檔案管理的價值和效能。

3.檔案信息化管理的程度較低

在高職院校的檔案管理工作之中，對于檔案的信息化管理程度還相對較低，在傳統(tǒng)而陳舊的管理理念和工作方式之下，高職院校的檔案利用手續(xù)和流程較為繁瑣，顯現(xiàn)出檔案管理效能低下的問題。同時，高職院校的檔案信息化建設(shè)平臺尚未完全建構(gòu)，還存在應(yīng)用上的一些不足和缺陷。

4.檔案信息化管理人員的素質(zhì)有待提升

高職院校的檔案信息化管理人員的素質(zhì)相對不高，他們只是將精力集中于對檔案的收集、整理和查找等階段，而缺乏運(yùn)用現(xiàn)代信息化的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的綜合分析和處理能力。加之，高職院校檔案管理人員缺乏外出調(diào)研、進(jìn)修研修、參加交流活動的機(jī)會，這就使檔案信息化管理人員的科學(xué)文化水平、檔案專業(yè)素質(zhì)和信息化綜合服務(wù)能力偏低，難以充分發(fā)揮出高職院校檔案信息的效能。

三、網(wǎng)絡(luò)信息化背景下高職院校檔案管理模式的改革探索

1.樹立檔案信息化管理的全新理念

在網(wǎng)絡(luò)信息化的背景之下，高職院校的檔案管理要轉(zhuǎn)變原有的觀念，不僅要確保檔案的完整與健全，還要關(guān)注和重視檔案信息的開發(fā)、利用與服務(wù)環(huán)節(jié)，要充分利用信息化技術(shù)和手段，挖掘高職院校檔案信息的內(nèi)在價值，要在高職院校檔案管理決策和制度擬定方面有所側(cè)重，促進(jìn)全員對檔案信息化管理的認(rèn)知轉(zhuǎn)變，可以通過適當(dāng)?shù)幕顒釉鲞M(jìn)高職院校全員對檔案信息化管理的認(rèn)知，如：“檔案信息化之我見”活動，就可以使高職院校的信息化管理人員都積極地融入其中，各自表達(dá)出自己對于檔案信息化管理的見解和建議，更好地為檔案信息化建設(shè)工作集聚能量。同時，高職院校還要在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下加強(qiáng)對檔案管理的規(guī)劃，要使檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)和內(nèi)容與信息化建設(shè)相契合，在檔案信息化管理規(guī)劃和建設(shè)方案的引領(lǐng)下，加快檔案信息化管理的建設(shè)。

2.完善和優(yōu)化檔案信息化管理體系

在高職院校的檔案信息化管理模式改革中，要建構(gòu)和完善檔案信息化管理體系，從建立獨(dú)立健全的檔案管理機(jī)構(gòu)入手，有效辨識信息化檔案與傳統(tǒng)檔案之間的區(qū)別與聯(lián)系，完善檔案信息化管理體系的相關(guān)制度，以制度為前提，實(shí)現(xiàn)對高職院校檔案信息化管理的各項(xiàng)指導(dǎo)，逐步促進(jìn)檔案信息化管理的制度化和規(guī)范化。同時，還要加大對高職院校檔案信息化管理的投入，要從資金方面給予支持，要立足于網(wǎng)絡(luò)信息化、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的視野，為高職院校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的奸計(jì)，根據(jù)現(xiàn)代信息化的要求做好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案數(shù)字信息的軟硬件、輸入輸出、信息安全、數(shù)據(jù)備份、利用渠道、管理權(quán)限、信息開放范圍等內(nèi)容，擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入，采購現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備設(shè)施，并預(yù)留檔案信息化管理的維護(hù)費(fèi)用，以更好地推動高職院校檔案信息化管理的持續(xù)性。

3.豐富檔案信息化管理形式

可以建設(shè)高職院校檔案專題網(wǎng)頁，通過辦公系統(tǒng)、QQ、電子郵件、網(wǎng)頁問卷等方式，實(shí)現(xiàn)檔案咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)服務(wù)、檔案宣傳服務(wù)等，按照不同的專題或類別，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的加工和提煉，充分挖掘檔案信息化價值，并在網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的運(yùn)用下，全面開展檔案編研工作，更好地增強(qiáng)高職院校檔案的服務(wù)功能。

4.增強(qiáng)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)

要以信息化檔案管理人員為檔案管理的關(guān)鍵要素，要提升檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)和能力，可以采用“引進(jìn)來”、“走出去”的信息化檔案人才培養(yǎng)策略，以激勵機(jī)制吸引高素質(zhì)的信息化檔案管理人才，并使高職院校內(nèi)部的檔案管理人員以內(nèi)部培訓(xùn)的方式提升素質(zhì)，較好地優(yōu)化高職院校的檔案信息化管理工作。

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作者簡介：

楊箐（1970.10-），女，山東臨沂人，本科學(xué)歷，臨沂職業(yè)學(xué)院講師，研究方向：檔案管理。endprint